Как составить график документооборота организации: пошаговая инструкция

Ежедневно через отдел бухгалтерии проходит огромный объем документации: и в электронном виде, и на бумаге. Важные данные могут легко затеряться, а нарушение сроков исполнения грозит неприятностями. Структурировать рутину поможет График документооборота. Расскажем, как составить такой акт и «заставить» его реально работать на практике.
1,7 тыс. 579
Как составить график документооборота организации: пошаговая инструкция
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

График документооборота — это внутренний локальный нормативный акт компании, который определяет порядок движения документов между подразделениями (от составления до полного их исполнения), сроки обработки и ответственных лиц.

С внедрением ЭДО количество бумажных экземпляров сократилось, но маршруты остались прежними, поэтому структуризация процессов все равно актуальна.

В бухгалтерии упорядочения требует:

  1. Первичная документация — договоры, счета, накладные.

  2. Регистры бухучета — оборотно-сальдовые ведомости, инвентарные карточки.

  3. Оправдательные документы — кассовые чеки, квитанции об оплате и т.д.

Для оптимизации обмена документами внутри компании, налаживания взаимодействий между подразделениями, контроля сроков обработки документов и отчетности необходимо упорядочивать первичные и оправдательные документы.    

Универсального перечня нет, каждая организация сама разрабатывает актуальный для нее список бухгалтерской и налоговой документации и схему ее перемещения.

График документооборота необязательный локальный акт. Однако его наличие значительно упрощает жизнь компании.

Например, следование определенному плану позволяет:

  • оптимизировать бумажную рутину;

  • распределить обязанности между сотрудниками;

  • регулировать соблюдение учетной политики;

  • не нарушать сроки, строго установленные законом, например, для сдачи отчетности или хранения архива;

  • экономить время бухгалтера на решение других задач;

  • контролировать перемещение важных данных внутри компании;

  • в целом, повысить качество работы с документами.

При составлении Графика опирайтесь на федстандарт ФСБУ 27/2021, в нем прописаны основные требования к ведению бухучета в коммерческих и бюджетных организациях.

Делегируйте разработку локальных актов и оптимизацию внутренних бизнес-процессов профессионалам консалтинга. Компания DAS Group оказывает комплексные услуги для предпринимателей.

Пошаговый план составления графика

Если в вашей компании еще нет Графика документооборота бухгалтерии, или его внедрение не возымело успеха на практике, используйте нашу инструкцию. Действуйте пошагово, чтобы не пропустить ни одну важную деталь.

Для начала нужно найти ответы на следующие вопросы:

  1. Как на предприятии организован учет регистров?

  2. Кто занимается первичкой, и как быстро она обрабатывается?

  3. Что представляет из себя цикл движения бухгалтерских и налоговых документов: от создания до отправки в архив?

  4. В каком виде (бумажном или электронном) и как долго хранится архив?

Подготовительный этап позволит понять, с какой стороны подступиться к задаче, и оценить масштаб проблемы. После — можно приступать к основной работе.

Получите бесплатно запись вебинара «Как организовать информационную безопасность в компании»

Не становитесь жертвой кибератак и не позволяйте злоумышленникам получить доступ к вашим конфиденциальным данным

Узнайте как безопасно выстроить ключевые бизнес-процессы и как настроить систему информационной безопасности

Заполните форму ниже и мы пришлем запись вебинара на ваш e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Шаг 1. Составьте перечень документов, которые проходят через бухгалтерию

Старайтесь сделать его максимально подробным. Вспомните, что редко используется и обычно ускользает от внимания: служебные записки по итогам командировки, отчеты о рекламных акциях и т.п.

Когда перечень готов, пропишите маршрут для каждого документа. У первички он будет примерно такой:

Создание/получение от контрагента → учет → обработка → передача в архив

Важно зафиксировать и сроки перемещения, а также ответственных лиц: кто от кого получает, кто проверяет, согласовывает, кому передает далее и как хранит.

Схема движения товарной накладной:

Шаг 2. Выберите ответственных лиц

Закрепите за каждым участком работы конкретное должностное лицо, иначе путаница в исполнении графика неминуема, а ответственность будет перекладываться с одного сотрудника на другого.

Помимо самих бухгалтеров, с документами взаимодействуют работники других подразделений:

  • бумаги по отпускным персонала готовит сотрудник отдела кадров;

  • накладные и УПД — работник склада;

  • договоры и приложения к ним — юрист;

  • отчеты по рекламным мероприятиям — маркетолог и т.д.

Шаг 3. Определите сроки

В Графике нужно зафиксировать следующие временные рамки:

  • срок предоставления документа в бухгалтерию после создания/ получения от контрагента;

  • срок проверки и обработки бухгалтером — внесения в реестр, учетную программу например;

  • срок архивации (передачи в архив) и хранения.

Некоторые из них установлены законодательно, другие — определяет сама компания. Если позволяет ситуация, лучше заложить еще пару дней сверх дедлайна, чтобы у сотрудника была возможность перепроверить документ на наличие ошибок.

Шаг 4. Оформите данные в таблицу

Структура Графика документооборота в бухучете и его наполнение может разниться. Унифицированной формы нет, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно под свой зарос. Можно комбинировать текстовые вставки с таблицами, графическими схемами, рисунками для наглядности информации.

Непосредственно график обычно оформляется в виде таблицы, где в каждой строке прописывают наименование документа, а в столбцах — этапы маршрута, сроки, ответственных лиц, количество экземпляров и т.п.

Образец:

Наименование документа

Этап 1. Создание.

Этап 2. Предоставления в бухгалтерию

Этап 3. Обработка в бухгалтерии

Этап 4. Хранение

Кто создает (ответственное лицо)

Кто передает

Кто обрабатывает

Срок передачи в Архив, Ответственный за передачу

Кто утверждает

Кто принимает

Срок для учета

Форма и место хранения

Срок сдачи

Срок хранения документа в Архиве

Список документов в Графике можно структурировать по группам по какому-либо признаку: по отделу создания, сроку хранения или типу: первичка, оправдательные документы, регистры бухучета. В таком случае будет проще найти нужный маршрут.

Шаг 5. Утвердите График документооборота в бухгалтерском учете

Как и любой локальный акт компании, График документооборота требует утверждения руководителем. На первой странице директор проставляет визу:

«Утверждаю», дату и подпись.

Затем издается приказ, а все причастные сотрудники ознакамливаются с ним под роспись.

График может быть оформлен отдельным документом, либо входить в состав иного локального нормативного акта, например, Положения о документообороте в компании или Учетной политике.

Можно ли наказать сотрудника за несоблюдение графика документооборота

На основании ст. 192 ТК, работодатель может применить дисциплинарное взыскание к злостному нарушителю маршрутов или сроков документооборота. Например, если работник постоянно срывает дедлайн сдачи первички в бухгалтерию, то уместно вынести ему предупреждение или выговор.

А наказать «рублем» получится, только если условие о депремировании закреплено в соответствующем ЛНА компании (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).

Комплексные консалтинговые услуги для бизнеса — DAS Group. Решение вопросов налогообложения, бухучета, финансов, юридического сопровождения и кадрового делопроизводства — любой сложности.

DAS group | консалтинг для бизнеса

Выстраиваем и совершенствуем бизнес-процессы, задавая вектор улучшений и снижая риски

Реклама: ООО «ДАС ГРУП», ИНН 5405083068, erid: LjN8JwNPJ

Начать дискуссию

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
288

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

31
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

47
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс
Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

121

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
236
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Матпомощь пострадавшим от наводнения не облагается НДФЛ и взносами

Доходы в денежной и натуральной формах, которые получают люди, пострадавшие от стихийных бедствий или от других чрезвычайных обстоятельств, не облагаются НДФЛ.

Какие документы нужны, чтобы внести запись о работе по совместительству

Трудовая книжка совместителя ведется по основному месту работы. По желанию работника в нее могут быть внесены сведения обо всех местах работы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ошибки при организации доставки еды

Как решить ошибки при организации доставки еды с помощью автоматизации и не допускать их в будущем.

Как привлечь и удержать покупателей в офлайн-магазине

В мире, где электронная коммерция обретает все больше популярности, создание привлекательной и уникальной атмосферы в магазине, а также эффективное взаимодействие с посетителями становятся неотъемлемой частью бизнес-процесса.

Иллюстрация: freepik/freepik

Мосбиржа ограничит доступ инвесторов к некоторым бумагам

Для эмитентов, которые не раскрывают полную отчетность, создадут отдельный список. Приобрести ценные бумаги этих компаний смогут только квалифицированные инвесторы.

40
Пенсии

Сколько нужно работать, чтобы получать пенсию в 30 000 рублей

Результаты соцопросов, которые регулярно публикуются в СМИ, позволяют сделать вывод, что желаемый размер пенсии для большинства наших сограждан составляет от 30 000 рублей и выше. На данный момент далеко не каждый пенсионер может похвастаться такой пенсией.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
83

Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник-студент заболел во время сессии

Ситуация: сотрудник ушел в учебный отпуск и во время такого отпуска заболел – оформил больничный лист. Как отразить эту ситуацию в табеле Т-12?

Интересные материалы

Оплата третьим лицом задолженности за покупателя: учет у поставщика в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В хозяйственной деятельности почти каждой организации бывают ситуации, когда задолженность за покупателя оплачивает другая организация — третье лицо. Как отразить такую оплату в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 и каким образом зачесть ее в счет задолженности покупателя — это мы и рассмотрим в нашей сегодняшней публикации. 

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру