Компенсации дистанционным работникам

Какие затраты возмещают

Как правило, это амортизация ПК, ноутбука, оргтехники, в том числе роутеров, модемов, а также расходы на:

• их настройку и ремонт;

• интернет, сотовую связь, электричество;

• канцтовары и расходники, например бумагу;

• необходимое ПО — прежде всего антивирус.

Перечень не закрыт, стороны могут договориться о том, чтобы компенсировать трудящимся другие траты. Главное, чтобы они непосредственно были связаны с трудовой функцией.

Документальное оформление

Важно согласие работодателя на использование работником своего или арендованного инструмента и оборудования, а также конкретные условия – размер, порядок, сроки. Эти условия прописываются в:

• трудовом договоре изначально;

• дополнительном соглашении впоследствии;

• в локальном нормативном акте (ЛНА), например, положении о дистанционной работе;

• коллективном договоре 

Последние два пункта предпочтительнее, если удаленный труд стал нормой.

Трудовой кодекс не нормирует компенсации, то есть размер можно установить любой, который устраивает обе стороны. Однако размер имеет значение для целей налогообложения.

Налоговый аспект

Компенсация дистанционщикам не облагается НДФЛ, не включается в объект для начисления страховых взносов, но может быть включена в «прибыльные» расходы (см. разъяснения Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Для этого необходимо, чтобы размер возмещения был:

• экономически обоснованным, соответствовал нормальным, обычным затратам при использовании оборудования, ПО, услуг связи и т.п.;

• закреплен документально (см. выше);

• документально подтвержден.

Если сотрудник работает частично удаленно, частично в офисе, то закрепите конкретные «присутственные» дни. Скажем, вторник и пятница — в офисе, понедельник, среда, четверг — дистанционно. И размер компенсации определяйте пропорционально дням удаленной работы.

Начиная с 31 августа 2023 года для учета компенсации в «прибыльных» расходах нет необходимости подтверждать расходы, поскольку утвержден норматив — 35 руб. в рабочий день (подп. 11.1. п. 1 ст. 264 НК в ред. от 31.07.2023 № 389-ФЗ).

Внимание: этот показатель применяется исключительно в целях налога на прибыль! Реальные выплаты могут превышать его или быть меньше.

При этом этот норматив «включается», если ЛНА, коллективный договор, трудовой договор, дополнительное соглашение предусматривают компенсацию в фиксированном размере. Если такие положения отсутствуют в вышеуказанных актах, то возмещение осуществляется в размерах документально подтвержденных фактических расходов. Желаете учитывать из расчета 35 руб. в рабочий день — внесите условие о компенсации в фиксированном размере в соответствующие документы.

Внимание: С 1 января 2024 года «включится» такой же 35-рублевый норматив для целей НДФЛ и страховых взносов.

Будет два варианта учета компенсации:

• если нет документального подтверждения фактических расходов — по нормативу;

• если есть документальное подтверждение – полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации.

С 31 августа 2023 года по 1 января 2024 года работодатель, у которого документально закреплено правило о фиксированной компенсации, в целях налога на прибыль применяет норматив, в целях же НДФЛ и взносов разумно исходить из того, что лишь при наличии документов, подтверждающих 100% фактических расходов, компенсация не облагается налогом / не учитывается в целях страховых взносов. Подозреваем, что иной подход вызовет споры с налоговиками.

Какие документы нужны

Трудовой и Налоговый кодексы не содержат конкретного перечня оправдательных документов.

Полагаем, что в подтверждение права собственности работник может представить копии чеков ККТ, товарных чеков, в которых указана фамилия плательщика-дистанционщика, счета на оплату интернета, электроэнергии, подписки на антивирус и т.п. В подтверждение пользования по договору аренды – сам договор плюс подтверждение внесения арендной платы.

В рамках одной статьи непросто дать ответы на все вопросы и разрешить все сомнения. Для того чтобы избежать доначислений, необходимы регулярный налоговый аудит и сопровождение экспертов АКГ «Созидание и Развитие».

Реклама: ООО «Созидание и Развитие», ИНН: 7729407083, erid: LjN8JwaQa