Автоматизация учета

Та самая статья, из которой вы, наконец, поймете, как работает роботизация в бухгалтерии 

Каждый бухгалтер мечтает о своем клоне, который выполняет рутинную работу. Если вы думали, что таких клонов не существует, то спешим заверить — вы ошибаетесь и они есть. Это роботы RPA. В бухгалтерию активно внедряется роботизация, и сегодня мы расскажем какие процессы уже можно отдать роботу. 
1,5 тыс.
Та самая статья, из которой вы, наконец, поймете, как работает роботизация в бухгалтерии 
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое RPA и причем тут роботы

RPA-платформа — это компьютерная система автоматизации повторяющихся рутинных задач, которые обычно выполняют люди.

Робот RPA — это не робот в общепринятом понимании, вы не сможете его увидеть или потрогать, это — программа, установленная на ПК, поэтому его называют программным роботом

В отличие от других хорошо знакомых нам программ, например Excel или 1С, робот RPA в буквальном смысле делает то же, что и вы, но по заранее заданному алгоритму, гораздо быстрее и без ошибок. Он создан не для того, чтобы заменить человека, а для того, чтобы освободить его от нудной ручной работы.

В бухгалтерском учете роботы RPA широко применяются для автоматизации ввода и сверки данных, подготовки налоговой и финансовой отчетности, начисления зарплат, оплаты командировок, больничных и учета корпоративных расходов, управления запасами. 

Крупные российские компании, например АЛРОСА, ВТБ, СОГАЗ, Газпром нефть, Роснефть и средний бизнес уже оценили возможности роботизации и сэкономили благодаря RPA сотни миллионов рублей и тысячи человекочасов.

Поговорим о том, как это работает и почему роботизация бухучета выгодна и сотрудникам, и компании.

80% операций в бухгалтерии — это рутина. И большую часть этой рутины можно отдать роботу RPA.

Обработка первичной документации и внесение данных в учетную программу

В среднем, бухгалтер тратит на обработку первичных документов от 2 до 8 часов в день. Робот RPA способен сократить это время в 10 раз.

Вот несколько операций с первичкой, которые можно ему делегировать:

  • Сбор первичных документов. Робот RPA может сам забрать первичные документы из электронной почты или сервиса электронного документооборота (ЭДО).

  • Считывание данных. Роботы RPA могут автоматически считывать информацию с первичных документов, таких как счета, накладные или банковские выписки. Они могут распознавать текст, числа и другую важную информацию и вносить их в соответствующие поля учетной программы.

  • Проверка данных. Роботы RPA могут проверять правильность заполнения первичных документов и выявлять ошибки, такие как пропущенные данные или неверные суммы.

  • Автоматический ввод данных в учетную программу. Роботы RPA могут создавать автоматические записи в бухгалтерской программе на основе сведений из первичных документов. Например, они могут вносить данные о поступлениях и расходах, заполнять соответствующие поля и вкладки, а также сохранять операции без необходимости ручного ввода.

  • Уведомление об ошибках. Роботы RPA могут отслеживать процесс обработки первичных документов и автоматически отправлять уведомления, если возникают ошибки. Это позволит бухгалтеру быстро среагировать на проблему и принять меры, чтобы выявить причину ошибки и устранить ее.

Сверка расчетов с контрагентами

Сверка с контрагентами — это всегда аврал с документами, напоминания поставщикам и покупателям о сроках и просьбы подписать акты. Внедрение роботизации сократит время на сверку с контрагентами в 2-3 раза. Робот может помочь бухгалтеру в процессе сверки расчетов следующим образом:

  • Автоматизация сверки. Робот RPA может автоматически извлекать данные из различных источников, таких как электронные таблицы, CRM-системы или электронная почта, и сравнивать их с данными контрагентов. По результатам сверки он составит протокол разногласий и направит его контрагенту. 

  • Повышение точности процесса. Робот RPA способен выполнять сверку с высокой точностью и минимальным риском ошибок. Здесь отсутствует человеческий фактор, который может привести к некорректным результатам.

  • Оптимизация процессов. Робот RPA выполняет сверку данных автоматически и в фоновом режиме, что позволяет бухгалтеру концентрироваться на более важных и срочных задачах.

  • Отчетность по результатам сверки. Робот RPA может отслеживать все сверки с контрагентами, сохранять их результаты и формировать отчеты. Это помогает бухгалтеру быстро получать актуальные данные для анализа и принятия решений.

Формирование налоговой и бухгалтерской отчетности

Отчетность требует от специалиста квалификации, опыта и предельной концентрации внимания. Робот может стать полезным инструментом для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности и сэкономить до 70% вашего времени

  • Автоматизация рутинных операций. Робот RPA может собирать, обрабатывать и конвертировать данные и без ошибок заполнять формы отчетности.

  • Интеграция с программой учета. Робота RPA можно интегрировать с различными программами учета и отчетности, чтобы автоматически получить необходимые данные. Таким образом, он может обновлять и синхронизировать данные разных баз с минимальным участием бухгалтера.

  • Усовершенствование процесса проверки. Робот RPA может выполнять автоматическую проверку данных и расчетов, что позволяет выявить ошибки и неточности. Также робот может проверять соответствие отчетности требованиям налогового и бухгалтерского учета.

  • Оптимизация процессов обработки данных. Робот RPA может обрабатывать большой объем данных и выполнять задачи параллельно, что позволяет значительно ускорить формирование отчетности.

  • Напоминание о сроках сдачи отчетов. Робот RPA напомнит бухгалтеру о том, что пора готовить документы.

Расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов, командировки

Вот некоторые функции, которые смело можно делегировать роботам:

  • Обработка данных. Робот RPA может собирать и обрабатывать данные о зарплате, такие как часы работы, ставки оплаты, дополнительные начисления и вычеты. Он может извлекать эти данные из различных источников и автоматически заполнять соответствующие формы в учетной программе.

  • Расчет зарплаты. Робот RPA может проводить автоматический расчет зарплаты на основе предоставленных данных, включая начисление НДФЛ и страховых взносов.

  • Создание отчетов. Робот RPA может формировать отчетность по зарплатным налогам и страховым взносам, такую как: расчет 6-НДФЛ, РСВ, форма ЕФС-1.

  • Автоматический обмен данными. Робот RPA может упростить процесс обмена данными о зарплате с другими системами и приложениями. Он может автоматически импортировать данные из систем учета рабочего времени, управления персоналом и других источников, а также экспортировать данные в учетную программу.

  • Обработка запросов и обращений от персонала. Робот RPA может помочь обрабатывать запросы и обращения сотрудников, касающиеся их зарплаты, автоматически формировать и отправлять работникам расчетные листки.

  • Формирование авансовых отчетов по командировкам. Робот RPA может собирать информацию о командировочных расходах из разных источников и автоматически заполнять авансовые отчеты. Он также может проверить документы, подтверждающие расходы, такие как билеты на самолет или поезд, и прикрепить их к отчету. 

Складской учет и управление запасами

Проблемы с учетом приведут к перебоям в работе предприятия, нерациональному использованию складских площадей и увеличению расходов. Внедрение роботизации позволит сократить количество ошибок в 15 раз. Вот несколько способов, которыми робот может помочь:

  • Автоматизация процессов складского учета. Робот RPA может автоматически считывать информацию о запасах с учетной программы и выполнять задачи по инвентаризации запасов.

  • Оптимизация заказов на запасы. Робот RPA может анализировать информацию о потребности в запасах и автоматически формировать заявки поставщикам на заказ товаров. Это поможет бухгалтеру сэкономить время на ручных расчетах и управлении заказами.

  • Мониторинг поставок и просроченных товаров. Робот RPA может отслеживать поставки товаров и уведомлять бухгалтера об их статусе. Он также может автоматически обнаруживать просроченные товары и помогать в их учете.

  • Генерация отчетов. Робот RPA поможет бухгалтеру в формировании отчетности о запасах. Он может автоматически собирать необходимую информацию, а также генерировать отчеты на основе заданных параметров.

Передайте рутину роботам, чтобы сотрудники занимались действительно важными задачами. Primo RPA поможет в этом.

Пример из практики: как робот оптимизирует процесс приема актов выполненных работ 

Рассмотрим процесс приема актов выполненных работ в компании с роботом компании Primo RPA и без. Человеку нужно 30 минут, чтобы:

  • получить акт; 

  • проверить наличие файла; 

  • сверить номера договоров, ИНН и прочих реквизитов;

  • проверить данные в базе 1С;

  • обработать документ; 

  • сформировать протокол разногласия и направить его специалисту, если есть необходимость.

После внедрения роботизации обработка акта выполненных работ займет 5 минут. Причину разногласий специалистам придется искать самостоятельно, ведь робот не может заменить человека в решении сложных задач. 

Таким образом автоматизация бухгалтерских процессов с Primo RPA позволяет

  • сократить на 95% ручную работу и освободить время ценного сотрудника для решения стратегических задач;

  • ускорить взаимодействие с контрагентами за счет увеличения скорости внутренних процессов бухгалтерии;

  • минимизировать количество ошибок, а, соответственно, и штрафов от контролирующих органов.

Кейсы ММК, ВТБ и ДОМ.РФ

Вот несколько примеров успешной роботизации в российских компаниях.

Магнитогорский металлургический комбинат (ММК). Компания отказалась от ручного ввода данных и первичных документов на бумажном носителе в своем учетном центре, роботизировала 69 процессов и сэкономила благодаря этому 85 млн руб. за год.

Внедрение роботизации в ВТБ позволило высвободить около 600 млн рублей и направить их на финансирование задач банка. Роботам делегировали отчетность, управление резервами, кредитование физлиц и обработка заявлений на субсидии. Сегодня в ВТБ задействованы 120 роботов, 70 из них работают на продуктиве.

В банке ДОМ.РФ благодаря роботам обработка валютного контракта занимает 15 минут. До внедрения роботизации на эту операцию уходило 40 минут. Теперь 80% задач роботы решают без участия специалистов.

Primo RPA — технологический лидер роботизации в России. Повышайте эффективность и надежность бизнеса с цифровыми сотрудниками Primo RPA. 

Запросить демо версию

Робот в бухгалтерии поможет автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи и существенно сократить время на обработку данных. Внедрение роботизации избавит учет и отчетность от ошибок, бухгалтера от стресса, а компанию от доначислений и штрафов. Но важно помнить, что робот — это инструмент бухгалтера, а не конкурент. Он позволит освободить время для решения важных задач, но не может полностью заменить человека. 

Чтобы внедрение RPA прошло успешно, сотрудничайте с опытными партнерами в данной области. Умная роботизация процессов любой сложности с Primo RPA, работающей на рынке с 2018 года. Платформа Primo RPA решает задачи роботизации в крупнейших компаниях из разных отраслей экономики страны, например, Газпром Нефть, ВТБ, ММК, Лента, Уралхим.

Primo RPAэто:

  • Инновационная RPA-платформа для любых задач.

  • Крупнейшие проекты роботизации в России.

  • Экспертное внедрение и надежная поддержка.

Реклама: ИНН 9715426731, ООО «Примо РПА», erid: LjN8Jz3Kd

Комментарии

6
  • Алексей Т 19.09.23, 19:10

    Бух-оптимист

  • AlexeyNikolaev 19.09.23, 19:40

    Алексейдиректор по развитиюООО Примо РПА

  • AlexeyNikolaev 19.09.23, 19:41

    Алексейдиректор по развитиюООО Примо РПА

  • Старый ворчун 19.09.23, 21:19

    Нет

  • VadimBA 19.09.23, 22:14
    • AlexeyNikolaev 20.09.23, 13:51

      Алексейдиректор по развитиюООО Примо РПА

Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи, пожалуйста, .
Бухгалтеры

🎉Такое нельзя пропустить! Бухгалтерская подписка Клерк.Премиум по суперцене только в декабре

Мы запускаем новые тарифы на месячную и годовую подписку для любимых бухгалтеров.

2,5 тыс.
Опубликуется 03.12.23 в 13:12
Маркировка рекламы

Рынок зарегистрированной интернет-рекламы превысил 400 млрд рублей

После введения штрафов за отсутствие маркировки в интернет-рекламе число «белых» рекламодателей достигло 940 тысяч.

Мероприятия

Актуальные мероприятия для бухгалтеров Добавить мероприятие
Опубликуется 03.12.23 в 12:36
Премии

У каждого пятого сотрудника не будет годовой премии

Несмотря на то, что премии предусмотрены в 80% компаний, только треть сотрудников рассчитывают получить материальные бонусы по итогам 2023 года.

Общество

Воскресный комикс. Про бессмысленную работу

В воскресенье работать нельзя! А если добавить смысла?

Почему взаиморасчеты по ОСВ не закрываются?

Здравствуйте, подскажите, в чем может быть причина, если всё первичные документы с вайлдберисс внесены в 1С, а взаиморасчеты по ОСВ не закрываются? И с отчётом не сходятся.

Опубликуется 03.12.23 в 11:08
IT-компании

Минцифры: в 2024 году на IT-разработки будут снова выдавать гранты

С 2024 года возобновят две грантовые программы для IT-разработчиков, но государство будет вкладывать в проект уже не 80% от стоимости, а 50%.

Зарплата

Работодатели откажутся повышать выплаты сотрудникам — на рынке труда пройден зарплатный пик

У бизнеса заканчиваются деньги, чтобы продолжать «зарплатную гонку». В сентябре рост реальных зарплат замедлился до 7,2%.

Новые видео от экспертов каждый день
Самозанятые

👌Что вы обязательно должны знать о самозанятых. Лучшие инструкции и чек-листы

9 млн самозанятых зарегистрированы в РФ. Они заработали триллионы (!) рублей и сформировали 1,6 млрд чеков. Но для их заказчиков важно, чтобы работа с самозанятыми была простой и выгодной, а расходы можно было учесть для уменьшения налогов. Чтобы вы получали только плюсы от сотрудничества с внештатниками, а не проблемы с налоговой, мы создали этот дайджест.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
274
Отчетность

Изменения 2024 в отчетности. 7 главных изменений

В статье расскажу, что меняется в отчетности с 2024 года и как это повлияет на налогоплательщиков и их работу.

Изменения 2024 в отчетности. 7 главных изменений
Инвестиции

Рубль дешевеет, IPO Совкомбанка, недвижка на новых максимумах, новые облигации, КС, дивиденды, биткоин. Воскресный инвестдайджест

После продолжительного укрепления курс рубля начал поход обратно. Неужели всё? Биткоин продолжает восхождение, на бирже появятся новые компании уже в декабре, недвижимость ставит новые рекорды, выходят новые выпуски облигаций.

С чего начать изучение трудоустройства иностранцев?

Добрый вечер, подскажите, пожалуйста, с чего начать изучение трудоустройства иностранцев (Узбекистан, Киргизия) . Любые советы и рекомендации🙏 спасибо!

Онлайн-кассы

Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»

Проблемы с чеками и работа без онлайн-кассы приводят к серьезным штрафам для бизнеса и головной боли бухгалтера. На «Клерке» есть много полезных инструкций, которые помогут вам не попасть в число нарушителей 54-ФЗ. Собрали подборку таких материалов, чтобы вы работали без ошибок и знали как их исправить без негативных последствий. Пользуйтесь.

Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»
Бесплатно с ПСН

Как подать заявление на патент для ИП в 2024 году

Работа с применением патентной системы налогообложения снижает налоговую нагрузку и освобождает предпринимателей от ряда обязанностей. Рассказываем, как перейти на ПСН в 2024 году.

Как подать заявление на патент для ИП в 2024 году
1
4,4 тыс.

В Европе появляется централизованный фильтр трансграничных переводов

Swift объединяет локальные системы мгновенных платежей, чтобы обеспечить бесперебойную обработку, прозрачность и сквозное отслеживание операций.

Россияне стали отправлять гораздо меньше денег за рубеж

В течение года объём трансграничных переводов планомерно сокращался и по итогу третьего квартала достиг 718 млрд рублей (оценка ЦБ).

Возврат излишне взысканного при положительном сальдо на Едином налоговом счете

Продолжим тему зачета и возврата при положительном сальдо на Едином налоговом счете и сегодня рассмотрим условия для возврата излишне взысканного.

Возврат излишне взысканного при положительном сальдо на Едином налоговом счете

Относится ли эта сделка к подконтрольным? Какие риски?

Добрый день! Подскажите пожалуйста, руководитель открыл фирму в Гонконге.

Как я заработал 500 000 рублей, сделав доступ к ChatGPT. Мои 6 выводов по итогу проекта

Пишу в продолжение прошлой статьи "Как я заработал 500 000 рублей, сделав доступ к ChatGPT. А потом Яндекс убил SEO и всё (почти) закончилось". В прошлый раз я рассказывал о запуске проекта на базе ChatGPT, а сейчас будут выводы и мысли, к которым я пришёл по ходу разработки проекта.

Как я заработал 500 000 рублей, сделав доступ к ChatGPT. Мои 6 выводов по итогу проекта

Как отказаться от статуса ИП?

Добрый день, уважаемые коллеги и эксперты. Я ИП на НПД. Хотела бы отказаться от статуса ИП и остаться на НПД, как самозанятый физик. Чтобы это сделать, мне необходимо всего лишь подать заявление о прекращении деятельности как ИП, и все? Я уже не буду ИП, а буду только самозанятой, верно ли понимаю? Благодарю за ответы и ваше внимание.

Опубликуется 02.12.23 в 15:06

Как в 1С:ЗУП проверить право сотрудника на отпуск

Если у работника нет права на дополнительный отпуск, программа выдаст ошибку и автоматически пришлет уведомление: «Вид отпуска не назначен сотруднику».