ЭДО

Каким компаниям нужен электронный внутренний документооборот

Почему бизнес отказывается от бумажных документов и внедряет системы электронного документооборота (СЭД)? Для каких отраслей СЭД уже не роскошь, а необходимость? И какие вообще плюсы у таких систем? Обо всем этом рассказываем в статье.
Каким компаниям нужен электронный внутренний документооборот
Иллюстрация: LANIT Document Management

Когда бизнесу не обойтись без СЭД

Для начала разберемся, почему компании в принципе решают отказаться от бумажного внутреннего документооборота и переходят на его электронный аналог.

Внутренний документооборот охватывает процессы, не выходящие за границы организации, в нем участвуют только сотрудники компании.

Основная цель такого документооборота— обеспечить прозрачный учет и быстрое согласование внутренних документов: приказов, служебных записок, заявлений, отчетов, локально-нормативных актов. Компании с небольшим объемом документов обычно выбирают именно бумажный документооборот.

С ростом компании растет и количество документов, а еще усложняются процессы согласования — то, на что раньше уходило полчаса, теперь может занимать несколько дней. Бумажные документы копятся на столах сотрудников и иногда теряются, сроки подготовки документов увеличиваются, контролировать процессы становится все сложнее.

В этот момент компания обычно и принимает решение о переходе на электронный документооборот и внедряет в свой ИТ-ландшафт СЭД — систему электронного документооборота.

СЭД помогает бизнесу:

  • организовать документооборот в соответствии с внутренними регламентами и ожиданиями;

  • сократить количество ошибок при подготовке документов;

  • ускорить процесс согласования и подписания документов;

  • повысить уровень исполнительской дисциплины;

  • исключить риски потери бумажных документов и утечки информации, представляющей коммерческую тайну;

  • упростить хранение, поиск и архивацию документов.

Из-за преимуществ электронного документооборота с каждым годом все больше компаний отказываются от бумаги и начинают работать в СЭД. Такие сервисы упрощают работу организациям любых отраслей, но есть некоторые сферы, для которых электронный внутренний документооборот уже стал мастхэвом.

Каким компаниям нужна СЭД

Финсектору

Банки, страховые компании, инвестиционные фонды и другие представители финансового сектора не зря считаются самыми «цифровизированными» организациями. Их сотрудники ежедневно обрабатывают огромный поток документов — как клиентских, так и внутренних — поэтому внедрение СЭД стало естественным и логичным шагом для этой отрасли.

Система электронного документооборота в финсекторе:

  • позволяет оптимизировать количество сотрудников, участвующих во внутреннем документообороте;

  • объединяет и упрощает работу распределенных сотрудников во всех отделениях банка;

  • сокращает подготовку документов по требованиям налоговой и ЦБ;

  • сокращает расходы на хранение бумажного архива документов;

  • ускоряет процесс согласования внутренних документов и кредитных заявок;

  • позволяет интегрировать данные из разных систем в одном окне;

  • ускоряет поиск документов;

  • автоматизирует контроль поручений.

Производственным компаниям

Любое производство — это не только цеха, но и множество процессов, связанных с документами. Договоры поставки, товарно-транспортные накладные, доверенности, графики поставки, спецификации — эти и другие документы нужно быстро согласовывать, чтобы не столкнуться с простоем на производстве или неустойкой. Поэтому производственные компании активно переходят на электронный внутренний документооборот.

СЭД для производства:

  • ускоряет производственные циклы за счет автоматизации внутренних процессов;

  • помогает контролировать работу сотрудников административного состава и производства;

  • ускоряет приемку материалов и отгрузку готовой продукции;

  • обеспечивает своевременное выполнение заявок на продукции;

  • объединяет всю информацию о продукции, поставщиках и покупателях;

  • ускоряет согласование документов, в том числе со смартфона.

Строительным компаниям

Еще одна отрасль, которая особенно ценит СЭД — строительство.

Документация при проектировании и строительстве зданий и сооружений, транспортной инфраструктуры — это «бутылочное горлышко» — узкое место в процессе работы, из-за которого строительная компания рискует получить неустойку и потерять лояльных клиентов. 

СЭД позволяет застройщику:

  • сократить риски, связанные с документооборотом при строительстве;

  • настроить прозрачное взаимодействие с заказчиком по текущей ситуации на стройке;

  • быстро согласовывать тендерную документацию, заявки на материалы, пакет исполнительной документации;

  • ускорить цикл разработки, согласования и утверждения проектно-изыскательских работ;

  • оперативно ставить на баланс и вводить объекты капитального строительства в эксплуатацию;

  • исключить потери первичной документации;

  • оперативно согласовывать договоры с заказчиками и подрядчиками на всех этапах работ;

  • контролировать сроки проекта.

МСБ

В интернете часто встречается мнение о том, что только крупный бизнес работает в СЭД — мол, небольшие компании прекрасно справляются и с бумажными документами. Однако стоит отталкиваться не от объема продаж и выручки, а от количества сотрудников и документов для одной сделки.

Малый и средний бизнес выбирает СЭД, чтобы:

  • быстро перейти на электронный документооборот и начать работать с крупными заказчиками;

  • сэкономить на бумаге и хранении архива бумажных документов;

  • оптимизировать процессы без расширения штата;

  • исключить потери документов;

  • систематизировать документооборот и передать рутину программе.

Вместо заключения

Системы электронного документооборота постепенно «захватывают» организации во всех отраслях: от МСБ до финсектора и госучреждений. Такие сервисы упрощают работу и помогают эффективнее достигать целей бизнеса, особенно если СЭД можно настроить или доработать под нюансы конкретной сферы. Например, СЭД LDM.Express легко интегрируется со любыми информационными системами, а встроенные инструменты low-code позволяют доработать готовое решение своими силами, не привлекая разработчиков. Оставьте заявку на бесплатную консультацию и мы расскажем, как с помощью LDM.Express оптимизировать работу с документами в вашей компании.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Заполните форму, наши менеджеры с вами свяжутся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KLRUK

Начать дискуссию

Брокер «Синара» не может вывести юани с Мосбиржи

«Синара» временно не принимает поручения на вывод юаней с брокерских счетов клиентов. Также инвесторы не могут внести эту валюту.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Т-банк в списке крупнейших эквайеров Европы

Банк в 2023 году провел 2 млрд операций через национальные платежные системы и занял второе место в рейтинге интернет-эквайеров России.

Как будет проходить амнистия по дроблению бизнеса

Предприниматели смогут получить налоговую амнистию при условии консолидации бизнеса и отказа от применения схем дробления.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Должностная инструкция кадровика в 2024 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2024 году.

Должностная инструкция кадровика в 2024 году
Бесплатно с Дробление бизнеса

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Налоговики усиливают контроль за дроблением бизнеса. Разберем признаки дробления, которые могут привлечь внимание ФНС, возможные негативные последствия признания схемы незаконной, а также современные тенденции проверок соблюдения законодательства о налогах и сборах. 

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
Общество

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий

Рукопожатие — один из самых распространенных и узнаваемых жестов приветствия с интересной историей.

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Работающим пенсионерам компенсируют недополученные выплаты

Пенсии будут индексироваться дважды в год в соответствии с теми правами, которые накопились у работающих пенсионеров.

В основе налоговых изменений-2025 четыре принципа, объяснили в Госдуме

Глава комитета ГД по бюджету и налогам Андрей Макаров отметил, что по итогам обсуждения были выработаны четыре принципа, которые легли в основу правительственных законопроектов.

Бесплатно с Отпуска

Срок для выплаты отпускных с примерами. Мини-курс

Рассказываем в мини-курсе, как выплатить отпускные работнику в установленные законодательством сроки.

Срок для выплаты отпускных с примерами.  Мини-курс

💭 НДФЛ с продажи имущества не изменится, но будет исключение. Принцип «кто больше зарабатывает, тот больше платит» стал концепцией, поясняет эксперт

Владельцы имущества и ценных бумаг, которые получают годовой доход свыше 50 млн рублей, будут платить НДФЛ с продажи таких активов по повышенной ставке.

ФССП передаст государству бизнес-центр «Агат» в Москве

Недвижимость принадлежит экс-совладельцу банка «Югра» Алексею Хотину, которого отправили в колонию на девять лет по делу о растрате.

Три важных вопроса по взносам 1% с доходов свыше 300 тыс. рублей: в закладки бухгалтеру и ИП

1 июля 2024 года наступает срок уплаты взносов ИП в размере 1% с доходов, превышающих 300 тыс. рублей. Разбираем сложные вопросы по порядку расчета этих взносов и их уплате.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бухгалтеры

Больше консультаций с экспертами, помощь бухгалтеру с налоговыми изменениями-2025 и другие обновления Клерк.Премиум

Грядет налоговая реформа, и скоро нужно будет рассчитывать налоги по новым правилам. В подписке Клерк.Премиум регулярно появляются инструкции по практическому применению изменений в виде статей, вебинаров и онлайн-курсов. Рассказываем, какой контент уже добавился и скоро добавится в подписке. А еще мы увеличили количество доступных подписчикам консультаций!

Больше консультаций с экспертами, помощь бухгалтеру с налоговыми изменениями-2025 и другие обновления Клерк.Премиум
4

👓 Поправки-2025 в НК одобрены, бухгалтеры назвали лучший сервис для отчетов, отменят 3-НДФЛ, возобновят индексацию пенсий. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.

Электронные подписи

«Длинные» сертификаты электронной подписи: новшество в закон 63-ФЗ

4 августа 2023 года президент подписал поправки к закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь удостоверяющие центры обязаны по требованию заявителя выдавать квалифицированные сертификаты электронной подписи сроком на 12 лет.

«Длинные» сертификаты электронной подписи: новшество в закон 63-ФЗ

Мосбиржа будет автоматически переводить заявки на вечернюю сессию

Неисполненные заявки инвесторов на покупку ценных бумаг автоматически отправятся на торги в вечернюю сессию.

Маркетинг

Контент-маркетинг в 2024 году: зачем бизнесу копирайтеры

О чем мечтает каждый предприниматель? Сделать свой бизнес узнаваемым, найти новых клиентов и сохранить постоянных, обеспечить стабильный доход и занять лидирующие позиции. В решении этих задач поможет копирайтер: он способен увлекательно рассказать о бизнесе вне зависимости от сферы деятельности — и о цветочной студии, и о производстве стройматериалов.

Контент-маркетинг в 2024 году: зачем бизнесу копирайтеры
Обзоры для бухгалтера

Бухгалтеры в шоке от налоговой реформы 2025 / БухТуб

Реформа НК — почему бухгалтеры в панике? Сотрудники со значком ГТО получат прибавку к зарплате. Опять говорят об отмене ЕГЭ. И другие новости в горячем выпуске БухТуб.

1

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Проверки ККТ

Проверка ККТ в ФНС: какие изменения проверки онлайн-касс нас ждут в 2024 году

Пользователям онлайн-ККТ всегда нужно быть готовыми к проверкам со стороны контролирующих органов. Узнайте о предстоящих изменениях в проверке кассовых аппаратов в ФНС и как они могут повлиять на ваш бизнес в 2024 году. Получите информацию о новых требованиях к онлайн-кассам и процессе проверки.

Проверка ККТ в ФНС: какие изменения проверки онлайн-касс нас ждут в 2024 году

Интересные материалы

Как ИП рассчитать и оплатить взносы свыше 300 тыс. руб. в год

Ведение собственного бизнеса — это не только возможность заработать, но и необходимость соблюдать определенные правила и законы. Один из таких обязательных моментов — уплата страховых взносов. Разберемся, как предпринимателю правильно рассчитать и оплатить взносы, если доход превысил 300 тысяч рублей в год.

Как ИП рассчитать и оплатить взносы свыше 300 тыс. руб. в год