Как вести документооборот в обособленных подразделениях

По какой системе построить документооборот в филиалах и представительствах? Стоит ли централизовать сбор документов или доверить их хранение подразделениям? Разбираемся в недостатках систем документооборота и даем рекомендации, как избежать рисков и штрафов.
3 тыс. 375
Как вести документооборот в обособленных подразделениях

Риски при отсутствии налаженной системы документооборота

Подчеркиваем, что организация документооборота должна отвечать двум важным требованиям:

  • Своевременности и оперативности обмена информацией.
  • Своевременности и оперативности учета документов.

Это значит, что с одной стороны нужно быстро обмениваться сведениями внутри компании между ее подразделениями, с другой — каждый документ должен быть зафиксирован и учтен.

При неправильно организованном документообороте со структурными подразделениями компании могут столкнуться с проблемой судебных издержек, штрафами и пенями.

Компании часто сталкиваются с проверками различных органов. Как правило, речь о проверках со стороны ФНС, но совместно или отдельно от нее организацию могут проверять — Пенсионный фонд, ФСС, Госинспекция по труду.

Задержки в предоставлении для проверки документов могут повлечь за собой штрафы. Например, за непредставление ФНС документов — 200 рублей за каждый такой документ (). Если же не передать вовремя документы для проверки в ФСС или ПФР, то за их непредставление будет назначен штраф по КоАП (статья 15.33 п. 3 и п. 4) от 300 до 500 рублей на должностное лицо.

Причины непредставления документов могут быть банальны:

  • неправильно организованный процесс учета документов, при котором не понятно, где именно в данный момент находится документ — в филиале или головной организации;
  • потеря документов в обособленном структурном подразделении, до передачи в центральную бухгалтерию;
  • нескоординированная работа по обмену документами между структурными подразделениями.

Причем налоговики могут провести проверку непосредственно в филиале организации или ее представительстве, не обращаясь напрямую в головной офис. А сроки для передачи документов на проверку всегда сжатые.

Можно ходатайствовать об их продлении, но ФНС не обязана принимать во внимание, например, большой объем истребуемых документов или отсутствие у организации технической возможности сделать копии. Хотя суды встают на сторону налогоплательщиков, если у компании объективно отсутствовала возможность оперативно передать документы в ФНС. Но хотите ли вы доводить дело до суда?

О том, какие документ ФНС вправе требовать при камеральной проверке, мы рассказывали в другой статье.

Как избежать негативных последствий

Негативных последствий можно избежать если правильно организовать документооборот. Условно его можно разделить на два вида: централизованный и децентрализованный.

Централизованный документооборот

При централизованной схеме документооборота чаще всего хранение документов осуществляется в архиве головного предприятия, при этом в филиалах хранятся копии документов в электронном виде. Уничтожение документов осуществляется головной компанией, взаимодействие с проверяющими органами осуществляется тоже главным офисом.

Этот вариант подойдет организации, если ее обособленные подразделения не обладают собственными счетами и отдельными балансами. Так, например, если расчет зарплаты и формирование документов на отгрузку будет осуществлять головной офис, то и хранение документов на базе подразделения нецелесообразно.

При организации централизованного документооборота важно следующее:

  • должен осуществляться только централизованный учет, чтобы не возникало путаницы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;
  • все документы должны проходить единую регистрацию и учет;
  • порядок учета, хранения и уничтожения должен быть установлен в локальном акте организации, с которым должны быть ознакомлены все структурные подразделения
  • стоит установить систему контроля за передачей документов и ответственность должностных лиц за нарушение установленных в организации требований регламентов.
Надо признать, что такая схема неудобна в случае, если обособленные подразделения находятся на значительном расстоянии от центральной бухгалтерии. В этом случае организовать доставку документов и обеспечить их сохранность во время перевозки будет непросто. Например, головной офис находится в Москве, а небольшое ОП — во Владивостоке. Стоимость доставки документов может составить солидную расходную статью в бюджете.

В этом случае вопрос централизации решается в зависимости от следующих факторов:

  • от организационной структуры;
  • от количества человек, работающих в обособленных подразделениях;
  • от расположения ОП;
  • от установленных деловых традиций (например, руководитель компании может требовать, чтобы оригиналы документов в любом случае хранились на территории главного офиса, т. к. он оборудован специальным хранилищем);
  • от схемы управления денежными потоками.

Если вариант с централизацией вам не подходит. Рассмотрите другой.

Децентрализованный документооборот

Для децентрализованной схемы документооборота характерно:

  • хранение документов отдельно в филиалах, отдельно в головном офисе — в том подразделении, в котором они были разработаны;
  • оригиналы или копии документов передаются из филиала в головной офис и обратно на основании запросов (например, в случае получения требования от ИФНС головной офис запрашивает в филиале документы);
  • хранение документов и их уничтожение равноценно осуществляется как головным офисом, так и филиалами.
Такой способ подойдет тем компаниям, чьи подразделения более автономны. Например, филиалы организации обладают собственными расчетными счетами и ведут отдельные балансы, самостоятельно выставляют документы клиентам, а руководители осуществляют сделки на основании доверенностей. В этом случае есть смысл документы, сформированные в подразделениях, оставлять там же.

Однако обе эти схемы имеют свои недостатки. Рассмотрим их.

Недостатки систем документооборота

  • Зачастую необходимы дополнительные трудовые и финансовые затраты для ведения, сбора, проверки и хранения документов.
  • Нужно оборудовать специальные хранилища для документов, организовать систему хранения и поиска.
  • При осуществлении запросов уполномоченных органов компания тратит дополнительное время на пересылку запроса в структурное подразделение, либо происходит наоборот — подразделение вынуждено запрашивать документы у «головы».
  • Возникают сложности с логистикой и обеспечением безопасности. Например, есть риски с раскрытием персональных данных или утратой самих документов транспортной компанией.
  • Невозможность четко проанализировать в центральном аппарате ожидаемый объем документов, затраты и время связанные с их обработкой.

Если филиал не вовремя передал документы в центральный офис, то у главного бухгалтера нет возможности сформировать достоверную отчетность. Придется, при поступлении первички или реестров, формировать корректировки. А если с передачей сведений опоздают сразу несколько филиалов?

Причем эта проблема касается любого способа передачи сведений — не важно, отправляются филиалами бумажные документы или электронные, оригиналы, копии или сканы. Если документооборот стихийный, а не организованный, без четкого графика и фиксации поступления и выбытия документов, то хаос компании обеспечен.

Еще одна сложность заключается в хранении. Допустим документы получены, обработаны и направлены в архив. Но вдруг понадобились снова — при выездной проверке, при сверке с контрагентом, при обращении сотрудника за выпиской из приказа или справкой и т. п. Теперь документ в хранилище нужно как-то найти.

Если ваш архив — это просто коробки с папками, даже с надписями «Реализация за 2020 год» или «Личные дела сотрудников за период с 2019 по 2021 год» (последнее, кстати, не лучший вариант хранения личных дел), то на поиски нужной бумаги уйдет в лучшем случае от получаса до нескольких часов. В худшем — документа вы не найдете вообще (попал не в ту папку, случайно был уничтожен, изымался ранее и не возвращен в архив и так далее).

Как видите, у общепринятых систем документооборота есть недостатки, которые в итоге могут привести к финансовым и репутационным потерям. Обиженный сотрудник пойдет в суд, ФНС назначит штрафы и доначислит налоги из-за не предоставленных подтверждающих документов.

Но есть выход, мы подготовили для вас уникальное решение и рекомендации, которые решат все вышеуказанные проблемы!

Как организовать документооборот в любой организации и перевести его в «цифру»

Компания Делис Архив более 20 лет помогает своим клиентам эффективно организовывать документооборот, хранить и архивировать документы. Мы экономим ваши средства, сокращаем затраты, делаем документооборот удобным и прозрачным для бухгалтера и руководителя.

Для основного потока документов, который поступает в отдел бухгалтерии, закупок или на склад

  • На базе Делис Архив можно организовать сбор бумажных документов от поставщиков, контрагентов и курьерских служб клиентов в городах, где находятся филиалы и представительства. Мы проконтролируем сроки поступления и полноту наличия документов
  • Специалисты Делис Архив отсканируют документы и загрузят их в систему электронного архива или в облачное решение. У вас будет доступ к электронному архиву круглые сутки.
  • Все кадровые документы, независимо от расположения филиала и головного подразделения, загружаются в электронный архив. Делис Архив является оператором персональных данных, а также у нас есть соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан. Мы можем подготовить справки для ваших сотрудников и Управлений Пенсионного фонда по запросу.
  • Оперативно доставим документы, необходимые для проведения проверки или представления в контролирующие органы, в ваш офис.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Для документов, которые поступают администратору или секретарю

При большом объеме корреспонденции, создается специализированный электронный архив для секретаря и конечных получателей или отправителей. Отпадает необходимость ведения журналов, многоходовой переотправки корреспонденции. Все в одном месте, независимо от территориального расположения офисов и подразделений.

Например, письмо, полученное в филиале Хабаровска в онлайн режиме, увидят и в головном подразделении в Москве.

Для юридического отдела

Если филиалы осуществляют активную коммерческую деятельность, и необходимо очень быстро согласовать договор в головной организации, то оцифровка помогает во-первых, удобно хранить и быстро находить необходимые документы (на поиск договора в электронном архиве уйдет не больше минуты), а во-вторых, ускоряет согласование — один документ могут просматривать сразу несколько специалистов (юрист, руководитель, бухгалтер, менеджер и т. д.).

Для инженеров и конструкторов

Если у вас в филиалах много конструкторской документации, вы используете технические документы, сметы, планы чертежи и т. п., то необходимо сканировать крупноформатные документы — обычный офисный сканер не подойдет.

Для Делис Архив это — не проблема. Мы можем качественно отсканировать и перевести в электронный вид даже документы нестандартных размеров.

Абсолютно любые документы, у которых истек срок хранения, Делис Архив поможет уничтожить. Подготавливать документы для уничтожения специально — снимать файлы, скрепки, скобки — не требуется. Скорость уничтожения — до 2 тонн документов в час. Выдаем полный пакет необходимых документов — описи, акты комиссии и другие.

Если вы решите передать документы в государственный архив, специалисты Делис Архив подготовят дела к передаче. Мы рассказывали, что эта процедура не такая простая и может сильно затянуться по времени.

С нами вы сможете сдать документы быстрее, ведь не придется беспокоиться, что они подшиты неправильно или описи составлены с нарушениями.

Начать дискуссию

🎓Вебинар: Как разработать финансовую модель для бизнеса. 15 марта в 11:00 мск!

Освойте навыки финансового моделирования, сделайте финмодель бизнеса и повысьте свою ценность как специалиста.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
УСН

Бухгалтеры по-разному учитывают материалы в расходах по УСН: опрос

При УСН «доходы минус расходы» для включения в расходы стоимости материалов (не путайте с товарами) необходимо выполнение двух условий: поступление материалов и оплата за них.

НДФЛ

НДФЛ предложили повысить до 25%. Бухгалтеры говорят, что налог надо отменять для бедных

Очередной законопроект с прогрессивной шкалой НДФЛ собираются внести в Госдуму депутаты от «Справедливой России». А вот бухгалтеры считают, что если зарплата не дотягивает до прожиточного минимума, то налога не должно быть вообще.

1,4 тыс.
Лучшие спикеры, новый каждый день

Налог на проценты с вкладов можно использовать для получения вычетов

Резиденты РФ могут получить социальный, инвестиционный или имущественный вычет, если они заплатили налог по доходам от вкладов.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
395

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

46
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданному банком предпринимателю на УСН, не облагается налогом по УСН.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Главное, о чем нужно помнить: неправильный учет и нарушение порядка представления информации о бенефициарных владельцах, как того требует ст. 6.1 № 115-ФЗ, может стоить полумиллионных штрафов. Это, не считая претензий контролирующих органов — ФНС, Росфинмониторинга. Учет и представление информации о бенефициарах — обязанность всех юридических лиц.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Имущественный вычет по НДФЛ можно получить за две квартиры

Максимальный размер имущественного вычета на покупку жилья – 2 млн рублей. Если вы не использовали его полностью, остаток не сгорает.

304

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Февраль близится к завершению, а вместе с ним и ежемесячный бюджет на инвестиционные покупки. В первой половине февраля фокус был больше на акциях, во второй половине месяца прошёлся больше по облигациям, но не только.

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Расчетный период для оплаты больничных хотят сократить в два раза, чтобы пособия выросли

Сейчас для расчета больничных, в том числе, по беременности и родам, средний заработок считают из зарплаты за 2 предыдущих года. Хотят сделать расчетный период один год, а не два.

7
456

Как действовать, если неправомерно наложен штраф после перехода на УСН?

Получила требование в связи с переходом с ОСНО на УСН. Объясниться по НДС. В тот же день подтвердила требование и ответ написала, что деятельность не ведется, на балансе ровным счетом ничего нет кроме уставного капитала.

50

ФНС не может обжаловать прекращение уголовного дела по неуплате налогов. Судебная практика

Поскольку преступлением вред имуществу и деловой репутации ИФНС не причинен, решение о признании данного органа потерпевшим и, как следствие, наделение его правом обжалования судебных решений по вопросам, не связанным с разрешением гражданского иска, противоречит требованиям закона.