Электронный документооборот перестает быть сложным сервисом, все больше компаний внедряют его как технологичный, надежный, удобный, быстрый и недорогой способ обмена юридически значимыми документами. По данным операторов ЭДО, в России рынок услуги вырос за последние два года в два раза. Из 3 млрд счетов-фактур, сформированных за год, 200 млн передаются клиентам и контрагентам через операторов ЭДО.
Зачем начали внедрение ЭДО
Пользователи электронного документооборота отмечают, что он позволяет избегать ошибок в документах, значительно сокращает время их предоставления, облегчает работу с архивом, уменьшает расходы на почтовую доставку бумажных версий и, самое главное, гарантирует 100% доставку документов до контрагентов.Мы внедрили ЭДО с клиентами в 2017 году. Начали мы с предоставления счетов-фактур и актов, а также внедрили электронные дополнительные соглашения к договорам лизинга. Внедрения заняло у нас 4 месяца, в процессе было задействовано боле 5 различных департаментов компании. Для нас целями внедрения стали:
— оптимизировать стоимость доставки закрывающих документов до клиентов. Тут основной задачей стало получение экономии до 5 млн, что может быть достигнуто при переводе до 70% клиентов на ЭДО;
— повысить удовлетворенность клиентов с помощью бесплатно предоставления сервиса электронного документооборота, который на 100% обеспечит своевременную доставку закрывающих документов;
— снизить нагрузку на компанию, а именно на Департамент по работе с клиентами, который обрабатывает запросы на получение дубликатов документов. ЭДО позволяет избежать ошибок и 100% гарантирует доставку документов, что исключает такие обращения.
Услуга финансовой аренды транспорта — автолизинг — современный инструмент бизнеса, в котором важно не только быстрое заключение сделки, но и качественное обслуживание клиента на протяжении всего срока действия договора лизинга. Это значит в том числе своевременное предоставление актов и счетов-фактур, которые позволяют лизингополучателям воспользоваться налоговыми выгодами лизинга, а именно, получить возмещение по НДС.
При этом, документы предоставляются всем клиентам каждый месяц. Для лизинговой компании это означает многотысячный поток бумаг, которые необходимо не только верно сформировать, но и доставить клиенту вовремя, потратив внушительные суммы и значительные трудовые ресурсы на весь процесс.
Как выбирали оператора
Определив цели и ресурсы проекта, мы погрузились в выбор оператора, который смог бы обеспечить профессиональный, качественный и безошибочный сервис нашим клиентам.Факторы, которые важны при выборе оператора ЭДО:
— наличие большой клиентской базы — опыт оператора и его надежность;
— понятное ценообразование. Стоимость услуги лидеров рынка ЭДО одинаковая, но важно понимать, какие услуги станут дополнительными и изменят стандартную стоимость;
— удобство дистанционного обслуживания и технической поддержки уже во время запуска услуги ЭДО. Личный кабинет предоставляет максимум возможностей, которые используются без привлечения сотрудников оператора;
— гибкие условия работы. IT-специалисты компании имеют высокую квалификацию и опыт внедрений, поэтому мы получали качественные консультации при разработке интеграции, что позволило ускорить процесс внедрения и обеспечить минимальные изменения во внутренней системе документооборота и учетных системах компании. Использовать бесплатно открытый программный интерфейс оператора будет удобнее в аналогичной ситуации, но необходимо иметь возможность приобретать и уже готовые продукты;
— гарантии. Важно, что оператор дает гарантию на весь спектр услуг, которые в итоге получает наш клиент.
Процесс ЭДО
Формирование и отправка счетов-фактур и взаимодействие с клиентом по документационным вопросам — многоплановый процесс в лизинговой компании, поэтому проект внедрения электронного документооборота для клиентов потребовал формирования рабочей группы из сотрудников нескольких подразделений для наиболее эффективной работы.IT департамент выступил главным куратором проекта. Основная работа сотрудников заключалась в налаживании взаимодействия учетной системы компании SAP ERP и фронтлайн системы MS Dynamics CRM с платформой оператора ЭДО.
Оператор предоставляет широкие возможности интеграции — через веб, модуль 1С, коннектор SAP ERP и другие готовые решения, но мы остановили свой выбор на интеграции с помощью API, т.к. это наиболее гибкий и универсальный способ взаимодействия двух платформ. При этом, наши специалисты выполнили доработку внутренних систем SAP ERP и MS Dynamics CRM, чтобы сотрудники компании могли работать в своих привычных системах.
Сотрудники бухгалтерии оказали профессиональную поддержку при определении форматов электронных документов и приняли участие в создании информационных и обучающих материалов для клиентов.
Департамент маркетинга сформировал ключевые сообщения для клиентов и распространил информацию о новом сервисе компании, повышая интерес к ЭДО и обеспечивая непрерывный поток входящих запросов на подключение к системе. Подробно консультировали клиентов о преимуществах сервиса сотрудники Департамента по работе с клиентами, а менеджеры департамента продаж информировали о возможностях ЭДО офф-лайн при личном общении с клиентами.
Рынок диктует
В процессе работы по подключению клиентов к новому сервису мы столкнулись с низкой готовностью представителей российского бизнеса к переходу на ЭДО, что связано с недостаточной информированностью о преимуществах сервиса и общей инертностью, недоверию к инновационным услугам.При этом, общая тенденция рынка электронного документооборота в целом и отклика наших клиентов положительна, все больше компаний будут переходить на электронный документооборот.
Скорость в современном мире немаловажное преимущество для компаний, которые оказывают услуги, в том числе в области автомобильного лизинга, поэтому развитие клиенториентированного электронного документооборота должно быть вектором развития современного бизнеса.