Что важно учесть при переходе на обязательный ЭДО в 2023 году: чек-лист для учреждений бюджетной сферы

Бухгалтерам-бюджетникам в этом году предстоит особая миссия – внедрить электронный документооборот! Сделать это несложно, если есть четкий план.

Что важно учесть при переходе на обязательный ЭДО в 2023 году: чек-лист для учреждений бюджетной сферы
Иллюстрация: Ivan Samkov/pexels

Переходный ЭДО

Деятельность учреждений бюджетной сферы регламентируется государством. При этом очень часто главбух – это единственный специалист, который изучает и затем реализует требования государства в части финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Начиная с 2023 года, все учреждения бюджетной сферы (казенные, бюджетные, автономные) при ведении бухгалтерского учета применяют формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н. Этими приказами утверждено 17 форм электронной первички и четыре формы электронных регистров.

А в 2024 году учреждения будут применять еще шесть новых форм первичных документов в электронной форме, которые утверждены приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н о внесении изменений в Приказ № 61н. Таким образом, количество форм электронной первички с каждым годом будет увеличиваться.

Внедрять электронную первичку лучше постепенно, а все переходные мероприятия разделить на этапы, например: подготовительный, обучающий и по созданию архива электронных документов.

Оптимизируйте работу с документами вместе с Делис Архив. Компания обеспечит архивное хранение документов, архивную обработку, переплет документов, их сканирование и уничтожение. Конфиденциальность и безопасность информации гарантирована.

Заказать услугу

Этап 1. Подготовка

Разговор с руководителем

Перед тем, какначать мероприятия по переходу на ЭДО, бухгалтеру нужно заручиться поддержкой руководителя учреждения. Его поддержку закрепить в локальном акте – лучше в приказе, в котором указать:

  • формы применяемых в 2023 году первичных документов в электронном виде;

  • руководителей подразделений, ответственных за обеспечение ЭДО с бухгалтерией;

  • сроки реализации мероприятий по переходу на ЭДО.

Такой локальный акт избавит главного бухгалтера от излишних споров и дискуссий с сотрудниками учреждения.

Организация документооборота

Некоторые изутвержденных Минфином форм электронной первички не потребуются учреждению, так как их применяют при централизованном учете или при подключении к «Электронному бюджету».

Поэтому главбуху нужно установить целесообразность применения каждой формы, и потом отразить ее в графике документооборота.

Закупка программного обеспечения

Для обеспечения ЭДО учреждению необходимо приобрести программное обеспечение. Разработчики ПО передают его заказчикам чаще всего на основе лицензии с неисключительными правами.

Такие закупки производят:

  • по КВР 244 и КОСГУ 226 (бюджетные и автономные учреждения);

  • по КВР 244 (242/246) и КОСГУ 226 (казенные учреждения и госорганы).

Получение электронной подписи

Для участия в ЭДО работник должен получить электронную подпись в установленном порядке. Квалифицированную электронную подпись можно оформить в территориальных органах Федерального казначейства, это бесплатно. О времени и представлении необходимых документов лучше заранее договориться с работниками ТОФК.

Простая электронная подпись сотрудника формируется автоматически при его регистрации в установленном программном обеспечении.

Этап 2. Обучение

Обучение персонала. Сотрудникам, которые будут представлять в бухгалтерию электронную первичку, раздайте памятки с указанием, в каком поле документа какую электронную подпись использовать. Такие памятки избавят бухгалтера от лишних трудозатрат, а сотрудникам помогут освоить изменения.

Проведите обучение, ознакомьте сотрудников с графиком ЭДО.

Этап 3. Создание архива электронных документов

Выделение помещения. Созданные в ходе хозяйственной деятельности электронные документы хранят с помощью специального оборудования. Для такого оборудования нужно выделить помещение, в котором:

  • есть вентиляция и надежная проводка;

  • обеспечены температурный режим и уровень влажности;

  • обеспечен ограниченный доступ сотрудников.

Обслуживание ПО и оборудования требует специальных знаний и навыков. Поэтому, если в штате нет соответствующих специалистов, нужно заключить договор со специализированной организацией.

Напомним, что согласно п. 6 Инструкции по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (утв. приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н) и п. 4 Инструкции по бюджетной отчетности (утв. приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н) допускается хранение отчетности на бумажных носителях только в случае отсутствия организационно-технической возможности формирования и хранения бухгалтерской отчетности в виде электронного документа и (или) в случае, если законодательством РФ установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Аналогичные требования содержатся и в п. 13 Федерального стандарта бухучета госсектора «Концептуальные основы» (утв. приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н).

Заключите договор на архивное хранение с компанией «Делис Архив». Формирование электронного архива позволит учреждению:

  • оптимизировать поиск отдельных документу,

  • обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав,

  • предотвратит риск утраты документов.

Создание условий хранения документов в электронном виде может стать очень дорогим «удовольствием» для государственных и муниципальных учреждений, так как потребуется не только изыскать помещение, но и приобрести специальное оборудование и программное обеспечение. Цена такого оборудования выражается в сотнях тысяч рублей и более. А для его обслуживания нужен специалист с определенными навыками.

Поэтому выгоднее заключить договор со специализированной организацией на хранение документов в электронном виде.

Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом

Последние мероприятия для бухгалтеров

Добавить

Последние вопросы бухгалтеров из сервиса «Консультации»

Подключить