Саморазвитие

Что такое планирование по методу Getting Things Done. И как оно помогает стать эффективнее

Накопленная усталость из-за массы рабочих задач — одна из самых распространенных причин стресса у россиян. А ведь жизнь не ограничивается работой: еще приходится решать бытовые и личные проблемы. И иногда хочется получить волшебную палочку, собственного клона или хотя бы скромную способность к трансгрессии, чтобы успеть всё.
619 168
Что такое планирование по методу Getting Things Done. И как оно помогает стать эффективнее
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

К сожалению, мы тоже не обладаем суперспособностями. Зато знаем о методе Getting Things Done (сокращенно — GTD; в переводе с английского — «доведение дел до конца»), который помогает немного расслабиться и навести порядок в делах.

Сейчас расскажем о нем.

Что это за метод

Его автор — американский писатель и консультант в вопросах управления временем и личной продуктивностью Дэвид Аллен.

По его мнению, необходимость удерживать в памяти большие объемы информации и постоянное пребывание в «состоянии планирования» делают людей более нервными и менее эффективными. Отсюда стресс, ощущение бега на месте и вечный беспорядок мыслей.

Поэтому очень важно научиться фиксировать свои цели и четко определять, что нужно предпринять для их достижения.

Аллен он предлагает руководствоваться несколькими принципами:

  • ничего не держать в голове — чтобы не запутаться и не потеряться в круговерти дел;

  • отказаться от многозадачности — определять для себя приоритетное дело в текущем моменте и заниматься им;

  • вести список действий (не путайте со списком задач, которые могут быть сложными и многосоставными. Действие — это понятный короткий шаг, который ведет к решению задачи: таких шагов может быть много, но они ясны и легко осуществимы).

Чтобы взять рабочие процессы под контроль, нужно научиться «взаимодействовать» с информацией. Есть 5 этапов:

  • сбор информации,

  • обработка,

  • организация,

  • регулярный обзор,

  • действие.

1. Сбор информации

Первым делом нужно «выгрузить» список ваших дел из памяти на какой-то другой носитель.

Представьте, что каждая задача, мысль, идея или план — это сообщение, которое вы пишете себе же. Логично, что эти «сообщения» должны куда-то поступать и где-то храниться — в ежедневнике, записной книжке, планировщике, табличке Excel.

Начните вести список всего, что вам нужно обдумать и сделать, — и не забывайте его обновлять, когда появляются новые дела. Письма не должны теряться в пути!

2. Обработка данных

Список готов?

Теперь стоит пройтись по нему и ответить на вопросы относительно каждого пункта:

  1. «Что это за задача?»

  2. «К чему я хочу прийти в результате?»

  3. «Как решить эту задачу?»

  4. «Что нужно сделать в первую очередь?»

  5. «Сколько времени это займет?»

На основании ответов задачи можно разделить таким образом:

  • Разовые или повторяющиеся, которые можно выполнить за две минуты: распечатать документы, ответить на письмо, договориться о встрече с коллегой по телефону.

  • Те, что не требуют решения прямо сейчас. Например, составление квартального отчета в конце июня.

  • Проекты — то, что нельзя решить за один шаг. Это, например, запустить маркетинговую кампанию, оформить заказ сувенирова для гостей корпоративного мероприятия.

Видов может быть больше — всё зависит от того, чем вы занимаетесь.

Если постоянно приходится обращаться к справочной информации, мониторить изменения законодательства — вынесите эти действия отдельно.

Идеи, которые еще не оформились в самостоятельные проекты, и личные размышления также заслуживают отдельной графы.

3. Организация

На этом этапе предстоит принять решение, что вы будете делать с каждой задачей дальше. Например:

Тип задачи

Действие

Можно выполнить за две минуты

Не откладывать «в долгий ящик» и выполнять сразу

Не требует решения прямо сейчас

Удалить из списка или зафиксировать дату и время, когда необходимо к ней вернуться; плюс настроить напоминания

Проект

Определить список действий и принять решение, что выполнить самостоятельно, а что делегировать

Если вы планируете делегировать часть проекта, помните: выполнять работу будет другой, но ответственность за результат останется на вас.

Поэтому вам предстоит наблюдать за процессом — соответственно, зафиксируйте пункты, связанные с контролем, в списке действий.

Когда список действий по каждой задаче стал ясен, расставьте приоритеты: чем нужно заняться в первую очередь, а что можно отложить.

Старайтесь быть реалистом: отказывайтесь от многозадачности, чтобы двигаться к решению задач пошагово и избежать суеты.

4. Регулярный обзор

Жизнь не стоит на месте, и ваш список дел — тоже. Какие-то задачи добавляются, какие-то решаются или становятся неактуальными.

По методу GTD для эффективного планирования нужно регулярно просматривать список — а вот как часто, определяете вы сами.

Если пренебречь этим пунктом, неучтенные дела снова начнут копиться — вам придется запоминать их, то есть система перестанет работать. Так что проще всего сделать проверку спискаобычной рутиной в начале или в конце рабочего дня, в определенный день недели и т. п.

5. Действие

Если все предыдущие этапы соблюдены — у вас получился четкий список действий, которые нужно выполнить. Он учитывает приоритетность задач, оставляет простор для делегирования, дополнений, исключений и правок.

При этом вам уже не приходится ничего держать в голове: достаточно просто следовать намеченному плану.

Но не стоит забывать о рефлексии и оценке результата (впрочем, как и при внедрении любых других систем или инструментов). Наблюдайте за собой и отмечайте, стали ли вы себя лучше чувствовать, что происходит с эффективностью работы, нравится ли вам метод GTD.

Пять типичных ошибок при работе по методу GTD

Хранить информацию в разных местах

Ведите только один список — иначе потратите массу времени и сил на то, чтобы вспомнить, где записаны действия по той или иной задаче. А цель внедрения GTD именно в том, чтобы разгрузить голову.

Не вносить задачи в список

Даже если что-то кажется совсем незначительным — потратьте несколько секунд, чтобы это записать. Дьявол, как известно, в мелочах — и подводят чаще всего именно они.

Нечетко описывать действия

Избегайте пространных и длинных фраз.

Желательно использовать максимум глаголов: «написать юристу», «отвезти документы в банк», «согласовать макет с заказчиком».

Работать в режиме многозадачности

Когда появился четкий план, бывает сложно удержаться не попытаться выполнить его моментально. Но такой «подвиг» не всегда возможен — а иногда и очень опасен: в спешке есть риск делегировать какие-то действия исполнителю, который к этому не готов, или принять неверное решение.

Будьте последовательны в шагах, не забывайте о границах рабочего дня и своем праве на отдых.

Ждать чудес

Любая система планирования несовершенна хотя бы потому, что в нее может «вмешаться» неожиданность, человеческий фактор, форс-мажор, новые или упущенные вводные. К тому же вам самому нужно время, чтобы адаптироваться и привыкнуть к незнакомому методу решения задач.

Спокойно относитесь к мелким недочетам, с которыми столкнетесь в самом начале, добавляйте необходимые категории задач и делайте GTD-метод максимально удобным для себя.

Помните: его главная задача — разгрузить вас от хлопот, а не добавить их с лихвой.

Начать дискуссию

Маркетинг

Россияне поставили рекорд трат на косметологические услуги: на что именно

За 2023 год оборот рынка косметологии вырос на 8,6%. Чаще всего клиенты приходят в клиники и салоны красоты за аппаратной косметологией.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

513
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

442
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
828

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
445
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

344
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

314

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»

Интересные материалы

Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.