Электронный кадровый документооборот: сложности ведения

Особое место в силу специфики регулирования здесь занимает кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). Его применение позволяет автоматизировать и ускорить кадровые процессы, повысить эффективность системы управления персоналом, сэкономить временные и финансовые затраты на доставку документов, а также сократить риски потери документов или допущения ошибок при их заполнении в письменном виде.

Что же понимается под кадровым электронным документооборотом и насколько сложно его вести? Попробуем прояснить ситуацию.

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дано в ст. 22.1 Трудового кодекса.

Посредством КЭДО можно заключать трудовые договоры с работниками и оформлять большинство кадровых документов – заявления, уведомления, приказы в электронном виде, то есть без оформления документов на бумажном носителе.

Среди особенностей ведения кадрового электронного документооборота можно отметить следующие.

1. Для осуществления кадрового электронного документооборота необходима специальная информационная система. Это может быть:

• собственная информационная система работодателя;

• Федеральная государственная информационная система «Работа в России» (цифровая платформа «Работа в России»), доступ к которой может быть получен в том числе через Федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

К платформе работодателя при этом предъявляются определенные требования – она должна обеспечить возможность подписания электронного документа в соответствии с требованиями закона, хранение электронного документа и фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Само ведение кадрового электронного документооборота в любой из систем осуществляется без каких-либо затруднений, перекладывания документов из одной папки в другую или из одного шкафа в другой. Все это за работодателя делает платформа. Работодатель создает документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает его. Таким же образом работник может отправить заявление работодателю, например о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.

2. Кадровый электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (сокращенно – ЛНА), который должен содержать:

• сведения об информационной системе, с использованием которой будет осуществляться кадровый электронный документооборот;

• порядок доступа к этой системе;

• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется кадровый электронный документооборот;

• срок уведомления работников о переходе на кадровый электронный документооборот, сведения о дате запуска кадрового электронного документооборота в компании.

Обычно таким документом является приказ о введении КЭДО.

Также работодателю необходимо утвердить второй ЛНА – уже непосредственно о порядке осуществления кадрового электронного документооборота. Как правило, таким документом является положение о кадровом электронном документообороте. В нем должны быть предусмотрены все особенности электронного взаимодействия в компании: сроки ознакомления и подписания работником электронных документов, исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов в бумажном виде, порядок кадровых запросов со стороны работника и т. д.

При необходимости нужно будет внести изменения в коллективный договор, трудовые договоры, другие ЛНА (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об отпусках, инструкцию о кадровом делопроизводстве и др., в текущих редакциях которых есть нормы о бумажном документообороте, который планируется заменить на электронный).

Если говорить об иных документах, которые нужно будет разработать и утвердить работодателю в целях ведения кадрового электронного документооборота в собственной информационной системе, то к ним будут отнесены формы (шаблоны) кадровых документов, которые будут использоваться.

Обязательные форматы кадровых электронных документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Формализованные документы необходимы законодателю, чтобы автоматизировать и ускорить проверки. Благодаря одинаковой структуре файлов госсистемы легко считывают и обрабатывают их содержание.

Если же работодатель будет пользоваться готовыми программными продуктами (например, «Электронные офисные системы», «СберКорус», «Контур.Диадок», Directum, «АТАЧ.КАДРЫ», HRlink, Docsvision и т. д.), то разрабатывать и утверждать работодателю ничего не нужно будет.

3. Перейти на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота работодатель может только с согласия работника, если:

• работник был трудоустроен до 31.12.2021;

• гражданин трудоустраивается после 31.12.2021 и имеет трудовой стаж.

Такое согласие нужно оформить в письменном виде и обязательно на бумажном носителе.

Если же лицо принято на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату не было трудового стажа, кадровый электронный документооборот с ним может вестись без какого-либо дополнительного оформления. Единственное, о чем нельзя забывать, – работодатель обязан ознакомить работника со всеми локальными нормативными актами, в том числе и с положением о кадровом электронном документообороте.

4. В случае перехода на кадровый электронный документооборот все расходы на его внедрение ложатся на работодателя. В частности, при выборе собственной цифровой платформы работодатель несет расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы, а также по созданию, использованию и хранению электронных документов.

Помимо этого, работодатель несет расходы на получение и использование работниками электронной подписи.

Вместе с тем нельзя не учитывать потенциальные риски и сложности:

1. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО.

2. Не все документы можно оцифровать, определенную их часть, о которой мы говорили выше, по-прежнему нужно оформлять только на бумажном носителе.

3. Работодатель будет нести расходы на изготовление электронных подписей работников, ему нужно будет отслеживать срок действия подписей и своевременно оформлять новые.

4. Информационная система работодателя должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Это тоже расходы.

С учетом всех плюсов и минусов перехода на кадровый электронный документооборот работодателю следует принять решение, применять его или нет.

Наш опыт работы в сфере трудового законодательства позволит реализовать данный проект с наименьшими временными и финансовыми затратами.

Консультации по трудовому законодательству

Предлагается комплексная правовая поддержка процессов, которые могут вызывать конфликты с работниками

Оставить заявку

Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KM6x2