Клерк.Ру

Бухгалтерский учет и ERP-системы. Так ли страшен черт?

Буря для того, кто ее не боится, есть явление привлекательное.

Фридрих Шиллер

Ведение бухгалтерского учета – это важная задача для любой компании. Казалось бы, именно ERP-системы должны помочь решать эту задачу. Однако…помочь ли?

На практике очень часто приходится сталкиваться с жалобами пользователей, которые то и дело указывают на некомпетентность системы, ее неприспособленность к бухгалтерским реалиям. Так ли это на самом деле? Или это просто проявление страха и недоверия пользователя к системе? Давайте разберемся в причинах такого поведения сотрудников и найдем способы помочь им справиться со страхами при работе с системой.  

Страх 1. Непривычный вид двойной записи. Корреспонденция счетов

Непривычный вид зарегистрированных в системе проводок часто вызывает затруднение у пользователей: одна проводка отображается двумя строками.

Однако важно понимать, что любая учетная система ведет бухгалтерский учет в соответствии с правилом двойной записи и обе строки являются соответствующими дебетом и кредитом одной проводки.

Большая часть организаций в России привыкла использовать корреспондирующие проводки, которые выглядят как одна строка: дебет слева, кредит справа и сумма.

Современные ERP-системы не призывают отказываться от этой привычки, в локализованных для России версиях есть возможность включить использование корреспонденции. Следует отметить, что многие компании, особенно это касается тех, которые предоставляют отчетность в МСФО, ведут учет без корреспонденции.

Отключить рекламу

Страх 2. Невозможно изменить и удалить учтенные документы. А что, если я ошибся?

Действительно, удалить или изменить проводки Главной книги, отгрузочные документы и другие учтенные данные нельзя.

Часто это вызывает острую критику системы со стороны пользователя, подкрепленную боязнью совершить ошибку, которую нельзя исправить. Такую же реакцию часто вызывает невозможность проведения документов задним числом.

Однако категоричное «нельзя изменить, исправить» не точно отражает логику ERP, соответствующую международным стандартам.

Любые данные можно откорректировать – аннулировать ошибочные, ввести новые правильные и снова провести их учет. Главным отличием от простой замены данных является наглядность истории изменений: одно дело - просто заменить значение цены «10,00» на «100,00» и затем долго искать причину расхождений, а совсем другое дело – записать процесс замены «10,00» на «100,00» и ясно увидеть причину расхождений. В результате вы получаете гарантию целостности данных и достоверные отчеты, отражающие реальное текущее состояние дел.

Страх 3. Кладовщик делает проводку в Главную книгу? Нонсенс!

Главная книга – это святая святых ERP-системы пользователя-бухгалтера.

Этот факт порождает две реакции: страх за целостность и корректность данных со стороны бухгалтера, когда он представляет, как сотрудник склада пытается сформировать какую-нибудь проводку в ГК, и страх сотрудника склада, когда он представляет масштаб и ответственность предстоящего события.

Отключить рекламу

Однако эти страхи совершенно не обоснованы и не подкрепляются логикой процессов, протекающих в системе. Сотрудник склада будет работать в складском модуле ERP-системы, проводки в котором отображают реальное движение ТМЦ: приходы, расходы и перемещения по складам, и наименования бухгалтерских счетов для него не играют никакого значения. Бухгалтер, в свою очередь, будет иметь дело с проводками по счетам в Главной книге в соответствии с преднастроенными правилами разноски. Связь между модулями позволяет проследить происхождение любой проводки, которую видит бухгалтер.

Страх 4. Пустая трата ценного времени на проверку операций

Распространенный страх среди пользователей заключается в том, что ERP-система – это очень сложный механизм, в котором обязательно что-то пойдет не так, поэтому каждую проводку необходимо проконтролировать, чтобы убедиться в том, что пресловутое «а вдруг?» не вмешалось в процесс разноски.

Поэтому кажется, что итогом автоматизации стало увеличение времени выполнения операций. Правда, спустя какое-то время работы с системой этот страх, к счастью, проходит. Важно помнить, что настроенная один раз система, выполняет бухгалтерские операции в соответствии с установленными правилами и позволяет не только забыть о постоянном контроле, отнимающем существенную часть рабочего времени, но и сокращает число рутинных ежедневных операций.

Страх 5. Два вида учета – в два раза больше забот

Важно также отметить, что любая зарубежная ERP-система адаптирована под российские реалии.

Отключить рекламу

У многих организаций существует потребность ведения бухгалтерского учета в двух стандартах – РСБУ и МСФО (или любом формате получения управленческой отчетности). Часто пользователям кажется, что в решении этой задачи ERP-система накладывает на них дополнительные обязательства, увеличивая вдвое объем работы. Но что представляет собой каждый из видов учета? Это отображение одних и тех же фактов хозяйственной деятельности организации в разных разрезах. А значит, встает вопрос лишь в правильной регистрации данных в ERP-системе таким образом, чтобы они удовлетворяли потребностям разных видов учета. 

Преодолев пять страхов, описанных выше, пользователь становится более уверенным, расположенным к системе, а, следовательно, продуктивным. Важно, победить эти страхи еще на этапе внедрения системы, чтобы с запуском бухгалтер смело смог начать работу, а не откладывал решение задач в долгий ящик.

Отключить рекламу