ЭДО

Порядок в документах — порядок в бизнесе: как компании грамотно настроить документооборот

Документы — важная часть работы любой компании. И, конечно, каждый руководитель хочет, чтобы все входящие письма были учтены и направлены нужным специалистам, согласования не подвисали, договоры подписывались, счета оплачивались, а акты вовремя возвращались и хранились в идеальном порядке. Если при этом еще сократить количество использованной бумаги, — это была бы просто мечта. 
865 127
Порядок в документах — порядок в бизнесе: как компании грамотно настроить документооборот
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Но для компаний, использующих в работе «1С:Документооборот», четко отлаженные процессы и документы, знающие свое место, – не мифы из области фантастики, а самая настоящая реальность.

Что это за продукт и кому он будет полезен

«1С:Документооборот» — это современная, гибкая и практичная система управления документами и корпоративным контентом. За счет обширного функционала, который можно гибко настраивать, исходя из потребностей и бюджета, сервис позволяет оптимизировать работу с документами как небольшим компаниям, так и огромным, в том числе государственным, предприятиям.

«1С:Документооборот» обеспечивает удобный и быстрый поиск хранимых файлов, а также согласованную работу бизнес-процессов. Устанавливать, внедрять и обслуживать эту систему предпринимателям по всей стране помогает партнёр «1С» «АРБИС»

Какие задачи хочет решить бизнес, приобретая «1С:Документооборот»:

  • Оптимизировать и автоматизировать типовые процессы, чтобы сотрудники не тратили на них много времени. Например, если человеку нужно согласовать свой отпуск с несколькими руководителями, а секретарю потом передать заявление в отдел кадров и бухгалтерию. Система позволяет сделать всё это буквально в несколько кликов.

  • Внедрить электронный документооборот и сократить количество бумаг, которые надо как-то систематизировать и где-то хранить. Раньше компаниям необходимо было содержать отдельное помещение, где хранился полный бумажный архив всех документов. С внедрением электронного документооборота, помещение можно будет освободить от старых бумаг и сделать там новый кабинет или, например, спортзал для сотрудников.

  • Повысить дисциплину. С помощью статистики и отслеживания процессов, руководитель сможет увидеть, сколько времени уходит у сотрудника, который задействован в сложной цепочке согласования документа, на ту или иную задачу, где происходит задержка или нарушаются внутренние регламенты по срокам. На основе этих данных можно перераспределять нагрузку, принимать управленческие решения.

Арбис

Мы движемся вперед, чтобы освободить Вас от рутины. Чтобы Вы могли наслаждаться жизнью

Как происходит внедрение продукта 

Когда клиент получает программу, она полностью пустая. Как показывает опыт, внедрение проходит легче и быстрее, когда в компании все внутренние процессы работы с документами грамотно выстроены, а между сотрудниками есть слаженное взаимодействие.

Если же этого нет, тогда тем более стоит задуматься о внедрении «1С:Документооборот». Перед интеграцией сервиса все процессы так или иначе будут зафиксированы, и в итоге компания получит не только их оптимизацию, но и полный порядок в документах и делах.

Если работа уже отлажена, сервис ляжет на процессы просто идеально. В этом случае специалистам «АРБИС» нужно будет завести в программу всех сотрудников, прописать их должности, отделы, настроить уровни доступа к документам. 

Затем необходимо отразить все виды документов, с которыми работает компания и отдельно прописать для каждого свои «реквизиты». Например, в договоре всегда должно быть две стороны, а в служебной записке обязательно есть ответственный.

Далее в ход вступает создание тех самых процессов, которые происходят с документами. Они бывают стандартные, например, утверждение, подписание, согласование и другие. Или сложные, комплексные, которые существуют только в конкретно взятой компании или включают несколько мелких процессов. 

Допустим, компании нужно, чтобы каждый входящий документ (кроме счетов, которые уходят в бухгалтерию), сначала попадал к директору, а уже он распределял, в какой отдел пойдет задача: заместителю директора, руководителю первого, второго, третьего звена и следом по цепочке.

Или, например, на предприятие приходит письмо, секретарь или делопроизводитель его обрабатывает, присваивает номер, заносит в электронный журнал, регистрирует и запускает в работу по заранее настроенному комплексному процессу. В компании не хотят, чтобы секретарь тратил время на создание отдельной задачи для отправки письма по внутренним инстанциям и просят «завернуть» этот процесс в отдельно взятую кнопку. Нажимаешь ее и все запускается в работу. Такое тоже возможно. 

Также, «1С:Документооборот» позволяет настроить хранение документов по томам, интегрировать почту каждого сотрудника в цепочку документооборота, работать с проектами, внедрить мобильное приложение для удалённого согласования документов, сделать интеграцию со сторонним продуктом, например, «1С:Бухгалтерия» и многое другое.

Плюс в том, что функционал сервиса огромный. Каждая компания может выбрать из него то, что нужно именно в конкретной организации.

Гибкость программы делает ее доступной для абсолютно любой организации, даже очень маленькой. Так, можно начать с решения конкретной проблемы. А дальше, по мере необходимости, продолжать внедрение.

Как устанавливаются цены на внедрение и обслуживание продукта 

Чтобы установить «1С:Документооборот», необходимо приобрести сам продукт, клиентские лицензии на рабочие места для тех, кто будет пользоваться системой, и внедрение. Можно, конечно, попробовать внести выше описанное самостоятельно по существующим инструкциям, но, скорее всего на это уйдет очень много времени, сил и нервов.

Более логичный вариант — отдать работу знающим специалистам и воспользоваться услугами «АРБИС». После настройки, кстати, можно уже развивать всё самостоятельно. Либо, сразу заказать широкий спектр услуг, который включает не только прописывание процессов, но и настройку почты, проектов, мероприятий.

Оставить заявку

Цена и сроки внедрения будут зависеть от нескольких факторов:

  • того, как хорошо в компании отлажены процессы,

  • на сколько процентов компания планирует использовать функционал сервиса.

Также есть варианты с облачными сервисами (когда у компании нет собственных серверов). В этом случае стоимость внедрения будет зависеть от количества рабочих мест. Для тарифа «ПРОФ» это 45 рублей в день за рабочее место, для тарифа «КОРП» — 57 рублей в день за рабочее место. Договор заключается на год, а оплата взимается на год вперед.

При этом, надо понимать, что функционал «ПРОФ» более урезанный. В минимум входит работа с входящими и исходящими документами, отправка их на исполнителя и прочее. Однако среди партнеров «АРБИС» есть компании, которым и этого вполне хватает.

Что имеем в сухом остатке? «1С:Документооборот» — это современное решение, которое позволяет значительно облегчить жизнь современным компаниям. Сервис экономит время на оптимизации типовых процессов и задач, позволяет контролировать сотрудников, а также держит как внешние, так и внутренние документы компании под контролем и в строгом порядке. 

1С:Документооборот

Выбирайте программный продукт под ваши запросы и цели

Реклама: АО «Арбис», ИНН 2901109550, erid: LjN8JyeRS

Начать дискуссию

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест
Лучшие спикеры, новый каждый день

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

508
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

440

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
825
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
445
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

341
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

314

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Интересные материалы

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.