17 правил проведения онлайн-совещаний, которые повысят продуктивность

Онлайн-встречи вошли в наш бытовой и рабочий обиход, но их продуктивность частенько страдает. Я собрал 17 правил, которые помогут проводить онлайн-совещания и встречи почти так же эффективно, как и реальные.

Личные встречи с командой — это здорово, и они часто продуктивнее, чем виртуальные. Но не стоит думать, что онлайн-совещания — это бесполезная ерунда. Если работаешь с распределённой командой, вам постоянно приходится взаимодействовать с помощью созвонов и видеоконференций, чтобы не потерять связь и синхронизироваться.

Чтобы адаптация в онлайн-формат прошла гладко, я собрал 17 важных правил проведения онлайн-встреч. Они не помогут превратить виртуальные встречи в «живые», но позволят приблизиться к ним в плане продуктивности.

Правила я разбил на три группы, чтобы было удобнее: каким-то важно следовать перед созванном, каким-то во время, а каким-то и после. Во многом они перекликаются с правилами проведения рабочих совещаний в реальности, с поправкой на виртуальность контекста.

Перед созвоном

1. Выбери лучшую платформу для связи

Я пробовал созваниваться через Skype, Discord, Hangouts, Slack, Telegram, Zoom и Teams. У каждого сервиса есть свои достоинства и недостатки — советую попробовать каждый (по возможности), и выбрать тот, что подойдёт именно тебе и твоей команде. Мне нравится созваниваться через Zoom (во время пандемии он стал, фактически, синонимом онлайн-связи, вместо Skype), но с релизом голосовых чатов в Telegram, я стараюсь всё больше общаться там. Обожаю Telegram.

Нужно иметь в виду, что любой, даже самый классный сервис для онлайн-звонков в какой-то момент подведёт плохим качеством связи. Это неизбежно.

2. Проверь оборудование и качество связи

Лично меня раздражает, когда первые ценные минуты почти любого созвона уходят на «меня слышно?», «меня видно?», «у всех всё работает?», «чё-т у тебя картинка подвисает». Так получасовой созвон легко превращается в часовой.

Поэтому, вне зависимости от важности онлайн-встречи, я стараюсь предварительно проверить и работу камеры с микрофоном, и скорость интернета, закрыть лишние программы, чтобы ничего не зависло, и выключить оповещения.

Пару слов про оборудование. Обязательно используй наушники, потому что на громкой связи и звук хуже, и окружающим он может мешать. Ещё круче, если у тебя есть внешний отдельный микрофон, чтобы качество голоса было лучше.

3. Найди подходящее место

Это в офисе можно просто пойти в переговорку и обсудить важные дела. На удалёнке же, особенно при работе из дома, найти место, где будет тихо и никто не будет беспокоить и отвлекать, непросто, но нужно.

Обязательно позаботься, чтобы за спиной у тебя не было ничего лишнего: ни детей, бегающих по комнате; ни домашних животных; ни дверей в туалет или ванную; ни окон и других ярких источников света — в общем, ничего, что может испортить картинку.

4. Одевайся подобающе

Даже если сидишь дома. Если хочешь, чтобы к тебе относились, как к профессионалу, не созванивайся в халате, растянутых футболках, с голыми плечами. Даже если это стильно, не все это оценят.

Ну и в трусах не надо созваниваться, пожалуйста.

Когда во время пандемии в массовой культуре появилось такое явление как удалёнка, было много скетчей, где девушка вся такая аккуратная в пиджачке, и тут ей надо встать, а она в трусах. А-А-А, какой ужас! Блин, ребят, ну это настолько тупо. У вас банально вспотеет задница сидеть на стуле без шортов или штанов. Павел Фёдоров, медиаменеджер и издатель

5. Создай повестку дня и отправь её всем заранее

Как я уже сказал, время онлайн-встречи очень ценно, поэтому не стоит им разбрасываться на подготовку к разговору. Повестку обсуждения лучше продумать заранее и поделиться ей со всеми участниками. Так все смогут подготовиться, подумать, сформулировать мысли и идеи, чтобы не тратить на это время уже во время разговора.

Следовать повестке очень важно, как на «живых» встречах, так и на виртуальных. На последних даже важнее, потому что с известной повесткой люди, у которых оборвалась связь, смогут легко и быстро вернуться к обсуждению.

6. Пригласи только нужных людей

Удалённые встречи с большим количеством участников проводить очень сложно, потому что многие просто не смогут или не успеют ничего сказать и будут чувствовать разочарование — время идёт, а полезного они ничего не делают.

В идеале каждый участник созвона должен отвечать за определённый пункт повестки, или хотя бы знать, зачем ему там присутствовать. Поэтому нужно звать на онлайн-встречу только нужных людей — уж никак не всех подряд.

7. Ограничь участников правилами

Когда в разговоре участвуют много людей, легко столкнуться с рядом проблем:

  • больше отвлекающих факторов,

  • больше фонового шума,

  • более продолжительные созвоны,

  • выше вероятность плохого соединения.

Встречи без правил и ограничений не помогают быть продуктивнее, а только приводят к хаосу — все друг друга перебивают, разговор превращается в кашу. Поэтому советую продумать правила и поделиться ими со всеми участниками до совещания. Как минимум, стоит ограничить время выступления каждого участника, чтобы разговор не растянулся до бесконечности.

Во время созвона

8. Настаивай на видео

Есть точка зрения, что в видео особой необходимости нет, да и качество звонков лучше, но я считаю, что это всё ерунда. Видеозвонки — это круто.

Вот представь, что ты сидишь с коллегой в переговорке, и тут между вами опускают занавес. Разговаривать будет не очень комфортно, верно? С онлайном так же — собеседников лучше видеть.

Хотя, справедливости ради, когда мы записываем подкаст, то делаем это без видео. Я звоню через айпад, который лежит экраном к потолку (иначе не получается), поэтому смысла в видео нет.

А если ты предпочитаешь созваниваться голосом, чтобы можно было параллельно что-нибудь ещё делать (напоминаю, что многозадачности не существует), стоит подумать, нужно ли вообще тратить время на созвон. Всё-таки онлайн-встречи требуют больше внимания и концентрации, чем «живые».

9. Старайся не выключать звук

С одной стороны, когда у всех включён микрофон, есть риск превратить разговор в кашу из фоновых звуков. С другой, выключенный звук позволяет тебе заниматься другими делами параллельно с созвоном, а это очень плохо сказывается на продуктивности разговора.

10. Представь всех, чтобы участники друг друга идентифицировали

Независимо от того, сколько людей принимают участие в онлайн-встрече, представить всех очень важно. Круто, когда все сразу понимают, кто будет участвовать в разговоре и за что будет отвечать. И если во время «знакомства» каждый скажет пару слов (хотя бы отзовётся на «Саша, ты тут?»), остальным будет проще его распознать во время разговора.

11. Используй small talk

Несколько минут свободного разговора перед началом повестки помогают расслабиться, адаптироваться и почувствовать связь с собеседниками. В начале записи больших выпусков нашего подкаста мы всегда минут 5–10 просто болтаем с гостями, чтобы диалог потом получился более комфортным.

12. Будь вежлив

Жутко бесит, когда во время встречи люди ведут побочные разговоры или делают какие-то свои дела. В одной компании, в которой я работал, менеджеры всегда приходили на совещания с ноутбуками и работали.

Старайся никому не мешать и не отвлекайся. Помни, что другие тоже тратят своё время на это мероприятие.

13. Выбери лидера

На онлайн-совещании обязательно должен быть лидер, который будет вести разговор по заранее подготовленному плану. Если отдать всё на откуп коллективу, созвон превратится в базар.

14. Дай всем возможность высказаться

На любой встрече есть люди, которые остаются в тени. На онлайн-встречах до последнего можно даже и не знать, что эти люди всё ещё на связи.

Попроси всех участников высказаться по той или иной теме — так разговор будет более полным, интересным и полезным. Если ты выступаешь в роли модератора встречи, твоя задача выделить для каждого участника несколько минут.

15. Задавай вопросы конкретным людям

Спрашивать что-то у всех сразу — это всё равно что обращаться к пустоте. Вполне вероятно, что никто нормально не ответит. Поэтому, если хочешь что-то спросить, спроси это у какого-то конкретного участника.

16. Не пытайся устроить мозговой штурм

Понимаю, что кто-то посчитает этот тезис очень спорным, но я не участвовал ни в одном успешном дистанционном мозговом штурме. Не потому, что сделать его продуктивным невозможно, а потому что это очень трудно.

Во время «живых» мозговых штурмов в воздухе витает вдохновение и энергия, ты буквально слышишь, как у людей работают мозги. На удалёнке, к сожалению, ничего такого нет.

Учитывая, что в одиночку люди могут придумывать в два раза больше идей, чем группы во время мозговых штурмов, можете попробовать поштурмить в одиночку, а потом поделиться идеями во время созвона.

После созвона

17. Отправь всем резюме созвона

Как и в после обычных совещаний, после онлайн-совещаний обязательно нужно составить резюме — зафиксировать основные моменты встречи, тезисы и идеи, — а потом поделиться им со всеми участниками.

Если это происходит внутри команды, можно делать такие резюме более увлекательными — с гифками, смешными фотографиями. Так его будет проще воспринять и запомнить.

***

Главная задача участников онлайн-встречи — быть вовлечёнными. В этом помогут советы и правила, которыми я поделился выше. Но помни, что чтобы провести продуктивную удалённую встречу, тебе нужно уметь проводить обычные.

Делись в комментариях своими советами и идеями для проведения эффективных онлайн-встреч!

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

Новые лимиты для УСН, куда поехать в отпуск, автоматический статус по налоговому резидентству. 💃«Ночной бухгалтер» № 1705

Лимиты на УСН изменятся, а право на работу без НДС или по пониженным ставкам будет утрачено при новых условиях. Где отдохнуть летом в России – 5 популярных направлений. Статус налогового резидента ФНС будет определять автоматически. И другие новости этого дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Валюта

Центробанк понизил курс доллара до 87 рублей

Официальный курс евро на 19 июня также упал до 93,23 рубля.

Рестораны Санкт-Петербурга нажились на ПМЭФ-2024

По сравнению с экономическим форумом 2023 года, в этом году обороты туристического бизнеса выросли примерно на 30%, а средние чеки общепита и отелей подскочили на 9-20%.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Социальные пособия

Новая семейная выплата по НДФЛ: кому, когда и сколько

Часть НДФЛ, уплаченного за 2025 год, можно будет вернуть. Выплата положена семьям с детьми, у которых невысокие доходы.

Новая семейная выплата по НДФЛ: кому, когда и сколько
Зарплата

Оклады воспитателей в детсадах могут поднять

Базовый оклад воспитателя детского сада должен быть не ниже двух региональных МРОТ, заявила первый зампред комитета Госдумы по просвещению Яна Лантратова.

ВЭД

Первичка на иностранном языке в налоговом учете

Российские компании сотрудничают с зарубежными партнерами. В связи с этим бухгалтеры нередко сталкиваются с первичными учетными документами, составленными на иностранном языке. Нужно ли переводить такие документы на русский, как учесть траты на перевод, расскажем в нашей статье.

Первичка на иностранном языке в налоговом учете
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
ФСБУ НМА

Модернизация нематериальных активов (НМА) по ФСБУ 14/2022 в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В этой же публикации мы поговорим о модернизации нематериальных активов, то есть об улучшении объектов НМА, в результате которого повышаются первоначально принятые нормативные показатели их функционирования. Вас ждет подробный разбор законодательства с большим практическим примером в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. 

Модернизация нематериальных активов (НМА) по ФСБУ 14/2022 в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В КоАП и УК уточнят ответственность за нарушения в сфере закупок

Госдума в первом чтении приняла два законопроекта правительства с поправками об ответственности за нарушения в сфере закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Ошибки, которые на работе хоть раз совершал каждый. И как после них выплывать

Ошибок бояться — на работу не ходить. Они не просто неизбежны, но важны для профессионального роста, даже если в моменте вызывают дискомфорт / смущение / желание дауншифтнуть. Расскажем о пяти ошибках, которые совершает за свою карьеру каждый, а также подскажем, как справиться с последствиями и предотвратить оплошность в будущем.

Ошибки, которые на работе хоть раз совершал каждый. И как после них выплывать
Общество

Володин: видеоформаты в обучении нужны, когда по‑другому нельзя

По мнению председателя Госдумы Вячеслава Володина, нужно сделать все, чтобы учитель общался напрямую с учеником и родителем, а не в чатах.

УСН

💰 Когда будет утрата права на УСН в 2025 году: таблица + важное замечание налогового инженера

С 2025 года не будет повышенных ставок по УСН (8% и 20%), но лимит дохода будет значительно выше. При его превышении право на УСН утрачивается. А вместе с ним и право на ставку НДС 7%.

Правительство поддержит производителей подъемно-транспортного оборудования

Кабмин принял решение поддержать производителей отдельных видов подъемно-транспортного оборудования, востребованного в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве, горном деле, туризме и других отраслях.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Сбер нашел фейковое приложение в App Store

Сотрудники банка предупредили клиентов, чтобы они не устанавливали приложение «Сбер: новый доступ в Сбол». Его создали мошенники.

⚡️ Итоги дня: с июля подорожает крепкий алкоголь, «Леруа Мерлен» меняет название, а в Таиланде создали кожу из ананасовых листьев

Подготовили обзор главных событий дня — 18 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Подготовка к открытию магазина в ТЦ: инструкция для арендатора

Представим, что предприниматель уже выбрал торговый центр для своего магазина. Что дальше? Как подготовить магазин к открытию? Как оптимизировать расходы на ремонт? Какие документы и разрешения потребуются для проведения работ? И как при этом не нарваться на штрафы?

Подготовка к открытию магазина в ТЦ: инструкция для арендатора

Фермерам разрешили размещать туристов в гостевых домах на хозяйственных землях

Предприниматели не утратят статус производителя сельского хозяйства, если будут оказывать услуги по размещению туристов на своих землях.

УК РФ

Для владельцев «резиновых квартир» хотят ввести уголовную ответственность

Депутаты во главе с Сергеем Мироновым (фракция СРЗП) внесли в Госдуму законопроект, который вводит уголовную ответственность за содействие в нелегальном оформлении российского гражданства мигрантами.

Что нужно знать о профессии «специалист по кадрам»

Всем привет! Это продакт-менеджер сервиса Клерк.Работа, и здесь я буду делиться полезными статьями о поиске работы, рассказывать, какие специалисты востребованы на рынке и какие компетенции стоит развивать сейчас. А пока мы разберем, кто такой специалист по кадрам, что входит в его обязанности и сколько он за это получает.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
ОСАГО

Госдума отменит обязанность оформлять ОСАГО при регистрации автомобиля

Для постановки автомобиля на учет будет не нужно предварительно заключать договор ОСАГО.

Интересные материалы

Роспотребнадзор на законодательном уровне запретит навязывать услуги потребителям

Продавцы не смогут включать в форму основного договора дополнительные условия по иным платным услугам.