Расчеты с персоналом по оплате труда: правила, примеры, изменения 2026 года

МРОТ увеличен до 27 093 рублей, с 1 сентября вступили в силу обновленные правила оплаты сверхурочной работы и новые требования к платежным поручениям при удержаниях, продолжает применяться прогрессивная шкала НДФЛ, а страховые взносы приобрели дополнительные нюансы — от сужения льготы МСП до обязательных начислений за директора. Разберем, как корректно начислять зарплату, отражать выплаты в учете и избегать штрафов.

Под расчетами с персоналом по оплате труда понимают полный цикл операций: начисление заработной платы и иных выплат, удержание НДФЛ и сумм по исполнительным документам, расчет страховых взносов, перечисление средств работнику и оформление первичных документов. Учет ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Федеральный МРОТ установлен в размере 27 093 рубля (закон № 429-ФЗ от 28.11.2025). Зарплата за полностью отработанный месяц не может быть ниже этой суммы. Районный коэффициент и северная надбавка начисляются сверх МРОТ, а не входят в него: для сравнения с МРОТ берется тарифная часть без РК и СН.

Если в регионе действует более высокий МРОТ, ориентироваться нужно на региональное значение. При неполном рабочем времени зарплата снижается пропорционально и правомерно может оказаться ниже федерального МРОТ.

С 1 сентября 2026 года действуют обновленные правила (закон № 144-ФЗ от 25.05.2026):

• Базовый лимит сверхурочных — 120 часов в год. В пределах лимита сохраняется стандартный порядок: первые два часа в смене — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК).

• Лимит может быть увеличен до 240 часов в год, но только при условии, что это закреплено в коллективном договоре или отраслевом соглашении. Без такого документа лимит остается 120 часами.

• Каждый час, начиная со 121-го в году, оплачивается не менее чем в двойном размере — без применения коэффициента 1,5 даже к первым двум часам в смене.

• Для привлечения к работе сверх 120 часов требуется письменное согласие сотрудника на каждый случай.

• Для отдельных категорий лимит остается 120 часами даже при наличии коллективного договора: работники с вредными условиями труда (подклассы 3.3 и 3.4), государственные и муниципальные служащие с внутренним совместительством более ¼ нормы. Пенсионеры и предпенсионеры могут привлекаться к переработке сверх 120 часов только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

С 1 сентября 2026 года работодатели обязаны указывать сумму взыскания в поле 24 «Назначение платежа» в строгом формате: //ВЗС//сумма-копейки// (например, //ВЗС//15749-29//). Это требование введено законом № 112-ФЗ от 25.04.2026. За нарушение предусмотрен штраф 15–20 тыс. рублей для должностных лиц.

С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ. В 2026 году пороги и ставки не изменились:

Кроме того, при расчете среднего заработка (отпускные, командировочные, оплата простоя) необходимо выделять долю выплаты, приходящуюся на районный коэффициент и северную надбавку, и облагать эту часть по двухступенчатой шкале: 13% — пока сумма РК и СН с начала года не превысит 5 млн рублей, 15% — сверх этой суммы. Остальная часть среднего заработка облагается по общей пятиступенчатой шкале.

НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. Перечисляется через Единый налоговый платеж не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты.

Порядок и критерии премирования закрепляются в локальных актах — Положении о премировании, коллективном или трудовом договоре. Работодатель не вправе произвольно менять условия премирования. Снижение или невыплата премии возможны только при наличии прописанных оснований: невыполнение показателей, дисциплинарные нарушения и т. д.

Предельная база для начисления страховых взносов — 2 979 000 рублей нарастающим итогом с начала года (постановление Правительства № 1705 от 31.10.2025). До достижения базы применяется ставка 30%, сверх — 15,1%.

Взносы за директора. С 2026 года за руководителя коммерческой организации взносы начисляются исходя из федерального МРОТ, даже если его фактическая зарплата ниже или отсутствует. Расчет: 27 093 × 30% = 8 127,90 руб. в месяц. Для этого расчета берется именно федеральный МРОТ без районного коэффициента.

Льгота МСП сужена. Пониженный тариф 15% с выплат свыше 1,5 МРОТ в месяц теперь доступен только компаниям из приоритетных отраслей (перечень Правительства № 4125-р) при условии, что доля дохода по основному ОКВЭД составляет не менее 70%. Ранее льгота действовала для всех, кто включен в реестр МСП. Проверьте, входит ли ваш ОКВЭД в приоритетный перечень, — иначе тариф составит 30% с полной суммы.

Страховые взносы перечисляются через ЕНП не позднее 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода.

Сотрудник отработал 168 часов в месяце при часовой ставке 200 руб./час. Годовой доход сотрудника на момент расчета не превышает 2,4 млн руб., поэтому применяется ставка НДФЛ 13%.

• Начислено: 168 × 200 = 33 600 руб.

• Сравнение с МРОТ: 33 600 > 27 093 — норма соблюдена.

• НДФЛ: 33 600 × 13% = 4 368 руб.

• К выплате: 33 600 − 4 368 = 29 232 руб.

Работник изготовил 500 единиц продукции при расценке 60 руб./шт.

• Начислено: 500 × 60 = 30 000 руб.

• 30 000 > 27 093 — доплата до МРОТ не требуется.

Если бы сотрудник полностью выполнил норму труда и отработал норму времени, а начисленная сумма оказалась ниже МРОТ, работодатель обязан был бы доплатить разницу. Сравнение производится без учета районного коэффициента и северной надбавки.

Сотрудник отработал сверх нормы 3 часа в один день. Это его первая переработка в году, лимит 120 часов не исчерпан. Часовая ставка — 200 руб.

• Первые 2 часа: 2 × 200 × 1,5 = 600 руб.

• Третий час: 1 × 200 × 2 = 400 руб.

• Итого доплата: 600 + 400 = 1 000 руб. сверх оклада.

К августу сотрудник уже использовал 120 часов переработки. В сентябре он отработал еще 3 часа сверх нормы, дав письменное согласие. В коллективном договоре закреплен расширенный лимит до 240 часов.

Все часы, начиная со 121-го, оплачиваются не менее чем в двойном размере — без разделения на первые два часа и последующие:

• 3 × 200 × 2 = 1 200 руб. сверх оклада.

НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода — как при выплате аванса, так и при окончательном расчете за месяц. При расчете среднего заработка важно корректно выделять долю районного коэффициента и северной надбавки и облагать ее по двухступенчатой шкале 13% / 15%.

Исполнительные документы. С 1 сентября 2026 года при перечислении удержанных сумм в поле 24 платежного поручения необходимо указывать сумму взыскания в формате //ВЗС//сумма-копейки//. Нельзя объединять в одной платежке разные виды доходов — для каждого вида оформляется отдельное поручение с соответствующим кодом в поле 20.

Компенсация за задержку зарплаты рассчитывается по ставке не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК). Компенсация начисляется на сумму за вычетом НДФЛ — то есть на «чистую» сумму, подлежащую выплате работнику. Ключевая ставка с июня 2026 года составляет 14,25%.

Типовые проводки:

• Дт 20 (26, 44) — Кт 70 — начислена зарплата.

• Дт 70 — Кт 68 — удержан НДФЛ.

• Дт 70 — Кт 76 — удержано по исполнительному листу.

• Дт 20 (26, 44) — Кт 69 — начислены страховые взносы.

• Дт 70 — Кт 51 — перечислена зарплата сотруднику.

В налоговом учете зарплата относится к расходам на оплату труда (ст. 255 НК). Главное условие — подтверждение начислений первичными документами: табелем учета рабочего времени, расчетными ведомостями, приказами о премировании, листками нетрудоспособности и т. д.

Расчеты с персоналом по оплате труда в 2026 году затронуты изменениями сразу по нескольким направлениям: новые правила сверхурочных, обязательное поле 24 в платежках при удержаниях, сужение льготы МСП по страховым взносам и обязательные взносы за директора.

Актуализируйте учетную политику, настройте учетную систему на новые требования и регулярно сверяйте расчеты с действующими нормами.