Выплаты фрилансерам: как компании платить исполнителям-физлицам и получать закрывающие документы

Компании и ИП нередко пользуются услугами физлиц. Качество этих услуг не уступает тому, которое предлагают компании, а стоимость часто бывает ниже. Способов сотрудничества с фрилансерами несколько, однако все они связаны с бумажной волокитой и риском не получить закрывающие документы.

Выплаты фрилансерам: как компании платить исполнителям-физлицам и получать закрывающие документы
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Физическое лицо без специального статуса

Некоторые исполнители-физлица по-прежнему работают без регистрации в качестве плательщиков НПД.

Отсутствие особого налогового статуса не запрещает компаниям пользоваться услугами простых физлиц. Но в таких взаимоотношениях заказчик будет выступать в качестве налогового агента по НДФЛ и страхователя, то есть он обязан удерживать НДФЛ из вознаграждения исполнителя, а также начислять страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

С 2023 года с выплат фрилансерам, работающим по договорам ГПХ, кроме ОПС и ОМС нужно уплачивать взносы и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Работа с такими исполнителями в сравнении с самозанятыми менее рискованна, но связана с большими затратами.

Если договор и акт выполненных работ с фрилансером будут оформлены некорректно, контролирующие органы могут заподозрить сокрытие трудовых отношений под видом гражданско-правовых. И если они докажут свою позицию, договор ГПХ с исполнителем переквалифицируют в трудовой. Последствия будут серьезными:

  • Штраф до 200 тыс. рублей по ст. 5.27 КоАП.
  • Работодателю придется доплачивать до уровня МРОТ, если выплаты фрилансерам были меньше.
  • Заказчику доначислят взносы по ОСС и травматизму, а также пени за их несвоевременную уплату.
  • Придется корректировать ранее представленные РСВ и 4-ФСС.
  • Придется подавать СЗВ-М и СЗВ-ТД с нарушением сроков. За это ПФР выпишет штраф по 500 рублей за каждого человека, на кого страхователь своевременно не представил сведения.

Самозанятые

Заказчикам удобно работать с самозанятыми потому, что выплаты фрилансерам, зарегистрированными в качестве плательщиков НПД, не подпадают под обложение страховыми взносами, с них не нужно удерживать НДФЛ, а исполнители не подпадают ни под один вид отчетности по физлицам в ФНС и ПФР.

Однако работа с самозанятыми несет риски:

  • Когда доходы исполнителя превысят 2,4 млн рублей, он утратит право на применение спецрежима. И тогда заказчик вынужден будет рассматривать взаимоотношения с таким фрилансером, как с обычным физлицом. Придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. При этом при нарушении срока перечисления взносов в бюджет, ФНС потребует уплатить пени.
  • Может попасться недобросовестный исполнитель, который не выдаст чек. Это грозит теми же последствиями, что и предыдущий пункт, так как без сформированного в приложении «Мой налог» чека фрилансер – обычное физлицо, в отношении которого заказчик выступает налоговым агентом и страхователем. Кроме того, без чека компания не сможет принять выплату фрилансеру к расходу.

Оба риска сводятся к незапланированным расходам.

  • Риск переквалификации договора с самозанятым в трудовой. О нем мы рассказали выше. Только в случае с самозанятым потребуется еще и корректировка 6-НДФЛ, а также последует штраф за неисполнение обязанностей налогового агента в размере 20% от суммы не удержанного и не перечисленного налога по ст. 123 НК.

Кроме того, при работе и с самозанятыми, и с обычными физлицами, как правило, на заказчика ложится вопрос оформления договоров и актов об оказании услуг. Поэтому без квалифицированного юриста компании не обойтись.

Штатные работники

Работа со штатными специалистами по трудовым договорам исключает риски, как при работе с фрилансерами. Однако работодателю содержание штата обходится дороже сотрудничества с внештатниками. И дело не только в страховых взносах и отчетности по работникам.

Помимо этих обязанностей работодатель обязан:

  • предоставлять оплачиваемый отпуск;
  • обеспечивать охрану труда и проводить соответствующие инструктажи;
  • предоставлять сотруднику оборудованное рабочее место. То есть компании нужно иметь собственное помещение или арендовать, оплачивать коммунальные услуги, оснастить рабочее место.

А в сложившаяся в последние два – три года тенденция на переход работников на дистанционную работу обострила другую проблему: удаленщики стали релоцироваться, вот только работодатели не всегда узнают об этом своевременно.

Когда миграция проходит внутри страны – для работодателя ничего не меняется. Другое дело переезд за границу – через полгода жизни за рубежом сотрудник утрачивает статус налогового резидента РФ, а значит с выплат в его пользу налоговый агент должен удерживать НДФЛ в размере 30%.

Пока уехавший из России имеет статус налогового резидента, он обязан уплачивать налоги со всех полученных доходов, как только он станет нерезидентом – только с доходов, полученных в России. То есть играет роль место оказания услуг, прописанное в трудовом договоре: если Россия, то источник считается российским, если другое государство – то иностранным.

От места оказания услуг зависит, кто будет удерживать и уплачивать НДФЛ. Для России – не изменится ничего, источник дохода будет налоговым агентом. Если по договору услуги оказываются за рубежом, то российский источник не будет налоговым агентом.

Кстати, такие правила удержания НДФЛ при работе с сотрудниками, находящимися за пределами страны, распространяются и на обычных физлиц, не являющихся штатными работниками.

Еще два момента, которые важны при расчетах с исполнителем, проживающим за рубежом, вне зависимости от характера взаимоотношений с ним – валюта расчетов, и банки, участвующие в проведении платежа. Так как некоторые российские банки испытывают трудности с проведением платежей другие страны.

Как упростить работу с физлицами

Какой из видов сотрудничества с физлицами компания не выберет, подводные камни и острые углы все равно будут присутствовать. Поэтому, чтобы не тратить время на изучение гражданско-правового, трудового и налогового законодательства, а заниматься бизнесом, делегируйте часть работы специалистам – используйте сервис для выплат фрилансерам MadeTask.

 

Работа на платформе строится так: компания регистрируются на MadeTask и приглашает исполнителей, направляя им приглашения по электронной почте. Заказчик пополняет баланс личного кабинета, после чего там же ставит задачи конкретным исполнителям и обозначает размер вознаграждения.

Исполнитель в своем личном кабинете принимает задачу и к назначенному времени отправляет результат. После приемки работы компанией-заказчиком средства с его баланса перечисляются на баланс исполнителя.

Прямых договорных отношений и документооборота между заказчиком и фрилансером не будет. Таким образом заказчик минимизирует количество подрядчиков: один MadeTask вместо десятков физлиц с разными налоговыми статусами.

Гражданство, резидентство, наличие налогового спецрежима, место проживания исполнителя для заказчика значения не имеют, так как закрывающие документы будут поступать от исполнителя-посредника MadeTask.

Акты об оказании услуг будут ежемесячно появляться в личном кабинете заказчика, а оригиналы будут направлены по ЭДО.

Выстраивание отношений с исполнителями, используя онлайн-сервис для выплат фрилансерам, исключает риски:

  • неполучения заказчиком закрывающих документов;
  • нарушения трудового законодательства при работе с фрилансерами;
  • непредвиденных расходов в виде доначислений по налогам, штрафов и пени.

Новые клиенты могут протестировать сервис абсолютно бесплатно и перевести исполнителям до 100 тыс. рублей без комиссии.

Впоследствии комиссия, взимаемая платформой MadeTask, компенсируется экономией, поскольку не нужно платить страховые взносы, содержать бухгалтерию и отдел кадров. А при подборе исполнителей компания может не ограничиваться резидентами, проживающими на территории России, опасаясь сложностей при проведении международных расчетов и ошибок при исчислении налогов.

Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом

Последние мероприятия для бухгалтеров

Добавить

Последние вопросы бухгалтеров из сервиса «Консультации»

Подключить