Компенсации дистанционным работникам

Дистанционный работник и работодатель могут договориться о том, что трудящийся использует оборудование, ПО, офисную технику, антивирус и другие ресурсы работодателя (ст. 312.6 ТК, письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551). Также дистанционщик может работать на своем или арендованном оборудовании. Тогда работодатель обязан выплачивать ему компенсацию — на определенных условиях.
Компенсации дистанционным работникам
Иллюстрация: АКГ «Созидание и Развитие»

Какие затраты возмещают

Как правило, это амортизация ПК, ноутбука, оргтехники, в том числе роутеров, модемов, а также расходы на:

  • их настройку и ремонт;

  • интернет, сотовую связь, электричество;

  • канцтовары и расходники, например бумагу;

  • необходимое ПО — прежде всего антивирус.

Перечень не закрыт, стороны могут договориться о том, чтобы компенсировать трудящимся другие траты. Главное, чтобы они непосредственно были связаны с трудовой функцией.

Документальное оформление

Важно согласие работодателя на использование работником своего или арендованного инструмента и оборудования, а также конкретные условия – размер, порядок, сроки. Эти условия прописываются в:

  • трудовом договоре изначально;

  • дополнительном соглашении впоследствии;

  • в локальном нормативном акте (ЛНА), например, положении о дистанционной работе;

  • коллективном договоре 

Последние два пункта предпочтительнее, если удаленный труд стал нормой.

Трудовой кодекс не нормирует компенсации, то есть размер можно установить любой, который устраивает обе стороны. Однако размер имеет значение для целей налогообложения.

Команда профессионалов АКГ «Созидание и Развитие» готова оказать консультационную поддержку по всем вопросам, связанным с компенсациями дистанционным работникам.

Запись на консультацию

Налоговый аспект

Компенсация дистанционщикам не облагается НДФЛ, не включается в объект для начисления страховых взносов, но может быть включена в «прибыльные» расходы (см. разъяснения Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269). Для этого необходимо, чтобы размер возмещения был:

  • экономически обоснованным, соответствовал нормальным, обычным затратам при использовании оборудования, ПО, услуг связи и т.п.;

  • закреплен документально (см. выше);

  • документально подтвержден.

Если сотрудник работает частично удаленно, частично в офисе, то закрепите конкретные «присутственные» дни. Скажем, вторник и пятница — в офисе, понедельник, среда, четверг — дистанционно. И размер компенсации определяйте пропорционально дням удаленной работы.

Начиная с 31 августа 2023 года для учета компенсации в «прибыльных» расходах нет необходимости подтверждать расходы, поскольку утвержден норматив — 35 руб. в рабочий день (подп. 11.1. п. 1 ст. 264 НК в ред. от 31.07.2023 № 389-ФЗ).

Внимание: этот показатель применяется исключительно в целях налога на прибыль! Реальные выплаты могут превышать его или быть меньше.

При этом этот норматив «включается», если ЛНА, коллективный договор, трудовой договор, дополнительное соглашение предусматривают компенсацию в фиксированном размере. Если такие положения отсутствуют в вышеуказанных актах, то возмещение осуществляется в размерах документально подтвержденных фактических расходов. Желаете учитывать из расчета 35 руб. в рабочий день — внесите условие о компенсации в фиксированном размере в соответствующие документы.

Внимание: С 1 января 2024 года «включится» такой же 35-рублевый норматив для целей НДФЛ и страховых взносов.

Будет два варианта учета компенсации:

  • если нет документального подтверждения фактических расходов — по нормативу;

  • если есть документальное подтверждение – полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации.

С 31 августа 2023 года по 1 января 2024 года работодатель, у которого документально закреплено правило о фиксированной компенсации, в целях налога на прибыль применяет норматив, в целях же НДФЛ и взносов разумно исходить из того, что лишь при наличии документов, подтверждающих 100% фактических расходов, компенсация не облагается налогом / не учитывается в целях страховых взносов. Подозреваем, что иной подход вызовет споры с налоговиками.

Начиная с 1 января 2024 года 35-рублевый норматив применяется в целях налога на прибыль, НДФЛ, и страховых взносов.

Какие документы нужны

Трудовой и Налоговый кодексы не содержат конкретного перечня оправдательных документов.

Полагаем, что в подтверждение права собственности работник может представить копии чеков ККТ, товарных чеков, в которых указана фамилия плательщика-дистанционщика, счета на оплату интернета, электроэнергии, подписки на антивирус и т.п. В подтверждение пользования по договору аренды – сам договор плюс подтверждение внесения арендной платы.

Что до налогового аспекта, то поэтому законно представить в этом качестве любые документы, которые подтверждают, что имущество фактически используется в интересах работодателя, и документы в подтверждение оплаты этих расходов — квитанции, чеки и т.п.

В рамках одной статьи непросто дать ответы на все вопросы и разрешить все сомнения. Для того чтобы избежать доначислений, необходимы регулярный налоговый аудит и сопровождение экспертов АКГ «Созидание и Развитие».

Реклама: ООО «Созидание и Развитие», ИНН: 7729407083, erid: LjN8JwaQa

Начать дискуссию

Валюта

Санкции против Мосбиржи не повлияли на торговлю и расчеты с Казахстаном

Больше 85% расчетов между РФ и Казахстаном проходят в национальных валютах.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Проверка контрагентов

Проверка судебных дел контрагента как превентивная мера по защите бизнеса

Перед совершением любой сделки важно удостовериться в благонадежности, честности и платежеспособности контрагента. Один из способов проверить нового партнера — проанализировать судебную активность. Расскажем, какими сервисами пользоваться и как использовать полученные сведения.

Проверка судебных дел контрагента как превентивная мера по защите бизнеса
Инвестиции

Самые перспективные дивидендные акции от аналитиков Альфа-Банка

Дивидендный сезон ещё не закончился, а аналитики трудятся в поте лица ради нас, их любимых инвесторов, чтобы выбрать самые перспективные дивидендные акции, которые и по окончании этого сезона порадуют, и дальше будут радовать ещё сильнее.

Самые перспективные дивидендные акции от аналитиков Альфа-Банка
Лучшие спикеры, новый каждый день

Минфин: с 2025 года социальный бизнес сможет получать субсидии во всех регионах

Еще больше предпринимателей, которые занимаются социальным обслуживанием населения, смогут получить субсидии от государства.

Критерии однодневок № 18. Высокий уровень риска

Для тех, кто присоединился к нам недавно, поясняю, что циферка в заголовке сегодняшнего сообщения обозначает, что мы уже в восемнадцатый раз рассказываем о том, какими критериями могут наградить налоговые органы вашего контрагента (да и вас тоже). Точнее какие критерии, присутствующие у вашего контрагента, налоговые органы посчитают признаками однодневок.

Про комиссии по «добровольно-принудительному» уточнению налоговых обязательств

Расскажу вам об алгоритме действий налогоплательщика, которого вызвали на комиссию.

Про комиссии по «добровольно-принудительному» уточнению налоговых обязательств
1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Шесть вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас
Налоговые изменения 2025

🔥УСН-2025. Что хотят изменить?

Законопроекты за которыми нужно следить бухгалтеру, который хочет выжить в 2025 году.

ЕФС-1 подают на членов совета директоров, даже если нет выплат

Закон о персонифицированном учете обязывает подавать сведения не о факте заключения ГПД, а о дате его заключения и прекращения.

НДФЛ

Как будут проводиться проверки деклараций по НДФЛ с 2025 года

В Бухгалтерии Ада появился третий автор — Валюшка. Это нейросеть, потому и Валя, хз девочка оно или мальчик. Сегодня Валюшке дали первое задание — просмотреть последние новости в области налогообложения и написать текст в блог.

Как будут проводиться проверки деклараций по НДФЛ с 2025 года

НК РФ не устанавливает какой-нибудь перечень документов, которые подтверждают фактическое нахождение лиц на территории РФ

В качестве доказательства нахождения человека на территории РФ могут приниматься любые документы, удостоверяющие фактическое количество дней его пребывания в РФ

Бухгалтеры выбирают лучший сервис для сдачи отчетов, Роструд объяснил, как внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному. 👩‍💻«Ночной бухгалтер» № 1706

Бухгалтеры обсуждают, какой из сервисов сдачи отчетов лучший. И мы решили провести опрос на эту тему. Роструд объяснил, какая формулировка в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию будет корректной. Больше половины россиян продолжают работать и в свое личное время. Стоит ли паниковать из-за падения акций.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Можно будет узнать реальные цены товаров на внутреннем рынке

Дмитрий Григоренко провел рабочую встречу с руководителем ФАС Максимом Шаскольским, который анонсировал создание в России системы ценовых рыночных индикаторов.

Экономика России

Россия и Белоруссия будут согласовывать налоговую политику и создавать общий финансовый рынок

Утверждены планы мероприятий по исполнению Основных направлений реализации положений Договора о создании Союзного государства между Россией и Белоруссией на 2024–2026 годы.

Налоговики уточнили дату несения расходов в виде компенсации за авто сотрудника

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм относят к прочим расходам для целей налога на прибыль.

Отпуска

Отпуск работников детсадов могут увеличить

Первый зампред комитета Госдумы по просвещению Яна Лантратова предложила увеличить продолжительность отпуска для работников детсадов с 42 до 56 дней.

Глава комитета Госдумы по бюджету и налогам объяснил причины увеличения дефицита федерального бюджета-2024

Андрей Макаров заявил, что финансирование нужно на ряд вопросов, которые были озвучены президентом Владимиром Путиным.

7 шагов к эффективному контент-плану для блога или сайта

Хороший контент-план — это не просто перечень тем для публикаций, это карта, которая поможет ориентироваться в материалах сайта или блога и двигаться в правильном направлении. Без такого плана легко заблудиться среди множества тем и форматов.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Бесплатно с Отчетность в СФР

ЕФС-1 при увольнении сотрудника: образец заполнения

Увольнение сотрудника — это процесс, который требует внимания к деталям. В этой статье мы даем пошаговую инструкцию и образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника. Вы узнаете, какие разделы нужно заполнить, какие данные указать и какие нюансы учесть.

ЕФС-1 при увольнении сотрудника: образец заполнения

Интересные материалы

Можно ли вернуть деньги за товар, если недостаки в нем выявлены спустя несколько лет

В основном недостатки в купленном товаре обнаруживаются в первые дни после покупки. И вопрос по поводу некачественного товара решается с продавцом достаточно быстро. А как быть, если недостатки были выявлены спустя несколько лет? Вот реальный пример из судебной практики.

Можно ли вернуть деньги за товар, если недостаки в нем выявлены спустя несколько лет