Как эффективно управлять временем и все успевать. 6 главных принципов

Все мы часто стрессуем из-за недостатка времени, ради дедлайнов и работы отказываемся от отдыха и личных дел. Чтобы избежать этого и поддерживать психоэмоциональное состояние в норме, нужно изучить основные принципы тайм-менеджмента и применять их в жизни.
5,7 тыс. 946
Как эффективно управлять временем и все успевать. 6 главных принципов

Все мы часто стрессуем из-за недостатка времени, ради дедлайнов и работы отказываемся от отдыха и личных дел. Ещё более неприятное чувство появляется, когда мы не понимаем, куда уходит время — вроде занят, делаешь много, но день заканчивается, а список задач не становится меньше. Чтобы избежать этого и поддерживать психоэмоциональное состояние в норме, нужно изучить основные принципы тайм-менеджмента и применять их в жизни.

Time management с английского буквально так и переводится — «управление временем». Речь, конечно, не о суперсиле, которая позволит замедлять или останавливать время, но о том, как правильно и эффективно распоряжаться часами, которые у тебя есть.

Вот 4 составляющие, которые лежат в основе принципов управления временем:

  • контроль и чёткие интервалы времени;

  • повышение эффективности временных затрат;

  • планирование и приоритизация задач на день, неделю, месяц вперёд;

  • создание мотивации для работы.

Запомнили. Теперь давай разберёмся с основными принципами и тем, как интегрировать их в свою жизни.

Принцип 1. Планировать заранее

Создавать детальный план на день вперед/неделю/месяц — круто. Всё из головы переносишь в список дел, и больше переживаешь, что о чём-то забудешь. Плюс, такой план помогает стать действительно эффективным в работе.

Всё просто:

  • план содержит в себе последовательные действия для решения задач,

  • каждое из прописанных действий приносит измеримый результат,

  • такие маленькие результаты помогут тебе продвинуться к глобальной цели.

В зависимости от отдалённости, цели могут быть:

  • текущими (от 1 дня до 3 месяцев),

  • месячными и годовыми (от 3 месяцев до года),

  • долгосрочными, глобальными (на несколько лет вперёд).

Для проработки плана нужно двигаться от большего к меньшему, потому что долгосрочные и глобальные цели надиктовывают месячные и годовые, а они — текущие на короткие промежутки времени (день, неделю или месяц). Поэтому каждый раз, когда ставишь задачу или цель, задавай себе вопрос: «А что мне нужно для её решения/достижения?».

Например:

Долгосрочная глобальная цель

Я хочу подтянуть свой уровень английского языка и накопить сумму на первый взнос в ипотеку — это направления для движения на ближайшие несколько лет.

Годовая цель

Что мне нужно для её достижения? Чтобы прокачать свой английский – записаться на курсы и много практиковаться. Чтобы собрать нужную сумму для ипотечного взноса – начать больше зарабатывать и ежемесячно откладывать 50 000 рублей.

Текущая

Курсы английского языка будут диктовать ежедневные и ежемесячные задачи — изучение грамматики, выполнение упражнений, говорение, диалог. Чтобы больше зарабатывать, нужно искать дополнительную работу или обрастать новыми компетенциями и просить прибавку на текущей работе. С такими целями можно начинать работать.

Используй тайм-трекер во время работы и постоянно фиксируй, сколько времени у тебя уходит на те или иные задачи. Это поможет в дальнейшем эффективнее составлять расписание на день.

Совет 1. Не планируй более 10 задач в день. Реально оценивай, сколько ты сможешь осилить в день без ущерба личному времени и отдыху. Совет 2. Дроби большие задачи на более мелкие, чтобы двигаться последовательно и радовать свой мозг маленькими победами.

Принцип 2. Нацеленность на конкретный результат

Итак, все твои действия ведут к конкретным большим целям. Значит ставить задачи вперёд на каждый рабочий день нужно так, чтобы они согласовались с твоими глобальными целями.

После того, как ты разбил цели на конкретные задачи, чётко сформулируй их, чтобы можно было проверить, насколько они соотносятся с результатами и целями. Для этого отлично подойдёт метод SMART.

Каждая твоя задача должна быть:

S — конкретной (Specific),

M — измеримой (Measurable),

A — достижимой (Assignable),

R — актуальной (Realistic),

T — ограниченной по времени (Timebound).

Когда ставишь себе задачу, опирайся на её конкретику. Задавай себе вопрос: «Какие именно эти действия сейчас приведут меня к цели?», ведь главный критерий продуктивности — это постоянное движение вперёд через разнообразные по сложности задачи.

Например:

«Проверить почту» — это расплывчатая и неизмеримая задача.

А вот «С 18:00 до 19:00 написать 5 ответов клиентам и отправить им письма по почте» — задача конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и ограниченная по времени.

Поставленные по SMART задачи и цели легко контролировать и выполнять, потому что в своей формулировке они содержат всё необходимое.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Ты составил план действий, перед тобой лежит большой список задач. Теперь нужно понять, какие из них нужно сделать первыми, а какие можно отодвинуть на второй план или делегировать. Для этого можешь использовать любой метод приоритизации задач. Например, ABC-принцип или матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Каждую задачу оцени по тому, сколько времени, сил и финансов ты в неё вкладываешь. Распредели их по группам — A (важные дела), B (менее важные дела), C (неважные дела).

Получится как-то так:

Задачи в группе A – это 15% от всех твоих задач. Они дадут тебе 65% результата для достижения цели, поэтому их нужно выполнять в первую очередь.

Задачи в группе B – это 20% от всех задач. Их вклад в достижение цели – 20%. Тебе нужно решить, что делать с такими задачами – делегировать или нет, в зависимости от важности конечного результата и компетенций твоих коллег.

В группу C попадают оперативные задачи (их как правило 65% от общего количество). При таком большом проценте количества их значимость всего 15%, поэтому лучше сразу делегировать.

Важно! Отслеживай и не допускай, чтобы задачи «перетекали» из группы в группу. Если такое происходит, можно сделать вывод, ты не успеваешь их выполнять или неверно расставляешь приоритеты. Это сигнал, чтобы пересмотреть текущую классификацию.

Матрица Эйзенхауэра

Здесь задачи нужно сортировать по срочности и важности.

  • важные и срочные дела — то, что нужно сделать как можно быстрее;

  • важные и не срочные дела — основной пул задач;

  • не важные, но срочные дела — задачи, которые отвлекают внимание и не приближают к цели;

  • не важные и не срочные дела — задачи из категории «пожиратели времени».

Принцип 4. Фокус — на главном, остальное — делегируй

Чем «дороже» твоё время, тем больше второстепенных задач ты должен исключить из своего расписания. Чтобы понять, что именно нужно делегировать, взвешивай каждую задачу с точки зрения временных и денежных затрат.

Например:

Тебе нужно составить таблицу со списком мероприятий, на которых могла бы выступить твоя команда. Лучше делегировать поиск кому-то из подчинённых, потому что с точки зрения результата, для тебя это не приоритетная задача.

Отсекай всё ненужное. Научись говорить «нет» делам и просьбам, которые мешают твоим планам, и которые можно отодвинуть на неопределённый срок.

Выдели часы, в которые ты максимально собран и сконцентрирован, чтобы решать сложные интеллектуальные задачи в это время. Менее важные и простые задачи распределяй в оставшейся части дня. Например, на письма можно отвечать уже вечером, в конце рабочего дня, когда сил меньше.

Принцип 5. Визуализируй

Визуализация любой информации всегда помогает упорядочить всё в голове. В частности, это касается планов и задач. Вариантов, как это сделать множество — от интеллект-карты до диаграммы Ганта. Найди и используй тот метод, который подойдёт именно тебе.

Например:

Мне нужно сделать ремонт в квартире. Диаграмма Ганта отлично подойдёт, чтобы наглядно представить проект для каждой комнаты, список необходимых материалов, даты, контакты подрядчиков и прочее.

Так сразу видно последовательность всех дел и можно отслеживать, на каком этапе тот или иной процесс.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй, отдыхай

Если к этому моменту ты решил «всё, займусь тайм-менеджментом», сразу настройся привить себе привычку оглядываться назад и анализировать свою эффективность. Отмечай для себя ситуации, когда-то что-то рушится или идёт не по плану: уходит слишком много времени, но не заметен результат; неправильно определил приоритеты и т. д.

Каждый раз думай, как можно избегать подобных ошибок в будущем, как можно пересмотреть приоритеты, какие задачи можно делегировать и прочее. Когда всё совсем выходит из-под контроля – не бойся брать небольшой перерыв. После него со свежей головой концентрируйся на своих действиях.

Придумывай свои правила, принципы и ритуалы для управления временем, учитывая особенности твоей личности (биоритмы, эмоциональное состояние и т. п.) и рабочего процесса.

Помни, что отдых важен всем и всегда. В течение недели находи время для него, потому что уставший человек редко достигает выдающихся результатов.

Тайм-менеджмент позволит тебе освободить большой ресурс и меньше стрессовать, чтобы жить и работать было легко и в кайф. Удачи: )

Комментарии

1
  • Красиво все написано, с необычным и интересным подборов слов, матрицей и визуализацией (но в конце статьи я заскучала). Успехов Иван!

    P.S. я практикую простой для меня вариант: две стопки документов, 1-ая принесли сотрудники, 2-ая разобрать (то,что принесли сотрудники и я обработала). В пятницу 2-ая стопка должна быть полностью разобрана. Всегда ставлю на документе дату и отв.лицо за задачу.Планирование, только с привязкой даты сдачи отчетности. Уезжая с работы, полностью от нее отключаться

Доступ к Госуслугам мошенники могут получить и через давно не используемый номер телефона

Полицейские из Алтайского края задержали жителя Воронежской области, причастного к неправомерному доступу к компьютерной информации на Госуслугах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Предложили дать ИП право на больничные в течение года, в котором они уплатили взносы

Сейчас ИП могут получить оплату больничных в текущем году, если в прошлом году они уплатили добровольный взнос в СФР. Причем если чуть-чуть недоплатили, права на больничные не будет. Это хотят исправить.

Ипотека

Официально: сколько выдали дальневосточной ипотеки и гектара, арктической ипотеки

По программам Дальневосточной и Арктической ипотеки Росреестр зарегистрировал свыше 88 тысяч ипотек.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Общество

Если в отпуск: действует новое правило выезда детей

С 1 марта 2024 года вступило в силу новое правило выезда детей до 14 лет за границу.

160

Налоговая решила провести техработы в пиковое время сдачи отчетов: бухгалтеры негодуют. «Ночной бухгалтер» № 1665

Операторы ЭДО предупреждают о техработах на стороне ФНС, которые пройдут на этой неделе. Бухгалтеры опасаются, что налоговики не уложатся в срок и отправить отчеты до 25 апреля будет проблематично.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Я больше не налоговый резидент РФ, но у меня остались в России недвижимость и транспорт. По каким ставкам я должен платить налог на имущество и транспортный налог

Актуально, если у вас есть недвижимость и транспорт в России, а вы уехали из России и потеряли статус налогового резидента РФ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как исправить ошибку СНО при использовании патента в ИП?

Добрый день! Подскажите, как поступить. ИП с 2024 года применяет патент, но в кассе не поменял настройку и до сегодняшнего дня все пробивал по УСН, в т.ч. маркированные товары. Нужно на каждый чек делать чек коррекции "возврат прихода", потом чек коррекции "приход" с верной СНО и перечислять все товары в чеке или есть какой-то упрощенный вариант исправления?

50
Реклама

ФАС возбудила дело в отношении АО «Альфа-Банк» из-за нарушений в рекламе ипотеки

Красный банк забыл указать существенные условия: срок, рамки процентной ставки и наличие первоначального взноса.

Инвестиции в экономику РФ выросли на 10%

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Банки

Financial Times обнаружила более 2,4 тысячи вакансий «Райффайзен Банка» в России

Банк поспешил уточнить, что просто забыл обновить информацию в рекламе.

Бесплатно с Страховые взносы

Как ИП в 2024 году уменьшить налог по УСН на страховые взносы в размере 1% и отправить уведомление. Мини-курс

Разбираем в мини-курсе, как ИП на УСН в 2024 году уменьшить налог на страховые взносы в размере 1% и нужно ли отправлять уведомление.

Как ИП в 2024 году уменьшить налог по УСН на страховые взносы в размере 1% и отправить уведомление. Мини-курс

За майнинговую ферму могут посадить на 6 лет

В Краснодарском крае следователи отправили на скамью подсудимых подозреваемого в мошенничестве с майнинговой фермой.

79
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Экосистемность как единственно верная стратегия развития ИТ-продукта для крупного заказчика

Цифровая трансформация и автоматизация процессов последние 15 лет были настоящим трендом. Сегодня время диктует свои условия бизнесу — мало просто усовершенствовать процесс, нужно посмотреть на него более глобально. 

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

«Бесплатная» юридическая помощь обошлась клиентам в 5,5+ млн рублей

В Хабаровске окончено расследование уголовного дела о мошенничестве при оказании юридических услуг.

75

Инвестиции. Способы и особенности пассивного дохода в России 2024 

Пассивный доход — доход, не зависящий от ежедневной деятельности. Это могут быть проценты от вкладов, дивиденды от акций или бизнеса, арендные платежи. Рассказываем о способах пассивного дохода и нюансах инвестирования на российском рынке в 2024 году.  

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

⚡️ Итоги дня: биткоин упал на 5%, космический мусор пробил крышу дома, а Касперский анонсировал новый отечественный смартфон

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

88

Как получить путевку в санаторий бесплатно

Каждый год власти оплачивают лечение в санаториях льготникам, а в регионах их выдают даже пенсионерам или донорам. Как получить путевку? Можно ли получить вместо нее деньги? Какие расходы оплатит государство?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Совет Федерации одобрил закон о повышении оплаты сверхурочной работы

Работодателям запретят начислять сверхурочные только исходя из оклада работника или по тарифной ставке.

«Шестое Правило Волшебника». Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Существует единственная власть, которой ты можешь подчиниться — это власть разума».

«Шестое Правило Волшебника». Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Интересные материалы

Зарплата

К каким расходам относить компенсацию за задержку зарплаты

В Трудовом кодексе закреплено, что работодатель обязан выплачивать компенсации (проценты) за задержку зарплаты и других выплат, присужденных работнику судом. Это значит, что выплаченные суммы можно относить расходам, уменьшающим базу по прибыли. А к каким именно и в каком размере? Прописали в ТК.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру