Внедрение ЭДО: из личного опыта лизингодателя

Электронный документооборот перестает быть сложным сервисом, все больше компаний внедряют его как технологичный, надежный, удобный, быстрый и недорогой способ обмена юридически значимыми документами. По данным операторов ЭДО, в России рынок услуги вырос за последние два года в два раза. Из 3 млрд счетов-фактур, сформированных за год, 200 млн передаются клиентам и контрагентам через операторов ЭДО.

Зачем начали внедрение ЭДО

Пользователи электронного документооборота отмечают, что он позволяет избегать ошибок в документах, значительно сокращает время их предоставления, облегчает работу с архивом, уменьшает расходы на почтовую доставку бумажных версий и, самое главное, гарантирует 100% доставку документов до контрагентов.

Мы внедрили ЭДО с клиентами в 2017 году. Начали мы с предоставления счетов-фактур и актов, а также внедрили электронные дополнительные соглашения к договорам лизинга. Внедрения заняло у нас 4 месяца, в процессе было задействовано боле 5 различных департаментов компании. Для нас целями внедрения стали:

— оптимизировать стоимость доставки закрывающих документов до клиентов. Тут основной задачей стало получение экономии до 5 млн, что может быть достигнуто при переводе до 70% клиентов на ЭДО;

— повысить удовлетворенность клиентов с помощью бесплатно предоставления сервиса электронного документооборота, который на 100% обеспечит своевременную доставку закрывающих документов;

— снизить нагрузку на компанию, а именно на Департамент по работе с клиентами, который обрабатывает запросы на получение дубликатов документов. ЭДО позволяет избежать ошибок и 100% гарантирует доставку документов, что исключает такие обращения.

Услуга финансовой аренды транспорта — автолизинг — современный инструмент бизнеса, в котором важно не только быстрое заключение сделки, но и качественное обслуживание клиента на протяжении всего срока действия договора лизинга. Это значит в том числе своевременное предоставление актов и счетов-фактур, которые позволяют лизингополучателям воспользоваться налоговыми выгодами лизинга, а именно, получить возмещение по НДС.

При этом, документы предоставляются всем клиентам каждый месяц. Для лизинговой компании это означает многотысячный поток бумаг, которые необходимо не только верно сформировать, но и доставить клиенту вовремя, потратив внушительные суммы и значительные трудовые ресурсы на весь процесс.

Как выбирали оператора

Определив цели и ресурсы проекта, мы погрузились в выбор оператора, который смог бы обеспечить профессиональный, качественный и безошибочный сервис нашим клиентам.

Факторы, которые важны при выборе оператора ЭДО:

— наличие большой клиентской базы — опыт оператора и его надежность;

— понятное ценообразование. Стоимость услуги лидеров рынка ЭДО одинаковая, но важно понимать, какие услуги станут дополнительными и изменят стандартную стоимость;

— удобство дистанционного обслуживания и технической поддержки уже во время запуска услуги ЭДО. Личный кабинет предоставляет максимум возможностей, которые используются без привлечения сотрудников оператора;

— гибкие условия работы. IT-специалисты компании имеют высокую квалификацию и опыт внедрений, поэтому мы получали качественные консультации при разработке интеграции, что позволило ускорить процесс внедрения и обеспечить минимальные изменения во внутренней системе документооборота и учетных системах компании. Использовать бесплатно открытый программный интерфейс оператора будет удобнее в аналогичной ситуации, но необходимо иметь возможность приобретать и уже готовые продукты;

— гарантии. Важно, что оператор дает гарантию на весь спектр услуг, которые в итоге получает наш клиент.

Процесс ЭДО

Формирование и отправка счетов-фактур и взаимодействие с клиентом по документационным вопросам — многоплановый процесс в лизинговой компании, поэтому проект внедрения электронного документооборота для клиентов потребовал формирования рабочей группы из сотрудников нескольких подразделений для наиболее эффективной работы.

IT департамент выступил главным куратором проекта. Основная работа сотрудников заключалась в налаживании взаимодействия учетной системы компании SAP ERP и фронтлайн системы MS Dynamics CRM с платформой оператора ЭДО.

Оператор предоставляет широкие возможности интеграции — через веб, модуль 1С, коннектор SAP ERP и другие готовые решения, но мы остановили свой выбор на интеграции с помощью API, т.к. это наиболее гибкий и универсальный способ взаимодействия двух платформ. При этом, наши специалисты выполнили доработку внутренних систем SAP ERP и MS Dynamics CRM, чтобы сотрудники компании могли работать в своих привычных системах.

Сотрудники бухгалтерии оказали профессиональную поддержку при определении форматов электронных документов и приняли участие в создании информационных и обучающих материалов для клиентов.

Департамент маркетинга сформировал ключевые сообщения для клиентов и распространил информацию о новом сервисе компании, повышая интерес к ЭДО и обеспечивая непрерывный поток входящих запросов на подключение к системе. Подробно консультировали клиентов о преимуществах сервиса сотрудники Департамента по работе с клиентами, а менеджеры департамента продаж информировали о возможностях ЭДО офф-лайн при личном общении с клиентами.

Рынок диктует

В процессе работы по подключению клиентов к новому сервису мы столкнулись с низкой готовностью представителей российского бизнеса к переходу на ЭДО, что связано с недостаточной информированностью о преимуществах сервиса и общей инертностью, недоверию к инновационным услугам.

При этом, общая тенденция рынка электронного документооборота в целом и отклика наших клиентов положительна, все больше компаний будут переходить на электронный документооборот.

Скорость в современном мире немаловажное преимущество для компаний, которые оказывают услуги, в том числе в области автомобильного лизинга, поэтому развитие клиенториентированного электронного документооборота должно быть вектором развития современного бизнеса.