Зачем нужен счет-фактура и как его заполнить

Рассказываем, что нужно бухгалтеру для грамотного исчисления НДС и как правильно работать со счетом-фактурой. 
548 153
Зачем нужен счет-фактура и как его заполнить
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Счет-фактура: что это

Счет-фактура — это основной документ в налоговом учете, подтверждающий сумму налога по сделке. Также он подтверждает факт передачи и принятия товара сторонами. 

Счет-фактуру оформляет продавец не позднее 5 дней после совершения операции. В нем отражается та сумма НДС, которая будет взята к учету бухгалтером. У продавца данная сумма НДС будет исходящей — суммой налога для уплаты в бюджет. У покупателя по этому же счету-фактуре будет входящий НДС. Когда бухгалтер в конце месяца соберет сумму НДС по всем проданным товарам и определит сумму налога для уплаты в бюджет, сумму НДС по входящему счету-фактуре можно будет вычесть из рассчитанной суммы налога, тем самым уменьшить сумму налоговой нагрузки. 

Вычет может формироваться автоматически в бухгалтерских программах учета при внесении входящих и исходящих счетов-фактур в книги покупок и продаж. Данные книги являются обязательными к заполнению, налоговая инспекция также запрашивает их для контроля. 

Именно счет-фактура будет запрашиваться при камеральной или выездной налоговой проверке. Только при грамотно заполненном документе и его корректном отображении в книгах покупок и продаж можно взять НДС к вычету.  

Если ваша фирма сделает столько закупок, что сумма входящего НДС окажется больше, чем НДС к уплате, то счета-фактуры станут основными документами, подтверждающими право на возврат из бюджета разницы в сумме НДС. Такое право сильно помогает сократить налоговое бремя, но нужно быть готовым к повышенному вниманию со стороны налоговых органов. 

Виды и сроки выставления счетов-фактур

Выделяют три вида счетов-фактур — стандартный, авансовый и корректировочный. 

Стандартным называют документ, который оформляется непосредственно при передаче товара, либо в пятидневный срок после сделки. Его оформляет продавец. 

Авансовыйсчет-фактуру выписывает покупатель в случае предварительной оплаты еще не полученных товаров или услуг. 

Третий вариант — корректировочный счет-фактура. Он выставляется, когда продавец изменяет ключевые данные в документе: наименование, количество ТМЦ, тариф, ставку налога, итоговую сумму документа. Такой вид счета-фактуры используется редко, так как пятидневный срок оформления основного документа позволяет переделать его, не прибегая к корректировке — это не нарушает нормы НК.

Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за предыдущие 1,5 года и возьмем ответственность за проверенный период, как будто учет вели мы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как заполнять и отражать данные счета-фактуры в документации  

Счет-фактура является юридически значимым документом и в налоговом кодексе закреплена форма строго установленного образца, важно правильно ее заполнить. Нельзя пропускать строки и графы, также запрещено менять поля местами и добавлять в утвержденную форму данные по своему усмотрению, кроме дополнительных сведений.

Подписывать счет-фактуру должны главбух и директор фирмы, либо другие лица, полномочия которых закреплены приказом или доверенностью на действия от имени организации (п. 6 ст. 169 гл. 21 НК). В счете-фактуре, выписанной индивидуальным предпринимателем, подпись главного бухгалтера не требуется, а подпись уполномоченного лица должна быть с реквизитами свидетельства о госрегистрации конкретного ИП.

Кодексом не запрещается отражение в счете-фактуре необходимых дополнительных сведений, например, номера и даты приказа о назначении уполномоченного лица. Указание таких реквизитов упрощает работу контролирующих органов и партнеров. 

Выбор формата счета-фактуры утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@:

  • для непрослеживаемых товаров, работ, услуг либо имущественных прав — на бумаге или в электронном виде;

  • для прослеживаемых товаров —  в электронном виде, кроме отдельных исключений (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК):

    • покупка товаров физлицом (не для бизнеса) или самозанятым;

    • экспорт (реэкспорт) товаров за пределы РФ;

    • продажа и вывоз товара в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию.

Кроме того, если продавец не платит НДС (например, применяет упрощенку), он должен составлять электронные УПД, подписывать их квалифицированной электронной подписью и передавать покупателям. 

Также у покупателей-организаций и ИП должна быть возможность получать электронные счета-фактуры и первичку по ТКС.

При составлении бумажного счета фактуры обычно делают два экземпляра. Один из них продавец выставляет покупателю, второй оставляет себе. Однако в некоторых случаях достаточно одного экземпляра: 

  • при реализации товаров в розничной торговле;

  • передаче товаров внутри организации для собственных нужд;

  • безвозмездной передаче товаров в рамках рекламных акций;

  • начисления НДС после потери права на спецрежим либо по неподтвержденному экспорту;

  • получения дополнительных поступления, связанных с оплатой реализованных товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Чтобы перейти на электронные счета-фактуры, необходимо согласовать это с контрагентом. Исключение — реализация прослеживаемых товаров или передача таких товаров в составе выполненных работ, потому что в этом случае оба участника сделки обязаны обеспечить прием и обработку электронных документов.

Стандартный счет-фактура условно делится на две части: шапка и табличная часть. 

Шапка бланка:

№ строки

Рекомендации к заполнению

1

Порядковый номер и дата оформления. В бухгалтерских программах, таких как 1С, он присваивается программой автоматически.

Порядковый номер и дата исправления. Если документ первичный, оформитель может поставить прочерк.

2

Полное или сокращенное название продавца. Обязательное условие — заполнение по учредительным документам.

Адрес, указанный в ЕГРЮЛ для юрлиц и в ЕГРИП для ИП

ИНН/КПП продавца

3

Грузоотправитель и адрес. Если продавец-грузоотправитель, допускается надпись «он же». 

4

Название и адрес грузополучателя по учредительным документам

5

Дата и номер платежно-расчетного документа

Дата и номер документа об отгрузке товара

6

Наименование покупателя по учредительным документам

Адрес покупателя в соответствии с ЕГРЮЛ, для ИП с ЕГРИП

ИНН/КПП покупателя

7

Код валюты и ее название. Они должны быть едины для всего документа.

8

Идентификатор госконтракта

Табличная часть:

№ строки

Рекомендации к заполнению

1

Номер записи по порядку

Название ТМЦ или описание услуги

Код вида товара по единой товарной номенклатуре ЕЭС. Заполняется для товаров, вывозимых за границы РФ.

2, 2а

Код и обозначение единицы измерения товара согласно единому российскому классификатору.

3

Количество или вес поставляемого товара

4

Цена единицы товара без НДС. Если применяются цены с госрегуляцией с НДС, то цена указывается с налогом.

5

Стоимость номенклатуры без налога

6

Стоимость акциза для акцизных товаров, либо вносится запись «без акциза»

7

Ставка налога, либо вносится запись «без НДС»

8

Сумма НДС

9

Полная стоимость товаров с налогом, всего

10, 10а

Код и страна происхождения товара по Общероссийскому классификатору стран. Заполняется для товаров не российского производства.

11

Регистрационный номер декларации прослеживаемого товара

12

Код и обозначение единицы измерения прослеживаемого товара согласно единому российскому классификатору

13

Количество или объем прослеживаемого товара

Скачать образец заполнения счета-фактуры.

Скачать образец соглашения о взаимном выставлении счетов-фактур и УПД в электронном виде.

Частые ошибки в счетах-фактурах

Если в оформлении счета-фактуры допущены ошибки, ИФНС может отказать в вычете по НДС. 

В исходящем документе ошибки можно минимизировать настройкой программы. Входящий документ должен проходить особый контроль, поскольку именно входящий НДС позволяет уменьшить сумму налога, который будет перечислен в бюджет.

Мелкие недочеты иногда упускаются при проверках налоговиками, но на ряд значений следует обратить внимание.

  1. Если организация, например, работает на упрощенке и не платит НДС, не следует указывать в ячейке НДС — 0%, потому что это реальная налоговая ставка, а в конкретном случае налога нет, правильным будет вписать в это поле счета-фактуры — «Без НДС».  

  2. Правильно рассчитывайте сумму НДС. Его можно высчитать от итоговой суммы или начислить сверху на сумму без НДС, в итоге получатся две разные цифры. Важно делать расчеты в едином формате, если в бланке несколько позиций.

  3. Подпись доверенного лица можно ставить только по приказу или по документу, заверенному нотариусом. Словесное разрешение руководителя на подпись третьему лицу не делает документ действительным.

  4. Пропущенные реквизиты, такие как название организации, ИНН, адрес могут стать причиной отказа в возмещении НДС.

  5. Нужно вписывать полное наименование номенклатуры. Запись «товары» или «материальные ценности» не подойдет.

  6. Обновление бланков в программах учета не происходит автоматически. Часто бухгалтеры знают о нововведениях в бланках, но просто ждут, когда новая версия появится в программах, и оформляют устаревшие формы.

  7. Не стоит пренебрегать проверкой контрагента. Сделки с подозрительными организациями часто заканчиваются снятием вычета, уменьшением суммы расхода. Компании-однодневки именуются в ФНС техническими, сделки с такими не признают даже в судебном порядке.

Изменения с февраля 2024 года

С 9 февраля 2024 по 31 марта 2025 включительно для прослежимаемых товаров можно выставлять электронные счета-фактуры (УПД) как в стандартном формате, так и с дополнительной графой 14. В нее вносится новый реквизит — «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости». Он указывается при продаже таких товаров, в том числе, в составе комплектов (наборов), а также при их передаче в составе выполненных работ.

Как следует из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@, если вы не заполняете графу 14, исправленные счета-фактуры выставляйте аналогично. Отказов в вычетах НДС не будет. 

Новую графу 14 и данные о прослеживаемости в электронных счетах-фактурах (УПД, УКД) нужно заполнять только тем, кто работает с прослеживаемыми товарами, остальным это не требуется. 

Проверьте нас в деле

Каждому новому клиенту дарим месяц бесплатного обслуживания

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KLCzE

Комментарии

1
  • gnews spb

    Выделяют три вида счетов-фактур — стандартный, авансовый и корректировочный. 

    А где же исправленный?!

    Авансовыйсчет-фактуру выписывает покупатель в случае предварительной оплаты еще не полученных товаров или услуг. 

    После этой фразы дальше читать нет никакого желания.

    Когда вы говорите, Иван Васильевич, впечатление такое, что вы бредите!(с)

Как собрать доход по отчетам в Яндекс Маркете?

Здравствуйте, кто работает с Яндекс маркетом, как доход собрать по отчётам, могли бы схему описать, благодарю 🙏

14

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Воинский учет

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы

Разбираем азы воинского учета — какую отчетность и в какие сроки сдавать (с учетом свежих изменений 2023 года), какие штрафы грозят за нарушения, что с повестками призывникам.

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы
39
44,4 тыс.

Что не так с предстоящим повышением налогов в России?

В России происходит слом самой философии бюджетно-налоговой политики, последовательно выстраивавшейся с начала нынешнего века

Лучшие спикеры, новый каждый день

В Крыму временно запретили работать иностранцам по патентам

Работодателям на полгода запретили нанимать иностранных сотрудников, которые могут работать по патентам. Ограничения затронули 35 видов экономической деятельности.

Интернет и IT

Число DDos-атак на российские компании увеличились в три раза

Только за первые четыре месяца 2024 года специалисты по кибербезопасности справились с 512 DDos-атаками.

Россия договорилась с Белоруссией о признании цифровых подписей

Предпринимали из Белоруссии смогут использовать национальные электронные цифровые подписи как квалифицированные подписи в России. Это позволит бизнесменам участвовать в госзакупках.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Малый и средний бизнес получил нефинансовую поддержку на 78 млрд рублей

Минэкономразвития оценило стоимость нефинансовой поддержки, которую предприниматели могут получить в центрах «Мой бизнес».

Операторов кикшеринга могут заставить платить налоги в бюджет города

Власти Петербурга предложили операторам услуг по краткосрочной аренде самокатов разделить доходы, полученные в разных регионах, и платить налоги в бюджет городов, где этот сервис представлен.

У бухгалтеров пошли вопросы по заполнению 6-НДФЛ, а налоговики требуют с них пояснений. 🧾«Ночной бухгалтер» № 1664

Новый-старый отчет с кучей сроков уплаты вызывает у бухгалтеров вопросы, которые решают «всем миром». Налоговики продолжают слать требования, сравнивая уведомления и расчет. Объяснения, что в уведомлениях ошибка и верны данные отчетов их не устраивают. А еще вас ждут бухгалтерские байки, гороскоп и мем дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером
Инвестиции

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Кредитование

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
323

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

74
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Онлайн-кассы

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

69
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Интересные материалы

Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

191