Финансовый директор – это одна из ключевых фигур в компании, так сказать высший эшелон. И от его профессионализма, четкости и скорости работы очень многое зависит.
Основными навыками и компетенциями, кроме профессиональных, являются стратегическое мышление, умение выстраивать работу команды, умение ставить и достигать цели.
Каждый финансовый директор, приходящий в компанию, приносит в нее свой опыт, свое видение и инструменты. Но при этом он приходит в действующую структуру, имеющую свою историю, цели, задачи, сложившиеся связи и бизнес процессы.
И главная задача в начале работы компании – понять эту самую компанию, изучить процессы, вникнуть в цели и задачи, при этом сразу размышляя, как интегрировать свой опыт в нее и сделать компанию лучше, помочь ей вырасти, сделать ее более стабильной.
Я считаю, что у финансового директора, основная роль не поддерживающая, а развивающая компанию. С его приходом компания должна стать сильнее.
Технология входа в любую компанию достаточно простая, и состоит она из следующих блоков и шагов.
Блок 1. Изучение компании и диагностика. Срок 2-4 недели.
Шаг 1. Первичное изучение информации о компании - просмотр сайтов и соцсетей, поиск информации в интернете. Возможно в компании есть организованные экскурсии для новых сотрудников. Если их нет, попросите разрешения обойти компанию самостоятельно. Сходите на производство, если оно есть, выйдите «в поля».
Финансовый директор должен четко понимать бизнес-процесс формирования добавленной стоимости компании, какие подразделения и сотрудники в этом участвуют. На этом этапе вы должны сформировать представление, чем занимается компания, кто ее клиенты, какую продукцию она производит, в чем ее ценность.
Шаг 2. Интервьюирование, получение задач от вышестоящего руководства – генерального директора, собственников. Таких встреч может быть несколько, лучше заранее договориться о графике встреч, и их продолжительность должна быть не менее часа, лучше полтора, два.
Генеральный директор, собственники компании – это ваши Заказчики, и работаете вы на них. Поэтому здесь очень важно получить понимание – с кем напрямую вы будете взаимодействовать, с какой периодичностью. Запросите от них какие задачи в первую очередь должен решить финансовый директор, узнайте у них, что болит в компании. На такие встречи лучше приходить с заранее заготовленным опросником, анкетой. Перечень вопросов, которые можно сразу задать собственнику или генеральному директору:
1. Есть ли описанная стратегия компании, есть ли поставленные цели компании, в том числе финансовые на текущий год, возможно будущие года.
2. Какие острые вопросы есть в компании, которые требуют немедленного решения.
3. Какие цели и перспективы развития видит собственник, чего нужно достичь – улучшение финансовых показателей компании, решение вопросов с кассовыми разрывами, уменьшение кредитной нагрузки, автоматизация и т.д.
Шаг 3. Получение доступа ко всей необходимой информации и ее изучение.
В первую очередь нужно запросить данные:
1. Доступ ко всем учетным системам и порталам – 1С, CRM-системам (Битрикс, АМО, прочими)
2. Оргструктуру и штатное расписание.
3. Все документы, связанные с финансовым и управленческим учетом – положения, бюджеты и регламенты. Здесь могут быть финансовая структура, бюджетная структура, сами бюджеты и управленческие отчеты, управленческая учетная политика.
4. Изучение сервисов и программ, в которых ведется управленческий учет.
5. Бухгалтерскую и налоговую учетные политики.
6. Изучение кредитного портфеля.
7. Должностные инструкции всех подчиненных сотрудников и так далее.
Изучаем все документы и процессы, наличие и информативность управленческих отчетов, анализируем насколько точно поставлено планирование, уровень автоматизации, насколько описана и регламентирована деятельность, связанная с финансами компании.
Важная часть этого этапа – вы анализируете финансовое состояние компании из тех данных, которые есть сейчас у вас в распоряжении.
Шаг 4. Интервьюирование подчиненных сотрудников.
Очень рекомендую не пропускать этот шаг. С одной стороны, он кажется трудоемким, но на мой взгляд, обязательным. Причем общение лучше производить на рабочем месте сотрудника.
Я обычно задаю сотрудникам следующие вопросы:
1. Расскажите о своих обязанностях, которые вы выполняете.
2. Опишите ваш рабочий день. Что вы делаете в первую очередь с утра.
3. С кем вы взаимодействуете из других служб компании.
4. Какие сложности встречаете вы в вашей работе.
5. Что считаете нужно улучшить.
6. Как вы взаимодействуете с бухгалтерий для получения фактических данных.
7. За что отвечаете.
8. Что является результатом вашей работы и для кого он важен.
В процессе разговора я прошу показать, какими данными и программами сотрудник пользуется, что и в какой последовательности он делает.
Такое живое общение лучше всех инструкций помогает понять, как построена работа финансово-экономического блока, где происходят разрывы или дублирование операций. Даже можно сделать выводы об эффективности, вовлеченности сотрудников, их заинтересованности в развитии себя и компании.
Шаг 5. Встречи с руководителями, находящимися на одном с вами уровне или на уровень ниже. Чаще всего это коммерческий директор или руководитель отдела продаж, директор по производству, исполнительный директор, начальник ИТ службы и так далее.
Обычно, это сотрудники напрямую завязаны в процессе планирования деятельности компании и также будут являться вашими заказчиками.
На данном этапе можно обсудить, как они участвуют в процессе планирования, какие данные получают от службы финансового директора. Какие проблемы возникают при взаимодействии, что хотелось бы улучшить.
Если подытожить блок «Изучение и диагностика», то во всех пунктах единой канвой идут рука об руку три вопроса:
1. Что сейчас есть в компании.
2. Что болит, что нужно улучшить.
3. Чего хотим достичь.
Для такой диагностики компании чаще всего хватает 2-х недель, в случае, если это большая компания, то до 4-х недель. В ее результате я обычно делаю заключение о диагностике и предлагаемый план действий.
Заключение о диагностике можно написать в разбивке по пунктам :
Пункты диагностики взяты для примера, вы можете их расширить или взять только те ,которые необходимы.
Далее уже с пониманием того, что происходит в компании и что вы можете улучшить ,вы идете снова к руководству компании и вместе определяете, какие пункты из предложенного вы берете в работу.
Поздравляю вас, первичное вхождение в должность пройдено. Сейчас надо в бой)
Начинается Блок 2. Непосредственно сама работа по внедрению изменений.
На данном этапе я рекомендую составить план-график внедрения изменений с ответственными и сроками. Выглядеть он может так.
Конечно, у вас будет и текущая работа, но именно разделение работы на текущую и проектную, а также определение сроков, поможет вам оставаться в фокусе, а также регулярно сверяться с достижением целей и задач, ведущих к росту компании.
Умение финансового директора быстро влиться в компанию, вникнуть во все процессы, интегрировать свой опыт и компетенции приводит к синергетическому эффекту – растет компания, растет финансовый директор, растут сотрудники.
Начать дискуссию