Выплаты фрилансерам: как компании платить исполнителям-физлицам и получать закрывающие документы

Компании и ИП нередко пользуются услугами физлиц. Качество этих услуг не уступает тому, которое предлагают компании, а стоимость часто бывает ниже. Способов сотрудничества с фрилансерами несколько, однако все они связаны с бумажной волокитой и риском не получить закрывающие документы.
1,7 тыс. 187
Выплаты фрилансерам: как компании платить исполнителям-физлицам и получать закрывающие документы
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Физическое лицо без специального статуса

Некоторые исполнители-физлица по-прежнему работают без регистрации в качестве плательщиков НПД.

Отсутствие особого налогового статуса не запрещает компаниям пользоваться услугами простых физлиц. Но в таких взаимоотношениях заказчик будет выступать в качестве налогового агента по НДФЛ и страхователя, то есть он обязан удерживать НДФЛ из вознаграждения исполнителя, а также начислять страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

С 2023 года с выплат фрилансерам, работающим по договорам ГПХ, кроме ОПС и ОМС нужно уплачивать взносы и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Работа с такими исполнителями в сравнении с самозанятыми менее рискованна, но связана с большими затратами.

Если договор и акт выполненных работ с фрилансером будут оформлены некорректно, контролирующие органы могут заподозрить сокрытие трудовых отношений под видом гражданско-правовых. И если они докажут свою позицию, договор ГПХ с исполнителем переквалифицируют в трудовой. Последствия будут серьезными:

  • Штраф до 200 тыс. рублей по ст. 5.27 КоАП.
  • Работодателю придется доплачивать до уровня МРОТ, если выплаты фрилансерам были меньше.
  • Заказчику доначислят взносы по ОСС и травматизму, а также пени за их несвоевременную уплату.
  • Придется корректировать ранее представленные РСВ и 4-ФСС.
  • Придется подавать СЗВ-М и СЗВ-ТД с нарушением сроков. За это ПФР выпишет штраф по 500 рублей за каждого человека, на кого страхователь своевременно не представил сведения.

Самозанятые

Заказчикам удобно работать с самозанятыми потому, что выплаты фрилансерам, зарегистрированными в качестве плательщиков НПД, не подпадают под обложение страховыми взносами, с них не нужно удерживать НДФЛ, а исполнители не подпадают ни под один вид отчетности по физлицам в ФНС и ПФР.

Однако работа с самозанятыми несет риски:

  • Когда доходы исполнителя превысят 2,4 млн рублей, он утратит право на применение спецрежима. И тогда заказчик вынужден будет рассматривать взаимоотношения с таким фрилансером, как с обычным физлицом. Придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. При этом при нарушении срока перечисления взносов в бюджет, ФНС потребует уплатить пени.
  • Может попасться недобросовестный исполнитель, который не выдаст чек. Это грозит теми же последствиями, что и предыдущий пункт, так как без сформированного в приложении «Мой налог» чека фрилансер – обычное физлицо, в отношении которого заказчик выступает налоговым агентом и страхователем. Кроме того, без чека компания не сможет принять выплату фрилансеру к расходу.

Оба риска сводятся к незапланированным расходам.

  • Риск переквалификации договора с самозанятым в трудовой. О нем мы рассказали выше. Только в случае с самозанятым потребуется еще и корректировка 6-НДФЛ, а также последует штраф за неисполнение обязанностей налогового агента в размере 20% от суммы не удержанного и не перечисленного налога по ст. 123 НК.

Кроме того, при работе и с самозанятыми, и с обычными физлицами, как правило, на заказчика ложится вопрос оформления договоров и актов об оказании услуг. Поэтому без квалифицированного юриста компании не обойтись.

Штатные работники

Работа со штатными специалистами по трудовым договорам исключает риски, как при работе с фрилансерами. Однако работодателю содержание штата обходится дороже сотрудничества с внештатниками. И дело не только в страховых взносах и отчетности по работникам.

Помимо этих обязанностей работодатель обязан:

  • предоставлять оплачиваемый отпуск;
  • обеспечивать охрану труда и проводить соответствующие инструктажи;
  • предоставлять сотруднику оборудованное рабочее место. То есть компании нужно иметь собственное помещение или арендовать, оплачивать коммунальные услуги, оснастить рабочее место.

А в сложившаяся в последние два – три года тенденция на переход работников на дистанционную работу обострила другую проблему: удаленщики стали релоцироваться, вот только работодатели не всегда узнают об этом своевременно.

Когда миграция проходит внутри страны – для работодателя ничего не меняется. Другое дело переезд за границу – через полгода жизни за рубежом сотрудник утрачивает статус налогового резидента РФ, а значит с выплат в его пользу налоговый агент должен удерживать НДФЛ в размере 30%.

Пока уехавший из России имеет статус налогового резидента, он обязан уплачивать налоги со всех полученных доходов, как только он станет нерезидентом – только с доходов, полученных в России. То есть играет роль место оказания услуг, прописанное в трудовом договоре: если Россия, то источник считается российским, если другое государство – то иностранным.

От места оказания услуг зависит, кто будет удерживать и уплачивать НДФЛ. Для России – не изменится ничего, источник дохода будет налоговым агентом. Если по договору услуги оказываются за рубежом, то российский источник не будет налоговым агентом.

Кстати, такие правила удержания НДФЛ при работе с сотрудниками, находящимися за пределами страны, распространяются и на обычных физлиц, не являющихся штатными работниками.

Еще два момента, которые важны при расчетах с исполнителем, проживающим за рубежом, вне зависимости от характера взаимоотношений с ним – валюта расчетов, и банки, участвующие в проведении платежа. Так как некоторые российские банки испытывают трудности с проведением платежей другие страны.

Как упростить работу с физлицами

Какой из видов сотрудничества с физлицами компания не выберет, подводные камни и острые углы все равно будут присутствовать. Поэтому, чтобы не тратить время на изучение гражданско-правового, трудового и налогового законодательства, а заниматься бизнесом, делегируйте часть работы специалистам – используйте сервис для выплат фрилансерам MadeTask.

Работа на платформе строится так: компания регистрируются на MadeTask и приглашает исполнителей, направляя им приглашения по электронной почте. Заказчик пополняет баланс личного кабинета, после чего там же ставит задачи конкретным исполнителям и обозначает размер вознаграждения.

Исполнитель в своем личном кабинете принимает задачу и к назначенному времени отправляет результат. После приемки работы компанией-заказчиком средства с его баланса перечисляются на баланс исполнителя.

Прямых договорных отношений и документооборота между заказчиком и фрилансером не будет. Таким образом заказчик минимизирует количество подрядчиков: один MadeTask вместо десятков физлиц с разными налоговыми статусами.

Гражданство, резидентство, наличие налогового спецрежима, место проживания исполнителя для заказчика значения не имеют, так как закрывающие документы будут поступать от исполнителя-посредника MadeTask.

Акты об оказании услуг будут ежемесячно появляться в личном кабинете заказчика, а оригиналы будут направлены по ЭДО.

Выстраивание отношений с исполнителями, используя онлайн-сервис для выплат фрилансерам, исключает риски:

  • неполучения заказчиком закрывающих документов;
  • нарушения трудового законодательства при работе с фрилансерами;
  • непредвиденных расходов в виде доначислений по налогам, штрафов и пени.

Новые клиенты могут протестировать сервис абсолютно бесплатно и перевести исполнителям до 100 тыс. рублей без комиссии.

Оставьте заявку и попробуйте сервис бесплатно!

Проведите первый платеж на 100 000 рублей без комиссии.

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Впоследствии комиссия, взимаемая платформой MadeTask, компенсируется экономией, поскольку не нужно платить страховые взносы, содержать бухгалтерию и отдел кадров. А при подборе исполнителей компания может не ограничиваться резидентами, проживающими на территории России, опасаясь сложностей при проведении международных расчетов и ошибок при исчислении налогов.

Комментарии

6
    • sonik24

      для него похоже есть один минус - самостоятельная уплата ндфл и сдача 3-ндфл. удобство большое для заказчика именно.

      • MadeTask

        Здравствуйте! 

        Да, у физлиц действительно есть необходимость в уплате НДФЛ и сдаче 3-НДФЛ, но он может работать с кем угодно без статуса самозанятого, это быстрее и иногда удобнее, например он гражданин другой страны. Мы скоро реализуем оплату налогов прямо из сервиса и сведем к минимуму работу фрилансера. Если этого всего хочется избежать, можно стать самозанятым. Большинство фрилансеров работают как самозанятые. Это помогаем им экономить время на оплате налогов и выставлении чеков, в приложении это происходит за пару кликов. Самозанятые освобождены от НДФЛ и 3-НДФЛ. Самозанятый обязан задекларировать доходы, облагаемые НДФЛ (продал квартиру, машину, выиграл в лотерею и др). При этом указывать в декларации доходы, с которых уплачен НПД, не требуется.

    • MadeTask

      Здравствуйте!

      Благодаря нашему сервису исполнитель может получать деньги практически в любую страну в местной валюте. Также появляется возможность работать как и с российскими, и с иностранными заказчиками. 

  • Константин Щербаков

    Идея-то классная у сервиса, но комиссия + НДС 20% выходит дорого

    • MadeTask

      Здравствуйте! 

      Работа в нашем сервисе предполагает оплату НДС, но компании на ОСНО могут принять НДС к вычету.

Игра с кубиками на ЕНС

У меня все было отлично — по нулям. Что эта ЁНС-овская программа потом насчитала — неизвестно...

Игра с кубиками на ЕНС
193

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Стандартный вычет

Изменился порядок применения вычета при уплате сбора за пользование биоресурсами

Вычет при уплате сбора за пользование водными биологическими ресурсами можно получить без привязки к оформлению разрешения на добычу. Рыбаки смогут получить вычет сразу после вылова.

Ужесточается контроль кассовых операций в части движения наличных денежных средств

С 1 октября 2024 года правила, установленные для ведения кассовых операций, будут распространяться и на операции по обмену/размену банкнот и монет российской валюты в кассах бизнеса.

Ужесточается контроль кассовых операций в части движения наличных денежных средств
Лучшие спикеры, новый каждый день

НКО, которые которые поддерживают семьи, детей и бездомных животных, смогут рассчитывать на господдержку

Еще больше социально ориентированных НКО получат финансовую поддержку от государства. На помощь могут рассчитывать организации, которые поддерживают семьи, бездомных животных и детей, оставшихся без попечения родителей.

Законопроекты

Упрощенные денежные переводы хотят ограничить

Чтобы избежать рисков финансирования терроризма и диверсий, власти хотят установить верхний лимит в 100 тысяч рублей для денежных переводов с упрощенной идентификацией.

Картельный сговор

Против участников картельных сговоров завели 287 дел

Нарушители заплатили штрафы на сумму больше 1 млрд рублей, по материалам ФАС возбудили 39 уголовных дел.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Операторов углеродных единиц освободили от НДС

Исполнители климатических проектов и участники рынка углеродных единиц не будут платить НДС.

Бесплатно с 6-НДФЛ

Нюансы заполнения бывших справок 2-НДФЛ в расчете 6-НДФЛ за 2023 год. Мини-курс

В мини-курсе расскажем, как заполнить сведения о доходах физических лиц в расчете 6-НДФЛ за 2023 год.

Нюансы заполнения бывших справок 2-НДФЛ в расчете 6-НДФЛ за 2023 год. Мини-курс
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: мошенники чуть не развели Сергея Безрукова, читатели стали чаще покупать книги с рук, а ФАС не может справиться с «Яндекс Такси»

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Госзакупки

Как рассчитываются пени в процессе выполнения госконтракта

Если поставщик не выполняет в срок заказ, то со следующего дня после истечения установленного срока ему будет начисляться неустойка в размере 1/300 от ключевой ставки на день уплаты.

Кредитование

Как установить самозапрет на выдачу кредитов и в каких случаях это делать нельзя

Госдума приняла закон, по которому россияне смогут устанавливать самозапрет на выдачу кредитов. Разбираемся, как он будет работать и в чем его минусы.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с ЕНП (единый налоговый платеж)

Как заполнить заявление на возврат переплаты с ЕНС в 2024 году

В 2023 году введен единый налоговый счет (ЕНС) и единый налоговый платеж (ЕНП). Письмом ФНС № ЕД-7-8/1133 от 30.11.2022 утверждена форма заявления на возврат переплаты по налогу, который учитывается на едином счете. Рассказываем, как ее заполнить и когда подать.

Как заполнить заявление на возврат переплаты с ЕНС в 2024 году
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Можно ли отправить исправительное уведомление по НДФЛ с суммой ноль?

Уважаемые коллеги! Обнаружила ошибку в уведомлении по НДФЛ за период с 23 по 31 января 2024 года. Отправила его с суммой налога. На самом деле выплат не было в это период! Не иначе, черт дернул, поспешила.

62
Ипотека

Лимит по IT-ипотеке могут повысить до 700 млрд рублей

Новый лимит будет увеличен на 200 млрд рублей, что позволит IT-специалистам получить еще не менее 15 тысяч льготных кредитов на покупку жилья.

Импорт миграционного труда – привилегия развитой экономики

В журнале «Трудовое право» вышла статья с анализом ситуации по региональным ограничениям для привлечения мигрантов в отдельных субъектах РФ.

Госзакупки

Возможно ли в рамках закона № 223-ФЗ заключить соглашение о новации

Можно ли в ситуации возврата займа заключить с должником в рамках закона № 223-ФЗ соглашение о новации, в котором обязательство по возврату займа будет заменено на обязательство по выполнению работ на сумму долга (в самом соглашении будут указаны объем работ и стоимость)? Не будет ли данная схема противоречить требования закона № 223-ФЗ?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать

Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но используется она исключительно при электронном взаимодействии. 

Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать
Кредитование

Самозапрет на оформление кредита можно устанавливать с 1 марта 2025 года

Банки и МФО не смогут выдать потребительский кредит, если клиент установил на Госуслугах или в МФЦ самозапрет.

Как не жить на одну зарплату. Как и где найти подработку

Пока китайцам страшно «жить в эпоху перемен», россияне от души смеются над фразой Лёлика из «Бриллиантовой руки» «Чтоб тебе жить на одну зарплату!» и ищут дополнительный доход.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Вклады

У ВТБ появится вклад, привязанный к ключевой ставке Центробанка

Для держателей пакетов «Прайм» и «Привилегия» ВТБ создаст вклады-«флоатеры», доходность которых будет зависеть от ключевой ставки.