Как собрать документы для налоговой проверки

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.
2 тыс. 630
Как собрать документы для налоговой проверки

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.

Есть несколько вариантов как можно собрать документы для проверки. Не обязательно только для налоговой службы, но и, например, Пенсионного фонда, ФСС или банка. Каждый напрямую зависит от того как организовано хранение документов.

Вариант первый: бумажный архив

Если вы храните все документы в офисе или в специально отведенном под архив помещении в организации, то получаете несколько преимуществ:

  • доступ к данным есть постоянно;
  • систему хранения компания организует так, как ей удобно, например, использует цветную маркировку папок, нумерацию, нанесение штрих-кодов и т.д.
  • архивацией занимается штатный сотрудник и несет за свою работу ответственность.

Есть и ряд минусов:

  • нужно выделять помещение для хранения, аренда офиса для таких целей влетит в копеечку, а при использовании склада не факт, что будут обеспечены условия сохранности (бумага не любит сырость) и удобный доступ;
  • при больших объемах нужно назначать отдельного сотрудника для организации и руководства архивом. Если в компании идет текучка кадров, то новичкам понадобится время разобраться в системе хранения, еще хуже, если дела велись неправильно — бухгалтеры знают, какие порой приходится разбирать завалы, оставленные предшественниками;
  • к сожалению, некоторые руководители страдают любовью к бюрократии — к примеру, придется добиваться разрешения для доступа к архиву, а это будет тормозить работу.

Чтобы подготовить подборку для представления в налоговую службу или другой госорган придется пройти несколько шагов: собрать все необходимые документы, сделав выборку, например, за определенный отчетный период, затем скопировать или отсканировать документы, сшить их или собрать в единый файл (если документов много, необходимо их «сжать», уменьшив объем данных и заархивировать специальной программой).

Обратите внимание! Подготовленные копии нужно пронумеровать и составить к ним реестр, а также заверить — поставить печать (если ООО или ИП ее использует), надпись «Копия верна» и подпись ответственного лица, возможно понадобиться указать дату заверения.

После того как вы все собрали и подготовили — отправляйте или лично передавайте комплект для проверки. Обязательно сохраните подтверждение передачи — опись вложения и квитанцию почты, свой экземпляр реестра с отметкой о вручении, электронную квитанцию об отправке через оператора ТКС.

Постепенно традиционная система хранения уходит в прошлое. Многие архивы организаций сейчас оцифровывают, ведь это защищает документы от утраты. Иногда в бухгалтерию поступают чеки на бумаге, которая напоминает реквизит фокусника — сегодня на ней все напечатанное видно, а через месяц — только белый лист. Как потом подтвердить расходы?

Вариант второй: электронный

Можно даже разбить его на два типа: полностью электронный документооборот — ЭДО или комбинированный — документы поступают в организацию разными способами, бумажные экземпляры сканируют или распознают, после чего загружают в программу и (или) электронный архив.

Это уже продвинутые технологии:

Во-первых, документы аккумулируются в виде файлов, которые гораздо легче хранить и находить, чем картонные папки «Дело»;

Во-вторых, можно настроить права доступа сотрудникам и не придется каждый раз обращаться к архивариусу или руководству — достаточно войти в систему под своим логином и паролем. Проще осуществлять контроль за обращением к сведениям представляющим коммерческую, государственную тайну или к персональным данным физических лиц;

В-третьих, это экономично — не нужно отдельного помещения и специального сотрудника.

Из минусов: придется приобрести мощный сервер и настроить локальную сеть, при сканировании бумажных документов необходимо сохранять оригиналы (т.е. опять же их где-то надо хранить).

Зато подготовка подборки документов для проверки осуществляется намного быстрее. Можно сделать отбор по заданным параметрам в системе или скопировать нужные файлы из папок. В этом случае отвечать на запрос ФНС целесообразно в электронном виде, иначе какой смысл был во всех предыдущих действиях?

Вариант третий: передать архив специализированной компании

Это оптимальный вариант, если отсутствуют ресурсы для самостоятельной организации хранения. Причем в этом случае вы избавлены от всех проблем, включая сборку документов для проверки. Расскажем на примере компании «Делис Архив» как выглядит такой способ архивации.

  • При необходимости (вдруг у вас и на это времени не хватает) мы собираем документы от поставщиков, клиентов и курьеров сами;
  • Забираем из офиса документы, которые вы хотите передать на хранение;
  • Оцифровываем данные — сканируем и загружаем в облако «Делис Архив», перед этим, по желанию клиента, проводим проверку реквизитов, сопоставление данных (к примеру, номенклатуры) со справочниками бухгалтерской программы.

В систему документы заносятся с указанием заданных параметров, по которым их потом легко отыскать. Мы также можем организовать процесс на вашей территории и внедрить систему хранения в организации;

  • Бумажные экземпляры сохраняются на специальном складе в обезличенном виде, с использованием системы кодировки;

После того, как документы переданы нам и переведены в электронный вид, вы получаете к ним доступ любым удобным способом:

  1. на бумаге — мы сделаем копии и привезем их или оригиналы к вам в офис;
  2. через систему «Делис Архив» — работайте с электронными версиями документов, причем вы увидите образ — скан документа, это все равно как если бы у вас перед глазами находился оригинал;

Вы можете скопировать информацию на любой носитель в любом удобном формате.

Чтобы собрать, например, пакет документов для проверки за 2020 год следует просто задать соответствующий параметр в системе, отметить какие именно документы нужно отобрать (допустим, накладные, счета фактуры и акты от конкретного поставщика для встречки), затем распечатать их или скачать и передать проверяющим.

Так, благодаря системе электронного архива, можно решить сразу несколько важных задач и добиться существенной экономии, а на поиск документа будет уходить в несколько раз меньше времени. Воспользоваться архивом смогут все сотрудники компании, даже работающие на удаленке или в другом подразделении.

Если у документов закончится установленный срок хранения (о сроках хранения документов мы рассказывали в предыдущем посте), то «Делис Архив» обеспечивает их своевременное уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Мы работаем уже более 19 лет и за это время внедрили более сотни электронных архивов. Если вам интересно узнать больше о наших услугах, оставьте свои координаты в форме ниже и мы свяжемся с вами:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

По какой ставке ЦБ надо рассчитывать неустойку за несданный вовремя строительный объект

После длительных судебных разбирательств Верховный суд РФ занял сторону ответчика-застройщика, который нарушил срок передачи жилья по ДДУ, из-за неправильно указанной истцом ключевой ставки ЦБ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Отчетность в СФР

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Для чего нужен регистрационный номер в СФР и как его узнать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Правительство, регионы и инвесторы готовятся к созданию круглогодичных морских курортов России

Заместитель председателя правительства Дмитрий Чернышеко заявил, что «Пять морей и озеро Байкал» — это сейчас самый масштабный туристический проект в новейшей истории России.

19
Лучшие спикеры, новый каждый день

Как инвестору проводит проверку бизнеса перед заключением договора инвестирования

Инвестиции в бизнес путем предоставления займа — один из способов пополнения оборотных средств для заемщика, приобретение новой линии оборудования или открытие нового филиала в другом регионе без изъятия финансов из оборота.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения

Как ИП не оказаться на грани лишения преимуществ патентной системы налогообложения. Узнайте из статьи, как соблюдать установленные лимиты и о возможностях сэкономить. А также выясните как оптимально снижать размер платежей по патенту на страховые взносы.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения
3
40

Роскомнадзор дал 3 памятки, как настроить приватность и ограничить сообщения от незнакомцев

При общении в мессенджерах и социальных сетях Роскомнадзор рекомендует проявить особую осторожность, так как их часто используют злоумышленники для вовлечения в противоправные действия: террористическую деятельность и другие серьезные преступления.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

47

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

69
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

138

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

В 2023 году количество малых и средних предприятий в России увеличилось на 500 тыс. — до 6,3 млн. Это стало рекордом за всю историю существования реестра МСП.

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году

В этой статье мы собрали платные и бесплатные курсы по 1С:Документообороту.

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году
Банки

Клиенты ВТБ будут получать кешбэк в рублях

ВТБ по программе мультибонусов будет начислять кешбэк в реальных рублях. Клиенты могут установить избранные категории товаров для получения повышенных бонусов до 25% с покупок.

62

🏃 Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом. Эксперт: допвыплаты на уровне закона были бы странными

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

159

Руководители рассказали, почему готовы отказаться от должности. Исследование

Больше трети руководителей в России готовы отказаться от своей должности, чтобы начать строить карьеру в новой профессии.

Инвесторы жалуются на «Лукойл» из-за сокрытия финансовой отчетности

Компания в отчетности по МСФО за 2023 год не сравнила результаты с прошлым годом, ссылаясь на постановление, которое перестало действовать.

43

Интересные материалы

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Перевод бизнес-процессов в цифровое поле — больше, чем просто тренд. Это принятие вызовов времени и необходимость для тех компаний, которые ориентированы на масштабирование и активное развитие.

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию