Клерк.Ру

Электронное благоденствие

Артем Султанов, директор компании «Бизнес-облако PrimeGate.io». Фото предоставлено компанией

В компании «Бизнес-облако PrimeGate.io» работает всего десять человек. Полгода назад ее директор Артем Султанов решил полностью перейти на электронный документооборот и даже отказаться от клиентов, которые не готовы к такому шагу. Клерк.Ру узнал, чем продиктовано такое решение и какой результат получил Артем в итоге.

Артем, почему вы решили перейти на электронный документооборот?

Нам невыгодно работать с бумажными документами. Наши услуги стоят недорого (у нас IT-продукт - сервис по подписке, CRM-система и еще около 5 модулей), поэтому нам не очень удобно и совсем невыгодно отправлять бумажные документы большому количеству клиентов.

Я считаю, что бумажный документооборот — это некий рудимент, который должен быть искоренен. Сейчас все автоматизируется, налоговая признает электронную подпись, и у компаний есть возможность отказаться от бумаг, печатей, штампов, принтеров. Документ все равно создается в бухгалтерской программе – и его сразу можно закидывать в какой-либо сервис безбумажного документооборота.

Сталкивались ли вы с тем, что контрагенты не хотели переходить на электронный документооборот? Как удавалось их убедить?

Мы просто сказали, что мы либо совсем не работаем с контрагентами, которые не готовы перейти на электронный документооборот, либо просто не предоставляем им закрывающие документы. Тем более, согласно ГК РФ, появилась возможность их не предоставлять или предоставлять без подписания второй стороной, потому что фактом предоставления услуг, в нашем случае, является сам факт доступа к системе.

То есть у вас жесткая позиция? Не теряли ли клиентов по этой причине?

Если кто-то отказывается от электронного взаимодействия – значит, это не наш клиент. Наша платформа предназначена для современных компаний, которые автоматизируют свой бизнес. А если идет речь об автоматизации – она касается всего. Те клиенты, которых мы убедили получить электронную цифровую подпись, нас благодарят, и дальше начинают пользоваться новыми возможностями во всем.

А как вы выбирали оператора ЭДО? Их довольно много на рынке.

Я не считаю, что выбор сильно большой. Мы выбирали между двумя: «Такском» и «Диадок». Когда мы зашли на сайт «Такском», то поняли, что мы не будем пользоваться этой системой – сразу не понравился сайт, непонятный, неудобный.

Для нас решающим фактором при выборе было удобство использования системы. А у «Диадок» удобный интерфейс, мы довольны. Более того, нам настолько понравилась эта система ЭДО, что мы сейчас переходим на еще один продукт от СКБ «Контур» - онлайн-бухгалтерию «Эльба».

Почему именно онлайн-бухгалтерия? Или вашему бухгалтеру нужно ведение бухгалтерии именно в онлайне?

Дело в том, что у нас уже пять лет нет бухгалтера в компании, просто потому, что для нашего бизнеса он не нужен. Мы работали с компаниями на аутсорсе – их бухгалтеры приезжали к нам два раза в месяц, брали наши первичные документы, сдавали отчетность. Мы платили за это, грубо говоря, 15 тысяч рублей. За что – непонятно, потому что все равно формирование первичных документов - договоров, актов, счетов -  делали мы. Это внутренний процесс компании, который нельзя никуда вынести.

Потом появились такие сервисы, как «Мое дело» и «Эльба». И теперь у нас есть возможность это все проводить в онлайне: где бы ты ни был, в любой стране – тебе не нужно «1С» иметь у себя в компьютере – просто заходишь в интернет, выставляешь документ, он сразу прописывается в программе, программа делает выгрузку.

Почему мы выбрали именно «Эльбу»? Потому что все остальные подобные программы работают, с точки зрения маркетинга, на бухгалтеров, а не на руководителей бизнеса. Они позиционируют себя не как интернет-продукт, а как некую надстройку над «1С».

На самом деле мы изначально использовали «Мое дело», а только сейчас перешли на «Эльбу». Суть в том, что нас «Мое дело» устаивало по всем пунктам. Но одного в системе не было. Поскольку наш биллинг автоматически формирует счета на оплату и закрывающие документы, то нам необходимо было дублировать эти счета в бухгалтерском сервисе. Такое есть только у «Эльбы». Поэтому к ним и переходим.

Тем не менее, и «Мое дело», и «Эльба» как раз нацелены на предпринимателя, которой знает интернет – это два самых известных продукта, подходящих нам. Наша задача была отказаться от «1С» и больше к нему не возвращаться. Мы считаем, что «1С» не для нашего бизнеса, он нас тормозит.

Почему тормозит? У «1С» же и электронный документооборот тоже есть, что не так?

Если коротко:

  • неудобная нам программа;
  • требует своей инфраструктуры;
  • очень дорогая доработка;
  • требует каких-то специальных бухгалтерский знаний, предназначена именно для бухгалтера.

Но когда появились онлайн-системы типа «Эльбы», то необходимость в «1С» отпала. Потому что все, что надо выставлять: акты, счета-фактуры – все можно делать без сложных ключей, надстроек, и не только на Windows. Просто поменялся рынок. Условия.

Если говорить про всю страну, то, наверно, «1С» будут еще лет 10 пользоваться, но, в основном, средний и малый бизнес уже переходит на более мобильные системы.

Сколько у вас человек работает в компании?

Десять.

Я общался с некоторыми руководителями маленьких компаний – они, наоборот, говорят, что ЭДО только для крупных фирм. Мол, свои 10 писем в месяц мы и на бумаге отправим.

Это такое мировоззрение. Кто-то ездит на российских машинах, а кто-то на иномарках. Кто-то делает сайты на облачных платформах, кто-то на коробочных решениях – и у каждого есть свои аргументы за и против.

Когда у вас нет офис-менеджера, когда вы не хотите нагружать своего сотрудника бумажной волокитой, отправлять его на почту, когда вы действительно считаете время - тогда вы используете электронные системы. Даже взять тот же «1С»: мы сгенерировали документ, потом должны его распечатать, поставить печать, найти адрес, взять конверт, запечатать письмо, подписать конверт, пойти на почту или найти почтовый ящик, потом надо проверить, получили и подписали ли этот документ контрагенты. Документы часто теряются, причем даже внутри компаний. Зачем это все делать, если можно просто отправить документ через компьютер, на котором он никогда не потеряется?

Артем, а много ли времени прошло с того момента, когда вы приняли решение переходить на электронный документооборот и когда уже внедрили его и начали полноценно работать?

Месяца два прошло. Но тут дело не в том, что долго внедряли. Просто я не мог выбрать время и доехать до компании, чтобы заключить договор, сгенерировать ключ электронной цифровой подписи. А внедрение – очень просто: система работает сразу после подписания договора.

И никаких сложностей? Не надо было обучаться, настраивать программу под себя?

Когда идет речь о сервисе для бизнеса - все должно быть просто, понятно, быстро, не должно быть никакого привыкания к программе – она должна быть такой же простой, как Яндекс-почта. «Диадок» такой – он был сделан не для каких-то специалистов, а для конечного пользователя. Можно зайти, выбрать документ мышкой, перетянуть его в окно браузера, а не выбирать из диска, папки и т.п. Вот вроде мелочь, но из таких мелочей складывается сервис для бизнеса, т.к. это интуитивно понятно и удобно.

Вы столько раз упомянули «1С», словно хорошо знаете программу. Это так, работали с ней?

Да. И я не жалуюсь на «1С», а сравниваю с тем, что есть сейчас.

Мой первый бизнес был связан с тюнингом автомобилей, мы работали именно на «1С» - тогда не было альтернативы. Я вынужден был нанять программиста, специальных людей, которые пытались за очень большие деньги оптимизировать ERP-систему «1С» под необходимые мне задачи, например, выставлять акты выполненных работ (в автосервисе - акт сдачи-приемки). И чтобы просто добавить какие-то нормо-часы – надо было пройти через сущий ад. Действительно, сущий ад! У меня бизнес вставал просто из-за того, что я должен был найти какое-то решение подобным задачам. Мы все время из-за этого буксовали.

Артем, а сейчас, когда вы решили перейти на ЭДО, сотрудники поддержали ваше решение?

Зачастую сотрудники российских компаний не хотят пользоваться даже и CRM-системами, но это из того ряда вопросов, как надо ли пересаживаться с печатной машинки на компьютер.

Тут либо сотрудник не понимает, зачем ему надо – ему не объяснили, либо он не умеет – его не научили, либо он просто саботирует. Все исходит от руководства. Сотрудники – это копия руководства.

Считаете, что электронный документооборот - это неизбежный путь развития?

Да. В России очень низкий уровень качества работы. Мы должны учиться работать, например, у тех же китайцев. Надо использовать все, что позволяет автоматизировать процесс, повышать продуктивность работы.

Любая система, которая может экономить время, забрать на себя рутину – во благо компании. Нашему бизнесу надо повышать выживаемость, выбирая простые и быстрые решения, как, например, те же облачные системы, не только в бухгалтерии - во всем. Нужно признать, малый и средний бизнесе все активнее переходит в «облака», и чем скорее они это сделают, тем выживаемость бизнеса в России будет выше. Все, что сокращает затраты на рутину - повышает выживаемость бизнеса.

Фото, использованные в материале, из личного архива Артема Султанова.

Обучающий курс от команды «Клерка»
«Налоговые проверки. Тактика защиты»
Способы защиты, проверенные на практике, от Ивана Кузнецова, налогового эксперта, работавшего в ОБЭП.
  • Первое видео — бесплатно.
  • Даем сертификат в конце обучения.
  • Дистанционное обучение.
Записаться на курс за 5 500 руб.
Отключить рекламу