ЭДО

Обмен электронными документами с "физиками": проблемы с подписью

История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.
2,4 тыс. 320

История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.

Но кроме взаимодействия с государством гражданину необходимо общаться с другими организациями. При чем, больше в этом заинтересованы сами компании, которые желают наладить электронное взаимодействие с физическими лицами – медиа-холдинги, пресса, разработчики ПО, дизайн-студии и многие другие. В основном, это те организации, которые часто работают с фрилансерами, внештатными сотрудниками, удаленными авторами и корреспондентами.

Разумеется, работа таких компаний сильно зависит от эффективности процессов документооборота: договоры надо подписывать и закрывать их соответствующими документами, а ждать, пока придет бумага, не хочется. E-mail подходит плохо (хотя Гражданский кодекс и разрешает), поскольку работодателю придется думать, как доставать из электронной почты и обрабатывать все эти документы, особенно, если таких подрядчиков у организации сотни. Нужен не просто «транспорт», а система.

Решение этой задачи может взять на себя оператор документооборота, с помощью которого коммерческие компании обмениваются первичкой. Для этого у него есть необходимая функциональность, зачастую доступная в любом браузере, а физическому лицу достаточно просто приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи и зарегистрироваться в сервисе обмена.

Но не всегда обычный «физик» готов заплатить около 1500 рублей и провозиться с установкой СКЗИ только ради того, чтобы, возможно, единственный раз подписать контракт на удаленную работу. А если сумма контракта настолько небольшая, что затраты на подпись превышают размер гонорара? А если удаленный сотрудник далеко от удостоверяющих центров?

Получается, что даже при наличии готовой и доступной технологической платформы главное препятствие для построения комфортного (подчеркиваю) электронного документооборота с физическими лицами – это слабое распространение квалифицированной подписи. Я вижу несколько возможных решений этой проблемы для тех организаций, которые уже не желают ждать, когда электронную подпись можно будет приобрести в каждом почтовом отделении страны.

Простая электронная подпись

Постановлением правительства от 25 января 2013 г. N33 утверждено, что простая электронная подпись (фактически, пара логин/пароль) может использоваться для документооборота в рамках предоставления государственных услуг. Такая подпись не требует установки СКЗИ, создания сертификата, наличие токена, что делает процесс получения проще, быстрее и заметно дешевле. Получить ее можно, всего лишь предоставив паспорт. Выдать простую подпись может сам оператор документооборота, а для дополнительной безопасности можно осуществлять подписание с дополнительной верификацией, например, через SMS-код.

Использование простой подписи для документооборота с физическими лицами – первое, что приходит на ум. Плюсы очевидны: простота использования и бесплатность. Подписать можно любой документ, что для физического лица решает все проблемы… Но не для организации, которая обязана представлять в контролирующие органы документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. Как в этом случае действовать – не ясно. Плюс потребуется предварительно заключить на бумаге соглашение об обмене электронными документами с физическим лицом (согласно ФЗ 63). Таким образом, бумагу исключить все равно не получится.

Неквалифицированная электронная подпись от работодателя

Медиа-компания, телеканал или новостное агентство вполне может развернуть у себя собственный удостоверяющий центр для того, чтобы самостоятельно выдавать неквалифицированные электронные подписи своим контрактникам и внештатным сотрудникам. Это могут быть одноразовые или тестовые подписи.

Правда, все равно придется заключать с физическим лицом соглашение об обмене, но зато есть возможность выдавать столько подписей, сколько нужно. И работодателю все-таки придется решать вопрос с предоставлением документов в контролирующие органы, которые не будут принимать акты с неквалифицированными подписями.

Квалифицированная электронная подпись от оператора

Многие операторы уже предоставляют своим абонентам возможность приобретения сертификатов квалифицированной электронной подписи. Это нормальная практика для крупнейших сервисов обмена, которые выдают подписи либо сами, либо через партнеров. В этом случае не надо заключать дополнительных соглашений, все решается удаленно, а подписанные документы можно отправлять в налоговую. А расходы по покупке сертификата может взять на себя сам работодатель, то есть - просто оплатить все за удаленного сотрудника.

УЭК

Универсальная электронная карта (УЭК) – это противоречивый, но весьма интересный проект Минкомсвязи РФ, открывающий возможности и для документооборота. Карта может хранить не только персональные данные и платежную функциональность, но и сертификат электронной подписи.

Граждане получают УЭК в Сбербанке или специальных центрах выдачи. Распространяется карта по всей стране, а значит, является доступным инструментом для всех. Сертификат в УЭК действует три года и совершенно бесплатен, нужен только картридер (card reader), который стоит не очень дорого.

Повозиться с настройкой рабочего места все равно придется: установить картридер и развернуть СКЗИ. Но даже в этом случае дополнительные возможности УЭК – от проезда в транспорте до получения медицинского обслуживания и госуслуг – выгодно отличают этот вариант от других. С учетом того, что ни работодатель, ни оператор не несут дополнительных расходов.

Правда, есть одно «но» – у нас нет практики этого решения, мы не знаем, как по факту будет этот способ работать, и какие доработки операторам документооборота придется делать. Так что, этот способ пока из ряда фантазий.

***

Как видите, вариантов обеспечения физических лиц электронной подписью достаточно для того, чтобы уже сейчас что-то выбрать. Этот список еще можно дополнить другими решениями, даже такими экзотическими, как электронная подпись в облаке или подпись на SIM-карте. Уверен, что и вы сможете добавить парочку, и они тоже, в той или иной степени, будут вполне реализуемыми. Вопрос только в том, какой из них получит наибольшее распространение и поддержку среди операторов документооборота.

Конечно, с ростом межкорпоративного обмена электронными документами, мы ожидаем и развитие практики обмена с физическими лицами. Это будет особенно актуально в свете последних государственных инициатив, направленных на упорядочивание трудовых отношений, например, с фрилансерами. Похоже, что в будущем нас ожидают очень интересные кейсы.

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

389

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

205

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

456

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

164

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
225
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.