Управление продолжительностью проекта. Популярные методики

Любой проект ограничен по времени. Реализация не может быть определена с исключительной точностью. Это обусловлено тем, что на процесс влияют внешние факторы, определенные риски и в некоторой части внутренние аспекты. Рассмотрим, возможно ли контролировать продолжительность проекта и как научиться управлять временем реализации.
40 12
Управление продолжительностью проекта. Популярные методики
Управление продолжительностью проекта

Как осуществлять контроль над временем

К сроку реализации проекта стоит относиться как к специфическому ресурсу. И, как и любыми другими ресурсами, управлять временем просто необходимо. Делать это достаточно просто, если применять методики планирования, а также управления. Также в осуществлении контроля над временем помогают системы учета поручений, фреймворки, метрики и многое другое.

Используя множество составных элементов менеджмента, можно прогнозировать исходные планы, определять сроки исполнения задач с максимальной точностью. Между тем, достаточно трудно просчитать риски, особенно если проект реализуется в новой нише. В этом случае контроль будет несколько снижен и просчет сроков будет менее точен. Это происходит за счет того, что нередко могут случаться форс-мажоры — предельной точности добиться весьма затруднительно.

В связи с этими факторами следует прописывать все риски и планировать проект в соответствии с ними. Необходимо закладывать в процесс реализации резервы при возможных непредвиденных ситуациях. Для развития проекта потребуется внести в план клиентские ожидания, а также ожидания владельцев и прочих заинтересованных лиц.

Управление сроками проекта и тайм-менеджмент: есть ли разница

Понятие тайм-менеджмента сводится к определению концепции, т. е. это подход к процессу, обусловленный потребностью в управлении временем проекта. При грамотной реализации можно существенно повысить эффективность как отдельно взятой службы, так и целой компании.

Но если говорить о понятии управления (контроля) проектными сроками, то здесь все сводится к конкретным действиям. В этот процесс включается несколько этапов. Главная цель — спрогнозировать реальные сроки реализации проекта с учетом всех факторов, включая не только внешние, но и внутренние.

Определение сроков проекта

Над этим вопросом работает вся команда. Ведь зависит результат не от руководителя, а от всех лиц, работающих на проекте. И в этой части важен именно командный подход. После постановки задачи со стороны клиента (заказчика) имеются определенные ожидания. Необходимо предоставить качественную обратную связь:

  • какие необходимы ресурсы;

  • в каком объеме потребуются вложения;

  • через какое время будет результат;

  • каким образом будет вестись работа над проектом;

  • какие моменты можно оптимизировать;

  • возможно ли от чего-то отказаться;

  • предполагаемые риски;

  • каковы будут последствия и т. д.

Указать на точный исход команда не может, если отсутствует определенный опыт в выполнении подобных работ. Если нет в распоряжении конкретной статистики, то нельзя будет предсказать временные затраты, а также необходимые ресурсы. Это становится серьезной проблемой для стартапов, ведь при создании проекта не учитывается ряд факторов, и как результат — дело терпит крах.

Абсолютно непрофессионально называть сроки исполнения наугад. Время реализации должно быть на чем-то основано. В противном случае от компании отвернутся и инвесторы, и клиенты. Для кого-то такая постановка вопроса окажется замкнутым кругом. На самом деле: как начать новый проект, если для просчета времени его реализации нужен опыт? И здесь есть очевидный ответ — решение в грамотном планировании.

Секреты управления временем проекта

Конечно же, нет универсальной схемы для реализации проектов, чтобы уметь просчитывать сроки. Но существуют общие правила, придерживаясь которых, достаточно просто сориентироваться в планировании.

Итак, что необходимо сделать, чтобы уметь адекватно оценивать требуемое проектное время:

  • определить основные модели для конечного продукта. Следует установить минимальный уровень — то, что требуется для жизнеспособности продукта при базовых вложениях, а также максимальный — итоговый продукт с учетом всех пожеланий заказчика;

  • разложить каждую из полученных моделей на основные и второстепенные задачи;

  • просчитать время для каждой из задач, а также затраты трудовых и финансовых ресурсов. Все полученные данные должны иметь обоснования, т. е. не быть голословными;

  • составить сетевой график для реализации всех задач. При таком подходе будет возможность отследить параллельно проводимые задачи, выявить необходимость в привлечении сторонних специалистов и пр.;

  • определить риски, учитывая их при составлении проектного плана. Необходимо просчитать, насколько возможно увеличение времени на реализацию проекта, какой срок можно определить на решение возникших проблем, понять связанные с проблемными ситуациями потери и т. п.;

  • сложить найденное время для всех сценариев.

Если следовать этому алгоритму, то можно получить два прогноза: пессимистичный и оптимистичный. Вот именно их уже можно показать клиенту, потому что указанное время будет в большей степени соответствовать реальности.

Преимуществом такого подхода является то, что заказчик будет информирован обо всех вариантах развития событий. Соответственно, он заранее подготовится к предполагаемым сложностям и поймет, что необходимо чуть больше времени для решения определенных проблем.

Популярные методики управления проектным временем

Понятное дело, что указанный подход к расчету сроков проекта не может применяться повсеместно. Все проекты отличаются, и могут встретиться такие, которые будут специфичными. В этом случае планирование будет достаточно сложным, что требует научного подхода.

Вот самые эффективные методики для управления:

  • CPM, или критический путь. Этот тип планирования гибкий. Он схож с приведенным выше алгоритмом. Используя эту методику, необходимо составить список предстоящих работ и по надобности разбить их на несколько этапов. Также потребуется определить взаимосвязь задач и создать сетевой график. Оценивать сроки выполнения необходимо на основании опыта, а также знаний, экспертных оценок. Ходы по решению задач могут быть как прямыми, так и обратными. Весь процесс проходит по методике «эстафеты». Необходимо вычислить предельное время на выполнение проектной дуги в сетевом графике. И несмотря на то, что этот путь является самым длинным, он относится к критичным подходам;

  • CCPM, или критическая цепь. Такая методика эффективна для проектов с ограниченными ресурсами. Она похожа на предыдущую, но временные ресурсы выделяются в отдельный блок графика, т. е. они формируются из задач, за счет чего ограничивается маневр при возникновении форс-мажоров. При этом во главе находятся проектные ресурсы, и взаимосвязь между задачами оценивается по ним. Для оптимизации сроков все критические решения перебирают до того момента, пока не будет найден лучший вариант. В этом случае нет привязки к очередности по выполнению задач. Это дает возможность легко скорректировать работы, если что-то было не учтено или пропущено;

  • методика выравнивания ресурсов. При таком подходе конфликты разрешаются при запросе к имеющимся ресурсам. Проведение планирования учитывает баланс между ресурсным спросом и предложением. Пути расчетов при этом могут быть различными. Здесь главной задачей является то, чтобы ресурсов хватало на всех лиц, задействованных в проекте. При наличии нескольких проектов и ограниченных ресурсах некоторые задачи могут находиться в простое, т. е. в режиме ожидания. При использовании такой методики можно исправить «узкие» места в проекте;

  • методика «Монте-Карло», или «А что, если…». На самом деле это совокупность нескольких математических методов, направленных на определение случайной величины. Идея заключается в генерации различных вариантов. При проведении статистического анализа находят самый часто встречающийся расклад. Итоговые результаты выдаются с определенной вероятностью, т. е. не исключают и другие показатели сроков выполнения проекта. Просто у других результатов будет более низкая вероятность. Такая методика показывает свою эффективность при расчете проектных рисков;

  • путь сжатия расписания. Целью методики является уменьшение срока реализации проекта. Но при этом увеличиваются расходы на вспомогательные ресурсы, среди которых аутсорсинговые услуги, привлечение сторонних исполнителей, средства автоматизации и т. п. Оценка вложений производится при составлении нескольких вариантов «сжатия». При этом результаты предоставляют клиенту, чтобы он выбрал подходящую ему модель;

  • PERT — проектная оценка и анализ. Методика достаточно гибкая и подходит для проектов с неопределенными сроками. Ее можно использовать для сложных и крупных проектов. Алгоритм поиска наиболее критического варианта детализирован. Для каждой задачи выставляются разные сроки выполнения, которые включают три модели — пессимистичную, наиболее вероятную и оптимистичную. Для визуального представления используют графы, диаграммы Ганта и сетевые графики;

  • GERT — методика графического анализа. На данном пути планирования составляются сложные сетевые графики с блоками-схемами.

Имеется большое количество различных подходов к планированию и проведению расчетов времени реализации проектов. Их принцип действия во многом схож. Так, например, в качестве элементов планирования выступают задачи и их сроки выполнения. В любой методике различные совокупности задач могут привести к различным результатам, т. е. разному времени исполнения.

Повышение точности при планировании проектных сроков требует определенного опыта или же независимой экспертной оценки по ресурсам. Конечная схема выходит достаточно большой. Это значит, что может потребоваться специализированный софт для работы с проектами.

Начать дискуссию

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
607

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
238

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
371

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
НДС

Два момента, за которые цепляются налоговики, чтобы снять затраты и вычеты НДС по субподрядным работам

При налоговых проверках строительных организаций пристальное внимание инспекторы обращают на правильное оформление договоров и первичных документов, связанных со строительными работами.

Иллюстрация: Riccardo Parretti/pexels
Кредитование

Для пострадавших от наводнений упростят условия по кредитам и займам

Банк России рекомендовал кредиторам учитывать положение заемщиков, пострадавших от наводнений, и принимать заявления на оформление кредитных каникул в упрощенном порядке.

Бесплатно с Бухгалтерский учет

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Особенности и правила выплаты дивидендов разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Интересные материалы

Расценки на техобслуживание газового оборудования могут резко снизиться

Депутаты Госдумы обратились в Минстрой с просьбой пересмотреть указания по расчету оплаты обслуживания газового оборудования.