Что важно учесть при переходе на обязательный ЭДО в 2023 году: чек-лист для учреждений бюджетной сферы

Бухгалтерам-бюджетникам в этом году предстоит особая миссия – внедрить электронный документооборот! Сделать это несложно, если есть четкий план.
1,1 тыс. 157
Что важно учесть при переходе на обязательный ЭДО в 2023 году: чек-лист для учреждений бюджетной сферы
Иллюстрация: Ivan Samkov/pexels

Переходный ЭДО

Деятельность учреждений бюджетной сферы регламентируется государством. При этом очень часто главбух – это единственный специалист, который изучает и затем реализует требования государства в части финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Начиная с 2023 года, все учреждения бюджетной сферы (казенные, бюджетные, автономные) при ведении бухгалтерского учета применяют формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н. Этими приказами утверждено 17 форм электронной первички и четыре формы электронных регистров.

А в 2024 году учреждения будут применять еще шесть новых форм первичных документов в электронной форме, которые утверждены приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н о внесении изменений в Приказ № 61н. Таким образом, количество форм электронной первички с каждым годом будет увеличиваться.

Внедрять электронную первичку лучше постепенно, а все переходные мероприятия разделить на этапы, например: подготовительный, обучающий и по созданию архива электронных документов.

Оптимизируйте работу с документами вместе с Делис Архив. Компания обеспечит архивное хранение документов, архивную обработку, переплет документов, их сканирование и уничтожение. Конфиденциальность и безопасность информации гарантирована.

Заказать услугу

Этап 1. Подготовка

Разговор с руководителем

Перед тем, какначать мероприятия по переходу на ЭДО, бухгалтеру нужно заручиться поддержкой руководителя учреждения. Его поддержку закрепить в локальном акте – лучше в приказе, в котором указать:

  • формы применяемых в 2023 году первичных документов в электронном виде;

  • руководителей подразделений, ответственных за обеспечение ЭДО с бухгалтерией;

  • сроки реализации мероприятий по переходу на ЭДО.

Такой локальный акт избавит главного бухгалтера от излишних споров и дискуссий с сотрудниками учреждения.

Организация документооборота

Некоторые изутвержденных Минфином форм электронной первички не потребуются учреждению, так как их применяют при централизованном учете или при подключении к «Электронному бюджету».

Поэтому главбуху нужно установить целесообразность применения каждой формы, и потом отразить ее в графике документооборота.

Закупка программного обеспечения

Для обеспечения ЭДО учреждению необходимо приобрести программное обеспечение. Разработчики ПО передают его заказчикам чаще всего на основе лицензии с неисключительными правами.

Такие закупки производят:

  • по КВР 244 и КОСГУ 226 (бюджетные и автономные учреждения);

  • по КВР 244 (242/246) и КОСГУ 226 (казенные учреждения и госорганы).

Получение электронной подписи

Для участия в ЭДО работник должен получить электронную подпись в установленном порядке. Квалифицированную электронную подпись можно оформить в территориальных органах Федерального казначейства, это бесплатно. О времени и представлении необходимых документов лучше заранее договориться с работниками ТОФК.

Простая электронная подпись сотрудника формируется автоматически при его регистрации в установленном программном обеспечении.

Этап 2. Обучение

Обучение персонала. Сотрудникам, которые будут представлять в бухгалтерию электронную первичку, раздайте памятки с указанием, в каком поле документа какую электронную подпись использовать. Такие памятки избавят бухгалтера от лишних трудозатрат, а сотрудникам помогут освоить изменения.

Проведите обучение, ознакомьте сотрудников с графиком ЭДО.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Этап 3. Создание архива электронных документов

Выделение помещения. Созданные в ходе хозяйственной деятельности электронные документы хранят с помощью специального оборудования. Для такого оборудования нужно выделить помещение, в котором:

  • есть вентиляция и надежная проводка;

  • обеспечены температурный режим и уровень влажности;

  • обеспечен ограниченный доступ сотрудников.

Обслуживание ПО и оборудования требует специальных знаний и навыков. Поэтому, если в штате нет соответствующих специалистов, нужно заключить договор со специализированной организацией.

Напомним, что согласно п. 6 Инструкции по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (утв. приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н) и п. 4 Инструкции по бюджетной отчетности (утв. приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н) допускается хранение отчетности на бумажных носителях только в случае отсутствия организационно-технической возможности формирования и хранения бухгалтерской отчетности в виде электронного документа и (или) в случае, если законодательством РФ установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Аналогичные требования содержатся и в п. 13 Федерального стандарта бухучета госсектора «Концептуальные основы» (утв. приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н).

Заключите договор на архивное хранение с компанией «Делис Архив». Формирование электронного архива позволит учреждению:

  • оптимизировать поиск отдельных документу,

  • обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав,

  • предотвратит риск утраты документов.

Создание условий хранения документов в электронном виде может стать очень дорогим «удовольствием» для государственных и муниципальных учреждений, так как потребуется не только изыскать помещение, но и приобрести специальное оборудование и программное обеспечение. Цена такого оборудования выражается в сотнях тысяч рублей и более. А для его обслуживания нужен специалист с определенными навыками.

Поэтому выгоднее заключить договор со специализированной организацией на хранение документов в электронном виде.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Эксперты пересчитали недоимки по делу Блиновской. Теперь она должна 906 млн рублей

Сначала следствие называло сумму недоимки в 918 млн рублей, а сейчас экономическая экспертиза пересчитала задолженность.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Прабабушкам и прадедушкам будут выплачивать надбавку к пенсии

Прибавку к пенсии по старости или инвалидности получат люди, которые заботятся о правнуках, если те до достижения возраста 18 лет стали инвалидами.

Инвестиции

Мосбиржа с 22 февраля установит запрет на короткие продажи ценных бумаг QIWI банка

Запрет распространяется на депозитарные расписки банка и облигации «Киви Финанс».

Лучшие спикеры, новый каждый день
Социальный вычет

💯 За обучение на «Клерке» бухгалтеры могут получить социальный вычет

Социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на свое обучение в любой форме (в том числе, заочной) за 2023 год можно получить в размере до 120 тыс. рублей, за 2024 — до 150 тыс.

Маркетплейсы

Ozon создал раздел с товарами модных брендов

Одежду, обувь и аксессуары известных российских и зарубежных брендов будут дополнительно проверять. У селлеров должны быть документы, которые гарантируют оригинальность товаров.

ВЭД

За какие нарушения ВЭД бухгалтер может получить штраф

Компании и ИП, которые работают с валютой, обязаны соблюдать правила валютного контроля. В противном случае владельцы бизнеса будут обязаны заплатить штраф от 75% до 100% от суммы сделки. Если виновник — отечественная фирма, то ответственность вместе с директором несет и бухгалтер.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Проблема с выводом средств из QIWI банка. Можно ли вернуть деньги?

Банк «Точка» сообщил, что отзыв лицензии у Киви Банка 21 февраля коснулся некоторых его клиентов.

С дефицитом кадров столкнулись 81% компаний

В 2024 году нанять новых сотрудников хотят 56% работодателей.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: iPhone не надо сушить в рисе, диссертаций стало на 22% меньше, а в «Сапсаны» добавят полки для сна

Подготовили для вас обзор главных событиями этого дня. Все самое интересное, о чем писали и говорили сегодня в сети, в одной подборке.

116

Разбираем данные: ключ к успешному бизнесу 💼📊

Привет, друзья! Сегодня хочу поделиться с вами немного мыслей о важности данных в бизнесе.

1
50
Инвестиции

Центробанк обнаружил манипулирование на торгах акциями СПБ Биржи

После ложных сообщений о том, что СПБ Биржа подала в суд заявление о банкротстве, стоимость акций резко снизилась.

Бухгалтеры

🔥 Откройте расчетный счет в «Тинькофф» и получите скидку 10% на оплату подписки Клерк.Премиум

Заполнить заявку на открытие расчетного счета можно на сайте «Тинькофф», а курьер доставит документы вам в офис. Приятным бонусом станет скидка на самую бухгалтерскую подписку Клерк.Премиум.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Самозанятые

Как налоговики доказывают трудовые отношения с самозанятыми в 2024 году

Впереди новая волна налоговых проверок и сейчас есть время для проведения аудита налоговых рисков. Получить ценную информацию о том, как усилить свою налоговую безопасность при сотрудничестве с самозанятыми.

Мыши плакали, кололись, но продолжали грызть кактус: бухгалтеры устали от своей работы, но все равно ее любят. 🌵«Ночной бухгалтер» №1628

Парадоксальные результаты мы получили, когда решили спросить бухгалтеров, хотят ли они становится главбухами или нет и почему?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Мораторий на проверки бизнеса продлен, но не для всех: кого и как будут проверять в 2024 году 

Правительство продлило мораторий на проверки бизнеса, который действовал в 2023 году. Однако он распространяется не на все проверки и не на все категории компаний. Разобрались, кто попадает в список исключений.

Мораторий на проверки бизнеса продлен, но не для всех: кого и как будут проверять в 2024 году 

Аналитики 1С получают от 50 тысяч рублей! «Клерк» поможет бухгалтерам больше зарабатывать

Запускаем новый курс повышения квалификации, который научит бухгалтеров автоматизировать учет и управленческие процессы, а также внедрять и работать с продуктами 1С.

НДФЛ с зарплат сотрудников, уехавших за границу: FAQ и примеры расчета

С 2024 года власти поменяли налогообложение дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, но находятся за пределами РФ. Изменения по НДФЛ вступили в силу с 1 января. Теперь работодателям при выплате заработной платы придется удерживать НДФЛ по ставке 13 % или 15 % вне зависимости от налогового статуса этих работников.

НДФЛ с зарплат сотрудников, уехавших за границу: FAQ и примеры расчета

У ИП на УСН будет льгота по налогу на имущество на помещение, даже если оно временно не используется в бизнесе

Применение УСН предполагает освобождение от налога на имущество, если оно не включено в региональный «кадастровый» перечень.

Бесплатно с Больничные

Как отразить больничный в ЕФС-1. Мини-курс

В сегодняшнем мини-курсе разберем частный случай заполнения ЕФС-1 — как отразить больничный в ЕФС-1 и какую форму отчета использовать.

Как отразить больничный в ЕФС-1. Мини-курс
Инвестиции

Ценные бумаги «Киви финанс» упали на 63%

Из-за отзыва лицензии у QIWI банка облигации «Киви финанс» на Мосбирже подешевели на 63%, а депозитарные расписки банка — на 50%.