Как заполнить новую форму 6-НДФЛ в 2023 году

В связи переходом с 2023 года на единый налоговый платёж и изменениями сроков уплаты НДФЛ, поменяется форма расчёта 6-НДФЛ и правила его заполнения. Рассказываем, как заполнять обновлённый отчёт.

Что изменилось в форме 6-НДФЛ

В новой редакции отчёта теперь другие штрих-коды.

В первом разделе в строке 020 вместо удержанного НДФЛ нужно указывать налог, подлежащий перечислению. Изменился большой блок со строками 021-022, в которых общую сумму удержанного налога разбивали по срокам перечисления согласно НК. Теперь тут всего четыре строки 021, 022, 023 и 024 – для сумм, подлежащих перечислению по первому, второму, третьему и четвёртому срокам отчётного квартала.

6-НДФЛ за 2023 год нужно сдавать в новые сроки из п. 2 ст. 230 НК:

за первый квартал, полугодие, 9 месяцев – не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом;
за год – не позднее 25 февраля следующего года.

Если дата сдачи выпадает на выходной, нерабочий, праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.

Подарок для наших читателей – практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2023 году

Начиная с отчётности за первый квартал 2023 года нужно отчитываться по форме, утверждённой Приказом ФНС № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 года в новой редакции. Расчёт 6-НДФЛ состоит из титульного листа, двух разделов и приложения № 1. 6-НДФЛ за 2022 год нужно сдавать по форме в прежней редакции.

Общие правила заполнения

Если численность физлиц, по которым нужно отчитаться, не превышает 10 человек, отчёт можно сдавать на бумаге. Чтобы заполнить бланк вручную, придерживайтесь правил:

пишите чёрной, фиолетовой или синей ручкой заглавными печатными буквами;
показатели вписывайте начиная с первой ячейки слева;
в незаполненных ячейках ставьте прочерки;
если нет суммовых показателей, пишите «0»;
не исправляйте ошибки корректирующими средствами;
пронумеруйте все страницы начиная с титульного листа – 001, 002, 003 и т. д.

Если вы заполняете отчёт на компьютере, чтобы потом распечатать, используйте шрифт Courier New размером 16-18 пт. При заполнении на компьютере числовые показатели выравниваются по правому краю, а прочерки не ставятся.

Титульный лист

В новой редакции отчёта здесь изменился только штрих-код. Заполните на титульном листе:

ИНН и КПП (если есть);
«Номер корректировки» – «0 – -», если за этот отчётный период вы сдаёте 6-НДФЛ впервые;
код отчётного периода – «21» первый квартал, «31» полугодие, «33» девять месяцев, «34» год;
календарный год – 2023;
код налогового органа – можно узнать в сервисе ФНС;
код «По месту нахождения (учёта)» – по месту жительства ИП «120», по месту нахождения организации «214»;
«Налоговый агент» –название вашей организации или полные ФИО ИП;
код по ОКМО – код муниципального образования, на территории которого вы находитесь;
номер контактного телефона без пробелов и чёрточек.

После заполнения 6-НДФЛ укажите общее количество страниц отчёта.

В разделе с подтверждением достоверности и полноты сведений укажите, кто подписывает отчёт:

«1» – налоговый агент, то есть ИП или руководитель организации;
«2» – его уполномоченный представитель.

Ниже впишите построчно полные ФИО руководителя организации или уполномоченного лица. ИП эти строки не заполняет.

Поставьте подпись и дату подписания отчёта.

Если отчёт подписывает представитель налогового агента, заполните две последние строки титульного листа – название и реквизиты доверенности или другого документа, подтверждающего полномочия.

Раздел 1

В нём отражают сведения об НДФЛ, удержанном за последние три месяца отчётного периода. Например, в отчёте за первый квартал – за январь, февраль, март.

В строке 010 укажите код бюджетной классификации:

182 1 01 02010 01 1000 110 – для НДФЛ с доходов, не превышающих 5 млн руб.;
182 1 01 02080 01 1000 110 – для НДФЛ с доходов более 5 млн руб.

Строка 020 – общая сумма налога, которую надо было перечислить в бюджет за последние три месяца отчётного периода.

Строки 021 – 024 – суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, разбитые по четырём срокам перечисления. Для каждого отчётного периода сроки будут разные, так как с 2023 года налоговые агенты должны перечислять НДФЛ на единый налоговый счёт:

не позднее 28 января, если налог удержан за период с 1 по 22 января;
не позднее 28 числа, если налог удержан за период с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего;
не позднее последнего рабочего дня календарного года, если налог удержан за период с 23 по 31 декабря.

Например, налог с аванса удержали 16 января 2023 года. В отчёте за первый квартал он попадёт в строку 021, так как он начислен и удержан за период с 1 по 22 января и подлежит перечислению по первому сроку.

В отчётах за первый квартал, полугодие и девять месяцев строка 024 не заполняется.

Сумма строк с 021 по 024 должна равняться строке 020.

Строки 030 – 032 заполняют, если в отчётном периоде вы возвращали работникам излишне удержанный НДФЛ. Такие возвраты прописаны в ст. 231 НК.

Строка 030 – общая сумма возвращённого налога, которую нужно расписать по строкам:

031 – дата возврата;
032 – НДФЛ, возвращённый в дату, указанную в строке 031.

Раздел 2

Предназначен для обобщённых сумм начисленного и выплаченного дохода, рассчитанного и удержанного НДФЛ. Его заполняют нарастающим итогом.

Если у работников были доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, для каждой нужно заполнить отдельный раздел 2.

Строка 100 – ставка НДФЛ.

Строка 105 – КБК как в строке 010 раздела 1.

Строка 110 – общая сумма начисленных и фактически полученных доходов, разбитая по строкам:

111 – в виде дивидендов;
112 – по трудовым договорам;
113 – по гражданско-правовым договорам.

Строка 120 – количество работников и исполнителей по договорам ГПХ, которым в отчётном периоде вы начисляли налогооблагаемые доходы.

Строка 130 – общая сумма всех стандартных, социальных, имущественных налоговых вычетов, которые уменьшили налогооблагаемый доход.

Строки 140 – общая сумма начисленного НДФЛ, разбитая по строкам 141 и 142.

Строку 150 заполняют, если налоговый агент рассчитывает НДФЛ с доходов иностранных работников.

Строка 160 – фактически удержанный налог.

Строка 170 – НДФЛ, который не получится удержать до окончания года.

Строки 180 и 190 – суммы излишне удержанного и возвращённого налога.

Приложение № 1

Представляет собой справки о доходах и суммах НДФЛ, составленные отдельно по каждому физлицу. Приложение заполняют только по итогам календарного года.

Отчёт 6-НДФЛ в «Моё дело»

Мы учли все изменения, и в сервисе вы сможете сформировать отчёт по действующим правилам.

Кликнув на соответствующее событие в налоговом календаре, вы попадете в мастер заполнения отчётности, который проведёт вас по всем шагам подготовки 6-НДФЛ. Чтобы затем отправить отчёт не выходя из дома, подключите электронную отчетность с помощью этой инструкции.

Если есть ошибки в данных и их нужно исправить для корректного заполнения отчёта, мастер предупредит вас об этом, а после исправления подтянет новые данные в отчёт.

В сервисе хранятся данные по доходам каждого сотрудника, начисленном НДФЛ, удержанном НДФЛ и сроке уплаты, поэтому вся информация подтянется в отчёт автоматически и вручную вносить ничего не придётся.