Хранение первички

Бухгалтеры делятся опытом по хранению документов. У кого какие папки?

Как бухгалтеры структурируют и хранят документы, которых со временем становится много? Раскладывают по папкам, ведут реестры? А какие именно папки по наименованиям?
Бухгалтеры делятся опытом по хранению документов. У кого какие папки?

Как бухгалтеры структурируют и хранят документы, которых со временем становится много? Раскладывают по папкам, ведут реестры? А какие именно папки по наименованиям?

Спрашивают в «Красном уголке бухгалтера».

«Поделитесь, пожалуйста, своим опытом, особенно интересует производство, какие папки организованы для хранения документации, кроме папки „банк“, и куда и как подшиваете/храните документы — счета, УПД, акты полученные и выписанные (в банк по мере оплаты, или может быть в книгу учёта покупок и продаж), требования, накладные, зарплатные ведомости, и прочее».

В комментариях предложили самы разные варианты. У кого-то разбивка по контрагентам:

«Я делю по контрагентам папки/разделы в папках. Мне так удобнее: внутри контрагента деление по договорам. Внутри договоров — хронологически складываются все документы».

На это спрашивают, как быть, если контрагентов, например, сотня.

«Я правильно поняла, что если контрагентов 100, то и папок 100 и не важно, что там по одной бумажке может быть. И как вы тогда решаете вопрос с архивирования и уничтожением старья?»

Автор комментария отвечает, что контрагентов может быть сотня в одной папке, разложенных по алфавиту.

«Нет, неправильно поняли. В одной папке может быть и сотня контрагентов, по алфавиту разделённых рубрикатором. Может быть 1-2, смотря какой объём».

У кого-то все очень четко структурировано, на случай, чтобы можно было удаленно через кого-то срочно нужное найти.

«Всё отдельно, аккуратно по папкам:

  • Банк
  • Касса
  • Акты
  • Зарплата начисленная и выданная
  • Договоры (под реестр, номер договора, организация, дата заключения договора, дата окончания договора, количество листов договора).

Не лениться, чтобы все было понятно. Например, вы в отпуск уехали, генеральный звонит, а вы ему: „Папка красная, „Договоры“, страницы по реестру номер 133“. Архив — дело тонкое».

Вот еще вариант, как у кого что разложено:

«Правопередающие документы отдельно, счета-фактуры. отдельно, счета на оплату — либо отдельно в папке-приложении к банку, либо приложением к выписке (к платёжке). На разных предприятиях практикую по-разному. Бухгалтерские справки, авансовые отчёты, расчёты с сотрудниками, касса (кассового аппарата нет), путевые листы, — на каждое свои папки Разумеется, документы по реализации так же делятся на акты, накладные (своя папка) и документы по НДС с продаж — своя папка».

Кто-то часть хранит в электронном витде в 1С:

«Сканирую и прикрепляю в 1С, удобно отвечать на требования ИФНС, а бумагу договора отдельно, НДС отдельно».

На это спрашивают, «не отягощает ли базу, не начинает ли она тормозить»? Автор комментария пишет, что нет:

«Нет, все ок. У нас по НДС все время тёрки с ИФНС, а это значительно упрощает процесс, особенно сейчас, когда офис на удалёнке».

Вот еще отдельно по хранению документов, если производство:

«Это зависит от специфики и объёма документов. Производство храню отдельно спецификации, отдельно требования, отчёты производства за смену. Все отдельно. Но! Если у вас маленький объем, удобнее было бы хранить производственные документы по хронологии. Ну и банк/входящие упд/исходящие».

Вообще, каждый бухгалтер рано или поздно приходит к какой-то своей, удобной ему, системе хранения и структурирования документов.

А у «Клерка» все важное и актуальное для вас — отправляется в телеграм-канал «Бухучет и налоги». Тоже структурирование своего рода. В хронологическом порядке.

Начать дискуссию

Кабмин будет развивать институт «цифровых атташе»

Мишустин указал на необходимость развития института «цифровых атташе» для продвижения российского программного обеспечения и софта за рубеж.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Для пострадавшего от стихии бизнеса снизили ставки по УСН

На 2024 год для организаций и ИП из Оренбургской области установили льготные ставки по УСН: 1% на объекте «доходы» и 5% на объекте «доходы минус расходы».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Спецрежимников хотят сделать плательщиками НДС

На заседании по совершенствованию налогового законодательства предложили наделить бизнес статусом плательщика НДС начиная с 30 млн рублей годовой выручки.

Важность проверки долговых обязательств перед покупкой фирмы

Проверка долговых обязательств перед покупкой бизнеса играет решающую роль в успешной сделке и будущем развитии приобретаемого предприятия. Вот почему это так важно.

Друзья, еще одна рекомендация на выходные

Шестую книгу в этом году я просто проглотил.

Друзья, еще одна рекомендация на выходные
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Ведение бизнеса

Какие бывают риски отмывания доходов и их признаки

Финансовые и коммерческие организации сталкиваются с жесткими требованиями, в том числе по антиотмывочному закону. Чтобы работать без претензий, надо следить за изменениями в законодательстве, конъюнктуре рынка и структуре клиентской базы.

Криптовалюта

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Сегодня Bitcoin, Ethereum, Tether и другая крипта свободно торгуется в России, и ее можно покупать не только по безналу, но и за наличные рубли. Из всех существующих способов обмена можно выделить два наиболее удобных. Это специализированные обменные сервисы и криптоматы. Рассмотрим их особенности, преимущества и недостатки, и разберемся, как проще и безопаснее покупать криптовалюту в рублях!

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа
Экономика России

Путин дал добро на компенсацию ущерба за счет американских активов

Президент дал возможность пострадавшим обращаться в суд, если власти США необоснованно лишили их прав на имущество.

1
Законопроекты

Косметические лосьоны, тоники, душистые воды предложили маркировать

Законодатели предложили ввести обязательную маркировку спиртосодержащей непищевой продукции, если доля спирта в ней превышает 10%.

Инвестиции

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

«Когда-нибудь Газпром встанет с колен и отрастёт» — очень часто можно услышать такое мнение, несмотря на то, что акции Газпрома продолжают пикировать вниз. Но стоит вспомнить и о том, что даже исторически акции Газпрома в минусе. Продолжаю серию дивидендных разборов, и сегодня наш клиент — Народное Достояние.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа

Сняли второй эпизод проекта «ТоТ еще разговор»

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа
8
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НК РФ

Донастройка налоговой системы должна сделать ее более справедливой и к гражданам, и к бизнесу, и к регионам

Заместитель председателя Совета Федерации Николай Журавлев заявил, что донастройка налоговой системы должна учитывать задачи развития регионов РФ.

Утвердили рекомендации, посвященные вопросам совершенствования налогового законодательства

Повышение НДФЛ, налога на прибыль, обложение УСН с оборотом более 60 млн.руб. в год НДС и другие изменения в НК РФ. Обзор для бухгалтера.

У стран СНГ будет свой Налоговый кодекс

Страны СНГ накопили уникальный опыт в сфере разработки национальных налоговых кодексов, заявили в Совете Федерации.

Экономика России

700 км федеральных трасс реконструируют и построят в этом году

Почти 700 км федеральных трасс реконструируют и построят по нацпроекту «Безопасные качественные дороги» в 2024 году.

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Кредитование

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2

Интересные материалы

Инвестиции

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.