Как собрать документы для налоговой проверки

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.
2 тыс. 628
Как собрать документы для налоговой проверки

Проверка — сама по себе больная тема для любого бухгалтера, но когда для ее успешного прохождения надо подготовить большой объем документов это становится настоящей бедой.

Есть несколько вариантов как можно собрать документы для проверки. Не обязательно только для налоговой службы, но и, например, Пенсионного фонда, ФСС или банка. Каждый напрямую зависит от того как организовано хранение документов.

Вариант первый: бумажный архив

Если вы храните все документы в офисе или в специально отведенном под архив помещении в организации, то получаете несколько преимуществ:

  • доступ к данным есть постоянно;
  • систему хранения компания организует так, как ей удобно, например, использует цветную маркировку папок, нумерацию, нанесение штрих-кодов и т.д.
  • архивацией занимается штатный сотрудник и несет за свою работу ответственность.

Есть и ряд минусов:

  • нужно выделять помещение для хранения, аренда офиса для таких целей влетит в копеечку, а при использовании склада не факт, что будут обеспечены условия сохранности (бумага не любит сырость) и удобный доступ;
  • при больших объемах нужно назначать отдельного сотрудника для организации и руководства архивом. Если в компании идет текучка кадров, то новичкам понадобится время разобраться в системе хранения, еще хуже, если дела велись неправильно — бухгалтеры знают, какие порой приходится разбирать завалы, оставленные предшественниками;
  • к сожалению, некоторые руководители страдают любовью к бюрократии — к примеру, придется добиваться разрешения для доступа к архиву, а это будет тормозить работу.

Чтобы подготовить подборку для представления в налоговую службу или другой госорган придется пройти несколько шагов: собрать все необходимые документы, сделав выборку, например, за определенный отчетный период, затем скопировать или отсканировать документы, сшить их или собрать в единый файл (если документов много, необходимо их «сжать», уменьшив объем данных и заархивировать специальной программой).

Обратите внимание! Подготовленные копии нужно пронумеровать и составить к ним реестр, а также заверить — поставить печать (если ООО или ИП ее использует), надпись «Копия верна» и подпись ответственного лица, возможно понадобиться указать дату заверения.

После того как вы все собрали и подготовили — отправляйте или лично передавайте комплект для проверки. Обязательно сохраните подтверждение передачи — опись вложения и квитанцию почты, свой экземпляр реестра с отметкой о вручении, электронную квитанцию об отправке через оператора ТКС.

Постепенно традиционная система хранения уходит в прошлое. Многие архивы организаций сейчас оцифровывают, ведь это защищает документы от утраты. Иногда в бухгалтерию поступают чеки на бумаге, которая напоминает реквизит фокусника — сегодня на ней все напечатанное видно, а через месяц — только белый лист. Как потом подтвердить расходы?

Вариант второй: электронный

Можно даже разбить его на два типа: полностью электронный документооборот — ЭДО или комбинированный — документы поступают в организацию разными способами, бумажные экземпляры сканируют или распознают, после чего загружают в программу и (или) электронный архив.

Это уже продвинутые технологии:

Во-первых, документы аккумулируются в виде файлов, которые гораздо легче хранить и находить, чем картонные папки «Дело»;

Во-вторых, можно настроить права доступа сотрудникам и не придется каждый раз обращаться к архивариусу или руководству — достаточно войти в систему под своим логином и паролем. Проще осуществлять контроль за обращением к сведениям представляющим коммерческую, государственную тайну или к персональным данным физических лиц;

В-третьих, это экономично — не нужно отдельного помещения и специального сотрудника.

Из минусов: придется приобрести мощный сервер и настроить локальную сеть, при сканировании бумажных документов необходимо сохранять оригиналы (т.е. опять же их где-то надо хранить).

Зато подготовка подборки документов для проверки осуществляется намного быстрее. Можно сделать отбор по заданным параметрам в системе или скопировать нужные файлы из папок. В этом случае отвечать на запрос ФНС целесообразно в электронном виде, иначе какой смысл был во всех предыдущих действиях?

Вариант третий: передать архив специализированной компании

Это оптимальный вариант, если отсутствуют ресурсы для самостоятельной организации хранения. Причем в этом случае вы избавлены от всех проблем, включая сборку документов для проверки. Расскажем на примере компании «Делис Архив» как выглядит такой способ архивации.

  • При необходимости (вдруг у вас и на это времени не хватает) мы собираем документы от поставщиков, клиентов и курьеров сами;
  • Забираем из офиса документы, которые вы хотите передать на хранение;
  • Оцифровываем данные — сканируем и загружаем в облако «Делис Архив», перед этим, по желанию клиента, проводим проверку реквизитов, сопоставление данных (к примеру, номенклатуры) со справочниками бухгалтерской программы.

В систему документы заносятся с указанием заданных параметров, по которым их потом легко отыскать. Мы также можем организовать процесс на вашей территории и внедрить систему хранения в организации;

  • Бумажные экземпляры сохраняются на специальном складе в обезличенном виде, с использованием системы кодировки;

После того, как документы переданы нам и переведены в электронный вид, вы получаете к ним доступ любым удобным способом:

  1. на бумаге — мы сделаем копии и привезем их или оригиналы к вам в офис;
  2. через систему «Делис Архив» — работайте с электронными версиями документов, причем вы увидите образ — скан документа, это все равно как если бы у вас перед глазами находился оригинал;

Вы можете скопировать информацию на любой носитель в любом удобном формате.

Чтобы собрать, например, пакет документов для проверки за 2020 год следует просто задать соответствующий параметр в системе, отметить какие именно документы нужно отобрать (допустим, накладные, счета фактуры и акты от конкретного поставщика для встречки), затем распечатать их или скачать и передать проверяющим.

Так, благодаря системе электронного архива, можно решить сразу несколько важных задач и добиться существенной экономии, а на поиск документа будет уходить в несколько раз меньше времени. Воспользоваться архивом смогут все сотрудники компании, даже работающие на удаленке или в другом подразделении.

Если у документов закончится установленный срок хранения (о сроках хранения документов мы рассказывали в предыдущем посте), то «Делис Архив» обеспечивает их своевременное уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Мы работаем уже более 19 лет и за это время внедрили более сотни электронных архивов. Если вам интересно узнать больше о наших услугах, оставьте свои координаты в форме ниже и мы свяжемся с вами:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

382

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

198

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

445

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

163

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
221
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.