Электронные перевозочные документы для торговли и транспорта

Любые нововведения всегда воспринимаются настороженно. Связано это с переходом на новый порядок, перестройкой уже налаженных процессов и сменой привычных действий. Однако благодаря обновлению и цифровизации растет эффективность бизнеса.

Одним из последних изменений, которое отразилось на работе перевозчиков, стало введение электронных перевозочных документов и старт работы Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Постепенно даже небольшие транспортные компании переходят на электронный документооборот.

При этом на открытии международного форума «Налоговая экосистема: люди и технологии» Даниил Егоров пояснил, что о внедрении ЭДО стоит говорить очень аккуратно, чтобы сделать это максимально эргономично. Важно слышать желания бизнеса, и тогда получится наладить его эффективное взаимодействие с государственными системами.

«Во многих странах локомотивом внедрения являются именно налоговые службы. Если слушать, слышать и внедрять то, что предлагает бизнес, то мы получим очень серьезное снижение издержек для страны в целом», – подчеркнул Даниил Егоров. Таким примером служит недавнее нововведение Минтранса в отношении системы перевозочных документов: предъявить документы на груз инспектору можно с помощью QR-кода.

Плюсы электронных перевозочных документов

• Быстрый обмен документами с подрядчиками: отправителями/получателями груза, перевозчиками.

Ранее приходилось ждать, пока перевозчик вернет подписанные получателем документы в офис отправителя, сейчас же все необходимые подписи можно поставить сразу после выгрузки. Экономия времени, а значит, и ускоренный товарооборот – сразу после подписи можно продолжать сотрудничество и согласовывать новые поставки.

• Нет необходимости распечатывать бумажную форму документов.

Электронный документ, который подписан квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный вариант. Это способствует экономии денежных средств и ресурсов.

• Четкая аналитика и отслеживание статуса транспортных накладных.

Это помогает не упустить ни один документ в потоке различных согласований и перевозок, а при необходимости найти его.

• Возможность отслеживать все этапы транспортировки груза.

Если товар перевозится несколькими транспортными компаниями или проходит через несколько покупателей, при использовании электронного документооборота вы всегда можете отследить местоположение груза.

• Отсутствие ошибок в документах и исключение риска потери бумаг.

Вероятно, многие ранее сталкивались с потерей накладных или неточностями в документах. Электронные документы помогают этого избежать, так как хранятся в системе и проверяются сервисом во время оформления.

• Соблюдение законодательства.

При оформлении перевозочных документов в электронном виде вы всегда можете быть уверены в актуальности и соответствии форм действующему законодательству, так как в электронных сервисах изменения в формы документов вносятся в кратчайшие сроки.

Какие документы можно оформлять в электронном виде

Изначально в системе ГИС ЭПД можно было оформить электронно три вида перевозочных документов:

1. Транспортную накладную.

2. Сопроводительную ведомость.

3. Заказ-наряд.

С 1 марта 2023 года в систему добавлены:

• Договор фрахтования.

• Путевой лист.

• Заказ (заявка).

Кому нужно подключаться к Государственной информационной системе

Для полной автоматизации работы и ускоренного оформления документов на всех этапах удобно, когда к системе подключены:

• оптовые компании или производители товаров (грузоотправители);

• транспортные и логистические компании (перевозчики);

• розничные компании (грузополучатели).

На каждом из этапов движения товара участники подтверждают получение документов с помощью электронной подписи: грузоотправители и грузополучатели с помощью квалифицированной ЭП, перевозчику достаточно иметь простую электронную подпись. Это дает прозрачность грузоперевозкам и возможность отслеживать доставку груза.

При использовании электронных перевозочных документов можно будет понять, на каком этапе произошла задержка. И если такое произойдет – это позволит избежать срыва сроков в поставке товаров, своевременно пополняя остатки на складах.

Использование электронных перевозочных документов пока не входит в обязанности участников рынка грузоперевозок. Но ждать введения обязательной передачи документов в ГИС ЭПД не рекомендуется, так как тогда необходимо будет осваивать новые правила в срочном порядке. Лучше подготовить все системы постепенно и тщательно изучить новый порядок работы, тогда грядущие изменения не застанут вас врасплох.

Как подготовиться к работе с ЭПД и как устроено ЭДО на транспорте – расскажут эксперты Платформы ЭДО и Платформы ОФД. Ссылка на вебинар 24 мая.

Электронные перевозочные документы и ЭДО: как все устроено

Бесплатный вебинар 24 мая в 10:00 по МСК

Записаться

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KHrJG