ЭДО

Система электронного документооборота: нюансы выбора

Что такое документооборот и из каких действий он состоит? Сначала создается сам документ, а затем, после всех операций, он перемещается в архив — для хранения.
688 81
Система электронного документооборота: нюансы выбора
Иллюстрация: LANIT Document Management

Это процесс, который охватывает целый комплекс действий: так, документы согласовываются, причем на уровне как отделов, так и нескольких сотрудников, в них вносятся правки. Неудивительно, что к одному и тому же документу нередко приходится снова и снова возвращаться — требуются отчетности, сверки, уточнения. Можно представить, сколько времени все это занимает, если речь идет о бумажных документах!

В компаниях, где ценят время сотрудников, и понимают, что ряд процессов можно и нужно оптимизировать, все чаще принимают решение перейти на систему внутреннего электронного документооборота. В рамках такой системы можно выполнять все перечисленные выше действия и операции быстро – в цифровом формате.

К примеру, документы в таком формате можно и создавать, и согласовывать, ими можно обмениваться, их можно подписывать и, когда приходит время, отправлять в архив. И даже в архиве их всегда можно будет посмотреть, если в этом будет необходимость.

LDM.Express

Российская система электронного документооборота

СЭД и эффективность 

Система электронного документооборота (СЭД) может принести пользу компании и быть эффективной только в том случае, если она выбрана правильно — то есть, с учетом технологических целей, потребностей и бизнес-задач. Также важно ориентироваться и на функции, которые есть у системы. Базовыми функциями считаются следующие:

  • Создание документов, внесение в них изменений, комментариев.

  • Учет документов, их согласование и подписание.

  • Формирование единого архива в электронном виде с опцией поиска нужных документов.

  • Оформление резолюций и контроль их выполнения.

  • Формирование отчетов.

  • Разграничение доступа к документам со стороны сотрудников.

Учитывать все перечисленное важно и даже необходимо, ведь иначе будет крайне непросто сориентироваться в том разнообразии систем, которое сегодня представлено на рынке. А с учетом высокого спроса на СЭД новые цифровые продукты появляются регулярно.  

 Что еще учесть при выборе СЭД с прицелом на ее эффективность:

  • Удобство в работе.

  • Безопасность и надежность.

  • Возможность интеграции с уже используемыми системами.

  • Мобильность и функциональность.

Стоит обратить внимание и на такой момент, как возможность внедрить систему оперативно без привлечения сторонних специалистов – то есть, силами программистов, которые уже есть в штате компании.

В целом, идеальной СЭД можно назвать ту систему, которая без труда интегрируется в уже существующую инфраструктуру компании, и которая легко подстроится под бизнес-процессы.

И еще один важный момент: пользователи СЭД, то есть, сотрудники компании, должны иметь возможность оперативно приступить к работе с ней, желательно — без долгого и сложного обучения.

Рекомендации по выбору СЭД

Только на первый взгляд выбор СЭД кажется сложным, особенно с учетом большого количества критериев и индивидуальных моментов. На самом же деле задача решается гораздо проще, если взять за основу несколько простых и понятных рекомендаций. 

  • Определить, кто заказчик — это может быть или отдел в компании, или всего один специалист, которому СЭД особенно необходима для работы. Можно попытаться выявить «боли» подразделений и сотрудников. Допустим, в компании есть несколько команд, которые работают в разных местах или городах, и им необходимо регулярно обмениваться документами. Это тот самый случай, когда СЭД способна решить большую часть вопросов. Если речь идет о коммерческом отделе, то важным аргументом в пользу СЭД станет сокращение сроков согласования договоров.

  • Определить цель проекта — на этом этапе формулируется задача, для решения которой потенциально можно использовать СЭД. Цель может быть любой, как простой, так и сложной, однако ее важно измерить, оценить эффект, который внедрение СЭД обеспечит для конкретного бизнеса.

  • Определить функциональность системы — как только появится понимание цели внедрения, появится и перечень необходимых функций. На практике лишь 25% тех функций, которые заказчики изначально хотят видеть в СЭД, на самом деле используются на регулярной основе.

  • Определить формат СЭД — система может поставляться как коробочное решение или индивидуальный продукт. В большей части случаев клиенты выбирают «коробку», что вполне логично: внедрить такой продукт можно очень быстро и легко. Но в этом случае заказчик должен отдавать себе отчет в том, что ему придется в той или иной степени подстраиваться под особенности готовой системы, либо предусмотреть возможности кастомной доработки.

Полезный совет: в компании можно найти специалиста, заинтересованного во внедрении СЭД и имеющего авторитет среди коллег. Он станет «амбассадором» системы и сможет на своем примере показать другим сотрудникам, насколько удобен и эффективен в работе такой продукт. «Амбассадором» может стать кто-либо из руководства, специалист по кадрам или даже генеральный директор, который начнет направлять электронные документы руководителям отделов.

Идеальный вариант — выбор системы электронного документооборота всем коллективом. То есть, участие в процессе должны принимать и айтишники, и кадровики, и специалисты из отдела бухгалтерии.

Финальное решение должно быть принято по совокупности тех критериев, которые были перечислены, и с учетом индивидуальных моментов. Возможно, для кого-то из сотрудников будет важен интерфейс, а другой обратит внимание на производительности продукта и возможности масштабирования. Некоторые сотрудники могут уделить внимание функциям коробочного решения и отметить ее надежность. Стоит учитывать, что ряд требований может сформироваться уже в процессе обсуждения выбора системы.

Почему коллективный выбор СЭД — это наиболее оптимальный вариант? В этом случае выбранное решение будет устраивать всех, и в перспективе это сведет к минимуму риск споров и конфликтов.

Какую СЭД выбрать

Существуют ли такие системы электронного документооборота, которые способны устроить всех сотрудников компании? Да, и в их числе — LDM.Express, готовое цифровое решение для работы с документами. Оно создано специально для внедрения в компаниях, представляющих малый и средний бизнес. Система эффективно решает несколько ключевых задач:

  • Работа с внутренней документацией.

  • Контроль исполнительской дисциплины в компании. 

LDM.Express — отечественная разработка, поэтому для компаний, которые ориентированы на импортонезависимость, система становится оптимальным выбором.

Поставка LDM.Express осуществляется в коробочной версии — система используется в формате веб-клиента. Что это означает? Сотрудники могут заходить в нее и с компьютера, и с мобильного устройства через браузер. Каждый сотрудник имеет в системе свой личный кабинет, а ориентироваться в LDM.Express легко благодаря виджетам интерактивного типа — они находятся прямо на главном экране рабочего стола.

В системе LDM.Express таких виджетов пять, они имеют отношение к базовым разделам системы:

  • «Документы» — здесь хранятся, собственно, документы, и здесь можно увидеть всю историю взаимодействия с ними.

  • «Сообщения» — здесь пользователь будет видеть задачи, поручения до тех пор, пока они не будут исполнены. Сразу после того, как задача выполняется, она переходит в архив. Так что сотрудник не отвлекается и работает только с теми поручениями, которые актуальны. В LDM.Express можно настроить получение уведомлений о новых задачах – они будут приходить на электронную почту.

Что касается исполнительской дисциплины, то в системе есть отдельные функции для этого. К примеру, пользователь видит все входящие и исходящие сообщения с поручениями, может отслеживать историю изменений, которые вносились в те документы, с которыми он работает. В LDM.Express есть «Канбан-доски», по которым будет легко отследить этапы, на которых находится исполнение того или иного поручения. А еще можно просматривать задачи по всем сотрудникам, например, по подчиненным, либо по отдельному сотруднику. Если какие-либо задачи будут просрочены, об этом напомнить специальный календарь.

Раздел «Проекты» в систему LDM.Express был добавлен специально для проектных учреждений, юридических и строительных компаний. Это удобный интерактивный конструктор, и в него можно включать документы по тому или иному проекту, создавать свою структуру папок с целью распределения документации, выгружая ее в наиболее удобном формате и виде.

Раздел «Архив» в LDM.Express открывает доступ к тем поручениям, которые уже отработаны. В этом разделе можно найти и просмотреть списанные файлы, регистрационные карты. По мере появления такой необходимости к ним можно возвращаться любое количество раз, проверять историю, экспортировать, сортировать.

Впрочем, в полной мере оценить достоинства LDM.Express можно исключительно на практике — то есть, непосредственно при использовании. Это возможно, причем, покупать для этого коробочный продукт необязательно — для всех желающих предусмотрена возможность знакомства СЭД посредством демо-версии: запросить доступ к ней можно по ссылке.

Как выбрать систему электронного документооборота?

Забирайте бесплатный чек-лист с подробным описанием важных аспектов!

Оставьте контакты, вышлем чек-лист вам на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KGTLb

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

210

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

66

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

335

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

136

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
200
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.