Кто выставляет документы и выдает чеки при торговле на маркетплейсе?

Нельзя ошибиться при ответе на эти вопросы. Предприниматель должен четко знать, за что несет ответственность. В зависимости от ситуации и от выбранной схемы работы обязанность оформления документов и чеков может переходить от селлера к маркетплейсу и обратно.

Кто выставляет документы и выдает чеки при торговле на маркетплейсе?

Документальное оформление поставки на маркетплейсе

Отношения между бизнесом и маркетплейсом начинаются с заключения агентского договора. Агентом является маркетплейс, который может совершать сделки от собственного имени (например, такой способ работы предусмотрен на Ozon) или от имени компании или ИП (как принято у Wildberries).

Агентские отношения подразумевают использование:

  • актов приемки товаров на склад площадки;
  • отчетов о продажах;
  • актов об оказанных услугах, содержащих агентское вознаграждение и стоимость оказанных дополнительных услуг;
  • счет-фактуры для налогоплательщиков НДС.

Чтобы отправить готовый заказ или партию товара на склад площадки, нужно оформить транспортные документы, к ним относится:

  1. Договор поставки и акт приема-передачи, содержащий наименования, количество, характеристики товарных единиц, категорию товара на площадке, сроки поставки, ссылки на сертификаты соответствия. Акт подтверждает передачу груза от водителя на склад маркетплейса.
  2. Спецификация — нужна, чтобы транспортная компания и склад получили информацию о габаритах, массе, составе и количестве отгруженных мест.
  3. Транспортная накладная с датой и временем отгрузки необходима при отправке груза через транспортную компанию.

Селлер может передать оригиналы бумажных документов сотрудникам маркетплейса в момент отгрузки, почтой, загрузить в личный кабинет в электронном формате или через подключенный электронный документооборот (ЭДО).

Большинство маркетплейсов обменивается с селлерами документами только с помощью ЭДО. Организация получает акты о выполненных работах, отчеты о продажах, УПД, счета-фактуры и другие документы, подписанные КЭП. Только такое электронное оформление позволит принять полученные документы к учету без претензий от налоговой службы.

Для организации ЭДО потребуется выполнить несколько действий:

  1. В службе сервиса маркетплейса узнать, какого оператора ЭДО она поддерживает.
  2. Оформить квалифицированную ЭЦП.
  3. Заключить договор с указанным оператором ЭДО или ознакомиться с тарифами на роуминг между вашим действующим и партнерским оператором площадки.

На каждом маркетплейсе свои правила и порядки работы с документами, далее представляем обзор условий крупнейших интернет-магазинов.

Исполнить все требования и не перепутать документы между разными площадками поможет Маркет.Эксперт Модульбанка. Для начинающих и опытных селлеров. Полное сопровождение от специалистов по маркетплейсам. Выгодные условия сотрудничества и кредит на закупку до 10 млн рублей.

Документы на поставку товаров на склады Ozon

Скорость доставки заказов до покупателей напрямую зависит от слаженных действий складских работников и от организации приемки, хранения и вывоза товаров. Любая задержка или сбой принесут маркетплейсу крупные убытки, которые впоследствии превратятся в штрафные санкции к провинившимся селлерам.

1. Подготовка документов начинается с бронирования даты и времени для разгрузки вашей машины. В личном кабинете есть ограничение, которое не дает запланировать время менее чем за 24 часа до даты поставки.

2. Вместе с бронированием даты на склад нужно отправить точный перечень товаров, которые будут входить в поставку.

3. За день до выбранной даты поставщик через ЭДО отправляет электронные версии документов:

  • накладной;
  • счет-фактуры;
  • УПД-2;
  • номер грузовой таможенной декларации (ГТД) и сертификаты;
  • сведения о марке, гос номере автомобиля, ФИО и контактный телефон водителя, чтобы оформить на него пропуск.

4. Кроме электронных документов для складских работников нужно распечатать следующие сопроводительные документы:

  • товарно-транспортная накладная в 2-х экземплярах;
  • ТОРГ-12 или УПД в 2-х экземплярах;
  • копии или реестр сертификатов на товары, подлежащие обязательной сертификации;
  • необходимые лицензии и ветеринарные разрешения для некоторых видов товаров;
  • доверенность.

По умолчанию Ozon работает с операторами Диадок и СберКорус, которые в свою очередь могут принимать документы в роуминге от всех остальных операторов.

Начните бизнес на маркетплейсах вместе с Модульбанком — откройте счет за 5 минут онлайн.

Доставка на склады Wildberries

Wildberries отказался от услуг сторонних ЭДО и отправляет документы в архивах с ЭЦП. Однако, для бизнесменов на ОСН было сделано исключение и сохранилась возможность работать через ЭДО.

Для первой поставки товара на склад площадки требуется оформить транспортную накладную. Транспортная накладная предназначается для сопровождения товара при его движении от отправителя к получателю и учета перемещения материальных ценностей. Эта накладная подтверждает факт перевозки товарных единиц. Оформление ее необходимо при перевозке грузов непосредственно грузоотправителем или транспортной компанией. В ней указывается точное количество единиц товара в упаковке (коробках), которое принимают работники склада.

Все повторные поставки нужно оформлять в личном кабинете маркетплейса, где указываются:

  • информация о заказе;
  • данные о водителе и автомобиле;
  • склад и день доставки.

Чтобы соответствовать требованиям маркетплейса, необходимо оперативно принимать решения и своевременно реагировать на изменения условий торговли.

Все, что нужно для работы с маркетплейсами есть в Модульбанке. От регистрации на площадке до полного ведения бухгалтерии, от оформления карточек товаров до продвижения. Быстрое получение выручки со счета, выгодные комиссии.

Документы для поставки на Яндекс.Маркет

Один из немногих маркетплейсов, который не полностью отказался от бумажных документов. По желанию селлеры могут получить в почтовом письме отчет об исполнении поручения и сводный отчет по данным статистики. Продавец может использовать почту для отправки оригинала акта по оказанию услуг.

Однако предпочтение конечно лучше отдать ЭДО. Выбор операторов на площадке ограничен Диадок и Тензор. С остальными операторами исключена даже работа в роуминге.

В личном кабинете площадки нужно сформировать файл с товарами из вашего каталога. На основе созданной заявки на поставку будет сформирован акт приема-передачи, который нужно распечатать в 2-х экземплярах и подписать. Если товар отгружается на транзитный склад, то понадобится третий экземпляр.

После утверждения поставки будет доступна возможность скачать пропуск на склад для водителя. После приемки в личном кабинете появится:

  • акт вторичной приемки товара (в нем можно посмотреть фактическое количество принятого товара);
  • акт о расхождениях (в нем можно найти информацию о не принятых товарах, расхождениях по количеству, артикулам, наименованиям). Формируется только при наличии расхождений.

Кто выдает — чеки маркетплейс или селлер?

Дистанционная торговля не отменяет обязанности продавца выдавать кассовый чек покупателю за каждый оплаченный заказ. Однако, при работе с маркетплейсами есть некоторые нюансы, которые позволяют селлеру избежать использования онлайн-кассы.

Покупатель, гуляющий по виртуальной витрине, может даже не обращать внимание, что кладет в корзину товары от разных селлеров. Если все выбранные товары будут доставлены единым способом, то покупатель просто переводит деньги на единый счет маркетплейса, а не на счета каждого из продавцов. Факт получения оплаты подтверждает электронный чек отправленный с онлайн-кассы маркетплейса.

В таком случае у селлеров отсутствует необходимость покупать, регистрировать и использовать онлайн-кассу. ККТ применяет агент, формируя чек с указанием наименования своего портала, фискального признака и реквизитами продавца. При этом они не являются платежными агентами.

Маркетплейсы осуществляют перевод выручки на банковский счет селлера по собственному графику. Клиенты Модульбанка могут получать выплаты на свой счет по графику удобному самому селлеру.

При использовании схемы DBS селлеры Wildberries и Ozon выбирают сами, как им доставить товар покупателю: через транспортную компанию или самостоятельно. Оплату от физлиц за заказ и за доставку по-прежнему получает онлайн-витрина, соответственно она и отправляет онлайн-чеки.

При работе с Яндекс.Маркетом у предпринимателя возникает обязанность выдавать онлайн-чеки клиентам, при условии если заказ оформлен с оплатой при получении. Маркет не выдает кассовый чек. Его должен выдать владелец товара или нанятая им курьерская служба доставки, принимающая на себя обязанности платежного агента.

В кассовом чеке указывается фактическая сумма, которую покупатель оплатил за товары и доставку. То есть после вычета бонусов или баллов Яндекс.Плюс, если они были применены.

Если в корзине маркетплейса оказались товары от нескольких продавцов, тогда покупатель должен выбрать единый для всех поставщиков способ доставки «до двери». Маркет принимает оплату от покупателя, но исходя из зоны доставки, веса груза и наличия Яндекс-подписки. Часть стоимости доставки оплачивает сам клиент, а часть перечисляет Яндекс на расчетный счет предпринимателя. Яндекс.Маркет выбивает авансовый чек, а селлер указывает в чеке «Окончательный расчет с зачетом аванса».

Итак, делаем выводы:

  1. Если вы собираетесь получать денежные средства от клиента на своем сайте, обязательно понадобится интернет-эквайринг и онлайн-касса.
  2. Если будете принимать оплату от клиента по месту получения заказа — эквайринг (для оплаты картами) и онлайн-касса, чтобы выдавать чеки.

Если вы работаете сразу с несколькими маркетплейсами, удобно будет объединить их на какой-то площадке, чтобы отслеживать продажи, проводить аналитику, вести расчеты и т. д. Модульбанк помогает селлерам любого уровня — от новичков до профи — организовать работу с маркетплейсами. Мы даже сами сделаем бесплатные качественные фото товара для карточек и подберем поставщиков из Китая.

90% клиентов Модульбанка увеличили свою прибыль вдвое за три месяца сотрудничества.