Электронный кадровый документооборот: сложности ведения

Все больше организаций сегодня задумываются об оптимизации своей деятельности, в том числе в части внутреннего документооборота, включая кадровый. Многие компании уже активно внедряют различные информационные системы для ведения электронного документооборота.
621 187
Электронный кадровый документооборот: сложности ведения
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Особое место в силу специфики регулирования здесь занимает кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). Его применение позволяет автоматизировать и ускорить кадровые процессы, повысить эффективность системы управления персоналом, сэкономить временные и финансовые затраты на доставку документов, а также сократить риски потери документов или допущения ошибок при их заполнении в письменном виде.

Что же понимается под кадровым электронным документооборотом и насколько сложно его вести? Попробуем прояснить ситуацию.

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дано в ст. 22.1 Трудового кодекса.

Посредством КЭДО можно заключать трудовые договоры с работниками и оформлять большинство кадровых документов – заявления, уведомления, приказы в электронном виде, то есть без оформления документов на бумажном носителе.

Сразу же оговоримся, что есть ряд документов в сфере оформления трудовых отношений, которые нельзя перевести в электронный вид. К ним относятся, в частности, трудовые книжки (если работник не отказался от ее ведения), формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников по форме СТД-Р, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и акты о несчастном случае.

Среди особенностей ведения кадрового электронного документооборота можно отметить следующие.

1. Для осуществления кадрового электронного документооборота необходима специальная информационная система. Это может быть:

  • собственная информационная система работодателя;

  • Федеральная государственная информационная система «Работа в России» (цифровая платформа «Работа в России»), доступ к которой может быть получен в том числе через Федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

К платформе работодателя при этом предъявляются определенные требования – она должна обеспечить возможность подписания электронного документа в соответствии с требованиями закона, хранение электронного документа и фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Само ведение кадрового электронного документооборота в любой из систем осуществляется без каких-либо затруднений, перекладывания документов из одной папки в другую или из одного шкафа в другой. Все это за работодателя делает платформа. Работодатель создает документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает его. Таким же образом работник может отправить заявление работодателю, например о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.

Отдельно следует отметить, что ведение кадрового электронного документооборота не предполагает обмена документами (их сканами) с помощью электронной почты.

2. Кадровый электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (сокращенно – ЛНА), который должен содержать:

  • сведения об информационной системе, с использованием которой будет осуществляться кадровый электронный документооборот;

  • порядок доступа к этой системе;

  • перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется кадровый электронный документооборот;

  • срок уведомления работников о переходе на кадровый электронный документооборот, сведения о дате запуска кадрового электронного документооборота в компании.

Обычно таким документом является приказ о введении КЭДО.

Также работодателю необходимо утвердить второй ЛНА – уже непосредственно о порядке осуществления кадрового электронного документооборота. Как правило, таким документом является положение о кадровом электронном документообороте. В нем должны быть предусмотрены все особенности электронного взаимодействия в компании: сроки ознакомления и подписания работником электронных документов, исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов в бумажном виде, порядок кадровых запросов со стороны работника и т. д.

При необходимости нужно будет внести изменения в коллективный договор, трудовые договоры, другие ЛНА (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об отпусках, инструкцию о кадровом делопроизводстве и др., в текущих редакциях которых есть нормы о бумажном документообороте, который планируется заменить на электронный).

Если говорить об иных документах, которые нужно будет разработать и утвердить работодателю в целях ведения кадрового электронного документооборота в собственной информационной системе, то к ним будут отнесены формы (шаблоны) кадровых документов, которые будут использоваться.

Электронный документ – это файл. У каждого файла есть формат – то, с каким расширением его сохраняют, к примеру, jpg, png, pdf. С 1 марта 2023 года кадровые электронные документы должны соответствовать единым требованиям.

Обязательные форматы кадровых электронных документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Формализованные документы необходимы законодателю, чтобы автоматизировать и ускорить проверки. Благодаря одинаковой структуре файлов госсистемы легко считывают и обрабатывают их содержание.

Если же работодатель будет пользоваться готовыми программными продуктами (например, «Электронные офисные системы», «СберКорус», «Контур.Диадок», Directum, «АТАЧ.КАДРЫ», HRlink, Docsvision и т. д.), то разрабатывать и утверждать работодателю ничего не нужно будет.

3. Перейти на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота работодатель может только с согласия работника, если:

  • работник был трудоустроен до 31.12.2021;

  • гражданин трудоустраивается после 31.12.2021 и имеет трудовой стаж.

Такое согласие нужно оформить в письменном виде и обязательно на бумажном носителе.

Если же лицо принято на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату не было трудового стажа, кадровый электронный документооборот с ним может вестись без какого-либо дополнительного оформления. Единственное, о чем нельзя забывать, – работодатель обязан ознакомить работника со всеми локальными нормативными актами, в том числе и с положением о кадровом электронном документообороте.

4. В случае перехода на кадровый электронный документооборот все расходы на его внедрение ложатся на работодателя. В частности, при выборе собственной цифровой платформы работодатель несет расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы, а также по созданию, использованию и хранению электронных документов.

Помимо этого, работодатель несет расходы на получение и использование работниками электронной подписи.

Если оценить особенности ведения кадрового электронного документооборота, то можно с уверенностью утверждать, что с помощью налаженной системы КЭДО облегчается работа кадровой службы и не только, так как она позволяет:

  • мгновенно подписывать и находить документы в архиве;

  • готовить и подписывать документы, находясь в любом месте, где есть интернет;

  • сэкономить полезную площадь за счет избавления от бумажного архива;

  • уменьшить расходы на закупку бумаги, почтовые расходы, курьеров.

Вместе с тем нельзя не учитывать потенциальные риски и сложности:

  1. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО.

  2. Не все документы можно оцифровать, определенную их часть, о которой мы говорили выше, по-прежнему нужно оформлять только на бумажном носителе.

  3. Работодатель будет нести расходы на изготовление электронных подписей работников, ему нужно будет отслеживать срок действия подписей и своевременно оформлять новые.

  4. Информационная система работодателя должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Это тоже расходы.

С учетом всех плюсов и минусов перехода на кадровый электронный документооборот работодателю следует принять решение, применять его или нет.

Со всеми юридическими вопросами, которые возникнут в процессе внедрения кадрового электронного документооборота, готовы помочь справиться специалисты ООО «МКПЦН-Консультант».

Наш опыт работы в сфере трудового законодательства позволит реализовать данный проект с наименьшими временными и финансовыми затратами.

Консультации по трудовому законодательству

Предлагается комплексная правовая поддержка процессов, которые могут вызывать конфликты с работниками

Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KM6x2

Комментарии

2
  • Natalikr

    не.... зря деньги на рекламу потратили. Общеизвестные сведения здесь уже 150 раз печатали.... лучше бы о реальных кейсах рассказали....подтвердили свою экспертность...

    • Мы обязательно будем делиться интересными задачами и предлагаемыми нами решениями. Целью данной публикации было рассказать о преимуществах ЭДО и тех проблемах, с которыми можно столкнуться при переходе на него. Полагаем, что данная информация также может быть интересной тем, кто еще только знакомится с электронным документооборотом.

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Пользоваться цифровым профилем стали в 2 раза чаще: зачем

Развивается применение финансовых технологий, и устойчиво растет востребованность людьми услуг Цифрового профиля.

198

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Лучшие спикеры, новый каждый день

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
43

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
806
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
399
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
413
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Интересные материалы

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду