Налоги, взносы, пошлины

Представительские расходы: учет и налогообложение

Для успешного ведения финансово-хозяйственной деятельности и, в частности, для заключения выгодных контрактов, привлечения капиталов инвесторов, заимодавцев, кредиторов и решения иных подобных задач не обойтись без проведения официальных приемов. Обычаи делового оборота требуют достойного обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщ

Для успешного ведения финансово-хозяйственной деятельности и, в частности, для заключения выгодных контрактов, привлечения капиталов инвесторов, заимодавцев, кредиторов и решения иных подобных задач не обойтись без проведения официальных приемов. Обычаи делового оборота требуют достойного обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Автор: Б.Д. Дивинский, доцент МИФИ, ген. дир. аудиторской фирмы "Эверест-аудит", аттестованный аудитор
Источник: Журнал "Новое в бухгалтерском учете и отчетности" №4 - 2007

Впункте 2 ст. 264 НК РФ приведены конкретные виды представительских расходов. К ним относятся следующие затраты налогоплательщика:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для прибывших лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно (транспортное обеспечение);
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Отметим, что приведенный перечень является закрытым.

Обратите внимание: к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профи- лактики или лечения заболеваний, а также на наем жилого помещения, подарки и т.п.

Расходы на приобретение или изготовление сувениров с фирменной символикой, которые, как правило, вручают участникам подобных мероприятий, отражаются в учете как расходы на рекламу (подп. 28 п. 1 и п. 4 ст. 264 НК РФ).

В силу положений п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются при налогообложении независимо от места проведения мероприятий. Однако некоторыми представителями налоговых органов допускается произвольное толкование этой нормы: по их мнению, мероприятия должны проводиться либо в офисе самой организации, либо в арендованном ею помещении, либо на предприятии общественного питания.

Между тем по этому вопросу имеется официальная точка зрения: «Не имеет значения, где именно (по месту нахождения организации или за ее пределами, в России или другом государстве) происходит прием представителей других организаций или участников заседания руководящего органа организации»1.

При учете представительских расходов часто возникает вопрос, относить ли к таким расходам затраты на приобретение алкогольной продукции и табачных изделий, которые могут приобретаться как в розничной торговой сети, так и на предприятиях общественного питания. Некоторые представители налоговых органов занимают непримиримую позицию, полагая, что эти расходы не подлежат включению в состав представительских.

Надо отметить, что формальных оснований для исключения таких расходов из состава представительских нет, так как п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. Но в то же время следует учитывать обычаи делового оборота (см. письма Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136 и от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49).

Обратите внимание и на такой момент: если организация приобретает чай, кофе, кондитерские изделия и т.п. для угощения различных представителей других компаний вне рамок официального приема, такие расходы не могут быть включены в состав представительских (см., например, письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157).

Некоторые особенности есть при отражении в учете представительских расходов некоммерческими организациями. Если у них нет других источников финансирования, кроме средств целевого финансирования, то затраты, связанные с представи-1 Шаталов С.Д. Комментарий к Налоговому кодексу Российской Федерации, части второй (постатейный). Глава 25 «налог на прибыль организаций». - М.: МЦФЭР, 2002.

тельскими расходами, не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 31 октября 2005 г. № 03-03-04/4/73).

От представительских расходов коммерческих организаций необходимо отличать аналогичные по своей сути расходы органов исполнительной власти, а также организаций и учреждений, финансируемых за счет бюджетных средств. Эти организации руководствуются установленными соответствующими нормативными документами нормами по конкретным статьям расходов (см. Постановление Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 222, приказы Минфина России от 6 июля 2001 г. № 50н, от 15 марта 2000 г. № 26н).

Включать представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) организации разрешается только при наличии ряда первичных учетных документов. Необходимо определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. Для каждого мероприятия (официального приема) должна быть подготовлена программа с указанием темы, места и сроков его проведения, должностей и фамилий приглашенных лиц и лиц принимающей стороны. Одновременно с программой утверждается смета представительских расходов. В обязательном порядке к этим документам прилагаются копии подписанных руководителем фирмы официальных приглашений, направленных представителям других организаций.

В силу специфики представительских расходов средства на них чаще всего выдаются наличными из кассы предприятия уполномоченному сотруднику под отчет в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации1.

После проведения официального приема составляется акт на списание представительских расходов, утверждаемый руководителем фирмы, с расшифровкой сумм фактически произведенных затрат. К акту прилагается отчет о переговорах, в котором содержится описание результатов, достигнутых в ходе мероприятия (например, заключены договоры, контракты, подписаны предварительные соглашения или иные документы).

В качестве подтверждающих расходы документов принимаются счета предприятий, кассовые и товарные чеки, накладные, торгово-закупочные акты, акты выполненных работ и др. Если услуги по проведению представительских мероприятий оказывает сторонняя организация, то документальным подтверждением понесенных представительских расходов являются договор на оказание услуг, акт сдачи-приемки оказанных услуг, счет-фактура, платежное поручение.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов на оплату труда2 за отчетный (налоговый) период3. Формулировка ограничения предельного размера представительских расходов, данная в п. 2 ст. 264 НК РФ: «...от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период», отличается от подобных норм в отношении других видов расходов, где отсутствует указание на отчетные периоды (например, на различные виды добровольного страхования работников, п. 16 ст. 255 НК РФ). Таким образом подчеркивается, что представительские расходы принимаются в размере 4% расходов на оплату труда именно за текущий отчетный (налоговый) период.

Согласно положениям п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей данный норматив, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Иными словами, представительские расходы, которые превышают данные предельные нормы, относятся для бухгалтерского учета на себестоимость, в то время как для целей налогообложения увеличивают налогооблагаемую базу.

Если организация применяет метод начисления, представительские расходы являются косвенными. На основании п. 2 ст. 318 НК РФ сумма косвенных расходов, произведенных в отчетном периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода. Датой осуществления затрат является дата утверждения авансового отчета на представительские расходы.

При использовании кассового метода представительские расходы учитываются только после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов ведется в соответствии с общими правилами учета затрат, установленными ПБУ 10/994. В бухгалтерском учете представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности и учитываются в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или кредиторской задолженности

Коммерческие организации отражают представительские расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы», организации торговли и общественного питания - на счете 44 «Расходы на продажу», некоммерческие организации списывают представительские расходы за счет средств целевого финансирования (счет 86 «Целевое финансирование»).

В заключение рассмотрим порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете коммерческой организации:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - К 50 «Касса» - выдан аванс из кассы подотчетному лицу для оплаты расходов, связанных с официальным приемом;

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет 1 «Расчеты по авансам выданным» - К 51 «Расчетные счета» - перечислен аванс поставщику (подрядчику);

Д 26 (44) - К 60 - учтены расходы на проведение официального приема, в счет оплаты которых ранее был перечислен аванс;

Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - К 60 - учтена сумма НДС на основании счета-фактуры подрядчика;

Д 60 - К 60-1 - зачтен аванс, выданный поставщику (подрядчику);

Д 26 (44) - К 71- отражена сумма затрат на официальный прием, за которую отчиталось подотчетное лицо. НБУ


1 Утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

2 Состав расходов на оплату труда установлен ст. 255 НК РФ.

3 Согласно ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу на прибыль признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года, налоговым периодом - календарный год.

4 Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.  (п. 6 ПБУ 10/99). Поскольку нормативными актами по бухгалтерскому учету состав представительских расходов не определен, каждая организация самостоятельно решает, какие затраты ей признавать в учете в качестве представительских (п. 8 ПБУ 10/99).

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

УСН

Доходы от продажи нежилой недвижимости ИП налоговики требуют включить в декларацию по УСН

Если ИП продает нежилую недвижимость, налоговики априори считают такой доход предпринимательским. Даже если в бизнесе эта недвижимость не использовалась.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

В среду, 12 июня, США ввели санкции против Московской биржи, Национального Клирингового Центра (НКЦ), который является контрагентом во всех валютных операциях на бирже, и Национального расчетного депозитария (НРД), который учитывает все счета инвесторов.

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

⚡️ Итоги дня: Гонконг стал самым догорим городом для туристов, вместо телефонов будут внедряемые в мозг чипы, а россияне активно ищут ипотеку без первоначального взноса

Подготовили обзор главных событий дня — 17 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Больше 10 тысяч человек устроились на работу по программе субсидирования найма

За трудоустройство работодатели получили от Социального фонда компенсации на 674,5 млн рублей.

Пользователи стали тратить на маркетплейсах в два раза больше денег

Большинство клиентов оплачивают покупки на маркетплейсах с помощью банковских карт, а также через СБП. На Систему быстрых платежей пришлось 59% от объема трат.

🚦 Работодатель не вправе тестировать водителя на знание ПДД + опрос и мнение кадрового аудитора-консультанта

Даже если сотрудник на должности водителя постоянно нарушает правила дорожного движения, за что на компанию приходят штрафы, работодатель не может его экзаменовать на предмет знания ПДД.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

КУБ дня. Про учет ГСМ

Ежедневно в телеграм-чат «Красный уголок бухгалтера» поступает лавина вопросов. Выбираем самый злободневный и публикуем вместе с ответами коллег и экспертов.

КУБ дня. Про учет ГСМ

При покупке доли квартиры имущественный вычет можно оформить только на свою долю

Если мать и дочь на деньги дочери купили квартиру и оформили ее пополам, то дочь может получить имущественный вычет только на 1/2 квартиры.

Премии

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО

По Трудовому кодексу, работодатель может поощрить сотрудников за добросовестный труд с помощью благодарности, премии, подарка, грамоты и т.д. Подробнее остановимся на премиях: какие они бывают, обязан ли работодатель их платить и какими документами оформляют выплаты премий.

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО

ГАИ может отказаться ставить на учет ввезенные иномарки

Перекупщикам, которые перепродают в течение года ввезенный из-за границы автомобиль, придется заплатить утилизационный сбор от 300 тысяч до 1,3 млн рублей. Иначе авто не поставят на учет.

10 программ льготного финансирования для бизнеса

Программы господдержки для бизнеса позволяют получить льготные займы со ставками от 3%, но только в некоторых банках и с соблюдением ограничений. Разобрались, где можно получить такой займ и как это сделать.

10 программ льготного финансирования для бизнеса

🔎 Счетная палата оценит режим для самозанятых. Будет увеличение лимитов и ставок НПД, считает самозанятый налоговый бухгалтер

Самозанятых просят пройти анонимный опрос в приложении «Мой налог», чтобы оценить эффективность этого специального налогового режима и улучшить его.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Увеличение уставного капитала ООО за счет вкладов всех участников: порядок и особенности процедуры увеличения уставного капитала общества с ограниченной ответственностью

Все участники общества с ограниченной ответственностью могут вносить дополнительные вклады в общество, тем самым увеличивая его уставный капитал.

Увеличение уставного капитала ООО за счет вкладов всех участников: порядок и особенности процедуры увеличения уставного капитала общества с ограниченной ответственностью

Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

Если руководитель поставил задачу снизить расходы компании за счёт всех отделов, кажется, что единственный вариант — расстаться с частью сотрудников. Так ли это? Рассказываем об альтернативных способах экономии.

Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

По разовым сделкам тоже надо применять ККТ

Если поступила оплата наличными или безналом от физлица, продавец должен применить ККТ и сформировать кассовый чек. Даже если это одна-единственная подобная сделка.

Как безопасно использовать нейросети в работе

Почти каждую неделю появляются сообщения о новых достижениях искусственного интеллекта или выходе очередной нейросети. Действительно, нейросети — мощный инструмент для автоматизации задач, персональной помощи, генерации идей и даже развлечений. Но несмотря на возможности ИИ, важно не забывать о вопросах безопасности, связанных с его использованием.

Как безопасно использовать нейросети в работе

Календарь вебинаров для бухгалтера в июне 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на июнь 2024 года.

Как отказать в запросе пояснений по камеральной проверке, если прошло три месяца со сдачи отчетности: формулировка

Камеральная проверка — важный инструмент налогового контроля, позволяющий выявить возможные нарушения в представленной отчетности. Как ответить налоговикам, если срок запроса пояснений по НК уже прошел?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Налоговые перспективы на 2025 год. Налогообложение дивидендов и корпоративных сделок

Каким будет налогообложение дивидендов и корпоративных сделок с акциями и долями российских организаций в 2025 году.

Интересные материалы

Иностранные работники

Разъяснение статусов иностранных граждан в России

Прежде чем привлекать к работе иностранных граждан, важно разобраться, как различается их правовой статус. Это повлияет как на процесс трудоустройства, так и на ответственность за нарушения при взаимодействии с такими сотрудниками. Обо всех тонкостях рассказали в статье.

Разъяснение статусов иностранных граждан в России