09 дек. 2023 г. в 09:20

График отпусков 2024: как составить и что учесть?

До 17 декабря 2023 года, согласно статье 123 ТК, предприятия должны разработать и утвердить график отпусков для своих сотрудников на 2024 год. Расскажем, как правильно составить такой график и какие факторы нужно учесть.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

График отпусков: общие понятия

График отпусков — это документ, в котором устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году (ст. 123 ТК). Он должен быть в каждой организации и ИП. Есть исключение только для микропредприятий, они могут заменить этот документ на письменные соглашения между руководителем и сотрудником (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Все сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск, который должен составлять не менее 28 календарных дней. Также работники могут претендовать на дополнительный отпуск, его дни присоединяются к основному.

График отпусков утверждается заранее директором организации с учетом производственных нужд и прав сотрудников — на 2024 год не позднее 17 декабря 2023 года.

Например: бухгалтеры не уходят в отпуск в период сдачи отчетности.

Утвержденный график отпусков необходимо соблюдать как работодателям, так и сотрудниками. Если сотрудник нарушит порядок, это может привести к дисциплинарным мерам со стороны работодателя. Но если сотрудник ушел в отпуск согласно утвержденному графику без предупреждения и заявления, работодатель не может наказать его.

Есть две основные категории работников, на которых не распространяется обязательный график отпусков:

Льготники, которые имеют право выбирать удобное для них время отпуска в соответствии с законом;
Новые сотрудники, которых приняли на работу после утверждения графика отпусков.

Если работодатель не меняет сведения в графике отпусков в течение года, новые сотрудники уходят в отпуск по согласованию с руководителем на основании отдельного приказа. Отпуск за первый рабочий год допустимо предоставлять по заявлению работника.

В остальных случаях, когда графика отпусков нет или он не соблюдается, инспекторы ГИТ будут рассматривать это как нарушение трудового законодательства, которое может привести к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Каких сотрудников нужно включать в график отпусков

График отпусков для сотрудников разрабатывается с учетом следующих особенностей:

Удаленные сотрудники имеют право на отпуск, который определен локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором. Если нет особых условий, то применяются общие правила ст. 19 ТК и работодатель включает дистанционщиков в график отпусков.
Мобилизованных сотрудников Роструд рекомендует не включать в график отпусков, так как на время мобилизации трудовой договор с ними приостанавливается. Но рекомендуем включать таких сотрудников в график с примечанием о мобилизации, чтобы не потерять отпускной стаж, который продолжает копиться во время мобилизации.
В график отпусков нужно включить всех сотрудников, в том числе и тех, с кем оформлены срочные трудовые договоры.

Исполнители по договорам ГПХ не подпадают под нормы трудового законодательства, соответственно в график отпусков их включать не нужно.

Если заказчик включит исполнителей по ГПХ в график отпусков, он рискует, что контролирующие органы переквалифицируют такой договор в трудовой.

График отпусков и учет пожеланий сотрудников

Закон не обязывает работодателя согласовывать сведения в графике отпусков с работниками, за исключением льготников, которые вправе выбирать желаемые даты отпуска. Работодатель может учесть предпочтения и других сотрудников, но это не обязательно. Собирать пожелания сотрудников относительно отпусков можно начать в октябре.

Условия разделения отпуска

Роструд считает, что разделить отпуск на части можно только, если есть соглашение между работодателем и работником. Ведомство подтверждает это в своем письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477. При этом, если отпуск по соглашению сторон делится на части, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.

График отпусков устанавливает работодатель, и определяет в нем даты отпусков. Если в графике указано, что отпуск делится на части, работодатель должен получить письменное заявление от сотрудника или его подпись в проекте графика отпусков.

Правила составления графика отпусков

При утверждении графика отпусков нужно руководствоваться следующими правилами:

Сотрудник имеет право на первый отпуск после 6 месяцев работы в компании.
Основной отпуск длится минимум 28 дней, но некоторые группы работников могут претендовать на более длительные отпуска, например, педагоги или несовершеннолетние сотрудники.
Дополнительные дни отпуска суммируются с основным ежегодным оплачиваемым отпуском.
График отпусков составляется на календарный год, и он не включает нерабочие праздничные дни. Указывать дни отпуска за пределами этого года нельзя. Если в графике отпусков указан только месяц, в котором сотрудник пойдет в отпуск — этого недостаточно. Нужно указать точные даты отпуска. Отпуск может начинаться в любой день, даже в выходной.
Отпуск предоставляется сотрудникам каждый год. В случае отсрочки, он должен быть использован в течение 12 месяцев после завершения рабочего года, в котором работник должен был уйти в отпуск.
Нужно обязательно учесть правило разделения основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Одна из его частей должна составлять не менее 14 календарных дней.

Рабочий год сотрудника не совпадает с календарным годом. Он начинается с первого дня работы и длится 12 полных месяцев, за исключением тех дней, которые не учитывают в стаже для расчета отпуска. К таким дням относятся периоды, когда сотрудник отстранен от работы или когда его не было на работе без уважительной причины, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (ст. 121 ТК).

Утверждение графика отпусков: формы и рекомендации

Для создания графика отпусков можно использовать стандартный бланк Т-7, который утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать собственный. Самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальном нормативном акте компании.

График отпусков утверждается подписью руководителя. Обычно, работодатели вводят график отпусков приказом.

В письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 указано, что подписи работников в графике отпусков не обязательны. Работодатель может самостоятельно выбрать форму для информирования сотрудников о графике отпусков, например — разместить информацию на доске объявлений.

Правила корректировки графика отпусков

В компании график отпусков действует с 1 января по 31 декабря. Если работодатель принимает нового сотрудника, он может отправить его в отпуск приказом на основании письменного заявления. Второй вариант — принять дополнение к графику отпусков, которое станет неотъемлемой частью документа.

Принимают дополнение в том же порядке, что и график отпусков, по той же процедуре. И знакомят с ним работников, которые включаются в этот документ, под подпись.

Сотрудники могут запросить отпуск вне установленного графика, и работодатель может согласиться с этим и перенести дату начала отпуска. Для этого на основании письменного заявления от сотрудника работодатель издает приказ. В графах 8 и 9 формы Т-7 проставляется новая дата начала отпуска.

Отпуск также может продляться или переноситься из-за болезни сотрудника или исполнения государственных обязанностей. Новая дата утверждается с учетом пожеланий работника.

Работодатель может предложить перенести отпуск из-за производственной необходимости, но сотрудник имеет право отказаться (ст. 124 ТК). Важно отметить, что одностороннее изменение графика отпусков запрещено.