Обязательный перечень локальных нормативных актов организации в 2023 году

Понятие локального нормативного акта

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, неурегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК).

Из числа работодателей, имеющих право принимать ЛНА, законодатель исключил физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Соответственно, все остальные, включая индивидуальных предпринимателей, вправе, а в некоторых ситуациях обязаны принимать соответствующие локальные акты.

Исключение составляет акт о временном переводе работников на дистанционную работу, предусмотренный ст. 312.9 ТК.

Условия, регламентирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками. Составлять трудовые договоры он должен по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК).

Если же такой работодатель не отказывался от принятия ЛНА, то типовой формой при составлении трудовых договоров он может не руководствоваться (письмо ГИТ в городе Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).

По каким правилам составлять ЛНА смотрите у эксперта по кадровому учету на курсе «Кадровик с нуля до профи». Научитесь всему нужному, получите красный диплом.

Узнать новое в кадрах

Что относится к локальным нормативным актам

Наиболее распространенные формы локальных нормативных актов – это положение, правила и инструкция.

Локальные нормативные акты можно разделить на:

• обязательные – состав таких актов определен трудовым законодательством;

• необязательные – такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению, например, положения о добровольном медицинском страховании, об организации детского отдыха.

К обязательным локальным нормативным актам компании относят:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) согласно ст. 189 ТК. Допускается включение в ПВТР норм защиты персональных данных, оплаты труда и премирования, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них;

• документ (документы) по вопросам обработки персональных данных, включая установление процедур, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства в области персональных данных, устранение их последствий. Это может быть, например, соответствующее положение;

• положение об оплате труда и премировании, если надлежащих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК);

• локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК). Помимо отдельного положения, данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР;

• локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Что не относится к локальным нормативным актам

Не относятся к локальным нормативным актам приказы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий или матпомощи и другие документы однократного применения или касающиеся одного работника.

Кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации

Для разработки локальных нормативных актов нередко создают рабочие группы из сотрудников отдела кадров, юридического отдела, бухгалтерии.

При необходимости в ее состав включают руководителей подразделений, в отношении которых разрабатывается акт.

Состав рабочей группы и порядок ее работы целесообразно закрепить в соответствующем приказе. Поскольку законодательством форма такого приказа не предусмотрена, работодатель вправе определить ее самостоятельно. Участников рабочей группы необходимо ознакомить с приказом под подпись.

На практике проект локального нормативного акта разрабатывает участник рабочей группы, назначенный руководителем группы. Остальные члены вправе вносить предложения и замечания в ходе подготовки проекта документа.

Кто утверждает локальные нормативные акты в организации

Утверждает локальные нормативные акты руководитель компании своим приказом. При наличии профсоюза некоторые документы надо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК).

Порядок учета мнения установлен ст. 372 ТК.

Этот орган должен в срок не позднее пяти рабочих дней с момента получения документов направить работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме.

В случае если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в трудовой госинспекции или в суде.

Профсоюз также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК.

Вновь принимаемого работника знакомят со всеми необходимыми ЛНА. Факт ознакомления можно фиксировать как в тексте трудового договора, например, путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора, так и в отдельном документе – в ЛНА на листе ознакомления с ним.

Работодатель может также предусмотреть журнал информирования сотрудников с локальными нормативными актами, где они будут расписываться в подтверждение того, что ознакомлены с соответствующими актами.

Сроки хранения локальных нормативных актов

Компания обязана хранить документы, предусмотренные законом, своим уставом, внутренними документами, а также нормативными правовыми актами РФ. Локальные нормативные акты не исключение.

Соблюдать указанные в перечне сроки необходимо в силу части 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Постоянно нужно хранить (пп. 40, 294, 380, 394, 440, 465 перечня № 236):

• штатные расписания;

• ЛНР, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда;

• положения об оплате труда и премировании работников;

• положения, уставы о дисциплине;

• положения и инструкции об обработке персональных данных;

• ЛНА по противодействию коррупции.

Документы с указанным в перечне № 236 постоянным сроком хранения в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к указанному перечню, п. 4.4 инструкции по применению перечня, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Некоторые документы нужно хранить в течение определенного срока:

• ПВТР – один год (п. 381 перечня № 236);

• график отпусков – три года (п. 453 перечня № 236).

Образец правил внутреннего трудового распорядка

Обычно правила внутреннего трудового распорядка состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требования закона, а также из дополнительных разделов, которые можно включить с учетом специфики компании.

Правила обязательно должны содержать следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК).

1. Порядок приема работников.

В него включают информацию о документах, которые сотрудник должен представить при приеме на работу, информацию о допуске к работе, об испытательном сроке, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности.

Все эти вопросы четко регламентированы законом, поэтому достаточно процитировать информацию из гл. 10 и 11 ТК, в частности, ст. 61, 65, 66.1, 70 ТК.

Дополнительно можно предусмотреть, например, заполнение специальной анкеты при приеме на работу, информацию об оформлении электронных пропусков для учета входа и выхода работника и так далее.

• Порядок увольнения работников.

Увольнение сотрудников детально описано в законе, поэтому в данном разделе рекомендуем предусмотреть следующую фразу: «Прекращение трудового договора регулируется гл. 13 Трудового кодекса РФ».

Дополнительно рекомендуем уточнить порядок передачи дел при увольнении работника (кому и как и в какие сроки работник должен передать дела), сдачи материальных ценностей и документов, оформления обходного листа (форму такого листа можно сделать приложением к ПВТР).

• Основные права работника и работодателя.

Они четко прописаны в части 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК. Можно продублировать как все положения об основных правах работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что все остальное перечислено в указанных нормах. На практике в документ нередко включают дополнительные права – гарантии для работников, например, медицинское страхование по программе ДМС, доплату по больничному листу.

• Основные обязанности работника и работодателя.

Они, так же как и их права, закреплены в части 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22 ТК. С учетом специфики компании в документ включаются и другие обязанности работника, например, сообщать о болезни непосредственному руководителю по телефону в день, когда открыт листок нетрудоспособности, соблюдать установленный в организации дресс-код.

• Ответственность работника и работодателя.

Она урегулирована законом. Здесь у работодателя нет возможности предусмотреть что-то сверх того, что предлагает закон.

Поэтому можно использовать следующую формулировку: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В частности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности согласно ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ. Стороны трудового договора несут материальную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами».

• Режим работы.

Здесь описываются режимы работы, которые есть в компании. Рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю либо установленную норму рабочего времени за учетный период – например, месяц, квартал, год (ч. 2, 3 ст. 91, ч. 1, 3 ст. 104 ТК). Чтобы прописать режим работы, нужно указать (ч. 1 ст. 100 ТК):

• продолжительность рабочей недели, например: пятидневная с двумя выходными, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с выходными днями по скользящему графику;

• продолжительность рабочего дня (смены);

• время начала и окончания работы;

• количество смен в сутки (если работа сменная);

• чередование рабочих и нерабочих дней;

• порядок введения суммированного учета рабочего времени – если такой учет требуется ввести в организации в соответствии с ч. 1 ст. 104 ТК. Например, нужно определить, сколько длится учетный период (ч. 1 ст. 104 ТК). Если при суммированном учете будут работать по графику, рекомендуем определить в правилах порядок составления, утверждения графика и доведения его до работников. Например, графики сменности определяют с учетом мнения представительного органа работников (при наличии) и доводят до сведения работников не позднее чем за месяц до введения их в действие (ч. 3, 4 ст. 103 ТК).

Если отдельные работники будут работать по индивидуальному режиму, нехарактерному для организации, то такой режим работы в правила внутреннего трудового распорядка включать необязательно.

Достаточно прописать его в трудовом договоре с сотрудником (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК).

Например, рекомендуем так поступить, если только у конкретного работника установлен неполный рабочий день либо ненормированное рабочее время.

• Время отдыха.

В правилах нужно перечислить все виды отдыха, так как в ч. 4 ст. 189 ТК не установлено, какие именно виды времени отдыха нужно описать, а какие нет. Поэтому подробно описывают все виды времени отдыха, которые предоставляют работникам с учетом ст. 107 ТК, а именно: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (межсменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска. При составлении данного раздела рекомендуем использовать руководство по соблюдению обязательных требований по времени отдыха, утвержденное Рострудом.

• Меры поощрения работников.

Можно указать основные виды поощрений за труд – объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК).

Если в компании предусмотрены другие меры поощрения, они также прописываются в правилах (ч. 2 ст. 191 ТК). Либо можно включить формулировку: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом».

• Взыскания к работникам.

Здесь перечисляются дисциплинарные взыскания, которые можно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение на соответствующем основании (ч. 1 ст. 192 ТК).

Рекомендуем указать конкретные нарушения трудовой дисциплины, за которые налагают дисциплинарные взыскания, а также порядок их применения и снятия дисциплинарных взысканий (ст. 193, 194 ТК).

Также можно включить в правила и другие положения, которые характерны для компании и позволят урегулировать трудовые отношения (ч. 4 ст. 189 ТК).

Рекомендуем указать в ПВТР даты выплаты зарплаты. Тогда не нужно, например, включать это условие в трудовой договор (ч. 6 ст. 136 ТК). И если дата изменится, работодателю не придется заключать со всеми сотрудниками дополнительные соглашения.

Формулировка с учетом требований части 6 ст. 136 ТК может быть следующей: «Заработная плата выплачивается работнику каждые полмесяца. Первая часть заработной платы выплачивается 20-го числа текущего месяца, вторая – 5-го числа месяца, следующего за расчетным».

Использование формулировок «не позднее» при определении даты выплаты незаконно, так как нужно определить именно конкретный день выплаты (ч. 6 ст. 136 ТК). Разрыв между выплатами на первую половину месяца и за вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней (письмо ГИТ в городе Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593).

Рекомендуем также предусмотреть в правилах обязанность работников представить справки медорганизаций, подтверждающие прохождение диспансеризации в день (дни) освобождения от работы. Это касается, например, работников, достигших возраста 40 лет (ч. 2, 5 ст. 185.1 ТК).

К статье приложен образец правил внутреннего трудового распорядка и его можно скачать.

Образец положения о работе с персональными данными

В соответствии со статьей 87 ТК порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований ТК и иных федеральных законов.

Положение можно разработать в произвольной форме, так как нормативной нет.

Структура документа с учетом требований пункта 2 ч. 1 ст. 18.1 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ может быть следующей.

• «Общие положения», где отражаются вопросы, которые регулирует положение, порядок его вступления в силу, внесения изменений.

• «Категории субъектов персональных данных» – указываются физлица, например, работники, соискатели, персональные данные которых будут обрабатываться.

• «Цели обработки персональных данных, категории и перечни обрабатываемых персональных данных» – перечисляются цели обработки и данные, которые будут обрабатываться для их достижения.

• «Порядок и условия обработки персональных данных» – регулируются, например, способы обработки таких данных.

• «Сроки обработки и хранения персональных данных» – указывается, в частности, сколько нужно хранить документы, которые содержат персональные данные.

• «Порядок блокирования и уничтожения персональных данных» – определяются, например, сроки уничтожения персональных данных при достижении максимальных сроков хранения документов, в которых они содержатся.

• «Защита персональных данных». Процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства, устранение последствий таких нарушений" – перечисляются локальные нормативные акты, которые принимаются во исполнение положения, указывается порядок осуществления контроля за соблюдением у работодателя требований законодательства в области персональных данных.

• «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных» – указываются последствия нарушения законодательства в области персональных данных.

Исходя из требований статей 68, 86 ТК, работники и их представители должны быть ознакомлены с положением под подпись.

К статье приложен образец положения о работе с персональными данными с которым можно ознакомиться.

Образец положения об оплате труда

Положение об оплате труда необходимо, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

Так, определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 № 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда, действующем у работодателя.

Положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК оно должно быть начислено.

Данным локальным нормативным актом также можно устанавливать нормы труда. Согласно статье 162 ТК их введение, замена и пересмотр могут предусматриваться локальными нормативными актам.

В связи с этим если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, то работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия.

К статье приложен образец положения об оплате труда с которым можно ознакомиться.