Автор
Екатерина МалыхинаРедактор Клерк.ру
Зачем заверять копии документов
При взаимодействии с государственными структурами или партнерами приходится передавать копии документов. Чтобы подтвердить точность содержания копий, проводят заверение. Составили список ситуаций, когда нужно заверять копии.
Ситуация | Суть |
|---|---|
Камеральная или выездная налоговая проверка | Если компания или ИП отправит обычную копию, ФНС может не засчитать ее |
Аудит компании | Аудитор может затребовать первичные или финансовые документы |
Контрагент восстанавливает отчетность | При утере оригиналов можно предоставить заверенные копии |
Заключение сделки и государственная регистрация | Государственные органы не принимают незаверенные копии |
Судебное разбирательство | В качестве доказательства в суде принимают только заверенные копии |
Есть два основных метода заверения документов:
самостоятельное заверение руководителем организации;
нотариальное оформление.
Нотариальное заверение отличается тем, что специалист проверяет соответствие копии оригиналу, выписки из документа или устанавливает подлинность подписи конкретного лица. Однако нотариус не гарантирует истинность сведений, которые содержит документ. Он только подтверждает действительность подписи.
Кто заверяет копии документов
Организация вправе поручить заверение копий документов руководителю либо другому уполномоченному сотруднику. Локальные акты организации могут устанавливать возможность заверения конкретными лицами.
Индивидуальные предприниматели обладают правом самостоятельного удостоверения копий необходимых бумаг.
Список документов, подлежащих обязательному нотариальному свидетельству, формируется согласно законодательным актам.
Помимо обязательных требований, участники соглашения могут заранее согласовать перечень документов, нотариальное удостоверение которых станет обязательным условием договора.
Отдельно стоит отметить случаи, когда нотариус подтверждает подлинность подписей сторон. Например, при учреждении ООО заявители обязаны подавать в налоговый орган письменное заявление с нотариальным подтверждением подлинности подписей участников.
Существуют ситуации, при которых нотариус вынужден отказать в заверении документов. Среди распространенных оснований отказа выделяют следующие:
Предоставление заявителем ламинированных документов, поскольку такая обработка препятствует проверке действительности.
Наличие документов иностранного происхождения, которые не соответствуют требованиям российского законодательства.
Представление многостраничного документа, листы которого не прошиты и не пронумерованы, что нарушает требования оформления.
Какие документы нужно заверять
Заверению подлежат все копии документов, имеющих отношение к внутренней организации предприятия либо работе с персоналом. Это касается копий уставных бумаг, выписок для ФНС и суда.
Документ утрачивает свою законную силу, если на нем отсутствует подтверждающая надпись и печать сотрудника, имеющего соответствующие полномочия.
При этом важно помнить, что копия любого документа должна быть четкой, ясной, без исправлений, ошибок, плохо читаемых фрагментов, пропусков или отсутствующих реквизитов.
К примеру, если делают копию письма, оригинал должен содержать реквизиты из стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2025:
исходящий номер;
дату отправки;
личная подпись директора или другого уполномоченного лица.
Аналогично заверяют приложения к документам вместе с основным документом.
Как заверить копию документа
Процедура заверения копий различается в зависимости от того, кому они предназначены: внутренним сотрудникам или внешним организациям.
Для внутреннего пользования | Для внешнего пользования |
|---|---|
Достаточно оформить запись «Верно» (штампом или вручную). Далее указать должность заверителя, его подпись с указанием фамилии и инициалов, а также дату заверения | Помимо записи «Верно» и реквизитов заверителя добавляют сведения о месте хранения оригинального экземпляра, включая номер и год дела. Заверительную надпись подтверждают печатью предприятия |
Обратите внимание, что ГОСТ запрещает использование штампа «Копия верна», хотя и допускает комбинацию двух штампов: «Копия» и «Верно». Первый подтверждает, что перед вами копия, второй — гарантирует подлинность содержания документа.
Многостраничные документы требуют особого подхода: каждая страница и сшивка подлежат отдельной проверке. Заверительный штамп ставят отдельно на каждую страницу и на стыке листов. Если страницы объединены в единый комплект, отметки делают на специальном вкладыше, который приклеен на обратной стороне последней страницы в месте крепления нитей или ленты.
Как проверить заверенную копию
При создании заверительных записей нельзя допускать исправлений или затирок. Ошибки в оформлении могут привести к серьезным последствиям:
налоговики проигнорируют расходы;
партнеры смогут аннулировать договор;
нотариус может отказать в регистрации сделки.
Чтобы минимизировать вероятность проблем, рекомендуем задать себе вопросы из нашего чек-листа.
Вопрос | Нюансы |
|---|---|
Нужно ли заверять копию? | Иногда хватает простого снятия копии без дополнительных процедур |
Как заверять документ? | Определитесь с видом процедуры: можно ли заверить документ внутри организации или лучше обратиться к нотариусу |
Есть ли на копии реквизиты заверения? | Проверьте наличие всех важных элементов заверения: самой надписи, личной подписи и других деталей |
Сшита ли копия по правилам? | Если готовят многостраничный документ, нужно проследить за правильным оформлением шва между страницами |
Как упростить себе жизнь и избежать ошибок
Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.
Она закрывает сразу несколько задач:
-
Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.
-
ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.
-
Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.
-
Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.
-
Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.
-
Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.
С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:
И это не реклама!
Комментарии
1а почему в 2026 году? про ГОСТ Р 7.0.97-2025, из СПС: он обязателен для государственных и муниципальных органов, так как предыдущая версия стандарта была включена в их нормативные документы. Для коммерческих организаций его применение носит добровольный характер, но становится обязательным, если:
-они уже заявляли о соответствии стандарту в своей документации.
-в их внутренних инструкциях есть ссылки на предыдущую версию ГОСТ Р 7.0.97-2016
P.S. некоторые контрагенты выставляют свои условия по заверению документов (особенно этим отличаются банки, вплоть до места нахождения дырок для прошивки)