Сегодня разработано множество методик тайм-менеджмента, направленных на контроль времени и обоснованных желанием делать больше дел за ограниченное время. Однако, те списки задач, которые мы составляем, выполняются лишь наполовину: постоянно возникают срочные задачи, которые ломают планы и не дают свободно распоряжаться собственным временем.
Что идет не так? Какие ошибки мы совершаем? Как осуществлять контроль времени и успевать со всеми делами?
Итак, топ 6 ошибок:
1. Расстановка приоритетов – это важно
ToDo-лист – это полезный и важный инструмент. Он помогает составить план на день, иногда даже распределить задачи по времени. Однако, если не расставлены приоритеты в делах, вы можете выполнить неважные задачи и при этом не успеть сделать нечто крайне важное.
Менеджеры, практикующие контроль времени, не устают напоминать: всегда ставьте перед собой и командой четкую цель и в соответствии с ней расставляйте приоритеты. Большинство управленцев используют Правило Парето: 80% времени – приоритетным задачам, 20% – второстепенным.
2. Потакать прокрастинации – большая ошибка
Эта ошибка может быть следствием предыдущей. Довольно распространенным явлением стало откладывать сложную задачу, оттягивать ее решение как можно дольше. Важное и непростое дело, как правило, требует немалых усилий. Если же заниматься мелкими задачами – можно гораздо легче провести рабочий день.
Главный минус здесь даже не во вреде от затягивания задачи (хотя, если вы ведете контроль времени, можете посчитать денежное выражение потери драгоценных часов). Основной вред – в том, что в итоге задача, которая принесет значительный результат, не будет выполнена.
3. Правильно оценивайте свои возможности
Грамотный контроль времени помогает трезво оценить, сколько часов или минут займет та или иная задача. Часто человек думает, что на ее выполнение нужно максимум 10 минут, а по факту получается в 3 – 4 раза больше.
Для того чтобы качественнее планировать рабочий день, можно воспользоваться специальной программой контроля времени. Она покажет, сколько времени вы тратите на определенные дела, выведет среднее значение за выбранный период, а заодно покажет, где вы тратите время неэффективно.
4. Нивелируйте отвлекающие факторы
Еще один пункт, в котором вам понадобится контроль времени. Что отвлекает нас от работы чаще всего? Правильно, соцсети, почта, интернет. Системы, подобные упомянутой в предыдущем пункте, помогут определить главные «пожиратели времени». Дальше все в ваших руках: заблокируйте оповещения, всплывающие окна или, если потребуется, доступ к этим ресурсам.
Отличный способ контроля времени – запланировать проверку входящих сообщений на определенное время. Тогда уйдет соблазн проверять почту каждые 3 – 5 минут.
5. Контроль времени – совсем не лишнее занятие
И снова о контроле времени и его подсчете. Идеологи тайм-менеджмента настоятельно рекомендуют прежде чем приступить к управлению временем проанализировать, на что, собственно, тратится ваш день?
Есть простой и сложный способы контроля времени. Сложный: несколько дней (как правило, 7 или 14) замерять время на решение рабочих заданий. Простой: установить специальное ПО (смотрите пункт 3), которое сделает всю работу за вас. Главное назначение такого подсчета – анализ вашего дня, выявление ошибок и, наоборот, лучших практик.
6. Многозадачность – это миф
Слава Юлия Цезаря не дает нам покоя. Мы хотим делать все и сразу, успевать решать несколько задач одновременно и даже больше. Однако есть научное доказательство того, что мультизадачности не существует. По факту это метание между несколькими делами, низкая концентрация на каждом из них и высокая вероятность ошибок.
Начать дискуссию