Тенденция перехода к обязательному ЭДО
Согласно Концепции ФНС развития ЭДО уже к концу 2024 года 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться исключительно в электронном виде.
Многие предприятия добровольно выбирают ЭДО из соображений комфорта и эффективности. Но есть компании для которых применение ЭДО стало обязанностью уже сегодня. Речь об участниках оборота маркированной продукции.
Уже сегодня обязательной маркировке подлежат:
- лекарственные препараты;
- молочная продукция;
- обувь;
- меховые изделия;
- фотокамеры и фотовспышки;
- шины;
- духи;
- продукция легкой промышленности;
- питьевая вода в упаковке;
- табачная продукция;
- велосипеды и рамы для них.
В ближайшее время под маркировку попадут никотиносодержащие альтернативные виды табачной продукции, пиво, БАДы, медицинские кресла-коляски, парфюмерно-косметическая продукция для гигиены рук с антимикробным действием и кожные антисептики.
К 2024 году правительство планирует распространить маркировку на все группы товаров. Участникам оборота стоит подготовиться уже сегодня. Одно из обязательных условий подключения к системе маркировке – наличие в компании ЭДО.
Роль ЭДО в работе с маркированными товарами
В некоторых группах товарной продукции обязательная маркировка затрагивает уже всех участников рынка – от производителя до розничного продавца.
Любое перемещение маркированной продукции между участниками рынка сопровождается предоставлением информации в систему «Честный ЗНАК» через ЭДО.
Происходит это так:
- Производитель заказывает коды маркировки в системе «Честный ЗНАК». Полученные в цифровом виде коды наносят на товар возможным для конкретного типа продукции способом. Далее производитель вносит в систему маркировки сведения о вводе маркированных товаров. При реализации такого товара происходит смена права собственности на продукт. Об этом необходимо уведомить «Честный ЗНАК» – УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки передается в систему посредством ЭДО.
- При передаче товара поставщик подписывает УПД с кодами маркировки и отправляет розничному продавцу по ЭДО.
- Ритейл сверяет коды маркировки из УПД с кодами на полученной продукции. В случае соответствия – подтверждает электронный документ. Если есть несовпадения – можно запросить у поставщика корректировку.
- В случае двухстороннего подтверждения электронного УПД сервис ЭДО направляет данные о кодах маркированной продукции в «Честный ЗНАК».
Для обмена документами с кодами маркировки подключите ЭДО с модулем «Маркировка» от Первого ОФД.
С помощью модуля ЭДО по поддержке маркировки вы сможете:
- Проверять статус кодов маркировки из УПД в системе «Честный ЗНАК» перед подписанием документа.
- Передавать информацию о кодах маркировки из УПД в систему «Честный ЗНАК».
- Получать уведомления от «Честного ЗНАКА» со статусом ответа по переданным кодам маркировки и расшифровкой этих ответов.
Какими документами можно обмениваться по ЭДО
С помощью сервиса ЭДО от Первого ОФД можно обмениваться с контрагентами:
- договорами;
- товарными накладными;
- актами приемки-сдачи работ/услуг;
- универсальными передаточными документами;
- универсальными корректировочными документами;
- прочими документами в форматах doc, xlsx, pdf, jpg
Возможен обмен формализованными и неформализованными документами любого формата. Можно отправлять даже актуальные прайс-листы и запрашивать у контрагентов их подписание.
Формализованные документы – это документы в виде файла с расширением xml. Такие документы создаются по утвержденному ФНС формату. Они принимаются, обрабатываются и проверяются автоматически.
К формализованным документам на сегодняшний день можно отнести УПД, электронные счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД, акты приемки работ, товарные накладные ТОРГ-12.
Наличие установленного формата у таких документов упрощает работу с ними. В частности вносить информацию из одной базы в другую становится легче и быстрее. Тем самым значительно ускоряется процесс обмена формализованными документами не только между структурами предприятия внутри компании, но и с контрагентами.
Неформализованные документы – электронные документы, представленные в любом формате.
Почему бизнес добровольно переходит на ЭДО с контрагентами
Конечно, предприниматель на упрощенке с парой договоров в год сможет обойтись без подключения к ЭДО. Но бизнес с массивным документооборотом или широкой географией предпочтет перенести его в электронный формат, где все быстро, документы систематизированы, а скорость сделок не зависит от доставки бумаг.
Вот преимущества ЭДО:
- Экономическая выгода – стоимость подключения ЭДО значительно ниже совокупных расходов на классический документооборот: издержек на бумагу, распечатку документов, оплату почтовых и курьерских услуг.
- Быстрый процесс согласования документов – документ адресуется конкретному сотруднику в один клик.
- Освобождение сотрудника от рутинных процессов – повышается эффективность работы.
- Скорость совершения сделок – чем быстрее получен и подписан договор, тем быстрее пройдет первая оплата.
- Доступ 24/7 к электронному архиву с документами.
- Ниже риск получения штрафов из-за отсутствия подтверждающих документов в случае долгой доставки.
- Четкая система контроля за исполнением документов. Легко отследить статус документа, а совершенные с ним действия отражаются в протоколе.
Почему стоит выбрать сервис ЭДО от Первого ОФД:
- Финансовая выгода – заключается не только в сокращении издержек на сопровождение бумажного документооборота, но и за счет оперативного получения документов. Так можно увеличить суммы входящего НДС.
- Экономия времени – мгновенный обмен электронными документами в один клик.
- Систематизация и контроль – история документооборота сохраняется и доступна в Личном кабинете сервиса. Можно воспользоваться фильтрами для быстрого поиска нужного документа. Отслеживание статуса документа в моменте.
- Безопасность данных – все данные зашифрованы, потеря либо дублирование документов исключены.
- Возможность работать с системой маркировки – передача кодов маркированных товаров в систему «Честный ЗНАК».
- Наличие роуминга – можно обмениваться документами с контрагентами, которые пользуются услугами другого оператора ЭДО.
- Возможность подобрать индивидуальный тариф.
- Поддерживаются любые форматы документов. Сохранение документов доступно также в любом формате.
- Надежная круглосуточная техподдержка.
Подведем итог
Планы ФНС направлены на увеличение объема электронного документооборота и сокращение бумажного. Если ваш товар пока не подлежит маркировке, задумайтесь о внедрении ЭДО заранее, чтобы настроить и обкатать процессы в спокойном режиме.
