Воинский учет

О документах по воинскому учету в электронном виде. Мнение коллегии налоговых консультантов

Вправе ли Организация вести следующие документы по воинскому учету в электронной форме — карточки граждан, подлежащих воинскому учету, уведомления и направления для явки в военкомат?

Вопрос

Организация перешла на электронный кадровый документооборот.

Вправе ли Организация вести следующие документы по воинскому учету в электронной форме — карточки граждан, подлежащих воинскому учету, уведомления и направления для явки в военкомат?

Будет ли достаточно электронной подписи сотрудника при прохождении проверки со стороны военкомата?

Могут ли возникнуть у Организации какие-либо риски, связанные с оформлением электронных документов по воинскому учету?

Ответ

Уведомления и направления, предоставляемые в военный комиссариат, подписываются усиленной квалифицированной подписью, что прямо предусмотрено законодательством.

Допускается ведение карточек воинского учета в электронном виде. При этом возможность использования электронной подписи для подписания карточек в электронном виде Инструкция не предусматривает. При этом отсутствует прямой запрет на использование электронной подписи.

Поскольку карточки воинского учета могут вестись в электронном виде, соответственно, по нашему мнению, применение электронных подписей работодателя и работника в таких карточках допустимо.

Ответственность за нарушения при ведении карточек не предусмотрена. В связи с этим, считаем, что претензии к Организации в связи с использованием электронных подписей маловероятны.

Обоснование

Порядок оформления и заполнения документов воинского учета установлен Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» (далее по тексту — Инструкция).

Пункт 32 Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета».

В отношении уведомлений военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления о приеме и увольнении граждан (иных изменений сведений), подлежащих воинскому учету, отметим, что согласно пункту 32(1) Инструкции сведения, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работника, осуществляющего воинский учет в организации, представляются в военный комиссариат в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) при применении сертифицированных Федеральной службой безопасности Российской Федерации средств криптографической защиты информации.

Указанные положения распространяются также на направление в военный комиссариат для постановки на воинский учет (абзац 6 пункта 1 статьи 4 Закона № 53-ФЗ[1], пункт 32(1) Инструкция).

Таким образом, Инструкция прямо устанавливает, что уведомления и направления, предоставляемые в военный комиссариат, подписываются усиленной квалифицированной подписью.

В соответствии с пунктом 31 Инструкции воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (далее - карточка).

Согласно пункту 32 Инструкции карточки формируются и ведутся в электронном и бумажном видах. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их допускается только работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации.

Пунктом 33 Инструкции установлено, что карточка заполняется чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений или заполняется в электронном виде и распечатывается с применением оргтехники.

Таким образом, допускается ведение карточек воинского учета в электронном виде. При этом возможность использования электронной подписи для подписания карточек в электронном виде Инструкция не предусматривает. При этом также отсутствует прямой запрет на использование электронной подписи.

Официальные разъяснения по вопросу правомерности использования электронной подписи при оформлении карточек воинского учета, отсутствует.

Некоторыми специалистами делается вывод о том, что использование электронных подписей на карточках военного учета возможно, так как это допускает ТК РФ (статьи 22.1, 22.2, 22.3, 68 ТК РФ).

На наш взгляд, такой подход спорен, так как ведение воинского учета не регулируется трудовым законодательством.

На наш взгляд, поскольку прямой запрет на использование электронной подписи не установлен, то следует руководствоваться общими нормами, регулирующими применение электронных подписей.

Виды электронных подписей определены статьей 5 Закона № 63-ФЗ[2].

Пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

  • простая электронная подпись;

  • усиленная электронная подпись.

Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью определены статье 6 Закона № 63-ФЗ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ  информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи[3]. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9[4] Закона № 63-ФЗ.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (пункт 3 статьи 6 Закона № 63-ФЗ).

Из приведенных положений следует, что электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее по тексту — КЭП), признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати).

Между тем, электронные документы, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати), только в том случае, если это прямо предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Поскольку в рассматриваемом случае законодательством не предусмотрено подписание электронной подписью карточки военного учета, то, следовательно, использоваться для подписания может только КЭП.

Поскольку КЭП подписывается только электронный документ.

Как было указано выше, согласно Инструкции карточки воинского учета могут вестись в электронном виде, соответственно, по нашему мнению, применение электронных подписей работодателя и работника в таких карточках допустимо.

Также обращаем Ваше внимание, что ответственность за нарушения при ведении карточек не предусмотрена. В связи с этим, считаем, что претензии к Организации в связи с использованием электронных подписей маловероятны.

Коллегия Налоговых Консультантов, 26 апреля 2024 год

Тг-канал https://t.me/knk_audit

[1] Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

[2] Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

[3] Как правило осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи. В частности, на основании пункта 3 статьи 12 Закона № 63-ФЗ при проверке электронной подписи средства электронной подписи должны:

1) показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, включая визуализацию данной электронной подписи, содержащую информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия сертификата ключа проверки электронной подписи;

2) показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;

3) указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.

[4] В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 63-ФЗ нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

  1. правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

  2. обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

  3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 - 18 настоящего Федерального закона (пункт 3 статьи 9 Закона № 63-ФЗ).

Начать дискуссию

Налогообложение донатов

Донаты – это довольно любопытная концепция в современном мире. Представьте себе, что вы стоите на сцене уличного театра, исполняете свои номера, и вдруг прохожие начинают бросать вам денежки в шляпу. Это и есть донаты, только в цифровом формате и в современном мире.

Налогообложение донатов
3

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Инвестиционно-строительный цикл станет короче

Зампредседателя правительства Марат Хуснуллин подчеркнул важность продолжения работы над сокращением инвестиционно-строительного цикла.

Экономика России

Счетная палата вернула больше 26 млрд рублей

Благодаря исправлению ошибок и нарушений аудиторы вернули в бюджет свыше 26 млрд рублей.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🌳 Благоустройство отнесли к социально ориентированной деятельности

В России расширится перечень видов деятельности социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО).

Новости ФНС

ФНС будет курировать систему регистрации и учета арбитражных управляющих

Создание ФНС системы регистрации, учета и анализа сведений об арбитражных управляющих запланировано на декабрь 2024 года.

Хакеры за час могут взломать почти 60% паролей

Чтобы сохранить свои личные данные в безопасности, нужно придумать свой пароль для каждого интернет-сервиса, не использовать банальные комбинации и подключить двухфакторную аутентификацию.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Законопроекты

Одобрен закон о технологическом суверенитете

Госдума приняла в первом чтении законопроект правительства о технологической политике.

Инвестиции

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Так доллар ещё никто не унижал, как санкции, но он справился и адаптировался. То ли дело в недвижке — продавцы не успевают повышать цены. Но это будет ровно до 30 июня, а потом позволить себе жильё смогут лишь настоящие дворяне и богатые господа, а я поборол нервный срыв и собрал все самые интересные новости в этом посте. Заскакивайте!

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

3
Бухгалтеры

Что есть бухгалтер. Праздничное меню

Продолжаем пополнять нашу любимую рубрику про кулинарию, готовку и вкусную еду. Сегодня у меня были гости, поэтому стол был соответствующий.

Что сдаем за полугодие-2024, ЕФС-1 при увольнении, новые семейные выплаты-2025, возложение обязанностей директора на время отпуска. Дайджест разборов

Подготовили для вас еженедельный дайджест Разборов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец

Табель учета рабочего времени — инструмент для подсчета зарплаты работника, учитывающий фактически отработанные часы. Как правильно составить табель учета рабочего времени при вахте сотрудников сроком три месяца и рассчитать зарплату и сверхурочные?

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Таможенное право

Таможенное оформление станет более быстрым и простым

Зампредседателя правительства Дмитрий Григоренко провел рабочую встречу с руководством Таможенной службы, где сказал, что на сегодняшний день практически все процедуры таможенного оформления оцифрованы.

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году

Мы люди отзывчивые, решили немного помочь ФНС. Потому что дальше увеличения ставки налога на прибыль до 25% мысль не идёт. А нужен креативный подход...

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году
99
Социальный вычет

Когда ФНС создаст сервис для упрощенного получения социальных вычетов: известен срок

Автоматизация функционала для предоставления социальных налоговых вычетов по НДФЛ в упрощенном порядке намечена ФНС на декабрь 2024 года.

Криптовалюта

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?

Главное преимущество любой криптовалюты заключается в ее децентрализации. Она не зависит от банковской системы, политического режима, географического положения владельцев токенов, и т.д. Поэтому не имеет никакого значения, где обменять наличные на USDT (или любую другую крипту): в Москве или в Стамбуле.

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?
Общество

Утверждены приоритетные направления научно-технологического развития и перечень важнейших наукоемких технологий

Владимир Путин подписал Указ «Об утверждении приоритетных направлений научно-технологического развития и перечня важнейших наукоёмких технологий».

Цифровой рубль

Для операций с цифровым рублем установят период «охлаждения»

Банки смогут на два дня приостановить подозрительные переводы цифровых рублей, если есть риск что операция проводится без согласия клиента.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Общество

За неполученный в 90-ые годы ваучер никакой компенсации не предусмотрено

Ваучерная приватизация проходила на начальном этапе рыночных экономических реформ в РФ. Ее основной задачей было формирование у граждан собственности, которая способствовала бы реализации предпринимательских инициатив.

Интересные материалы

Скоро перестанет действовать конвенция между США и РФ об избежании двойных налогов

17 июня Минфин Соединенных Штатов Америки опубликовал у себя на сайте уведомление о приостановлении по взаимному согласию действия Налоговой конвенции 1992 года с Россией.