Подотчет, командировки

Служебные командировки: расходы на проезд

По делам компании работник может направляться в другую местность. Расходы на проезд к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам. Мы расскажем о том, как подтвердить указанные расходы без рисков для компании, а также рассмотрим особенности учета подобных затрат.
Служебные командировки: расходы на проезд
Коллаж Артема, ИА «Клерк.Ру»

По делам компании работник может направляться в другую местность. Расходы на проезд к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам. Мы расскажем о том, как подтвердить указанные расходы без рисков для компании, а также рассмотрим особенности учета подобных затрат.

Расходы проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся к командировочным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом не важно, каким видом общественного транспорта воспользуется сотрудник. Работник должен позаботиться о сохранении билета, ведь именно этот документ после поездки он приложит к авансовому отчету (п. 12 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Электронный билет

В последнее время широко используются электронные билеты. В этом случае, как такового, бланка билета нет. Тогда что должен представить в бухгалтерию работник?

При покупке авиабилета в электронном виде авиаперевозчик оформляет маршрут/квитанцию электронного билета. Этот документ в распечатанном виде выдается покупателю, если покупка билета происходит в пунктах продажи перевозок. Либо высылается на электронную почту, если покупка осуществлялась посредством Интернета (п. 52 Правил, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

Но помимо «распечатки» электронного билета, работник должен представить и посадочный талон, если к месту командировки он добирается самолетом. Ведь именно посадочный талон является доказательством того, что перелет состоялся. Именно так считают чиновники, о чем свидетельствуют Письма Минфина РФ от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 19.08.2013 № 03-03-07/33656.

Посадочный талон утерян. Какие риски?

Если сотрудник потерял посадочный талон, то компания может обратиться к перевозчику или его представителю и получить справку о перелете. Такие рекомендации дает Минфин РФ в своих Письмах от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187.

При отсутствии такой справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно, по мнению чиновников, нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Такие разъяснения можно увидеть в Письме Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21187. На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также могут приниматься в целях налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, счет гостиницы, подтверждающий проживание сотрудника в другом городе, свидетельствует о том, что перелет состоялся. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить у перевозчика справку о перелете.

Чем еще чревата потеря сотрудником посадочного талона? Тем, что проверяющие из ПФР могут доначислить страховые взносы на сумму возмещения работнику стоимости перелета. На практике такие прецеденты уже случались, и подобные споры доходили даже до суда. Доказательством тому является Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.14 № Ф09-3145/14. К счастью для компаний, суд не поддержал контролеров, указав, что при утрате посадочного талона расходы на авиаперелет в командировку в целях освобождения от уплаты страховых взносов можно подтвердить электронным билетом, авансовым отчетом и счетом из гостиницы.

Также может быть доначислен НДФЛ. Но и тут суды на стороне компаний, о чем свидетельствует, в частности, Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 по делу № А81-1294/2011. Суд отметил, что непредставление посадочного талона, не меняет целевого назначения командировочных выплат. К тому же имелись дополнительные документы, подтверждающие нахождение работников в командировке.

Поезд отправляется…

В случае отправления сотрудника к месту командировки на поезде билет также может приобретаться в электронной форме. В этом случае оформляется контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. В случае покупки билета в пунктах продажи, этот купон в распечатанном виде обязательно выдается покупателю. Если билет приобретается посредством Интернета,  контрольный купон направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру (п. 5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 № 322). Распечатка контрольного купона будет являться достаточным основанием для учета проездных расходов при налогообложении прибыли. С таким выводом согласны и чиновники (Письма Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-07/16777, от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 12.04.2013 № 03-03-07/12256, ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).

Каких-либо дополнительных документов, например, выписки, подтверждающей оплату банковской картой, для подтверждения проездных расходов не требуется (Письмо Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554).

Нет цены в распечатке электронного билета

Если в распечатке электронного билета отсутствует цена, то у компании могут возникнуть проблемы с включением затрат на приобретение билета в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли. Как заявил Минфин РФ в Письме от 26.09.12 № 03-07-11/398, электронные билеты, в которых не проставлена цена, не являются документами, подтверждающими расходы налогоплательщика на проезд командированных сотрудников. Причем из этого письма следует, что даже факт наличия актов приема-передачи авиабилетов, содержащих в себе информацию о стоимости перелета, ситуацию не спасет.

Чиновники приводят следующие аргументы. Документом строгой отчетности, который применяется для расчетов в случае приобретения электронного авиабилета, является маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Это установлено пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134. Данный документ должен содержать обязательные реквизиты. В число таких реквизитов входят, например, тариф, итоговая стоимость перевозки и форма оплаты. При отсутствии любого из обязательных реквизитов маршрут/квитанция считается недействительной. А такой документ, как отмечают в Минфине, не может служить основанием для списания в расходы стоимости приобретенного авиабилета.

На наш взгляд, данная позиция небесспорна, ведь согласно статье 252 НК РФ документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (допустим, акт приема-передачи авиабилета), также могут приниматься во внимание.

Повышенная комфортность

А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний? Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов. (Письма Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114, УФНС России по г. Москве в письме от 26.08.14 № 16-15/084374).

В стоимости билета может указываться отдельно стоимость питания. Минфин РФ в Письме от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 поясняет, что эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль, поскольку они не отвечают условиям признания расходов, установленных в статье 252 НК РФ.

Стоимость платного сервисного обслуживания, включенная в цену билета на проезд в вагоне повышенной комфортности, не образует у командированного работника дохода, с которого нужно удержать НДФЛ. Такая позиция выражена в письме Минфина России от 02.07.15 № 03-04-06/38183.

Когда в служебную поездку отправляется руководство компании, то могут быть дополнительные расходы на пребывание в VIP-зале аэропорта или вокзала. Эти расходы фирма может учесть при налогообложении прибыли при условии, что данные расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (Письма ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

НДФЛ в данном случае не возникает. Так считает и Минфин РФ (Письма от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).

А вот со страховыми взносами дела обстоят иначе. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ при оплате командировок страховые взносы можно не начислять на целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, а также на сборы за услуги аэропортов. Чиновники считают, что к таким расходам следует относить только обязательные платежи, взимаемые за услуги аэропорта. Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности не являются обязательными платежами, а потому не подпадают под действие статьи 9 Закона № 212-ФЗ (совместное Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19). Причем арбитражные суды могут поддержать проверяющих, как это сделал, например, Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 07.08.15 № Ф03-3138/2015. Но есть судебные решения, вынесенные в пользу компаний (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2015 № 11АП-613/2015 по делу № А65-24395/2014).

Такси до аэропорта или вокзала

Компания может оплатить командированному работнику проезд на такси до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы и обратно. Такие расходы компания может учесть при налогообложении прибыли, если они документально подтверждены и экономически обоснованны (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33).

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Приложении № 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

А что по поводу начисления НДФЛ и страховых взносов?

Согласно подпункту 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа. На основании этой нормы расходы на такси до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения или пересадок, являясь возмещением командировочных расходов работника, не облагаются НДФЛ. С данным выводом согласен и Минфин РФ в Письмах от 29.01.2015 № 03-04-06/3305, от 27.11.13 № 03-04-05/51373.

Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения. Такие разъяснения даны в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Вычет НДС

Суммы НДС, уплаченные в составе расходов на проезд, можно принимать к вычету, о чем прямо сказано в пункте 7 статьи 171 НК РФ. В большинстве случаев основанием для вычета НДС является счет-фактура. Но в отношении командировочных расходов вычет отражается на основании «иных документов» (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). И именно эти документы бухгалтеру нужно отражать в книге покупок. Что же это за «иные документы»?

Налоговый Кодекс РФ не дает никаких пояснений, но в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 приводится расширенная формулировка. Так, в пункте 18 раздела II Приложения № 4 к указанному постановлению сказано, что по командировочным расходам в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. На этом основании чиновники и проверяющие на местах делают вывод, что если в билете (распечатке электронного билета) отсутствует отдельно указанная сумма НДС, то вычет налога невозможен. Такие разъяснения содержатся в Письмах Минфина РФ 30.07.2014 № 03-07-11/37594, от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.01.2011 № 03-07-11/07.

 Если сумма НДС в бумажном билете или в распечатке электронного билета не указана отдельно, то есть один способ, который поможет не лишиться вычета НДС. Для этого нужно запросить у перевозчика или у посредника счет-фактуру, в котором будет фигурировать сумма НДС. В этом случае основанием для вычета будет являться данный счет-фактура. Правда, здесь следует заметить, что на практике иногда налоговики пытаются поставить под сомнение данный способ, но арбитражная практика в подобных случаях встает на сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2). К тому же сами чиновники в вышеупомянутом Письме № 03-07-11/3522 подтвердили, что вычет НДС по расходам на проезд может подтверждаться и счетом-фактурой. Поэтому если проверяющие начнут высказывать претензии, то можно сослаться на официальную позицию Минфина и на положительную арбитражную практику.

При отсутствии счета-фактуры и отсутствии в билете отдельно указанной суммы НДС всю сумму проезда с НДС нужно относить к прочим расходам (Письмо Минфина РФ от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

При регистрации билетов в книге покупок могут возникнуть некоторые вопросы. Например, в электронном билете может отсутствовать какая-то информация (ИНН или КПП перевозчика). В этом случае необходимую информацию можно запросить у перевозчика, либо самим постараться найти с помощью интернета, либо просто оставить пустыми соответствующие графы книги покупок. Последнее не будет являться нарушением, ведь данной информации у бухгалтера просто-напросто нет.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
42

Начать дискуссию

ВС РФ: налоговая вправе рассчитать налог на основе показаний свидетелей

Если налогоплательщик не обеспечил учет своих доходов и расходов, ФНС имеет право определить сумму к уплате расчетным путем, а также использовать для доказательства получения дохода любую доступную информацию.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️ Итоги дня: россияне стали чаще покупать жилье в Таиланде, а цены на обучение выросли на 20%

Подготовили обзор главных событий дня — 13 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Госдума может быстрее принять закон о криптовалюте на фоне санкций США

В качестве антисанкционной меры в РФ нужно легализовать майнинг и установить государственный контроль над криптовалютой.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Банки будут информировать клиентов о рисках по антиотмывочному законодательству

Проверка операций по 115-ФЗ может занимать много времени, поэтому банки будут заранее предупреждать клиентов о возможных ограничениях и причинах блокировок счетов.

Бесплатно с Ведение бизнеса

Продать долю или выйти из общества: что выгоднее компании-участнику ООО

Окончательное решение зависит от конкретной ситуации, поскольку каждый путь — продажа или выход, — порождает свои налоговые последствия. Разбираем плюсы, минусы и практические проблемы.

Продать долю или выйти из общества: что выгоднее компании-участнику ООО

«БКС Мир инвестиций» отменил комиссию за хранение валюты

С инвесторов не будут удерживать комиссию за хранение на брокерских счетах долларов, евро и фунтов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

Лимиты работы на УСН в 2024 и 2025 году: сравниваем условия

С 2025 года согласно изменениями, подготовленным в НК, меняются лимиты и условия работы на УСН. Повышаются критерии для «упрощенки» и вводится уплата НДС.

Лимиты работы на УСН в 2024 и 2025 году: сравниваем условия
Бесплатно с Нематериальные активы

Учет расходов на торговое наименование, товарный знак и дизайн упаковки в 2024 году. Мини-курс

В 2024 году произошли изменения в учет НМА. В мини-курсе рассказываем, как учесть расходы на торговое наименование, товарный знак и дизайн упаковки в 2024 году.

Учет расходов на торговое наименование, товарный знак и дизайн упаковки в 2024 году. Мини-курс

Направление на медосмотр от работодателя: бланк и образец 2024 года

Направление на медосмотр компания выдает своим сотрудникам, в отношении которых предусмотрена эта процедура. Документ может быть оформлен на прохождение первичного или регулярного медицинского осмотра. Расскажем, как правильно его составить и что грозит за несвоевременную отправку работника на медосвидетельствование.

Иллюстрация: dcstudio/freepik

Как настроить и продлить сертификат в 1С-Отчетность

Сервис 1С-Отчетность предполагает ведение ЭДО. А для этого нужно иметь сертификат ключа ЭП, оформленный на сотрудника компании — как правило, руководителя. Срок действия сертификата — 1 год, потом его продлевают. Рассмотрим, как в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 выполняется настройка и продление сертификата, а также самой лицензии на 1С-Отчетность.

Как настроить и продлить сертификат в 1С-Отчетность

Как компенсировать работу в выходной при увольнении сотрудника

При увольнении сотруднику обязаны оплатить отработанное за месяц время и неотгулянные дни отпуска. Недаром многие не используют весь отпуск и при расторжении трудового договора получить компенсацию побольше. Но есть еще одна ситуация: отдых за работу в выходной. Скажем, сотрудник работал 18–19 мая, и за это решил отдохнуть в будние дни в августе. Но он решает уволиться раньше, выходные остались неиспользованными. Что делать работодателю?

Как компенсировать работу в выходной при увольнении сотрудника
Ипотека

Установлен порядок продажи физлицом залогового имущества

Владимир Путин подписал федеральный закон с изменениями в ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)».

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Финансовый директор компании: обязанности, должностная инструкция, ответственность

В нашем материале рассмотрим, какие функции на предприятии выполняет финансовый директор. Поговорим о полномочиях, которые можно закрепить за таким сотрудником, а также о его ответственности. Разберем, как составить должностную инструкцию финдиректора.

Финансовый директор компании: обязанности, должностная инструкция, ответственность
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи квартиры, подаренной чужим человеком

Минимальный срок владения для целей НДФЛ с продажи подаренной квартиры 3 года, если дарителем был близкий родственник или член семьи. Но 5 лет, если даритель – не близкий родственник.

Закрыли один из двух магазинов: можно ли пересчитать патент

Разбираемся, что делать, если за время действия патента показатели бизнеса на патенте изменились: когда и в каких случаях можно вернуть часть затрат, и что для этого нужно сделать. 

Закрыли один из двух магазинов: можно ли пересчитать патент

Власти изменят налогообложение недвижимости дороже 300 млн рублей

Если кадастровая стоимость недвижимости или земельного участка превышает 300 млн рублей, собственникам придется платить налоги по повышенным ставкам.

УСН

Когда и как учитывать минимальный налог в расходах на УСН при убытке: таблица для бухгалтера

Убытки на УСН не сгорают, как, например, у ИП на ОСНО, а переносятся на последующие годы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

🎓 Юридические профессии предложили объединить при адвокатуре. Идея контроля над юристами очень привлекательна, поясняет юрист-эксперт

На ПМЭФ-2024 была проведена отдельная сессия, посвященная этому вопросу, в ходе которой нашел свое подтверждение вывод о необходимости объединения юридической профессии в рамках института адвокатуры.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Цифра дня. Про накопления

Большинство россиян готовы заранее откладывать деньги, чтобы жить на них после выхода на пенсию.

Цифра дня. Про накопления

Интересные материалы

Принят закон с важными изменениями в ГПК РФ

Владимир Путина подписал закон с изменениями в Гражданский процессуальный кодекс (ГПК), повышающий уровень судебной защиты прав и законных интересов граждан и организаций.