ЭДО

КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным?

Кадровый ЭДО — абсолютно законная система, которой многие крупные компании уже заменили бумажную эпопею. Однако есть несколько юридических нюансов, обязательных к учету на этапе перехода к цифре.
116 43
КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным?

Законы, которые регулируют КЭДО

Основа правовой базы в сфере КЭДО — поправки в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральном законе №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Эти изменения и разрешили организации избавиться от бумажных носителей и применять в работе кадрового отдела цифровые документы.

В Трудовом кодексе РФ КЭДО регулируют — статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота». Они дают работодателю право создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы в цифре. 

По факту, схема работы КЭДО похожа на традиционную бумажную. Но есть важное различие — подписывать документы можно из любого уголка мира без бумажных носителей и курьерской доставки. Именно поэтому электронный кадровый документооборот незаменим в работе с удаленными сотрудниками. Менять ли кипы бумаг на цифровой формат — каждый руководитель решает для себя сам. 

КЭДО — удобное решение, которое сокращает объем работы кадровых специалистов и позволяет сфокусироваться на более глобальных задачах компании. Чтобы КЭДО работал на полную мощность, нужно учитывать важные нюансы на этапе внедрения. Мы позаботились о максимально комфортном переходе бизнеса на кадровый ЭДО, создав сервис EnDocs КЭДО.


Что переводим в электронную версию, а что оставляем на бумаге?

На сегодняшний день разрешено перевести в цифровой формат 90% документов. Закон обязывает делать бумажные копии только этих документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника). 

Все остальные документы могут законно существовать только в системе на компьютере. Юридическую силу виртуальным бумагам дает электронная подпись (ФЗ от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», ст. 6, 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Разбираемся с электронной подписью

КЭДО не может существовать без электронной подписи. ЭП — альтернатива традиционной рукописной подписи на бумаге, которая содержит данные о владельце. Однако есть важная особенность: ЭП может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника организации.

Есть 3 вида электронной подписи (ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 


Рассказываем, в каких случаях какая подпись нужна:

  • Первый вид — простая электронная подпись или ПЭП.

Применяем, чтобы подтвердить личность (логин и пароль, код из СМС и т.д.). 

Что говорит закон: Использование простой электронной подписи как юридически значимой возможно только при условии: когда имеется соответствующее соглашение с участниками совершаемого электронного обмена.

  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись или УНЭП.

Ей работник компании может подписать трудовой договор, служебные записки, заявления и прочие документы. 

Что говорит закон: По закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП, заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи).

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись или УКЭП.

Этот вид подписи равноценен личной и ее можно использовать практически для всех видов документов со стороны компании. Например, при сдаче отчетности или оформлении УПД. УКЭП есть у руководителя организации и доверенных лиц. 

Что говорит закон: УКЭП выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию.

Как перейти на КЭДО и не ошибиться?

Команда EnDocs внедряет электронный документооборот в компании уже более 10 лет. Применив свой опыт, мы составили пошаговую схему «безболезненного» перехода на КЭДО.


Подготовка:

  • Шаг 1

На этом этапе составляем перечень документов, которые хотим перевести в первую очередь.

  • Шаг 2

Описываем бизнес-процессы. Чем детальнее разложите путь, который проходят кадровые документы  в компании, тем легче будет использовать новую цифровую систему.

  • Шаг 3

Фиксируем требования закона в области трудовых отношений: какими должны быть сроки хранения, подпись и так далее.

  • Шаг 4

Разрабатываем ЛНА (локальные нормативные акты). Это документ с прописанными в нем правилами перехода на КЭДО и регламентом взаимодействия.

Переход на КЭДО:

  • Шаг 5

Готовим пакет документов для перехода на КЭДО. Что должно быть:

  • Положение об ЭДО.

  • Вносим корректировки в трудовой и коллективный договор.

  • Отдельным распоряжением оформляем решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы.

Обязательно включаем в приказ на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК): 

  1. сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;

  2. перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;

  3. лицо, ответственное за переход на КЭДО.

  • Шаг 6

Уведомляем сотрудников о переходе компании на формат электронного документооборота и получаем их разрешение.

Юридические нюансы

Если сотрудники принимались в штат до 31 декабря 2021 года — получать их согласие обязательно. Для сотрудников, принятых позднее, это правило не действует. 

Отказ работника переходить на КЭДО не может стать причиной увольнения.

  • Шаг 7

Внедряем КЭДО и тестируем его с наиболее продвинутыми сотрудниками компании.

  • Шаг 8

Запускаем решение и обучаем сотрудников.

Внедрите кадровый электронный документооборот за 1 день и посмотрите, как упроститься то, что раньше нужно было делать вручную!

Дмитрий Никитин, директор EnDocs.

Начать дискуссию

Как компаниям с упрощенным учетом применять ФСБУ «Нематериальные активы»

Организациям, которые используют упрощенный учет, легче применять новый ФСБУ 14/2022 НМА, так как для них действует целый ряд послаблений. Расскажем, о каких преимуществах речь и кто имеет право ими воспользоваться.

Как компаниям с упрощенным учетом применять ФСБУ «Нематериальные активы»

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как отдыхаем в марте 2024: будут длинные выходные

Эту неделю придется доработать полностью, а следующая рабочая неделя будет короче.

🎓Вебинар: Как разработать финансовую модель для бизнеса. 15 марта в 11:00 мск!

Освойте навыки финансового моделирования, сделайте финмодель бизнеса и повысьте свою ценность как специалиста.

Лучшие спикеры, новый каждый день
УСН

Бухгалтеры по-разному учитывают материалы в расходах по УСН: опрос

При УСН «доходы минус расходы» для включения в расходы стоимости материалов (не путайте с товарами) необходимо выполнение двух условий: поступление материалов и оплата за них.

НДФЛ

НДФЛ предложили повысить до 25%. Бухгалтеры говорят, что налог надо отменять для бедных

Очередной законопроект с прогрессивной шкалой НДФЛ собираются внести в Госдуму депутаты от «Справедливой России». А вот бухгалтеры считают, что если зарплата не дотягивает до прожиточного минимума, то налога не должно быть вообще.

1,5 тыс.

Налог на проценты с вкладов можно использовать для получения вычетов

Резиденты РФ могут получить социальный, инвестиционный или имущественный вычет, если они заплатили налог по доходам от вкладов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
475

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

59
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданному банком предпринимателю на УСН, не облагается налогом по УСН.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Главное, о чем нужно помнить: неправильный учет и нарушение порядка представления информации о бенефициарных владельцах, как того требует ст. 6.1 № 115-ФЗ, может стоить полумиллионных штрафов. Это, не считая претензий контролирующих органов — ФНС, Росфинмониторинга. Учет и представление информации о бенефициарах — обязанность всех юридических лиц.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Имущественный вычет по НДФЛ можно получить за две квартиры

Максимальный размер имущественного вычета на покупку жилья – 2 млн рублей. Если вы не использовали его полностью, остаток не сгорает.

323

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Февраль близится к завершению, а вместе с ним и ежемесячный бюджет на инвестиционные покупки. В первой половине февраля фокус был больше на акциях, во второй половине месяца прошёлся больше по облигациям, но не только.

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?
Больничные

Расчетный период для оплаты больничных хотят сократить в два раза, чтобы пособия выросли

Сейчас для расчета больничных, в том числе, по беременности и родам, средний заработок считают из зарплаты за 2 предыдущих года. Хотят сделать расчетный период один год, а не два.

7
475