Проводки и первичные документы для учета командировочных расходов. Что нужно знать бухгалтеру 

Оформление командировок сопровождается большим объемом документов, а порядок принятия командировочных расходов к учету зависит от полноты пакета подтверждающих документов.
2,8 тыс. 894
Проводки и первичные документы для учета командировочных расходов. Что нужно знать бухгалтеру 
Иллюстрация: Ostrovok.ru Командировки

Что такое командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, которые возникают у работодателя при направлении сотрудника в командировку. К ним относят:

  • оплату жилья в командировке;

  • проезд к месту командировки и обратно;

  • суточные;

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательной страховки (при заграничных командировках);

  • другие согласованные сторонами расходы, например, мобильная связь.

Ostrovok.ru Командировки — бесплатная единая платформа для бронирования отелей, железнодорожных и авиабилетов, трансферов, автомобилей и страховки, а также учета командировочных расходов. Работая через Ostrovok.ru Командировки, бизнес упрощает организацию деловых поездок: в одном личном кабинете доступны настройки для разных юрлиц и обособленных подразделений.

Дни, которые работник провел в командировке подлежат оплате по среднему заработку (постановление Правительства от 24.12.2007 № 922). А если командировка проходила на территории ЛНР, ДНР, Запорожской или Херсонской областей, то каждый день поездки оплачивается исходя из двукратного среднего заработка (указ Президента от 17.10.2022 № 752).

Выплату командировочных расходов в компании регламентируют два документа:

  1. Положение о командировках — в нем фиксируют полный перечень расходов, которые связаны с командировкой, и порядок их оплаты (сроки, размер, нормы, подтверждающие документы и т.д.)

  2. Учетная политика — порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие документы нужны для учета командировочных расходов

Оплата дней командировки

Документ, с которого начинается работа бухгалтера в части командирования работника — это приказ о направлении в командировку. В нем фиксируют:

  • ФИО, должность, подразделение сотрудника, которого отправляют в командировку;

  • куда и зачем он едет — место и цель командировки;

  • даты и продолжительность поездки.

Если командировка приходится на выходные или праздничные дни и работник вынужден трудиться, то работа в выходные оплачивается в двойном размере или компенсируется дополнительным днем отдыха. Этот момент также отражают в приказе.

Далее табель учета рабочего времени подтвердит общее количество дней поездки и работу в выходные и праздники, проведенные в командировке. На основании табеля бухгалтер рассчитает зарплату командированному. 

Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку

Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку

Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Суточные

Суточные — это компенсация того, что работник вынужден жить вне дома. Они выплачиваются на основании приказа, и командированный отчитываться за них не должен.

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в положении о командировках. Величина суточных может варьироваться в зависимости от категории персонала, места командирование и т.д. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, размер которых не превышает:

  • 8 480 рублей в сутки для командировок в ЛДНР, Херсонскую и Запорожскую области;

  • 700 рублей в сутки для командировок в другие регионы России;

  • 2 500 рублей в сутки при заграничных поездках. 

Контролировать выплату суточных удобно в разделе «Авансовые отчеты» платформы Ostrovok.ru Командировки. Работодатель может настроить размер выплаты самостоятельно в соответствии с политикой компании или оставить предусмотренные законодательством.

Проезд и проживание

Состав пакета первичных документов для учета командировочных расходов зависит от того, какие расходы оплачивает работодатель, а какие работник. Работодатель обязан выдать работнику авансом денежные средства на покрытие всех предстоящих расходов до убытия в командировку. По возвращении из поездки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах, а также вернуть неизрасходованные деньги. Если же фактические расходы превысили полученный аванс, то работодатель проверяет обоснованность дополнительных затрат и возмещает их. 

Итак, если приобретением билетов, организацией трансферов, бронированием жилья и прочим занимается работодатель напрямую или через посредника, поставщик услуги должен ему предоставить акт об оказании услуг или УПД. Счет не является обязательным документом, но его наличие упрощает работу бухгалтеру. А наличие договора обеспечит максимальную защиту интересов сторон и минимизирует вопросы контролирующих органов.

При бронировании билетов и гостиниц на Ostrovok.ru Командировки счета, УПД и акты приема-передачи билетов авиа- и железнодорожных билетов будут сформированы автоматически еженедельно по понедельникам, либо каждые две недели месяца. Заказчик может выбрать подходящую себе периодичность и скачивать документы из личного кабинета сразу после их формирования с последующим получением оригиналов по почте.

Если работник самостоятельно покупал билеты и расплачивался за жилье, то вместе с авансовым отчетом он должен предоставить кассовые чеки на оплату транспортных услуг и жилья.

Однако, принять к налоговому учету расходы на оплату проезда к месту проведения командировки работодатель может только при наличии документов, которые могут подтвердить факт осуществления указанных расходов, а также их обоснованность (письмо Минфина от 10.03.2020 № 03-03-07/17700). То есть необходимы билеты, оформленные с учетом требований, которые предъявляют к бланкам строгой отчетности. Если авиабилет оформлен в безбумажном виде, то подтвердить расходы можно:

  • посадочным талоном со штампом аэропорта;

  • маршрутной квитанцией электронного авиабилета;

  • справкой авиакомпании.

Если гостиничный номер забронирован через посреднический сервис, то для подтверждения расходов и их обоснования работнику необходимо взять в гостинице справку о проживании

Аренда квартиры, комнаты или дома у физлица в обязательном порядке должна сопровождаться оформлением договора найма жилого помещения. Безналичный перевод можно подтвердить банковской квитанцией, а оплату наличными — распиской от арендодателя. 

Возместить расходы на проживание в командировке — обязанность работодателя. Суммы возмещения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако, если работник не может документально подтвердить понесенные расходы, работодатель все равно в праве их компенсировать. Но с суммы выплаты, которая превышает 700 рублей за сутки для командировок по России и 2 500 рублей за сутки за ее пределами, необходимо удержать НДФЛ, а также начислить взносы (ст. 217 НК).

Под обложение НДФЛ и взносами подпадают и любые другие дополнительные услуги отелей, которые не входят в стоимость проживания.

Ostrovok.ru Командировки учитывает возможность расчетов бизнес-картами и формирует полный пакет закрывающих документов на юридическое лицо, если работник расплатился корпоративной картой.

Бухучет командировочных расходов

Для учета суточных используют 71, в корреспонденции со счетами затрат в зависимости от цели поездки:

  • 20, 23, 25 — командировки по производственной необходимости;

  • 26 — командировки по административно-хозяйственной деятельности;

  • 08 — командировки для приобретения основных средств;

  • 44 — командировки для реализации продукции;

  • 91 — командировки, не связанные с производством и приобретением ОС.

Проводки по учету суточных и командировочных расходов, которые оплачивал работник выглядят так:

Дт 71 Кт 50 — работник получил под отчет командировочные в кассе предприятия;

Дт 71 Кт 51 — командировочные перечислены работнику на карту или счет;

Кт 50 Дт 71 — работник вернул в кассу предприятия неизрасходованный полностью аванс на командировочные;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 71 — командировочные расходы списаны на себестоимость в зависимости от цели командировки;

Дт 70 Кт 68 — начислен НДФЛ со сверхнормативных суточных и расходов на проживание;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 69 — начислены страховые взносы на суммы сверхнормативных суточных и расходов на проживание.

Если транспорт, жилье и прочие расходы работодатель оплачивал сам, то проводки будут другими:

Дт 60 Кт 51 — работодатель перечислил деньги гостинице, перевозчику и т.д;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 60 — расходы на оплату жилья, транспорта в командировке и прочего списаны на себестоимость в зависимости от цели поездки.

Дт 19 Кт 60 — отражен входящий НДС;

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Учет оплаты дней командировки осуществляется также, как и учет заработной платы:

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 70 — заработная плата (в том числе оплата дней командировки) начислена;

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;

Дт 70 Кт 51 — зарплата перечислена работнику на карту или счет;

Дт 26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) Кт 69 — начислены страховые взносы на заработную плату.

На платформе Ostrovok.ru Командировки компания сможет контролировать расходы на поездки и распределять их по центрам затрат, выгружать расширенные аналитические отчеты за интересующий период и данные в учетную программу.

Легкая организация деловых поездок

Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчётности. Без абонентской платы

Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8JvGza

Начать дискуссию

Банки

«Точка» заплатит своим клиентам компенсацию по счетам, которые связаны с банком QIWI

Банк «Точка» выкупит у своих клиентов права требований по счетам, которые были открыты по лицензии «Киви Банка».

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Правительство на 25% увеличит порог ущерба по налоговым преступлениям

Власти изменят в уголовном кодексе диапазоны крупных и особо крупных ущербов по налоговым правонарушениям.

55

Чек-лист: ЭТрН как закрывающий документ для бухгалтерии

Закрывающие документы подтверждают, что сделка завершена и стороны договора выполнили обязательства. На основании таких документов подтверждают расходы в бухгалтерском и налоговом учете. 

Чек-лист: ЭТрН как закрывающий документ для бухгалтерии
Лучшие спикеры, новый каждый день
ПСН

🎓Вебинар. Патентная система налогообложения в 2024 году: тонкости применения. 4 марта в 15:00 мск!

Несмотря на то, что патентная система налогообложения кажется простой, на практике налогоплательщики совершают много ошибок. Разберитесь с ПСН, чтобы не допустить ошибок.

Обучение стало доступнее! Курсы со скидкой до 87%, подписка Клерк.Премиум за 9 900 рублей и билеты на главную бухгалтерскую конференцию года за 5 950 рублей!

Начните весну с правильным настроем! Записывайтесь на курсы повышения квалификации Клерка, получайте новую профессию со скидками до 87% на обучение! Подключайте годовую подписку Клерк.Премиум по цене в 2 раза ниже обычной! Успейте купить билеты на конференцию бухгалтеров по самой низкой стоимости — всего за 5 950 рублей!

Обучение стало доступнее! Курсы со скидкой до 87%, подписка Клерк.Премиум за 9 900 рублей и билеты на главную бухгалтерскую конференцию года за 5 950 рублей!

Все изменения для бухгалтера по зарплате в 2024 году и как с ними работать

У каждой организации есть риск столкнуться с претензиями СФР за неправильный расчет пособий или получить повестку в суд за нарушение ТК РФ по оплате труда. Поэтому бухгалтеру по зарплате нужно постоянно держать руку на пульсе (как бы банально не звучало) текущих изменений и постоянно учиться. Поможем вам не отставать от коллег в знаниях.

Все изменения для бухгалтера по зарплате в 2024 году и как с ними работать
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Бюджет проекта: основные этапы создания

Каждое новое направление бизнеса требует тщательных расчётов. Без этого проект рискует полностью провалиться или отнять при запуске слишком много денежных и человеческих ресурсов. Рассказываем об основных этапах подготовки к созданию бюджета проекта, а также подробно объяснила, откуда брать информацию для анализа.

Бюджет проекта: основные этапы создания
Бесплатно с ЕГРЮЛ

За что и как налоговики исключат из ЕГРЮЛ и ЕГРИП в 2024 году

С 13 ноября 2023 года появились новые основания для упрощенного исключения бизнес-субъектов — организации и ИП, — из госреестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Разберем, что за это за основания и как подать возражения и остаться в реестре.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
1,6 тыс.

Участникам СВО разрешат не платить проценты по кредитам

Правительство уже одобрило идею Минфина освободить военнослужащих от уплаты процентов по кредитным договорам. Если участник СВО уже платил проценты, то банк их направит в счет погашения основного долга.

ПСН

Для уменьшения налога по ПСН на взносы ИП не нужно заявление о зачете

Чтобы уменьшить налог на взносы нужно не заявление о зачете (КНД 1150057), а уведомление на уменьшение патента (КНД 1112021).

ОГРНИП – номер регистрации ИП

ОГРНИП – номер регистрации ИП, который присваивается всем индивидуальным предпринимателям. Наша новая статья поможет разобраться, что такое ОГРНИП для ИП, как расшифровываются его цифры и зачем он нужен бизнесмену.

ОГРНИП – номер регистрации ИП
Адвокат

Адвокат может быть самозанятым

Адвокатам не запрещено быть плательщиками НПД. Но это касается другой деятельности, не адвокатской.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как выбрать систему 1С для своего бизнеса: советы от экспертов

Программы «1С» позволяют предприятиям работать эффективнее, быстрее и результативнее. Для достижения желаемого результата из обширной линейки нужно выбрать продукт, наиболее подходящий под потребности конкретной компании. Расскажем, какая программа какому бизнесу подойдет и на какие критерии нужно ориентироваться при выборе ПО.

Как выбрать систему 1С для своего бизнеса: советы от экспертов

Нормы ТК сформулированы так, что толковать и применять их можно разными способами. Интервью с Еленой Воробьевой

Топовый лектор России по начислению и налогообложению заработной платы Елена Воробьева расскажет, на какие моменты обратить внимание работодателям в 2024 году.

Нормы ТК сформулированы так, что толковать и применять их можно разными способами. Интервью с Еленой Воробьевой

Какие обязанности возникают при открытии счета в иностранном банке

При открытии банковского счета за рубежом у владельца счета возникают обязанности сообщить об этом в налоговую инспекцию и ежегодно представлять отчеты о движении денежных средств по счету.

НДФЛ

🏠 Переселенцев из-за комплексной застройки хотят освободить от НДФЛ, как москвичей при реновации

Если москвича выселяют из хрущевки и дают новое жилье, он может продать его без НДФЛ, потому что учитывают срок владения старым жильем. А вот житель Санкт-Петербурга в аналогичной ситуации заплатит налог. Это хотят исправить.

Исторические максимумы в Москве, а в Сочи нет. Что произошло с ценами на недвижимость в этих городах за месяц?

Продолжаю следить за тем, что происходит с ценами на недвижимость в Москве и в Сочи. Города интересны тем, что недвижимость там себя ведет вообще по-разному. В прошлый раз я смотрел декабрь–январь. Изучаем, что произошло за месяц, думаем, что будет дальше.

Исторические максимумы в Москве, а в Сочи нет. Что произошло с ценами на недвижимость в этих городах за месяц?

Утвердили форму заявления для соцвычета по НДФЛ через работодателя

Получить социальный налоговый вычет по расходам на лечение, обучение, фитнес можно разными способами – в том числе, в течение года через работодателя, без 3-НДФЛ. Для этого нужна справка и заявление. Форму заявления утвердили.

Игра с кубиками на ЕНС. Какие данные отражают в акте сверки по ЕНС

У меня все было отлично — по нулям. Что эта ЁНС-овская программа потом насчитала — неизвестно...

Игра с кубиками на ЕНС. Какие данные отражают в акте сверки по ЕНС
344

Какие аргументы привести налогоплательщику, которого обвиняют в работе с сомнительными контрагентами

Главным фактором в хозяйственных взаимоотношениях с поставщиками является своевременная поставка качественных товаров (материалов), формальные претензии ФНС значения не имеют