Клерк.Ру

Служебные командировки: расходы на проезд

Коллаж Артема, ИА «Клерк.Ру»

По делам компании работник может направляться в другую местность. Расходы на проезд к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам. Мы расскажем о том, как подтвердить указанные расходы без рисков для компании, а также рассмотрим особенности учета подобных затрат.

Расходы проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся к командировочным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом не важно, каким видом общественного транспорта воспользуется сотрудник. Работник должен позаботиться о сохранении билета, ведь именно этот документ после поездки он приложит к авансовому отчету (п. 12 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Электронный билет

В последнее время широко используются электронные билеты. В этом случае, как такового, бланка билета нет. Тогда что должен представить в бухгалтерию работник?

При покупке авиабилета в электронном виде авиаперевозчик оформляет маршрут/квитанцию электронного билета. Этот документ в распечатанном виде выдается покупателю, если покупка билета происходит в пунктах продажи перевозок. Либо высылается на электронную почту, если покупка осуществлялась посредством Интернета (п. 52 Правил, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

Но помимо «распечатки» электронного билета, работник должен представить и посадочный талон, если к месту командировки он добирается самолетом. Ведь именно посадочный талон является доказательством того, что перелет состоялся. Именно так считают чиновники, о чем свидетельствуют Письма Минфина РФ от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 19.08.2013 № 03-03-07/33656.

Посадочный талон утерян. Какие риски?

Если сотрудник потерял посадочный талон, то компания может обратиться к перевозчику или его представителю и получить справку о перелете. Такие рекомендации дает Минфин РФ в своих Письмах от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187.

При отсутствии такой справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно, по мнению чиновников, нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Такие разъяснения можно увидеть в Письме Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21187. На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также могут приниматься в целях налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, счет гостиницы, подтверждающий проживание сотрудника в другом городе, свидетельствует о том, что перелет состоялся. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить у перевозчика справку о перелете.

Чем еще чревата потеря сотрудником посадочного талона? Тем, что проверяющие из ПФР могут доначислить страховые взносы на сумму возмещения работнику стоимости перелета. На практике такие прецеденты уже случались, и подобные споры доходили даже до суда. Доказательством тому является Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.14 № Ф09-3145/14. К счастью для компаний, суд не поддержал контролеров, указав, что при утрате посадочного талона расходы на авиаперелет в командировку в целях освобождения от уплаты страховых взносов можно подтвердить электронным билетом, авансовым отчетом и счетом из гостиницы.

Также может быть доначислен НДФЛ. Но и тут суды на стороне компаний, о чем свидетельствует, в частности, Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 по делу № А81-1294/2011. Суд отметил, что непредставление посадочного талона, не меняет целевого назначения командировочных выплат. К тому же имелись дополнительные документы, подтверждающие нахождение работников в командировке.

Поезд отправляется…

В случае отправления сотрудника к месту командировки на поезде билет также может приобретаться в электронной форме. В этом случае оформляется контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. В случае покупки билета в пунктах продажи, этот купон в распечатанном виде обязательно выдается покупателю. Если билет приобретается посредством Интернета,  контрольный купон направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру (п. 5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 № 322). Распечатка контрольного купона будет являться достаточным основанием для учета проездных расходов при налогообложении прибыли. С таким выводом согласны и чиновники (Письма Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-07/16777, от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 12.04.2013 № 03-03-07/12256, ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).

Каких-либо дополнительных документов, например, выписки, подтверждающей оплату банковской картой, для подтверждения проездных расходов не требуется (Письмо Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554).

Нет цены в распечатке электронного билета

Если в распечатке электронного билета отсутствует цена, то у компании могут возникнуть проблемы с включением затрат на приобретение билета в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли. Как заявил Минфин РФ в Письме от 26.09.12 № 03-07-11/398, электронные билеты, в которых не проставлена цена, не являются документами, подтверждающими расходы налогоплательщика на проезд командированных сотрудников. Причем из этого письма следует, что даже факт наличия актов приема-передачи авиабилетов, содержащих в себе информацию о стоимости перелета, ситуацию не спасет.

Чиновники приводят следующие аргументы. Документом строгой отчетности, который применяется для расчетов в случае приобретения электронного авиабилета, является маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Это установлено пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134. Данный документ должен содержать обязательные реквизиты. В число таких реквизитов входят, например, тариф, итоговая стоимость перевозки и форма оплаты. При отсутствии любого из обязательных реквизитов маршрут/квитанция считается недействительной. А такой документ, как отмечают в Минфине, не может служить основанием для списания в расходы стоимости приобретенного авиабилета.

На наш взгляд, данная позиция небесспорна, ведь согласно статье 252 НК РФ документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (допустим, акт приема-передачи авиабилета), также могут приниматься во внимание.

Повышенная комфортность

А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний? Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов. (Письма Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114, УФНС России по г. Москве в письме от 26.08.14 № 16-15/084374).

В стоимости билета может указываться отдельно стоимость питания. Минфин РФ в Письме от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 поясняет, что эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль, поскольку они не отвечают условиям признания расходов, установленных в статье 252 НК РФ.

Стоимость платного сервисного обслуживания, включенная в цену билета на проезд в вагоне повышенной комфортности, не образует у командированного работника дохода, с которого нужно удержать НДФЛ. Такая позиция выражена в письме Минфина России от 02.07.15 № 03-04-06/38183.

Когда в служебную поездку отправляется руководство компании, то могут быть дополнительные расходы на пребывание в VIP-зале аэропорта или вокзала. Эти расходы фирма может учесть при налогообложении прибыли при условии, что данные расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (Письма ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

НДФЛ в данном случае не возникает. Так считает и Минфин РФ (Письма от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).

А вот со страховыми взносами дела обстоят иначе. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ при оплате командировок страховые взносы можно не начислять на целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, а также на сборы за услуги аэропортов. Чиновники считают, что к таким расходам следует относить только обязательные платежи, взимаемые за услуги аэропорта. Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности не являются обязательными платежами, а потому не подпадают под действие статьи 9 Закона № 212-ФЗ (совместное Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19). Причем арбитражные суды могут поддержать проверяющих, как это сделал, например, Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 07.08.15 № Ф03-3138/2015. Но есть судебные решения, вынесенные в пользу компаний (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2015 № 11АП-613/2015 по делу № А65-24395/2014).

Такси до аэропорта или вокзала

Компания может оплатить командированному работнику проезд на такси до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы и обратно. Такие расходы компания может учесть при налогообложении прибыли, если они документально подтверждены и экономически обоснованны (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33).

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Приложении № 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

А что по поводу начисления НДФЛ и страховых взносов?

Согласно подпункту 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа. На основании этой нормы расходы на такси до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения или пересадок, являясь возмещением командировочных расходов работника, не облагаются НДФЛ. С данным выводом согласен и Минфин РФ в Письмах от 29.01.2015 № 03-04-06/3305, от 27.11.13 № 03-04-05/51373.

Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения. Такие разъяснения даны в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Вычет НДС

Суммы НДС, уплаченные в составе расходов на проезд, можно принимать к вычету, о чем прямо сказано в пункте 7 статьи 171 НК РФ. В большинстве случаев основанием для вычета НДС является счет-фактура. Но в отношении командировочных расходов вычет отражается на основании «иных документов» (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). И именно эти документы бухгалтеру нужно отражать в книге покупок. Что же это за «иные документы»?

Налоговый Кодекс РФ не дает никаких пояснений, но в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 приводится расширенная формулировка. Так, в пункте 18 раздела II Приложения № 4 к указанному постановлению сказано, что по командировочным расходам в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. На этом основании чиновники и проверяющие на местах делают вывод, что если в билете (распечатке электронного билета) отсутствует отдельно указанная сумма НДС, то вычет налога невозможен. Такие разъяснения содержатся в Письмах Минфина РФ 30.07.2014 № 03-07-11/37594, от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.01.2011 № 03-07-11/07.

 Если сумма НДС в бумажном билете или в распечатке электронного билета не указана отдельно, то есть один способ, который поможет не лишиться вычета НДС. Для этого нужно запросить у перевозчика или у посредника счет-фактуру, в котором будет фигурировать сумма НДС. В этом случае основанием для вычета будет являться данный счет-фактура. Правда, здесь следует заметить, что на практике иногда налоговики пытаются поставить под сомнение данный способ, но арбитражная практика в подобных случаях встает на сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2). К тому же сами чиновники в вышеупомянутом Письме № 03-07-11/3522 подтвердили, что вычет НДС по расходам на проезд может подтверждаться и счетом-фактурой. Поэтому если проверяющие начнут высказывать претензии, то можно сослаться на официальную позицию Минфина и на положительную арбитражную практику.

При отсутствии счета-фактуры и отсутствии в билете отдельно указанной суммы НДС всю сумму проезда с НДС нужно относить к прочим расходам (Письмо Минфина РФ от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

При регистрации билетов в книге покупок могут возникнуть некоторые вопросы. Например, в электронном билете может отсутствовать какая-то информация (ИНН или КПП перевозчика). В этом случае необходимую информацию можно запросить у перевозчика, либо самим постараться найти с помощью интернета, либо просто оставить пустыми соответствующие графы книги покупок. Последнее не будет являться нарушением, ведь данной информации у бухгалтера просто-напросто нет.