Правила хранения отчетности и подтверждающих документов

Деятельность любого хозяйствующего субъекта — неважно, фирмы или ИП, — сопровождается огромным количеством документов. Однако особенное значение имеют те из них, которые касаются отчетности, бухгалтерской и налоговой. С 2022 применяются новые требования к их хранению.
7,3 тыс. 906
Правила хранения отчетности и подтверждающих документов

Зачем хранить отчетность?

Сохраненные документы, даже составленные очень давно, способны помочь в судебном процессе, в частности, в спорах с контрагентами, государственными органами, участниками обществ, их можно привести в обоснование законности операций, если сомнения возникнут у налоговых органов или у банка.

Важно не только соблюдать сроки хранения документов, но и требования к самому процессу хранения.

В частности, для бумажного архива организации необходимы площади (архивохранилища, для приема, временного хранения документов, для использования документов и т. п.), причем нельзя размещать архивы в подвалах и на чердаках, окна не должны выходить на юг, материалы покрытия стен не должны быть источником пыли и т. п., стеллажи должны быть расположены определенным образом (подробнее см. Правила, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

К хранению электронных отчетных документов также предъявляется ряд требований, в частности, в архиве должно быть не менее двух экземпляров, причем основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных устройствах, при хранении не реже раза в пять лет необходимо контролировать физическое состояние носителей, воспроизводимость цифровых документов.

Хранение отчетности и документов, подтверждающих сведения в ней, имеют особое значение. Вот только несколько ситуаций, когда вам может потребоваться поднять документы за прошлые годы:

  1. Участник, решивший выйти из общества решил, что ранее бухгалтерская отчетность формировалась с искажениями и ему не доплачивали дивиденды, а последние отчеты неверно отражают финансовое положение компании и соответственно неверно определяется действительная стоимость его доли. Такие конфликты не редкость. Доказывать, что нарушений со стороны компании не было придется путем представления документов, в том числе в суде.
  2. Налоговая инспекция нередко «выявляет» задолженности в бюджет спустя несколько лет. На самом деле это могут просто ошибки, появившиеся при «переезде» компании на другой юрадрес и смене ИФНС, или результат сбоя у налоговиков в программе. И все же налогоплательщику приходится доказывать, что ранее размер начисленных и уплаченных обязательств был совсем другим, а долг был полностью погашен. Несмотря на то, что в инспекции должны храниться данные об отчетности, стоит перестраховаться и сохранять свои экземпляры. В идеале до момента ликвидации.
  3. Самая большая ошибка — уничтожение отчетов, связанных с сотрудниками. Например, отчеты по страховым взносам нужно хранить столько же, сколько и большинство кадровых документов — 50 / 75 лет (дальше в статье рассказываем подробнее). Тем более сейчас грядет объединение двух структур — ФСС и ПФР, а опыт говорит, что такие глобальные перемены не обходятся без проблем — потерь данных, неверной загрузке, программных сбоев и т. п.
  4. Банкротство компании — это сложный и, как правило, долгосрочный процесс. Если у контролирующих органов появляется подозрения, что банкротство совершается намеренно или задолженности перед кредиторами и бюджетом приводят к судебным тяжбам, то поднимать будут документы не обязательно за последние 3-5 лет.

Собственникам и руководителю (а также главному бухгалтеру) приходится защищаться от субсидиарной ответственности и доказывать, что не из-за их действий компания пришла к банкротству.

Сколько хранить документы бухгалтерского учета и отчетности

Регистры бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета

Не менее пяти лет по истечении отчетного года

Закон о бухучете (ст. 29)

Главная книга

Пять лет при условии проведения проверки (ревизии)

Перечень…, утв. Росархивом, приказ от 20.12.2019 № 236 (ст. 276), далее - Перечень

Документы учетной политики

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз

Закон о бухучете (ст. 29)

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней

Не менее пяти лет по истечении отчетного года

Закон о бухучете (ст. 29)

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):

  • годовая;

Постоянно

Ст. 276 Перечня

  • промежуточная

Пять лет (при отсутствии годовых - постоянно)

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:

  • у аудируемого лица;

Пять лет (или постоянно, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности)

Ст. 276 Перечня

  • у аудиторской организации, индивидуального аудитора

Пять лет (при условии проведения внешней проверки качества работы)

Годовые бухгалтерские балансы хозяйствующие субъекты хранят самостоятельно или передают их на хранение в архив (такие выводы содержат, в частности, постановления АС Северо-Кавказского округа от 19.04.2022 № Ф08-3313/2022, АС Уральского округа от 30.05.2018 № Ф09-2456/18).

Уточнить срок хранения любого документа можно тут.

Сколько хранить налоговую отчетность

Большинство документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, следует хранить не менее пяти лет, если иной срок не установлен законами или Перечнем, в частности, документы (ст. 29 закона о бухучете, ст. 11, 267, 276, 277, 282, 303-306, 310-314, 316-318, 320, 323, 514 Перечня):

  • об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты;
  • по НДФЛ (расчеты, регистры, сообщения о невозможности удержать);
  • о разногласиях по вопросам налогообложения;
  • по расчету налоговой базы организациями;
  • учетной политики;
  • о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности (планы, отчеты, акты, справки);
  • первичные учетные;
  • по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства;
  • по основным средствам (о переоценке, определении амортизации, списании основных средств);
  • о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним,

а также налоговые декларации, журналы, карточки, базы данных учета операций, облагаемых и не облагаемых НДС, договоры и контракты, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом, счета-фактуры, книги учета доходов и расходов «упрощенцев», таможенные декларации и т. п.

Ниже в таблице приведены примеры документов с иными сроками хранения.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним, положение об оплате труда и премировании работника (по месту его утверждения).

Постоянно

Ст. 278, 294 Перечня

Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам;

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при отсутствии лицевых счетов), т.е. расчетные ведомости, документы по зарплате, по выплате пособий, матпомощи;

гражданско-правовые договоры с физлицами на выполнение работ (оказание услуг), акты сдачи-приемки;

документы по НДФЛ при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты (расчеты, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать его).

50 либо 75 лет, в зависимости от времени прекращения использования: 75 лет – делопроизводство окончено до 1 января 2003 г., 50 лет - после 1 января 2003 г.

Ст. 122, 295, 301, 311 Перечня

Налоговые декларации ИП по 2002 г. включительно

75 лет

Ст. 310 Перечня

Документы, необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов (например, когда подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании по внешнеторговой сделке, если хотя бы одна из сторон - резидент иностранного государства, с которым заключен договор об избежании двойного налогообложения;

по продаже движимого имущества;

о недостачах, присвоениях, растратах.

10 лет

Ст. 105.17 НК,

ст. 89, 287 Перечня

Документы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов, по соответствию им;

необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов, - если подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании;

по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов);

карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты);

о реструктуризации налоговой задолженности и задолженности по страховым взносам и т.п.

6 лет

Ст. 89.2, 105.17 НК

ст. 295, 309, 315 Перечня

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества;

журналы учета основных средств и обязательств.

До ликвидации организации

ст. 324, 329 Перечня

Кроме того, для ряда документов предусмотрены специальные сроки, определенные периодом. Например, документы, подтверждающие расходы на обучение хранятся в течение всего срока действия договора на обучение плюс год работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет (). Документы, подтверждающие размер перенесенного убытка, хранят в течение всего срока его учета (, , ) и т. п.

Сроки хранения отчетов в ПФР и ФСС

Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам хранятся (ст. 308 Перечня) не менее 75 лет (если созданы до 2003) и не менее 50 лет (если созданы после 2003).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов хранятся 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 или 75 лет, зависит от года, см. выше).

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся пять лет (ст. 624 Перечня).

Срок хранения статотчетности

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты хранятся постоянно, полугодовые и квартальные — пять лет (при отсутствии годовых — постоянно), месячные — год (при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно).

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые по вспомогательным направлениям и видам деятельности хранятся пять лет, квартальные — три года, месячные и единовременные — год.

Свидетельства об итогах деятельности хранятся постоянно, индивидуальные отчеты работников, вспомогательные книги по оперативному, статистическому учету и отчетности — год.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Как хранить документы отчетности?

Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н), необходимо хранить подлинники документов, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, причем именно в том виде, в котором они составлены.

Оцифровка «бумажных» документов бухучета для последующего хранения не допускается. Доступ к таким документам регламентируется локальным актом налогоплательщика, и допускается лишь при условии информирования главбуха или иного лица, ответственного за ведение бухучета. При утрате (гибели, пропажи), а также порче необходимо сделать все для восстановления документации.

Начиная с 1 января 2024 документы бухучета, а также данные, содержащиеся в них, могут храниться лишь на территории России, равно как и базы указанных данных (исключение составляют случаи, когда организация ведет деятельность за пределами РФ, и законодательство той страны требует хранить документы учета на своей территории).

Хранение документов бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативами, подготовка к хранению, проверка комплектности, оперативный вывоз на бережное хранение, подбор и доставка документов при налоговых проверках точно в срок — это и многое другое гарантирует Делис Архив.

За какой срок могут быть запрошены документы?

Следует помнить, что за непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов налагаются штрафы, размер которых зависит от того, для какой проверки документы были запрошены:

  • 5 000 руб. — вне рамок проверки;
  • 20 000 руб. — за повторное непредставление в течение календарного года ();
  • 200 руб. за каждый непредставленный документ — в рамках камеральной или выездной проверки ().

Многие ошибочно полагают, что контролеры — в особенности налоговые органы, — могут запросить документы лишь за последние три года (глубина налоговой проверки). Не совсем так. Если и вне рамок налоговых проверок у них возникает обоснованная необходимость получения документации по какой-то сделке, то должностное лицо налогового органа вправе истребовать их как у участников этой сделки, так и у иных лиц, располагающих такими документами ().

Причем периоды, за которые документы могут быть истребованы, ограничиваются сроками хранения указанных документов, установленных НК и иными законами. Так что ИФНС вправе запросить документы и пределами трех календарных лет, предшествующих году истребования, и, если сроки хранения не истекли, то придется документы представить. Если документы уже утилизированы, то необходимо это документально подтвердить.

Как правило, уничтожение документов с истекшим сроком хранения предполагает создание приказом руководителя экспертной комиссии, в задачу которой входит отбор бумаг на уничтожение и составление протокола с указанием повестки и вынесенного решения, за подписью всех участников комиссии.

Далее составляется акт на уничтожение с перечисление документов, далее они уничтожаются самостоятельно (сжигаются, измельчаются на шредере) или передаются для уничтожения специальной организации. По итогам составляется второй акт, фиксирующий фактическое уничтожение.

Уничтожение любой документации с соблюдением конфиденциальности и составлением всех необходимых подтверждающих документов. Воспользуйтесь акцией «СУББОТНИК В ОФИСЕ» от Делис Архив для новых клиентов!

Начать дискуссию

УСН

Бухгалтеры по-разному учитывают материалы в расходах по УСН: опрос

При УСН «доходы минус расходы» для включения в расходы стоимости материалов (не путайте с товарами) необходимо выполнение двух условий: поступление материалов и оплата за них.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

НДФЛ предложили повысить до 25%. Бухгалтеры говорят, что налог надо отменять для бедных

Очередной законопроект с прогрессивной шкалой НДФЛ собираются внести в Госдуму депутаты от «Справедливой России». А вот бухгалтеры считают, что если зарплата не дотягивает до прожиточного минимума, то налога не должно быть вообще.

1,4 тыс.

Налог на проценты с вкладов можно использовать для получения вычетов

Резиденты РФ могут получить социальный, инвестиционный или имущественный вычет, если они заплатили налог по доходам от вкладов.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
367

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

42
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданному банком предпринимателю на УСН, не облагается налогом по УСН.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Главное, о чем нужно помнить: неправильный учет и нарушение порядка представления информации о бенефициарных владельцах, как того требует ст. 6.1 № 115-ФЗ, может стоить полумиллионных штрафов. Это, не считая претензий контролирующих органов — ФНС, Росфинмониторинга. Учет и представление информации о бенефициарах — обязанность всех юридических лиц.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Имущественный вычет по НДФЛ можно получить за две квартиры

Максимальный размер имущественного вычета на покупку жилья – 2 млн рублей. Если вы не использовали его полностью, остаток не сгорает.

298

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Февраль близится к завершению, а вместе с ним и ежемесячный бюджет на инвестиционные покупки. В первой половине февраля фокус был больше на акциях, во второй половине месяца прошёлся больше по облигациям, но не только.

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Расчетный период для оплаты больничных хотят сократить в два раза, чтобы пособия выросли

Сейчас для расчета больничных, в том числе, по беременности и родам, средний заработок считают из зарплаты за 2 предыдущих года. Хотят сделать расчетный период один год, а не два.

7
449

Как действовать, если неправомерно наложен штраф после перехода на УСН?

Получила требование в связи с переходом с ОСНО на УСН. Объясниться по НДС. В тот же день подтвердила требование и ответ написала, что деятельность не ведется, на балансе ровным счетом ничего нет кроме уставного капитала.

50

ФНС не может обжаловать прекращение уголовного дела по неуплате налогов. Судебная практика

Поскольку преступлением вред имуществу и деловой репутации ИФНС не причинен, решение о признании данного органа потерпевшим и, как следствие, наделение его правом обжалования судебных решений по вопросам, не связанным с разрешением гражданского иска, противоречит требованиям закона.

Как бизнесу нескучно вести блог на «Клерке», увеличивать количество подписчиков и заявок

Бизнес-блог — это, конечно, серьезное дело. Но даже о бухучете, налогах, 1С, самозанятых, управленке и многом другом можно рассказывать увлекательно и с юмором.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру