Менеджмент

Дашборды и другие инструменты визуализации: как сделать аналитические данные понятными

Визуализация данных — инструмент, который поможет вам собрать разрозненные факты в единую картинку. В статье расскажу о том, как этот инструмент используется для автоматизации работы компаний.
84 27
Дашборды и другие инструменты визуализации: как сделать аналитические данные понятными

Привет! Это Андрей Фитисов из сервиса автоматизации поддержки ITSM 365.

Что такое визуализация данных и как она поможет компании 

Визуализация данных — это графическое представление информации и аналитики: графики, диаграммы, карты, дашборды. Эти инструменты помогают отслеживать динамику различных показателей, подчеркивать тренды, выявлять взаимосвязи между процессами. 

Необходимость визуализации данных зависит от количества информации, которая обрабатывается внутри процесса. Например, HR-департамент нанимает большое количество сотрудников для новой сети аптек. В день сотни, а иногда и тысячи соискателей откликаются на вакансии. Для оптимизации работы отдел HR настроил визуализацию приёма заявок. 

Сотрудникам компании визуализация данных помогает понимать свою нагрузку и быстро переключаться между проектами, а также фокусировать внимание на продвижение задачи по этапам. При необходимости вы сможете углубляться в задачи, которые «подвисли» или требуют от вас срочного решения. 

В свою очередь, руководитель с помощью визуализации способен контролировать деятельность членов команды. Например, отслеживать выполнение KPI подчинёнными. Если вы загрузите показатели эффективности, которые приняты у вас в компании, сможете вести аналитику по всем сотрудникам в одном продукте. Если настроить виджеты с данными, можно понять, кому выплатить премию, а кого депремировать или даже уволить. Также у вас будет возможность посмотреть общую статистику по деятельности компании:

  • что сейчас происходит в подразделении компании; 

  • где возникают сложности;

  • где нужно подключиться и помочь сотрудникам;

  • как заявки по проектам просрочены;

  • где долго висят задачи там без внимания. 

Например, один из наших клиентов — сервисная служба — выводил дашборд прямо на экран, который повесили в офисе. На нём они демонстрировали метрики для мониторинга своей деятельности. Он был виден всем сотрудникам, поэтому они могли быстро отследить нераспределенные и просроченные заявки, смотря на график текущей активности, что повышало общую результативность.

Как можно визуализировать данные

Компании для аналитики своей деятельности используют более 50 вариантов визуализации данных: разные виды диаграмм, графиков, дашборды и матрицы. Делюсь тремя способами визуализации и рассказываю, для каких целей они больше подходят.

Канбан-доска

В наглядном и удобном виде отображает проект и его текущее состояние, а также помогает сотрудникам и руководителям управлять им. Например, представить количество заявок по каждому статусу выполнения. С помощью канбан-доски удобно оценивать величину различных показателей и понимать, как продвигается задача.

Диаграмма Ганта

Планирует выполнение проекта и конструирует этот процесс. Чем больше составляющих диаграмма Ганта содержит, тем эффективнее её использовать в работе. Сотрудники благодаря этому способу визуализации могут видеть связи между процессами в компании и контролировать сроки выполнения задач.

Дашборды

Все графики, диаграммы и схемы можно расположить на панели индикаторов — дашбордах. Это один из наиболее удобных инструментов: разнообразные форматы инфографики позволяют отобразить практически любой показатель в графическом виде.

С помощью дашбордов можно проанализировать ход проекта и проиллюстрировать его параметры, показатели и динамику для слушателя. Например, вы можете увидеть, на какой из команд проекта больше задач в данный момент и какие из них выбиваются из графика. В рамках одной задачи у одного работника может быть десять задач, у второго -три. Тогда вам стоит распределить поручения равномерно между сотрудниками или передать часть на другие команды. 

По функциям выделяются следующие типы дашбордов:

  • Оперативный — отображает текущие данные и их изменения: запросы по услугам, количество лидов по продукту или посещаемость сайта.

Оперативный дашборд полезен конкретному сотруднику для выполнения ежедневных задач: он сможет настроить параметры, которые должен отслеживать, и наглядно видеть изменения по ним. 

Пример: дашборд, где сотруднику видны проекты, в которых он участвует, и его задачи, у которых скоро выйдет срок.

  • Аналитический — определяет тенденции развития и анализирует показатели компании: средний чек, долю клиентов, динамику запросов по способу регистрации.

Аналитический дашборд больше подходит линейному руководителю, который контролирует изменения данных своей зоны ответственности в течение времени. Допустим, свою команду или бизнес-процессы, за которые руководитель отвечает. В дашборде руководитель может расположить сводные таблицы с большим количеством связанных между собой параметров и отслеживать их динамику.

Пример: дашборд с нагрузкой по сотрудникам, который показывает сколько задачек на каждом.

  • Стратегический — помогает определить курс развития компании. Например, отображает линейный график с динамикой количества заявок по годам.

Стратегический дашборд нужен, когда информация необходима для принятия долгосрочных решений, поэтому они нужны больше для топ-менеджмента, а не рядовых сотрудников. 

Например: дашборд, который отражает, в каком направлении развивается компания, достигает ли она поставленных целей, допустим, с точки зрения роста количества клиентов. Также топ-менеджмент может отслеживать финансовые показатели: динамику выручки по клиентам по годам.

Не размещайте все параметры компании на один дашборд, так как сотрудникам будет тяжело сфокусировать своё внимание на нужных в работе параметрах. 

При работе с дашбордами данные обновляются в режиме реального времени, поэтому интерактивный инструмент способен сравнить данные за прошлый месяц с сегодняшними и проанализировать их. Также руководитель может выставлять необходимую фильтрацию в виджетах и видеть, что происходит в компании с показателями, сотрудниками и клиентами. 

Например, на дашборде может отображаться среднее время выполнения задачи сотрудниками. Если руководитель заметит у одного из них сильное отклонение, то первым делом нужно разобраться, в чем проблема. Допустим, задачи могут быть слишком сложными для сотрудника, или он слишком ответственно подходит к поручениям и тратит много времени там, где нужно сократить ресурсы.

Возможность добавить на дашборды самые важные показатели для отслеживания позволяет руководству вовремя реагировать на их изменение и превращает дашборды в элементы управления, а не отчётности. 

Советы компаниям по визуализации данных

Использование даже самых простых графиков может навредить как внутренней работе команды, так и внешнему представлению вашей компании: информация может ввести в заблуждение сотрудников и партнеров. Рассказываю, на что стоит обратить внимание при визуализации данных. 

Используйте все возможности инструментов визуализации данных

Помимо базовых шаблонов сервисов, создавайте и настраивайте отдельные вкладки с виджетами для анализа специфичных процессов. Продумайте, какие сферы деятельности компании вы бы хотели отслеживать. 

Если вы уделите этому время на начальном этапе и настроите систему под свои процессы, все параметры сохранятся, и вы сможете быстро дорабатывать визуализацию под конкретные цели. 

Выберите подходящий тип визуализации

Главная цель визуализации — упростить и ускорить восприятие информации. Выбранный формат и тип графика должны этому способствовать, а не мешать. 

Для разных типов данных требуются разные типы инструментов визуализации. Например, чтобы увидеть связи между процессами, можно использовать диаграмму Ганта,  оценивать величину показателей в процессе удобно с помощью канбан-доски.

Ориентируйтесь на целевую аудиторию

Держите в голове образ того, кто будет просматривать собранную информацию. Это может быть руководитель команды или отдела, глава компании. От этого будет зависеть способ визуализации данных. 

Если директор привык получать отчёты по почте и не соглашается перейти на облачные решения для визуализации данных, выгрузите данные и отправьте ему в формате excel. 

Уходите от нагруженности данными

Если на дашборде слишком много виджетов: все разноцветные и разных размеров, по ним сложно ориентироваться и считывать информацию. Помните правило «7 +/- 2»: большинство людей могут одновременно удерживать в поле внимания и в памяти только от 5 до 9 элементов.

Ваша визуализация должна быть простой и понятной, поэтому выводите на неё небольшое количество данных. Например, если компании нужно отследить эффективность команды разработчиков и их нагруженность, она должна вывести на дашборды их KPI и анализировать динамику.

Вместо вывода

Ценность визуализации данных заключается в том, что она помогает оптимизировать работу компании и повысить её результативность. Также при использовании всех возможностей визуализации её функция смещается от отчётности к управлению: руководитель в реальном времени может видеть, что происходит в компании.

Еще больше статей на нашем в телеграме :)

Начать дискуссию

Полученные покупателем бонусы за объемы купленной продукции не уменьшают сумму НДС к вычету

Премии, полученные от поставщиков за достигнутый объем покупок, не являются формой торговой скидки и не уменьшают стоимость продукции и, следовательно, их получение не влекло необходимость восстановления НДС покупателем. Судебная практика.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Доступ к Госуслугам мошенники могут получить и через давно не используемый номер телефона

Полицейские из Алтайского края задержали жителя Воронежской области, причастного к неправомерному доступу к компьютерной информации на Госуслугах.

Предложили дать ИП право на больничные в течение года, в котором они уплатили взносы

Сейчас ИП могут получить оплату больничных в текущем году, если в прошлом году они уплатили добровольный взнос в СФР. Причем если чуть-чуть недоплатили, права на больничные не будет. Это хотят исправить.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Ипотека

Официально: сколько выдали дальневосточной ипотеки и гектара, арктической ипотеки

По программам Дальневосточной и Арктической ипотеки Росреестр зарегистрировал свыше 88 тысяч ипотек.

Общество

Если в отпуск: действует новое правило выезда детей

С 1 марта 2024 года вступило в силу новое правило выезда детей до 14 лет за границу.

181

Налоговая решила провести техработы в пиковое время сдачи отчетов: бухгалтеры негодуют. «Ночной бухгалтер» № 1665

Операторы ЭДО предупреждают о техработах на стороне ФНС, которые пройдут на этой неделе. Бухгалтеры опасаются, что налоговики не уложатся в срок и отправить отчеты до 25 апреля будет проблематично.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Я больше не налоговый резидент РФ, но у меня остались в России недвижимость и транспорт. По каким ставкам я должен платить налог на имущество и транспортный налог

Актуально, если у вас есть недвижимость и транспорт в России, а вы уехали из России и потеряли статус налогового резидента РФ.

Как исправить ошибку СНО при использовании патента в ИП?

Добрый день! Подскажите, как поступить. ИП с 2024 года применяет патент, но в кассе не поменял настройку и до сегодняшнего дня все пробивал по УСН, в т.ч. маркированные товары. Нужно на каждый чек делать чек коррекции "возврат прихода", потом чек коррекции "приход" с верной СНО и перечислять все товары в чеке или есть какой-то упрощенный вариант исправления?

58
Реклама

ФАС возбудила дело в отношении АО «Альфа-Банк» из-за нарушений в рекламе ипотеки

Красный банк забыл указать существенные условия: срок, рамки процентной ставки и наличие первоначального взноса.

Инвестиции в экономику РФ выросли на 10%

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Банки

Financial Times обнаружила более 2,4 тысячи вакансий «Райффайзен Банка» в России

Банк поспешил уточнить, что просто забыл обновить информацию в рекламе.

Бесплатно с Страховые взносы

Как ИП в 2024 году уменьшить налог по УСН на страховые взносы в размере 1% и отправить уведомление. Мини-курс

Разбираем в мини-курсе, как ИП на УСН в 2024 году уменьшить налог на страховые взносы в размере 1% и нужно ли отправлять уведомление.

Как ИП в 2024 году уменьшить налог по УСН на страховые взносы в размере 1% и отправить уведомление. Мини-курс
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

За майнинговую ферму могут посадить на 6 лет

В Краснодарском крае следователи отправили на скамью подсудимых подозреваемого в мошенничестве с майнинговой фермой.

87
IT-компании

Экосистемность как единственно верная стратегия развития ИТ-продукта для крупного заказчика

Цифровая трансформация и автоматизация процессов последние 15 лет были настоящим трендом. Сегодня время диктует свои условия бизнесу — мало просто усовершенствовать процесс, нужно посмотреть на него более глобально. 

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

«Бесплатная» юридическая помощь обошлась клиентам в 5,5+ млн рублей

В Хабаровске окончено расследование уголовного дела о мошенничестве при оказании юридических услуг.

81
Инвестиции

Инвестиции. Способы и особенности пассивного дохода в России 2024 

Пассивный доход — доход, не зависящий от ежедневной деятельности. Это могут быть проценты от вкладов, дивиденды от акций или бизнеса, арендные платежи. Рассказываем о способах пассивного дохода и нюансах инвестирования на российском рынке в 2024 году.  

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

⚡️ Итоги дня: биткоин упал на 5%, космический мусор пробил крышу дома, а Касперский анонсировал новый отечественный смартфон

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

92

Как получить путевку в санаторий бесплатно

Каждый год власти оплачивают лечение в санаториях льготникам, а в регионах их выдают даже пенсионерам или донорам. Как получить путевку? Можно ли получить вместо нее деньги? Какие расходы оплатит государство?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Совет Федерации одобрил закон о повышении оплаты сверхурочной работы

Работодателям запретят начислять сверхурочные только исходя из оклада работника или по тарифной ставке.

Интересные материалы

«Шестое Правило Волшебника». Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Существует единственная власть, которой ты можешь подчиниться — это власть разума».

«Шестое Правило Волшебника». Хроники перехода с 7-ки на 8-ку