Когда ЭДО обязателен для ритейла

Тенденция перехода к обязательному ЭДО

Согласно Концепции ФНС развития ЭДО уже к концу 2024 года 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться исключительно в электронном виде.

Многие предприятия добровольно выбирают ЭДО из соображений комфорта и эффективности. Но есть компании для которых применение ЭДО стало обязанностью уже сегодня. Речь об участниках оборота маркированной продукции.

Уже сегодня обязательной маркировке подлежат:

• лекарственные препараты;

• молочная продукция;

• обувь;

• меховые изделия;

• фотокамеры и фотовспышки;

• шины;

• духи;

• продукция легкой промышленности;

• питьевая вода в упаковке;

• табачная продукция;

• велосипеды и рамы для них.

В ближайшее время под маркировку попадут никотиносодержащие альтернативные виды табачной продукции, пиво, БАДы, медицинские кресла-коляски, парфюмерно-косметическая продукция для гигиены рук с антимикробным действием и кожные антисептики.

К 2024 году правительство планирует распространить маркировку на все группы товаров. Участникам оборота стоит подготовиться уже сегодня. Одно из обязательных условий подключения к системе маркировке – наличие в компании ЭДО.

Роль ЭДО в работе с маркированными товарами

В некоторых группах товарной продукции обязательная маркировка затрагивает уже всех участников рынка – от производителя до розничного продавца.

Любое перемещение маркированной продукции между участниками рынка сопровождается предоставлением информации в систему «Честный ЗНАК» через ЭДО.

Происходит это так:

• Производитель заказывает коды маркировки в системе «Честный ЗНАК». Полученные в цифровом виде коды наносят на товар возможным для конкретного типа продукции способом. Далее производитель вносит в систему маркировки сведения о вводе маркированных товаров. При реализации такого товара происходит смена права собственности на продукт. Об этом необходимо уведомить «Честный ЗНАК» – УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки передается в систему посредством ЭДО.

• При передаче товара поставщик подписывает УПД с кодами маркировки и отправляет розничному продавцу по ЭДО.

• Ритейл сверяет коды маркировки из УПД с кодами на полученной продукции. В случае соответствия – подтверждает электронный документ. Если есть несовпадения – можно запросить у поставщика корректировку.

• В случае двухстороннего подтверждения электронного УПД сервис ЭДО направляет данные о кодах маркированной продукции в «Честный ЗНАК».

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

С помощью сервиса ЭДО от Первого ОФД можно обмениваться с контрагентами:

• договорами;

• товарными накладными;

• актами приемки-сдачи работ/услуг;

• универсальными передаточными документами;

• универсальными корректировочными документами;

• прочими документами в форматах doc, xlsx, pdf, jpg

Возможен обмен формализованными и неформализованными документами любого формата. Можно отправлять даже актуальные прайс-листы и запрашивать у контрагентов их подписание.

Формализованные документы – это документы в виде файла с расширением xml. Такие документы создаются по утвержденному ФНС формату. Они принимаются, обрабатываются и проверяются автоматически.

К формализованным документам на сегодняшний день можно отнести УПД, электронные счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД, акты приемки работ, товарные накладные ТОРГ-12.

Наличие установленного формата у таких документов упрощает работу с ними. В частности вносить информацию из одной базы в другую становится легче и быстрее. Тем самым значительно ускоряется процесс обмена формализованными документами не только между структурами предприятия внутри компании, но и с контрагентами.

Неформализованные документы – электронные документы, представленные в любом формате.

Почему бизнес добровольно переходит на ЭДО с контрагентами

Конечно, предприниматель на упрощенке с парой договоров в год сможет обойтись без подключения к ЭДО. Но бизнес с массивным документооборотом или широкой географией предпочтет перенести его в электронный формат, где все быстро, документы систематизированы, а скорость сделок не зависит от доставки бумаг.

Вот преимущества ЭДО:

1. Экономическая выгода – стоимость подключения ЭДО значительно ниже совокупных расходов на классический документооборот: издержек на бумагу, распечатку документов, оплату почтовых и курьерских услуг.

2. Быстрый процесс согласования документов – документ адресуется конкретному сотруднику в один клик.

3. Освобождение сотрудника от рутинных процессов – повышается эффективность работы.

4. Скорость совершения сделок – чем быстрее получен и подписан договор, тем быстрее пройдет первая оплата.

5. Доступ 24/7 к электронному архиву с документами.

6. Ниже риск получения штрафов из-за отсутствия подтверждающих документов в случае долгой доставки.

7. Четкая система контроля за исполнением документов. Легко отследить статус документа, а совершенные с ним действия отражаются в протоколе.

Почему стоит выбрать сервис ЭДО от Первого ОФД:

1. Финансовая выгода – заключается не только в сокращении издержек на сопровождение бумажного документооборота, но и за счет оперативного получения документов. Так можно увеличить суммы входящего НДС.

2. Экономия времени – мгновенный обмен электронными документами в один клик.

3. Систематизация и контроль – история документооборота сохраняется и доступна в Личном кабинете сервиса. Можно воспользоваться фильтрами для быстрого поиска нужного документа. Отслеживание статуса документа в моменте.

4. Безопасность данных – все данные зашифрованы, потеря либо дублирование документов исключены.

5. Возможность работать с системой маркировки – передача кодов маркированных товаров в систему «Честный ЗНАК».

6. Наличие роуминга – можно обмениваться документами с контрагентами, которые пользуются услугами другого оператора ЭДО.

7. Возможность подобрать индивидуальный тариф.

8. Поддерживаются любые форматы документов. Сохранение документов доступно также в любом формате.

9. Надежная круглосуточная техподдержка.

Подведем итог

Планы ФНС направлены на увеличение объема электронного документооборота и сокращение бумажного. Если ваш товар пока не подлежит маркировке, задумайтесь о внедрении ЭДО заранее, чтобы настроить и обкатать процессы в спокойном режиме.

Хотите выбрать самую выгодную онлайн-кассу для своего бизнеса?

Получите таблицу с полным обзором облачных касс, чтобы выбрать наиболее подходящее решение!

Заполните форму ниже и получите материал на e-mail

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным