Как оформлять переработки сотрудников

Алгоритм оформления

Разберем основные действия, которые необходимо выполнить для оформления ненормированного рабочего дня (НРД) или сверхурочной работы.

По умолчанию речь будет идти о стандартном рабочем времени: 5 рабочих дней по 8 часов.

Этапы оформления ненормированного рабочего дня

1. Необходимо закрепить возможность ненормированного рабочего дня в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном договоре или другом ЛНА.  

2. Определить должности, в отношении которых возможно применять ненормированный рабочий день. В списке должностей отметить, сколько дней дополнительного оплачиваемого отпуска полагается за такой формат работы. Документ оформляется, как правило, в качестве приложения к ПВТР или другому ЛНА. 

3. Добавить пункт об установлении ненормированного рабочего дня в трудовой договор при приеме сотрудника на работу. Для работающих сотрудников это условие можно закрепить в допсоглашении к трудовому договору.  

4. Ежегодно отправлять сотрудника в дополнительный оплачиваемый отпуск независимо от того, сколько часов он отработал сверх нормы. Примечание: Даже если сотрудник ни разу не работал сверхурочно, но в трудовом договоре прописан этот режим, то ему все равно полагается дополнительный отпуск.

Этапы оформления сверхурочной работы

1. Получить от сотрудника письменное согласие на сверхурочную работу.  

2. Составить документ о привлечении сотрудника к сверхурочной работе — приказ, распоряжение, лист учета сверхурочных работ, график работы и др.

3. Проставить сверхурочные часы в табеле учета рабочего времени.  

4. Перечислить оплату за сверхурочную работу по итогу месяца, в котором она была.

Других действий выполнять не нужно: не требуется согласие от сотрудника, переработка не влияет на оплату труда.

Оформлять сверхурочные часы сотрудника нужно всегда, когда возникает необходимость такой работы. Процесс оформления этого режима более трудозатратный.

Для каких категорий работников действуют ограничения

Режимы ненормированного рабочего дня и сверхурочной работы налагают некоторые ограничения.

Ограничения на установление ненормированного рабочего дня 

НРД можно установить только для работников, которые занимают должности руководителей, специалистов и служащих. Перечень должностей с НРД указан в ст. 101 ТК.

Стандартно полная нагрузка составляет 8-часовой рабочий день. Но к определенным группам персонала применяется сокращение рабочего времени. Это касается:

• сотрудников, которые задействованы в работе с вредными условиями труда;

• медицинских работников (согласно статье 350 ТК);

• педагогов;

• лиц I и II групп инвалидности;

• женщин, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к нему территориях.

Для названых групп сокращенное рабочее время считается полной рабочей нагрузкой.

Инвалидам не запрещается устанавливать НРД, если их индивидуальной программой реабилитации и адаптации (ИПРА) не ограничена продолжительность работы в течение дня. Однако Минтруд считает, что такой режим работы инвалидам запрещен, об этом говорится в письме от 30.05.2019 № 14-2/ООГ-3899.

Ограничения на привлечение к сверхурочной нагрузке

По закону существует 3 категории граждан, которым запрещено устанавливать сверхурочные часы работы:

1. Беременные женщины и женщины, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (ч. 1 ст. 259 ТК).

2. Несовершеннолетние работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК).

3. Работники, учащиеся в образовательных учреждениях в очной форме обучения (ст. 203 ТК).

В законодательстве приводится список лиц, которым разрешается работать сверх нормы, но при соблюдении определенных условий:

• сверхурочная нагрузка не отразится на их здоровье;

• сам сотрудник не против работать сверхурочно;

• сотрудник надлежащим образом ознакомлен со своим правом об отказе от сверхурочной работы.

Какие это лица:

• граждане, имеющие группу инвалидности;

• женщины, воспитывающие детей до трехлетнего возраста;

• один из родителей, который воспитывает ребенка, не достигшего 14-летнего возраста;

• опекуны детей до 14 лет;

• родители ребенка до 14 лет, если другой родитель периодически занят вахтовой работой;

• граждане, которые воспитывают не менее трех несовершеннолетних детей, пока младшему не исполнится 14 лет.

• граждане, которым приходится ухаживать за больными членами семьи;

• граждане, имеющие на попечении несовершеннолетнего ребенка-инвалида.

Объем сверхурочного времени не должен превышать 120 часов в год (ч. 5 ст. 99 ТК).

Таким образом ограничение на количество переработанного времени установлено только для сверхурочного режима.

Ограничения для отдельных групп сотрудников определяются на основе различных критериев. Работа сверх нормы не разрешается или имеет ограничения для лиц, которым трудовое законодательство предусмотрело дополнительные гарантии. Ненормированный рабочий день не может быть установлен для граждан с рабочими специализациями и тех, кому положен неполный рабочий день. 

Преимущества для сотрудника

Что для сотрудника будет в приоритете:

• Отработать часы сверхурочно и получить за это оплату?

• Получить отпускные, да еще и съездить отдохнуть в счет дополнительного отпуска?

Ответ на эти вопросы зависит о того, насколько регулярно сотруднику приходится работать сверхурочно, и с какой длительностью ему полагается дополнительный отпуск за установление режима НРД.

Наименьшее количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска при установлении режима НРД — 3 календарных дня. Минимальная оплата за отработанное сверх нормы время — часовая ставка в 1,5-кратном размере (за первые 2 часа).

Исходя из того, что сотрудников нечасто загружают сверхурочной работой больше чем на 2 часа в день, то в примере ниже будем ориентироваться на ставку 1,5.

Разберем, какая дополнительная оплата полагается сотруднику при разных обстоятельствах.

Компенсация при работе в режиме ненормированного рабочего дня

Итак, специалист получает оклад в размере 40 000 рублей. Для простоты расчета допустим, что предшествующие отпуску 12 месяцев сотрудник отработал в полном размере.

Ему выплачивали только оклад, и у него не было периодов, которые исключаются из расчета. Дополнительный отпуск за работу в режиме НРД – 3 календарных дня.

Отпускные за дополнительный отпуск рассчитываются следующим образом:

(40 000 ₽ 12 мес. : (29,3 12 мес.)) * 3 дня = 4 095,56 рублей.

Сотрудник вправе не использовать дополнительный отпуск, а попросить руководителя компенсировать деньгами. Соглашаться или нет – на усмотрение руководителя.

Если руководитель пойдет навстречу, то работник не будет отдыхать, а просто получит положенные отпускные и з/п за рабочие дни.

Компенсация при работе в сверхурочном режиме

Специалист получает оклад 40 000 рублей. Допустим, его нагружали сверхурочными часами в месяцах, в которых 168 рабочих часов.

Если за год сотрудник сверхурочно был занят 12 часов (каждый раз не более чем по 2 часа в день), то компенсация рассчитывается так:

40 000 ₽: 168 часов 1,5 12 часов = 4 285,71 рублей.

Если переработка составит от 12 часов и более, то компенсация будет выше размера отпускных, которые были бы начислены, если бы этот специалист привлекался на ненормированный рабочий день.

Напротив, в месяцы с большим количеством рабочих часов (март, август, октябрь) компенсация за переработку будет ниже.

Пример выше показывает, что сотруднику лучше получить деньги за сверхурочные часы, если количество «лишних» часов — более 12 и при условии, что при применении ненормированного дня дополнительный отпуск составил бы всего 3 календарных дня. 

Руководителю, напротив, стратегически выгоднее оформить для такого специалиста ненормированный рабочий день: простой алгоритм документирования, отсутствуют ограничения по льготникам, экономия на выплате отпускных.

В облачномсервисе Астрал iКЭДО процесс оформления различных кадровых документов происходит оперативно и легко, включая и оформление переработок сотрудников организации. Полный процесс делопроизводства — от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов.

Упростим работу кадрового электронного документооборота

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку и мы с вами свяжемся:

Имя

Телефон

E-mail

Отправить

Я ознакомлен с условиями пользовательского соглашения, даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия оферты

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KHp6L