Какие ошибки чаще всего допускают в кадровом учете. Плюс опрос: как часто бухгалтеры сами занимаются кадровыми вопросами?

Из-за двойной нагрузки, даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь.

Самые распространенные ошибки

Неправильное оформление сотрудника на работу

Оформляя нового человека в компанию, нужно заполнить массу документов. Важно не забыть распечатать и подписать у сотрудника согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке. А в это иностранный сотрудник – надо уведомить об этом МВД.

Неправильное заполнение трудовой книжки

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки у многих ещё остаются бумажные. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках.

На титульный лист появилось уточнение, что отчество вписывают при наличии. То же самое с печатью работодателя — её ставят, только если она есть.

Если работник отказывается от бумажной трудовой и подаёт заявление о переходе на электронный формат, то бумажную книжку нужно отдать работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на электронный формат сведений о работе. 

Работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности

При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей. К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.

Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам

Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:

• если появляются новые сотрудники;

• если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);

• вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора

Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.