Переход на КЭДО: как перестать планировать и начать внедрять

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — система, позволяющая в цифровом виде создавать документы, а также подписывать, хранить и даже обмениваться ими. Подписи, которые ставятся на документах в таком формате, тоже электронные, однако по своей юридической силе они аналогичны тем, что проставляются от руки. Иными словами, КЭДО позволяет перевести всю работу, связанную с документами, в онлайн, тем самым сэкономив время и другие ценные ресурсы.
294 72
Переход на КЭДО: как перестать планировать и начать внедрять
Иллюстрация: LANIT Document Management

Как работает КЭДО и какие процессы в этой системе происходят

К примеру, кадровая служба готовит документ в электронном виде, после чего отправляет его сотрудникам на подпись. Буквально за несколько секунд подпись ставится, и подписанный документ отправляется обратно кадровикам. То есть, сотруднику не нужно отрываться от работы, идти лично в отдел кадров и проводить там много времени — все делается дистанционно, и надо ли говорить, что это удобно и для самих сотрудников, и для их руководителей.

Какие преимущества обеспечивает КЭДО

В первую очередь, это экономия ресурсов — и времени, и денег, которые в больших объемах тратятся на закупку бумаги, картриджей для принтера.

Плюс ко всему, КЭДО — это удобно, так как все документы находятся в единой системе, в том числе, в электронном архиве, и к ним обеспечивается бесперебойный и оперативный доступ.

Причем, это только несколько преимуществ, которые обычно упоминаются в рамках описания КЭДО и особенностей работы с системой — фактически их гораздо больше.

Как понять, что настало время переходить на кадровый электронный документооборот

Если один или несколько пунктов из тех, что перечислены ниже, вам знакомы, значит, пора решаться на КЭДО:

  • Сотрудники вашей компании часами пропадают в отделе кадров, а работа их при этом останавливается.

  • Отдел кадров буквально погрузился в массу эксель-таблиц, а сотрудникам приходится фиксировать внушительные объемы информации, плюс ориентироваться в ней — и число переработок, отгулов, и трек-номера почтовых отправлений, и многое другое.

  • Ваше производство активно развивается, штат увеличивается, а кадровиков как было два (или три, или четыре), так и осталось.

  • Квалифицированные сотрудники, ищущие работу, предпочитают вас другим компаниям — тем, где с них не требуется огромного количества подписанных документов. 

Какие именно документы вы можете перевести в КЭДО в электронном виде

Российские законы позволяют переводить «в цифру» без преувеличения практически все, что имеет отношение к кадровому учету — за исключением, разве что, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и документов, подтверждающих прохождение сотрудниками инструктажа по охране труда.

Кстати, такая возможность появилась не сегодня и даже не вчера, а в 2019 году, когда вступили в силу законы № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Спустя некоторое время вступил в силу и ряд других законов, благодаря чему сегодня можно не просто подписывать, хранить и создавать новые кадровые документы в цифровом формате, но при этом даже не дублировать их в бумажном виде (122-ФЗ и 377-ФЗ).

А как быть с кадровыми документами, которые по закону необходимо хранить в течение продолжительного срока? Их тоже можно переводить «в цифру» — с 2023 года, с момента вступления в силу приказа Федерального архивного агентства № 77. С тех пор храниться в электронном виде могут только документы, соответствующие новым требованиям, к примеру, имеющие конкретный формат. Однако погружаться в эти нюансы вовсе не обязательно тем компаниям, которые уже перешли на КЭДО, ведь большую часть своей документации они могут хранить в электронных системах.

Переход на КЭДО — это больше, чем просто соответствовать трендам и духу времени. Это действительно важный, ответственный шаг в направлении оптимизации целого ряда процессов в компании, в том числе, кадровых.

Экономится время, другие ресурсы, документы хранятся безопасно и надежно, их учет ведется аккуратно и правильно, они подписываются специальными подписями. Так что перед тем, как приступить к внедрению системы, необходимо узнать, какие именно виды подписей подойдут для работы в КЭДО. Всего таких видов несколько:

  • ПЭП — простая электронная подпись.

  • УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

  • УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.

НЭП КЭДО и КЭП могут использовать работодатели в рамках взаимодействия в КЭДО.

Готовитесь переходить на КЭДО?

Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Переход на КЭДО — с чего начать и как подготовиться к процессу

Как перейти на КЭДО и что для этого нужно? Начнем по порядку:

  1. Первое — ваше желание и намерение оптимизировать в вашей компании те процессы, которые имеют отношение к документообороту. 

  2. Второе — анализ того, насколько электронный документооборот соответствует особенностям ваших бизнес-процессов и принципов работы. Допустим: если в вашей компании есть практика подписания каких-либо документов задним числом, то тут варианта два — либо отказаться от идеи внедрять КЭДО, либо отказаться от такой практики вообще. Последний вариант, кстати, гораздо более предпочтительный.

  3. Третье — решить, как и в каком виде будет обеспечиваться безопасность данных. Стоит учесть, что к документам доступ должны будут иметь, в том числе, и «удаленщики», и сотрудники производства, которые в своей работе не используют ни ПК, ни даже смартфоны.

Может показаться, что внедрение КЭДО — это очень трудоемкий и сложный процесс, но это видимость. Реализация такого проекта на практике не составит труда, особенно если саму подготовку к внедрению поделить на этапы.

Допустим, начать можно будет с ревизии всех процессов и документов — сформировать список, подготовить описание процесса согласования, при этом можно отслеживать дубли документов и избавляться от них.

Один из самых ответственных этапов — создание понятной системы доступа в КЭДО со стороны сотрудников, не забыв о тех, кто работает за пределами офиса или в цеху. Это реализуемо, но необходимо условие — гибкость КЭДО. То есть, в системе должна быть опция настройки доступа, а данные должны оставаться в безопасности. 

Когда внедрение КЭДО официально завершается?

Технически — на этапе, когда компания оформляет соответствующий приказ и фиксирует право сотрудников принять предложение или от него отказаться. Если сотрудник соглашается, он подтверждает это документально.  

Как все-таки решиться?

Логичный вопрос: если внедрение КЭДО — это такая простая процедура, то почему многие компании до сих пор воздерживаются от перехода на электронный документооборот?

Очевидно, что нерешительность связана с недоверием к новым программам и возможностям, а также с ошибочным представлением о внедрении цифрового продукта как чего крайне глобального и масштабного. Впрочем, даже такие компании понимают, что во внедрении КЭДО нет ничего сложно — специально для них предусмотрена возможность пилотного внедрения, более мягкого. Именно так внедряется система «LDM. КЭДО» — сначала в виде коробочной версии, которая развертывается достаточно быстро.

Даже в коробочной версии «LDM. КЭДО» — это полноценная и рабочая система, в полной мере отвечающая требованиям, которые к таким решениям предъявляют и специалисты по кадрам, и IT-отдел компании, и сотрудники службы безопасности.

Пилот при внедрении удобен тем, что вы можете выбрать какой-либо один процесс и начать именно с него. К примеру, это может быть работа с документами по найму новых сотрудников, либо с документами по отпускам.

Другой вариант — разворачивать решение сначала на одно подразделение. Ну а затем процесс начинает идти гораздо быстрее: выпуск подписей, принятие локально-нормативных актов, установка, настройка. На этом все — то есть, можно смело начинать работать в КЭДО и убеждаться в его преимуществах на практике. Хотя не совсем все, ведь далее начнется перевод в КЭДО уже всех оставшихся кадровых процессов, а начнется он обязательно.

Чек-лист для тех, кто все еще сомневается

  • Визуализируйте мечту — комфортная работа без стопок бумаг, доходящих до офисного потолка.

  • Пообщайтесь с теми, кто уже пользуется КЭДО.

  • Получите представление о том, как работает система, пользуясь «LDM.КЭДО» — можете получить демодоступ (переход в открытую форму).

  • Наметьте поэтапное внедрение — начните с «цифровизации» ограниченного числа пользователей, чтобы проверить, подходит ли система вам.

LDM.КЭДО

Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KPaLG

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

198

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

61

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

326

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

135

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
200
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.