10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.

А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.

Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.

Ошибка № 1: кадровый учет не организован

Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.

Что происходит на практике:

  • Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
  • Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
  • Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
  • Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.

В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.

К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.

Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.

Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS

Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.

Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов

Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.

В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.

Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.

Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.

Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности

Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.

Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).

Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия

Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).

И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.

Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.

Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.

Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.

Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами

Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.

Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.

Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.

Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.

Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы

Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.

Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.

В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:

  • Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
  • НДФЛ, страховые взносы.
  • Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
  • Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
  • Сопровождение налоговых проверок.
  • Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.

Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности

При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.

К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.

Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.

Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?

Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:

  • Наличие инвалидности.
  • Семейное положение, количество детей.
  • Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.

Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.

Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.

Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам

Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:

  • если появляются новые сотрудники;
  • если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
  • вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.

Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).

Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.

Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.

Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.

Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.

 

Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:

700 * 28 = 19 600

В 2021 году:

28 * 1 000 = 28 000

Всего — 47 600 рублей.

Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.

Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.

Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора

Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.

Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.

Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.

Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.

Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг

Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.

Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.