Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?
Работодатели в течение 2020 года должны провести следующие мероприятия:
— внести изменения в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принять (изменить) локальные нормативные акты;
— обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
— уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.
Работодатель должен уведомить каждого работника в срок до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
То есть работник, который уже работает вправе выбрать один из вариантов:
— либо «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
— либо электронный вариант трудовой книжки.
О своем решении работник должен сообщить работодателю (написать письменное заявление) в срок до 31 декабря 2020 года (включительно). То есть у работника как минимум есть полгода на раздумье о судьбе своей трудовой книжки.
Если работник хочет сохранить «бумажную» трудовую книжку, то его право на сохранение бумажной формы остается и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Информация о выбранном работнике решении будет храниться в базе ПФР.
А если работник проигнорирует заявление? В этом случае работодатель будет продолжать вести «бумажную» трудовую книжку.
Важно!
Если работник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то у таких работников (независимо от их желания) данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Кроме того, с 1 января 2021 года электронные трудовые книжки нужно вести в отношении работников, которые до конца 2020 года выбрали (т.е. написали письменное заявление работодателю) электронный вариант ведения их трудовой книжки.
Действия работодателя, если работник подаст заявление о ведении электронной трудовой книжки:
— работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;
— при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Действия работодателя, при сохранении работником бумажной трудовой книжки:
— работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в «бумажную» трудовую книжку (т.е. по сути, работодатель ведет двойную работу);
— право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется у работника при последующем трудоустройстве к другим работодателям; -сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Новая отчетная обязанность для работодателя с 2020 года
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
А с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Важно!
В настоящее время разработана форма СЗВ-ТД, которая будет использоваться работодателями для передачи сведений в ПФР. Штрафов за ее непредставление или представление с нарушением срока, не установлено.
Cмотрите об этом материал, подготовленный Управляющим партнером компании «РосКо — Консалтинг и аудит» Аленой Талаш.
Комментарии
11Хотелось бы корректности в материалах - ни работник, ни работодатель не могут выбирать "один из вариантов". Отказа от передачи сведений в ПФР, то есть ведении "электронной трудовой книжки" не предусмотрено у нас.
То есть можно выбрать либо только электронный вариант, либо электронный плюс бумажный. Следует быть точными.
А мне от интересно, что теперь с определением основного/не основного места работы, стажа и прочего. Что-то я не особо поняла, как теперь это всё определять.
Вот приходит ко мне в 2020 году новый сотрудник уже без бумажной трудовой книжки, и что он мне предъявит? Как я буду определять, где его основное место работы - у меня или нет, какой % оплаты больничного и наконец, чем он может подтвердить своё резюме (некоторые должности подразумевают определённый стаж работы и т.п.)?
Знаю, что трудовая в этом смысле не панацея, не все места туда пишутся, многие хитроделанные люди по несколько штук трудовых для разных случаев имеют и т.п., но в целом это был более-менее серьёзный документ, к которому относились внимательно. А теперь как быть?
Есть где-то на эту тему понятные разъяснения?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить работнику через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг. Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг.
Но самое интересное начнется потом - сведения могут быть размещены в базе ПФР некорректно!!!!