Это процесс, который охватывает целый комплекс действий: так, документы согласовываются, причем на уровне как отделов, так и нескольких сотрудников, в них вносятся правки. Неудивительно, что к одному и тому же документу нередко приходится снова и снова возвращаться — требуются отчетности, сверки, уточнения. Можно представить, сколько времени все это занимает, если речь идет о бумажных документах!
В компаниях, где ценят время сотрудников, и понимают, что ряд процессов можно и нужно оптимизировать, все чаще принимают решение перейти на систему внутреннего электронного документооборота. В рамках такой системы можно выполнять все перечисленные выше действия и операции быстро – в цифровом формате.
К примеру, документы в таком формате можно и создавать, и согласовывать, ими можно обмениваться, их можно подписывать и, когда приходит время, отправлять в архив. И даже в архиве их всегда можно будет посмотреть, если в этом будет необходимость.
LDM.Express
Российская система электронного документооборота
СЭД и эффективность
Система электронного документооборота (СЭД) может принести пользу компании и быть эффективной только в том случае, если она выбрана правильно — то есть, с учетом технологических целей, потребностей и бизнес-задач. Также важно ориентироваться и на функции, которые есть у системы. Базовыми функциями считаются следующие:
Создание документов, внесение в них изменений, комментариев.
Учет документов, их согласование и подписание.
Формирование единого архива в электронном виде с опцией поиска нужных документов.
Оформление резолюций и контроль их выполнения.
Формирование отчетов.
Разграничение доступа к документам со стороны сотрудников.
Учитывать все перечисленное важно и даже необходимо, ведь иначе будет крайне непросто сориентироваться в том разнообразии систем, которое сегодня представлено на рынке. А с учетом высокого спроса на СЭД новые цифровые продукты появляются регулярно.
Что еще учесть при выборе СЭД с прицелом на ее эффективность:
Удобство в работе.
Безопасность и надежность.
Возможность интеграции с уже используемыми системами.
Мобильность и функциональность.
Стоит обратить внимание и на такой момент, как возможность внедрить систему оперативно без привлечения сторонних специалистов – то есть, силами программистов, которые уже есть в штате компании.
В целом, идеальной СЭД можно назвать ту систему, которая без труда интегрируется в уже существующую инфраструктуру компании, и которая легко подстроится под бизнес-процессы.
И еще один важный момент: пользователи СЭД, то есть, сотрудники компании, должны иметь возможность оперативно приступить к работе с ней, желательно — без долгого и сложного обучения.
Рекомендации по выбору СЭД
Только на первый взгляд выбор СЭД кажется сложным, особенно с учетом большого количества критериев и индивидуальных моментов. На самом же деле задача решается гораздо проще, если взять за основу несколько простых и понятных рекомендаций.
Определить, кто заказчик — это может быть или отдел в компании, или всего один специалист, которому СЭД особенно необходима для работы. Можно попытаться выявить «боли» подразделений и сотрудников. Допустим, в компании есть несколько команд, которые работают в разных местах или городах, и им необходимо регулярно обмениваться документами. Это тот самый случай, когда СЭД способна решить большую часть вопросов. Если речь идет о коммерческом отделе, то важным аргументом в пользу СЭД станет сокращение сроков согласования договоров.
Определить цель проекта — на этом этапе формулируется задача, для решения которой потенциально можно использовать СЭД. Цель может быть любой, как простой, так и сложной, однако ее важно измерить, оценить эффект, который внедрение СЭД обеспечит для конкретного бизнеса.
Определить функциональность системы — как только появится понимание цели внедрения, появится и перечень необходимых функций. На практике лишь 25% тех функций, которые заказчики изначально хотят видеть в СЭД, на самом деле используются на регулярной основе.
Определить формат СЭД — система может поставляться как коробочное решение или индивидуальный продукт. В большей части случаев клиенты выбирают «коробку», что вполне логично: внедрить такой продукт можно очень быстро и легко. Но в этом случае заказчик должен отдавать себе отчет в том, что ему придется в той или иной степени подстраиваться под особенности готовой системы, либо предусмотреть возможности кастомной доработки.
Полезный совет: в компании можно найти специалиста, заинтересованного во внедрении СЭД и имеющего авторитет среди коллег. Он станет «амбассадором» системы и сможет на своем примере показать другим сотрудникам, насколько удобен и эффективен в работе такой продукт. «Амбассадором» может стать кто-либо из руководства, специалист по кадрам или даже генеральный директор, который начнет направлять электронные документы руководителям отделов.
Идеальный вариант — выбор системы электронного документооборота всем коллективом. То есть, участие в процессе должны принимать и айтишники, и кадровики, и специалисты из отдела бухгалтерии.
Финальное решение должно быть принято по совокупности тех критериев, которые были перечислены, и с учетом индивидуальных моментов. Возможно, для кого-то из сотрудников будет важен интерфейс, а другой обратит внимание на производительности продукта и возможности масштабирования. Некоторые сотрудники могут уделить внимание функциям коробочного решения и отметить ее надежность. Стоит учитывать, что ряд требований может сформироваться уже в процессе обсуждения выбора системы.
Почему коллективный выбор СЭД — это наиболее оптимальный вариант? В этом случае выбранное решение будет устраивать всех, и в перспективе это сведет к минимуму риск споров и конфликтов.
Какую СЭД выбрать
Существуют ли такие системы электронного документооборота, которые способны устроить всех сотрудников компании? Да, и в их числе — LDM.Express, готовое цифровое решение для работы с документами. Оно создано специально для внедрения в компаниях, представляющих малый и средний бизнес. Система эффективно решает несколько ключевых задач:
Работа с внутренней документацией.
Контроль исполнительской дисциплины в компании.
LDM.Express — отечественная разработка, поэтому для компаний, которые ориентированы на импортонезависимость, система становится оптимальным выбором.
Поставка LDM.Express осуществляется в коробочной версии — система используется в формате веб-клиента. Что это означает? Сотрудники могут заходить в нее и с компьютера, и с мобильного устройства через браузер. Каждый сотрудник имеет в системе свой личный кабинет, а ориентироваться в LDM.Express легко благодаря виджетам интерактивного типа — они находятся прямо на главном экране рабочего стола.
В системе LDM.Express таких виджетов пять, они имеют отношение к базовым разделам системы:
«Документы» — здесь хранятся, собственно, документы, и здесь можно увидеть всю историю взаимодействия с ними.
«Сообщения» — здесь пользователь будет видеть задачи, поручения до тех пор, пока они не будут исполнены. Сразу после того, как задача выполняется, она переходит в архив. Так что сотрудник не отвлекается и работает только с теми поручениями, которые актуальны. В LDM.Express можно настроить получение уведомлений о новых задачах – они будут приходить на электронную почту.
Что касается исполнительской дисциплины, то в системе есть отдельные функции для этого. К примеру, пользователь видит все входящие и исходящие сообщения с поручениями, может отслеживать историю изменений, которые вносились в те документы, с которыми он работает. В LDM.Express есть «Канбан-доски», по которым будет легко отследить этапы, на которых находится исполнение того или иного поручения. А еще можно просматривать задачи по всем сотрудникам, например, по подчиненным, либо по отдельному сотруднику. Если какие-либо задачи будут просрочены, об этом напомнить специальный календарь.
Раздел «Проекты» в систему LDM.Express был добавлен специально для проектных учреждений, юридических и строительных компаний. Это удобный интерактивный конструктор, и в него можно включать документы по тому или иному проекту, создавать свою структуру папок с целью распределения документации, выгружая ее в наиболее удобном формате и виде.
Раздел «Архив» в LDM.Express открывает доступ к тем поручениям, которые уже отработаны. В этом разделе можно найти и просмотреть списанные файлы, регистрационные карты. По мере появления такой необходимости к ним можно возвращаться любое количество раз, проверять историю, экспортировать, сортировать.
Впрочем, в полной мере оценить достоинства LDM.Express можно исключительно на практике — то есть, непосредственно при использовании. Это возможно, причем, покупать для этого коробочный продукт необязательно — для всех желающих предусмотрена возможность знакомства СЭД посредством демо-версии: запросить доступ к ней можно по ссылке.
Как выбрать систему электронного документооборота?
Забирайте бесплатный чек-лист с подробным описанием важных аспектов!
Оставьте контакты, вышлем чек-лист вам на e-mail:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KGTLb
Начать дискуссию