Клерк.Ру

На стыке ERP и ECM: как мы автоматизировали процесс материально-технического обеспечения

Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Бывает так, что жизнь подбрасывает задачи, которыми ты вовсе и не собирался заниматься, когда проектировал свою систему документооборота. Можно, конечно, гордо сказать «наша система для этого не предназначена» и это будет вполне честный профессиональный ответ. А можно трезво подумать, как использовать возможности ЕСМ по-новому и рискнуть выйти за границы отведенной себе ниши – и заказчика удовлетворить, и новый опыт наработать.

Если ECM-система была спроектирована с хорошим запасом гибкости и адаптивности, то область ее применения можно безбоязненно расширить на многие смежные задачи, выходящие за рамки канцелярского документооборота. Автоматизировать процесс МТО – материально-технического обеспечения, посягнув при этом на традиционную поляну ERP? А почему бы нет, если заказчик того просит?
 

📌 Реклама

Суть проблемы

Мы живем в такое время, когда уже невозможно найти службу или подразделение в крупной организации, куда бы не ступала еще нога айтишника. Конечно, отдел МТО в нефтедобывающей компании САНЕКО (дочернее общество НК «Альянс») тоже был когда-то автоматизирован – там стояла отдельная 1С и жила своей автономной жизнью, никак не сопрягаясь с общекорпоративной учетной системой также на 1С. Закупщики принимали от подразделений заявки в Excel-файлах, заносили данные к себе и дальше обрабатывали по известным им процедурам. Для остальных система была черным ящиком – чтобы получить информацию о состоянии заявки, нужно было спрашивать отдел закупок.

Как это обычно бывает, разработчика той заказной конфигурации 1С для управления закупками давно и след простыл. А между тем появились новые требования, изменились процессы, потребовалась интеграция с документооборотом… Собственно последний фактор и сыграл решающую роль, потому что при работе в двух системах неизбежно происходило дублирование информации и нужно было от этого избавиться.
 

Процесс МТО: откуда берутся заявки и что с ними происходит

Процесс материально-технического обеспечения начинается с потребности. Когда сотрудник подразделения знает, что ему нужно закупить, он формирует заявку и включает в нее нужные позиции. По сути заявка – это своего рода контейнер для множества позиций к закупке. Например, заявка на канцтовары может включать ручки, блокноты, степлеры и так далее.

Подготовленная заявка отправляется в отдел закупок, там ее при необходимости оценивают и возвращают инициатору, чтобы тот мог посмотреть вписывается он в бюджет или нет. Далее, когда плановая стоимость позиций примерно известна, начинается согласование заявки, при котором она проходит через разные службы и окончательно утверждается. Маршрут согласования определяет делопроизводитель отдела МТО, к которому попадают все заявки от подразделений-инициаторов. Он же проверяет правильность оформления заявки и отнесения ее к статьям расходов.

Утвержденная заявка возвращается в отдел МТО на исполнение, где назначается ответственный за нее сотрудник. Вот здесь начинается самое интересное: позиции внутри заявки могут перегруппировываться, можно консолидировать заявки от разных подразделений или разбивать заявку на несколько частей. В итоге, на основе всех позиций, включенных в заявки, формируется план поставки. Потом проводятся тендеры, определяются победители, с которыми заключаются договора, которые также проходят согласование в СЭД. Заявка считается исполненной, когда инициатор получает заказанные им позиции.
 

📌 Реклама

А почему бы все не сделать на 1С?

Вроде бы логично было все учетные задачи решать на одной платформе – раз в организации основная учетная система построена на 1С, то и процессы материально-технического обеспечения автоматизировать в ней же. Но как всегда, важное в деталях. Дело в том, что корпоративная 1С внедрена на уровне холдинга и поддерживается централизованно в Москве, и в ней нет закупочного модуля. К тому же, это не коробка, а сильно кастомизированное решение, заточенное под НК «Альянс» и ради одной дочки вносить изменения в общую систему никто не стал бы. Сохранять же «островок автоматизации» в виде 1С в отделе МТО заказчик абсолютно был не настроен.

С другой стороны, в САНЕКО уже был внедрен электронный документооборот на ТЕЗИС, в том числе управление договорами. Концепция бизнес-процесса МТО подразумевала, что договор на закупку должен быть согласован с инициатором, а это логичнее делать в СЭД, чем в учетной системе. Потом финальная версия договора должна выгружаться в «большую» 1С, где она принимается бухгалтерией к учету.

Чисто теоретически, задачу автоматизации процессов МТО можно реализовать преимущественно как средствами ERP, так и средствами ECM, перенося тяжесть разработки на одну или на другую систему, а обмен данными обеспечить путем их интеграции. Но поскольку мы говорим не о сферическом коне в вакууме, а о конкретном заказчике, то вариант с модернизацией 1С даже не рассматривался. Да и какой смысл пускать в бухгалтерскую систему множество пользователей, которые инициируют и согласуют заявки? Пусть они это делают в документообороте и не лезут в финансы.
 

📌 Реклама

Экспертиза в предметной области – дело наживное

С технической стороны новая задача выглядела сложной, но решаемой: добавить в систему новый тип документов, новые маршруты, дописать бизнес-логику. В общем-то ничего необычного – если есть хороший постановщик, эксперт в предметной области. Понятное дело, что в компании, которая занимается внедрением СЭД внутренней экспертизы по процессам МТО не было. Зато на стороне заказчика нашлись люди, знающие свою тему и готовые рискнуть выступить в качестве бизнес-аналитиков.

По сути, обе стороны это делали в первый раз, вместе набивали шишки и вместе росли на этом проекте. Разумеется, можно было позвать бизнес-консультантов, которые бы объяснили, как надо правильно строить процесс и как его автоматизировать, но это, во-первых, изрядно бы увеличило бюджет проекта, а во-вторых, не факт, что непременно привело бы к успеху. Главные приоритеты были ясны: избавиться от устаревшей неподдерживаемой системы и построить сквозной бизнес-процесс МТО на основе успешно работающей СЭД ТЕЗИС, причем сделать это за разумные деньги.

Посмотрев доступные на рынке коробочные решения, было обнаружено, что хоть формально они и решают задачу, но это сделано так неудобно, что едва ли можно было заставить людей этим пользоваться. В общем, невзирая на все страхи и риски, решили писать систему управления закупками на СЭД ТЕЗИС.
 

Как это делалось

Проект стартовал летом 2012 года. Чтобы не шокировать пользователей нововведениями, запланировали постепенный переход от старой системы к новой. Сначала мы добились, чтобы заявки создавались в ТЕЗИСе, а не пересылались в виде файлов по почте. На первом этапе их выгружали в старую 1С в полуавтоматическом режиме, но поскольку при этом возникало раздвоение баз – какие-то заявки уже шли в ТЕЗИСе, какие-то доходили свой путь в 1С, то это было тяжело для пользователей. Поэтому к новому году надо было полностью отказаться от старой системы, чтобы не затягивать переходный период. Что, собственно, и было сделано – после нового года полностью перешли на работу в ТЕЗИС, и 1С можно было похоронить.

Не имея экспертизы в предметной области у нас не было возможности управлять заказчиком, говорить, что им надо реально, а что можно отбросить, находить нестыковки в требованиях. Поэтому приходилось их слушать и делать что просят, а заказчик, со своей стороны, постепенно начинал мыслить системно. В результате только через пару месяцев «совместной жизни» начало приходить осознание, какая информация действительно нужна и как это должно выглядеть в системе. Однако, несмотря на эти трудности, сроки проекта удалось выдержать.
 

📌 Реклама

Нетиповой проект – стимул к развитию продукта

Часто бывает, что фичи, запрошенные заказчиком в нетиповом проекте потом плавно перетекают в основной продукт, таким образом способствуя его развитию. Что касается автоматизации процесса МТО, то в принципе штатных возможностей платформы вполне хватило и не пришлось изобретать каких-то радикальных новшеств. То есть, наших средств управления документами и бизнес-процессами оказалось достаточно и для задачи из новой предметной области, что не могло не порадовать.

Пожалуй, разве что с отчетами пришлось повозиться – нужно было сделать аналитическую справку, когда формируется такая большая простыня-«шахматка» с динамическими колонками и строками, которые растут в зависимости от данных. Этого наша платформа CUBAтогда не умела и по итогам проекта в САНЕКО мы отчетность подтянули.

В целом же, можно сделать такой вывод: если у нас есть нормальный BPM и добротный модуль управления документами, то можно браться за любые подобные учетные задачи.
 

📌 Реклама

Что нам дает новое знание?

Если продавцы слышат, что появилось новое решение, они сразу думают «вот сейчас мы быстренько это перепродадим другим клиентам, потом коробку выпустим…» Но к сожалению, все не так просто – быстрой монетизации новых знаний может и не произойти.

На самом деле когда берешься за новый проект, то получается, что много вкладываешься чтобы понять вообще, о чем это, как в этом бизнесе все устроено. И становится жаль потраченного времени, если в итоге получается какое-то бесполезное, невостребованное знание. Куда его потом употребить? До коробки доводить сложно, конкурировать в лоб с ERP-системами глупо. Но в данном случае было ценно само понимание, что мы можем это сделать, что наша платформа позволяет реализовать такие задачи, достаточно далекие от обычного документооборота.

Заказчики все время возникают разные – а такие проекты дают уверенность, что потенциально любую задачу можно решить. В управлении предприятием закупки и финансовая деятельность считаются одними из самых сложных процессов, потому что они включают взаимодействие между большим количеством пользователей, причем не просто в режиме согласования, а подразумевают активную работу с информацией, консолидацию, какую-то ее обработку и т.д. Благодаря таким проектам, есть уверенность, что мы готовы и к более крупным и сложным задачам.

Подборка полезных мероприятий

Разместить
📌 Реклама