Когда затраты на оплату проезда из командировки учесть нельзя

Письмо Минфина России от 20 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/58868

Оплата командировок – налоговый расход

Расходы на командировки сотрудников можно учесть при исчислении налога на прибыль. Такие траты относятся к прочим расходам на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При упрощенной системе налогообложения командировочные расходы принимаются в соответствии с подпунктом 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

При этом к расходам на командировки относятся затраты:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения;
• суточные (причем суточные нормируются лишь в целях исчисления НДФЛ, по налогу на прибыль и «упрощенке» суточные можно учесть в том размере, который прописан в локальных актах турфирмы);
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи.

Оформление командировок сотрудников

Оформление командировок регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении.

Такие отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

Правда, при заграничных командировках срок такой поездки можно определить по отметкам, проставляемым в загранпаспорте работника.

Даты в билетах не совпадают с датами командировки

Ситуация, когда указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении (или загранпаспорте работника), не редкость.

Например, работник решил остаться в месте командирования на выходные или провести там свой отпуск.

Возникает вопрос: можно ли тогда стоимость обратного билета признать в расходах?

По данному вопросу существует две точки зрения.

Рассмотрим их подробнее.

Позиция первая: расходы признать нельзя

В такой ситуации, по мнению Минфина России, выраженном в письме от 20 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/58868, сумму возмещения за обратный билет нельзя учесть в расходах для целей налогообложения.

Обосновывают они это тем, что данные расходы не подлежат возмещению. Ведь днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском.

Поэтому компания не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Аналогичную точку зрения Минфин России высказывал в письме от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813. Финансисты подчеркивали, что если сотрудник задерживается в месте командировки в личных целях (из-за того же ухода в отпуск), то расходы на обратный билет базу по налогу на прибыль не уменьшают. Ведь в этом случае компания оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из места командировки. А значит, такие расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Однако оба эти письма содержат дежурные оговорки.

Во-первых, о том, что письмо не является нормативным правовым актом. Во-вторых, о том, что мнение, выраженное в письме, имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения налогового законодательства. И в-третьих, мнение чиновников не препятствует руководствоваться нормами Налогового кодекса РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в письме.

При этом ни одно из этих писем не отнесено к документам, являющимся обязательным для применения налоговыми органами.

Позиция вторая: расходы можно признать

Однако в ряде писем чиновники высказывали противоположное мнение. А именно: если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска, затраты на обратный проезд можно включить в состав расходов по налогу на прибыль.

Но только при условии, что задержка выезда работника из командировки произошла с разрешения его руководителя. И оно подтверждает целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, скажем, тем, что на дату окончания командировки не было в наличии билетов. Или покупка билета на более позднюю дату позволила сократить расходы на проезд (например, купить авиабилет эконом-класса вместо бизнес-класса или оплатить проезд в купе вместо СВ).

Разрешение руководителя на более позднее возвращение и оплату билета надо оформить письменно распоряжением или приказом.

В любом случае, по мнению чиновников, при оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения. Поэтому такие расходы обоснованны (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Такие выводы содержатся, в частности, в следующих письмах Минфина России:

• от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800;
• от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687;
• от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815;
• от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813.

Причем письмо Минфина России № 03-03-10/39800 доведено до сведения и использования в работе налоговиками письмом ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564, которое размещено на официальном сайте налогового ведомства (www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения». А значит, выводы, содержащиеся в нем, туристические компании могут смело использовать.