Трудовые отношения

Как обратно перейти на бумажную трудовую книжку

Перейти на электронную трудовую можно, но вернуться на бумажную уже не получится, так как это не предусмотрено законом. Более того, если сотрудник начал работать по ТД после 01.01.2022 года, потребности в оформлении бумажной трудовой книжки не возникает. Рассказываем нюансы приема работников в 2023 году.
Как обратно перейти на бумажную трудовую книжку
Иллюстрация: RosCo

Как теперь принимать сотрудников

При приеме кадра с нулевым трудовым стажем, работодатель издает приказ и по общим правилам и подает в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с соответствующим кодом.

Если сотрудник не отказался от БТК на прошлом месте трудоустройства, и подал новому работодателю традиционную трудовую книжку, нужно продолжать вести ее по стандартным правилам:

⦁ Принять бумажный вариант.

⦁ Внести запись о приеме на должность.

⦁ Заполнять документ, как обычно.

⦁ Хранить в фирме.

Но имейте в виду: в силу п. 5 ст. 2 закона №439-ФЗ от 16.12.2019 года, сотрудник вправе отказаться от бумажного документа в пользу ЭТК, когда посчитает нужным. Для этого ему достаточно написать соответствующее заявление.

В таком случае работодатель делает последнюю запись в БТК и возвращает ее кадру. Далее все записи проставляются в электронной форме.

Важно! Работодатель не может отказаться от ЭТК в пользу БТК, так как это прямое требование законодателя (см. ст. 66.1 ТК).

Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК на предыдущем месте работы

В таком случае новому работодателю следует запросить у вновь прибывшего работника бумажную трудовую. В документе должна содержаться закрывающая запись: если соответствующая пометка присутствует, дополнительно ничего писать не нужно. БТК можно вернуть владельцу.

Также работодателю потребуется второй документ — СТД-Р, который можно запросить на предыдущем месте трудоустройства, либо отчет СТД-ПФР, который выдается в ПФР.

Обратите внимание! Иногда сотрудники утверждают, что у них нет такой документации. Чтобы избежать штрафных санкций, стоит получить соответствующее заявление от сотрудника.

Форма заявки будет зависеть от конкретной ситуации. Например, если специалист потерял документ или испортил, то он вправе восстановить его или завести новую трудовую. Во втором случае нужно запросить заявление о причинах утраты документа, которое также должно содержать просьбу о заведении новой ТК.

Работодатель обязан предупредить, что он не сможет восстановить прежние записи.

В новый документ можно только внести сведения, связанные с текущим трудоустройством. Иными полномочиями фирма не обладает.

Если же сотрудник планирует восстановить БТК со всеми записями, то ему следует обратиться к предыдущему работодателю. Дубликат ему обязаны предоставить в силу п. 31 Правил из постановления Правительства №225 от 16.04.2003 года. Данные должны передать в течение 15 суток с момента письменного обращения. Новому работодателю следует внести запись в полученный дубликат.

Если сотрудник отказывается что-либо делать, нужно получить от него заявление с указанием причин непредоставления БТК. Только так можно защитить фирму от претензий со стороны проверяющих органов и возможных штрафных санкций.

В будущем может выясниться, что БТК находится в другой организации, и там человека планируют уволить за прогулы. В таком случае текущий трудовой договор будет признан недействительным, ведь принимать работника на основное место при наличии текущего трудоустройства по закону нельзя (только по совместительству).

Важно! Проверяющие могут признать нарушением норм ТК прием работника без СТД-Р (СТД-ПФР) или традиционной трудовой. За такие нарушения владельца бизнеса ждет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей на основании ч.1 ст. 5.27. КоАП.

Руководитель как должностное лицо получит предупреждение, либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей. В общем, приятного мало.

Совместители, в свою очередь, при трудоустройстве вправе не предъявлять ЭТК или БТК.

Ведь трудовую ведет их основной работодатель: это его зона ответственности. Но в любом случае с таких кадров стоит взять заявление о причинах непредоставления ТК.

В заявлении должна быть указана должность по основному месту трудоустройства, а также оговорка об отсутствии ограничений для совмещения должностей.

Имейте в виду: если у основного работодателя сотрудник работает во вредных и (или) опасных условиях, совместительство недопустимо в силу ч. 5 ст. 282 ТК.

За что могут оштрафовать работодателя

Инспекторы штрафуют даже за минимальные ошибки и неточности при ведении БТК. Чтобы избежать возможных проблем, учитывайте следующие моменты:

  • Не нужно отражать в БТК данные по ГПД. В силу ч. 8 ст. 11 ТК деятельность по соглашениям подряда не регламентируется

  • Не нужно указывать информацию о дисциплинарных проступках. Зато можно указать данные о наградах. Исключение составляет увольнение на основании п. 5, 6 ч. 1 ст. 81 ТК: такие сведения прописывают

  • Информацию о любых взысканиях можно указать в личной карточке кадра (раздел 10)

  • Не нужно указывать подробные причины исключения из штата в графе 4 (невыполнение трудовой функции, нарушение трудовой дисциплины и т. п.). Достаточно оставить ссылку на приказ или распоряжение о расторжении ТД

  • В случае смены фирменного наименования организации, необходимо указать это в трудовой в графе 3 «Сведений о работе». В графе 4, в свою очередь, указываются данные соответствующего приказа

Запомните: если меняется название работодателя, то порядковый номер такой записи присваивать не нужно, так как изменения никак не связаны с условиями труда сотрудника.

Не забывайте уведомлять работников об их праве перехода с БТК на ЭТК, ведь по задумке законодателя в скором времени планируется полный отказ от бумажных аналогов.

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в будущем будут фиксироваться на ИЛС физических лиц. Но бумажная трудовая может пригодиться работникам для подтверждения своего стажа и для предоставления исчерпывающих сведений о своей деятельности. Поэтому не стоит избавляться от этого документа.

Стали заложником трудовых споров?

Юристы РосКо помогут вам в их разрешении

Реклама: ООО «ЛЕГАЛ ЭДВАЙС», ИНН: 7842509289, erid: LjN8K9gaT

Информации об авторе

С 30 мая: Оборотные штрафы, уголовка и проверки — не жди, пока придут к тебе

Вступают в силу изменения закона о персональных данных: Расскажем и дадим 17 шаблонов и уведомлений, которые обязаны быть у всех операторов ПДн

🏷️ 4 900 ₽
СКИДКА 67%
Начать обучение

Готовая система соответствия 152-ФЗ — без юристов и рисков

Начать дискуссию



Похожие материалы

Физлица могут сами восстановить пароль от личного кабинета налогоплательщика

Иногда пользователь не может войти в личный кабинет по причине утери пароля доступа. Восстановить пароль и войти в ЛК можно несколькими способами.

Отпуска

Каждый пятый будет работать во время летнего отпуска 2025, а каждый седьмой — учиться

21% россиян планируют работать даже в отпуске.

Социальный фонд направил 16 млн уведомлений о положенных мерах и выплатах

СФР проактивно (без заявлений) направляет гражданам уведомления о льготах и выплатах, на которые человек имеет право при наступлении социально значимых событий.

Курсы повышения
квалификации

23
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Кто кинул инвесторов? Антитоп-15 компаний, которые не заплатят дивиденды

Недивидендный сезон решил занять место дивидендного, и крупные компании одна за другой решили не выплачивать дивиденды. Почему коровы перестали давать молоко, а инвесторам достаются от них только лепёхи?

Кто кинул инвесторов? Антитоп-15 компаний, которые не заплатят дивиденды
Общество

Больше половины россиян поддерживают замену иностранных названий брендов на русские

Свыше половины респондентов (60%) полностью поддерживают переход на русскоязычные названия или относятся к ним скорее положительно, чем отрицательно. Остальные 40% не одобряют такие меры.

Маркетплейсы

📦 Россияне предпочитают шопинг на маркетплейсах, хотя и там средний чек уменьшился. Косметика в антилидерах

За год количество транзакций на маркетплейсах выросло почти на четверть, а в магазинах косметики продажи упали более чем на треть.

Виктория

Персональные данные

Здравствуйте.

  1. Нужно ли небольшим компаниям, которые отдали ведение бухгалтерии на аутсорс регистрироваться в Роскомнадзоре? В деятельности с физ-лицами не работают...

Читать полностью

Эксперт:

Екатерина Кардашова

Екатерина Кардашова
Эксперт

Добрый день, Виктория

Если ООО или ИП, самозанятый обрабатывает персональные данные сотрудников или контрагентов в электронном виде, то нужно...

Читать полностью
Ставки по вкладам

Самые крупные банки продолжают менять ставки по вкладам

В мае 2025 года тарифы по вкладам меняли восемь банков из топ-20, а с момента последнего заседания ЦБ РФ по ключевой ставке (25.04.2025) – уже 10 из 20.

Налог на пирсинг и тату

Топ странных налогов, которые действовали раньше или действуют сейчас.

Инвестиции

Почему дешевой рыночной ипотеки больше не будет? И что произошло с ценами в Москве и Сочи за месяц?

Продолжаю следить за тем, что происходит с ценами на недвижимость в Москве и в Сочи — самых дорогих городах России. Также узнал, почему дешёвой рыночной ипотеки в РФ больше не будет.

Почему дешевой рыночной ипотеки больше не будет? И что произошло с ценами в Москве и Сочи за месяц?
Поставка

Поставщиков защитили от штрафов за невыполненные заказы от торговых сетей

Торговым сетям нужно до 1 марта 2026 года пересмотреть договоры с поставщиками. Больше нельзя их штрафовать за недопоставку товаров, если заказ не был согласован.

Банкротство

Предложено сделать все собрания кредиторов в банкротстве электронными

Для электронных собраний кредиторов можно использовать специальные сервисы, считает Сбер.

Учет в туризме

С 30 июня 2025 иностранные туристы смогут въехать в РФ только после регистрации на Госуслугах

Жители стран, которые могут посещать Россию без виз, будут за 72 часа до въезда регистрироваться на Госуслугах. Для экстренных случаев срок сокращен до 4 часов.

Выгодно ли брать отпуск и как отдыхаем в июне. 🌴👙«Ночной бухгалтер» № 1937

Ура, скоро лето! Вот и сезон отпусков начался, рассказываем, выгодно ли брать в июне отпуск и какие выходные нас ждут в этом месяце.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Путин упростил порядок включения бизнеса в реестр МСП

Юридические лица перестанут считать вновь созданными, если при преобразовании изменилась только организационно-правовая форма.

Мошенничество

Власти запустят приложение для защиты от кибермошенничества

В июне 2025 года Минцифры начнет работу над мобильным приложением, которое будет информировать людей о мошенническом действии. Там будет тревожная кнопка для срочной помощи.

Общество

В гостиницы начали заселять по биометрии

Время регистрации гостей в отелях сократится с 5 минут до 20 секунд, если гости будут использовать биометрию.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: «Алису» установят в жилой комплекс, на Wildberries продают плавучие дома, а цены на бытовую технику упали на 10-20%

Подготовили обзор главных событий дня — 23 мая 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Банки

ЦБ разработал новую методику определения системно значимых банков

Концепция определения СЗКО (банков и иных кредитных организаций) будет учитывать число клиентов и наличие экосистем. На новую методику поэтапно перейдут к 2028 году.

НДФЛ

Какие КБК надо указать в уведомлении по НДФЛ за май 2025 г.

До 26 мая бухгалтеры должны сдать уведомление об исчисленном НДФЛ за период с 1 по 22 мая 2025 г. Рассказываем, как заполнить документ, какой указать код периода и КБК для разных ставок НДФЛ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

⚡ Новый онлайн-курс по работе с персональными данными-2025 поможет вам защититься от выросших штрафов Роскомнадзора

С 30 мая в силу вступают изменения по обработке и защите персональных данных. Штрафы за нарушения выросли до 15 млн руб., а уголовные наказания до 8 лет. Защитите себя от проблем с законом — работать безопасно и по актуальным правилам научим на новом онлайн-курсе «Новые правила по защите персданных - 2025».

Интересные материалы