Как компенсировать работникам расходы на мобильную связь

В должностные обязанности некоторых сотрудников в числе прочего входят продолжительные переговоры с контрагентами организации, клиентами или государственными структурами. Работодатель, в свою очередь, должен компенсировать сотруднику расходы на мобильную связь или обеспечить его сим-картой с корпоративным тарифом.
710 190
Как компенсировать работникам расходы на мобильную связь
Иллюстрация: СберРешения

Разберем, как произвести компенсацию работникам за использование их личных телефонов и мобильной связи, как отразить это в бухгалтерском учете и нужно ли удерживать с этой выплаты НДФЛ и начислять страховые взносы.

Обязан ли работодатель компенсировать сотрудникам расходы на мобильную связь

Да, если соблюдаются следующие условия (ст. 188 ТК):

  • Сотрудник использует свое личное имущество с согласия или ведома работодателя.

Это условие относится к ситуации, когда работник осуществляет звонки со своего личного телефона и (или) со своей сим-карты.

  • Имущество используется в интересах работодателя.

Работодатель компенсирует сотруднику использование личного имущества, только если работник пользуется им для выполнения должностных обязанностей.

Если указанные условия соблюдаются, работодатель может выплатить сотруднику компенсацию за:

  • Использование личного имущества, например, мобильного телефона.

  • Износ (амортизацию) имущества — если такое имущество относится к основным средствам со стоимостью от 100 000 руб.

  • Пользование услугами мобильной связи.

Вместо выплаты компенсации, работодатель может обеспечить сотрудника корпоративным телефоном или сим-картой с корпоративным тарифом. В этом случае расходы на мобильную связь непосредственно несет работодатель.

О том, как оформить и произвести выплату компенсации за использование сотрудником мобильной связи, расскажем ниже.

Как оформить и компенсировать работникам расходы на мобильную связь

Порядок оформления и компенсации таких затрат зависит от того, использует ли работник свое личное имущество или это имущество предоставляет ему работодатель.

Работник использует свой телефон, сим-карту и тариф

Для компенсации затрат работнику, который использует свой телефон и свою сим-карту с личным тарифом, работодатель должен:

  • Разработать и составить приказ об использовании мобильной связи работниками организации.

В этом приказе указывается перечень должностей, которые используют в работе мобильную связь, и определяется лимит расходов на каждую должность.

  • Прописать условие о выплате компенсации за услуги мобильной связи, а также лимит расходов в трудовом договоре с сотрудником или в дополнительном соглашении к нему.

Компенсация является частью заработной платы работника, поэтому условие об этой выплате нужно включить в трудовой договор или допсоглашение к нему. Также можно составить отдельный документ, в котором работодатель пропишет правила использования мобильной связи.

  • Получить от сотрудника документы, подтверждающие расходы на мобильную связь.

У работника необходимо запросить копию договора с оператором сотовой связи, а также детализацию звонков, осуществленных в течение месяца.

  • Включить расходы на мобильную связь в состав затрат для расчета налога на прибыль или упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН.

Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽

Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет — за 1 ₽

Работодатель предоставляет сотруднику сим-карту с корпоративным тарифом

Расходы на оплату услуг связи в этом случае несет работодатель, но так как сотрудник использует свой телефон, ему за это может быть выплачена компенсация.

Чтобы оформить компенсацию, нужно:

  • Разработать и составить приказ о перечне должностей, использующих в работе мобильную связь.

В этом документе работодатель также должен прописать лимиты расходов на каждую должность или каждого работника в отдельности.

Специалисты СберРешений помогут разобраться во всех нюансах оформления и выплаты компенсации за использование работниками мобильной связи. Доверьте ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета профессионалам!

  • Заключить договор с оператором сотовой связи.

В этом случае работодатель оформляет корпоративный тариф и сам в дальнейшем его оплачивает.

  • Включить условия о компенсации мобильной связи в трудовой договор или допсоглашение к нему.

В договор необходимо включить условие о предоставлении сотруднику корпоративной сим-карты с соответствующим тарифом и использовании личного телефона. Правила пользования мобильной связью можно дополнительно прописать в специально разработанном положении.

  • Получить от оператора связи подтверждающие документы.

К ним относится счет за оказанные услуги и детализация звонков по каждому номеру.

  • Включить расходы на мобильную связь в состав затрат для расчета налога на прибыль или упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН.

Расходы на выплату компенсации за использование мобильной связи относятся к прочим, которые связаны с производством и реализацией. Их можно включить в состав затрат для расчета налога на прибыль и упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН на объекте «доходы — расходы».

Документы, подтверждающие расходы на мобильную связь

Для того чтобы учесть расходы на мобильную связь в составе затрат по налогу на прибыль и УСН, необходимо, чтобы эти затраты были экономически обоснованы и документально подтверждены. К подтверждающим документам относится:

  • Приказ о расходах на мобильную связь.

В нем, как уже было сказано выше, указывается перечень должностей, которые используют в своей работе мобильную связь, и лимиты расходов на каждую должность.

  • Должностная инструкция сотрудника.

Этим документом подтверждается необходимость осуществления звонков в рамках должностных обязанностей конкретного работника.

  • Трудовой договор и допсоглашение к нему.

В трудовом договоре, как уже было сказано выше, должны быть прописаны условия о компенсации расходов на мобильную связь.

  • Документы, полученные от оператора связи.

К ним относятся счет об оказанных услугах, договор на оказание услуг мобильной связи и детализация звонков.

  • Положение об использовании корпоративной мобильной связи.

Этот документ составлять не обязательно, но лучше, чтобы он был. В нем прописываются условия использования мобильной связи, порядок предоставления сотрудникам корпоративного телефона или сим-карты, лимиты на мобильную связь, порядок учета расходов на мобильную связь и прочие условия.

Обязательна ли детализация звонков

По этому вопросу единой практики между налоговиками и судами не сложилось.

Налоговики настаивают на необходимости детализации звонков в целях подтверждения их служебного характера, а суды указывают на то, что детализация необязательна, так как она не раскрывает характер разговоров, а содержит лишь перечень телефонов, по которым звонили сотрудники.

Чтобы у налоговиков не было претензий, работодатель может использовать один из следующих способов:

  • Приобрести корпоративный тариф с безлимитными звонками.

В этом случае детализация не потребуется. Плюсом также будет то, что налоговики не возражают против учета расходов на связь по таким тарифам.

  • Выбрать тариф с поминутной (посекундной) тарификацией и подтверждать расходование минут ежемесячной детализацией звонков.

Если работодатель установит лимит расходов на использование мобильной связи, и работник превысит этот лимит, нужно будет оформить дополнительные документы для того, чтобы возместить ему этот перерасход.

Облагается ли компенсация на мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами

Компенсация за мобильную связь не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если звонки совершаются в рамках трудовой деятельности. Это касается тарифов с поминутной или посекундной тарификацией. Если работодатель компенсирует такому работнику расходы на мобильную связь по личным разговорам, то эти доходы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Доверьте ведение бухгалтерского и налогового учета специалистам СберРешений и вам не придется разбираться во всех тонкостях назначения компенсаций, в том числе за использование мобильной связи.

Если работодатель предоставляет сотруднику безлимитный тариф, то компенсация освобождается от налогообложения в полном объеме.

Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь

В бухгалтерском учете расходы на выплату компенсации за использование мобильной связи отражаются следующим образом:

Операция

Дебет

Кредит

Начислена компенсация за использование мобильной связи

26, 44

73

Выплачена компенсация за использование мобильной связи

73

50, 51

Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽

Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет -- за 1 ₽

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8K6gYX

Начать дискуссию

Следственный комитет закрыл дело против блогера Валерии Чекалиной

Блогер Лерчек теперь имеет право возместить имущественный вред в суде.

54

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками

Зима закончилась, но во многих городах все еще лежит снег. Мы все от него уже устали, но при этом нельзя отрицать, снег — это очень красиво. Сделали для вас подборку фотографий снежинок.

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками
119

ФТС назвала среднюю стоимость розы к 8 Марта + опрос

В преддверии 8 марта ФТС отчиталась о ввозе в Россию импортных свежих цветов - их видах, странах происхождения и таможенном оформлении.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 марта МЧД для сдачи отчетов надо делать по новому формату

С 1 марта стала обязательной машиночитаемая доверенность для тех организаций и ИП, которые в силу закона должны сдавать налоговую отчетность в электронной форме и делают это через уполномоченного представителя.

Реклама

ЦБ: банки продолжают рекламировать кредиты с ложной информацией о ставках

Несмотря на предписание Центробанка указывать в рекламе полную стоимость кредита рядом с процентной ставкой, организации продолжают игнорировать это требование.

119

💼Управленческий учет в компании можно выстроить за 6 простых шагов! Научитесь этому на тренинге от «Клерка»

Эффективность бухгалтера повышается, когда он помогает руководителям принимать верные управленческие решения. Узнайте, как легко вести управленческий учет для любого бизнеса.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
43
13,7 тыс.

Какие документы нужны для СФР по больничному?

Добрый день. Пришёл запрос от СФР по больничному. С этим человеком у нас заключён договор ГПХ и ещё ни копейки ему не платили и не начисляли. Нужно ли мне с него какое-то заявление взять, что он желает это пособие по основному месту (надеюсь, что оно у него есть), а не у нас?

Предприятия ТЭК и ЖКХ из новых регионов получат отсрочку по уплате налога на прибыль

Компании могут отсрочить уплату налога на прибыль за 2023 год на 12 месяцев. Потом платежи разобьют на равные части, которые предприятия будут платить в течение следующего года.

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам

Пассивный доход — как много в этих словах для сердца инвесторского слилось. Вот и аналитики Финам не просто так сидят за мониторами, но и изучают отчёты компаний, дают прогнозы по дивидендам, на которых опять богатеть. Смотрим прогнозы на ближайшие 12 месяцев.

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам

Какие отчеты в ПФР нужно отправить при смене фамилии сотрудника?

Коллеги добрый день! Сотрудник поменял фамилию.  Понятно что в СФР не отправляем отчетность, это не кадровые документы. Подскажите пожалуйста, в ПФР какой то отчет надо отправить?ЕФС-1 подраздел? какие сроки. Спасибо

34

Как оплачивать налог: как УСН 6% или ПСН?

Добрый вечер, помогите решить вопрос. В феврале ИП работал УСН 6%, в марте перешли на ПСН по тому же виду деятельности, в феврале мы выставили счет и акт, но снами рассчитались в марте, вопрос в том как считать эти деньги УСН 6% или ПСН?

2
27
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банк впервые по биометрии открыл счет юрлицу

Предприниматель за один день зарегистрировал ООО и открыл расчетный счет в банке ПСБ. Все услуги можно получить онлайн, но нужен подтвержденный профиль в Единой биометрической системе.

Банки

ФСБ приступила к проверке деятельности банка QIWI

Силовики проверят, не выводила ли группа QIWI за границу денежные средства, которые были получены преступным путем.

Бесплатно с Обзоры для бухгалтера

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Подготовили для вас обзор разъяснений февраля по налоговой теме. Все кратко, четко, по делу.

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Четвертого марта не забудьте сдать уведомление по ЕНП: что еще важно учесть бухгалтеру. Дайджест разборов

В 2024 году уведомления по ЕНП на НДФЛ надо сдавать два раза в месяц. Ближайший срок сдачи – 4 марта (так как 3 марта – выходной). Если в компании не было выплат физлицам за этот период, то сдавать нулевое уведомление не надо.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Логистические термины, которые нужно знать всем продавцам

Если вы продаете на Ozon по схеме realFBS или заказываете товары из-за границы, то наверняка общаетесь с сотрудниками логистических компаний. Иногда, кажется, что у них какой-то свой язык — фулфилмент, кросс-докинг, сборные и генеральные грузы… Столько странных терминов... В этой статье собрали самые часто употребляемые слова и рассказываем, что они значат.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

У Wildberries появилась экспресс-доставка цветов

Жители крупных городов смогут заказывать букеты в мобильном приложении и на сайте маркетплейса Wildberries.

Премии

Премия к 8 марта: как оформить, можно ли принять в расходы

ТК дает право работодателям поощрять работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, в том числе выплачивать премии и дарить подарки (ст. 191 ТК). Выплата премии к 8 марта работникам бухгалтерии, где, в основном работают женщины, допустимый способ отблагодарить за качественный и добросовестный труд.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Банки

Центробанк сделает универсальный платежный QR-код

Пилотный проект с единым QR-колом для бесконтактной оплаты платежей запустят уже в 2024 году.

231