ЭДО

Почему до сих пор используют бумажные документы? Точка зрения бухгалтера

Сейчас существует много компаний, реализующих возможности использования электронного документооборота. Но пользуются этим способом далеко не все бизнесмены. Почему? С чем это связано?
7 тыс. 3,5 тыс.
Почему до сих пор используют бумажные документы? Точка зрения бухгалтера

Сейчас существует много компаний, реализующих возможности использования электронного документооборота. Но пользуются этим способом далеко не все бизнесмены. Почему? С чем это связано?

Мы решили поразмышлять на эту тему.

Почему ЭДО не идет в массы?

Причина может быть в плохой реализации самой идеи ЭДО? Можем с уверенностью сказать, что нет! В своей работе мы плотно работаем со всевозможными сервисами и на собственном опыте и опыте наших клиентов знаем, как удобно работать с такими продуктами как Диадок, СБИС, Калуга Астрал и др. Эти компании сделали вполне приличные решения, которыми удобно пользоваться:

  • легко создавать документы;
  • легко передавать их контрагенту;
  • хорошая системы уведомления и анализа массива документов;
  • открытое API для интеграции с другими системами.

Отдельно отметим, что каких-либо сбоев программ ЭДО у нас не происходило, все работает стабильно (если у вас что-то случалось, расскажите об этом в комментариях).

Мы видим, как минимум, следующие причины:

  1. Электронная подпись. Многих предпринимателей останавливает стоимость и сроки ее оформления. Но даже если она есть, то воспользоваться ей получится далеко не на всех устройствах! Плюс к этому требуются специальные программы для ее использования (ВипНет, КриптоПро).
  2. Отсутствие возможности обменяться документами на месте. Например, приехал экспедитор с товаром на склад, передает его представителю покупателя. Им нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор товар передал, а покупатель товар получил. С помощью современных систем “на ногах” это сделать не представляется возможным.
  3. Обслуживание программ стоит денег. Не всем предпринимателям это выгодно. Если за год он отправляет порядка 6-10 документов, то зачем ему все это? Ему проще подготовить бумажный вариант документа и сделать по старинке.

Как это должно работать

Мы поделимся своим видением того, как должен быть организован электронный документооборот, чтобы он помогал бизнесу.

Сразу стоит сказать, что в этом вопросе (с нашей, бухгалтерской точки зрения), первостепенную роль должно играть государство, которое создаст единый data-центр с единым стандартом и интерфейсом (вроде сайта Госуслуг), с открытым API для интеграции с внешними системами, а также простой и легкой формами регистрации и идентификации.

Говоря простым языком: скачал мобильное приложение, залогинился, привязал свою фирму, загрузил документ, выбрал получателя по ИНН/КПП из единого государственного реестра и нажал кнопку “Подписать и отправить”. И все!

Сложно? Частные компании доказали, что в этом нет ничего сложного. Почему бы не отдать им эту разработку? А вот почему. Создание единого ресурса для обмена электронными документами невозможно решить в рамках коммерческого продукта, потому что это монополизация рынка. Выход один - этот вопрос должен решаться исключительно на государственном уровне. Почему не делается? Вопрос риторический.

Чем поможет ЭДО бизнесу

А вот несколько слов о том, какая польза от ЭДО. Мы считаем, что она очевидна для всех участников бизнес-процессов:

  1. При использовании ЭДО, большая часть проблем с бухгалтерским учетом отходит на второй план, меньше усилий со стороны учетчиков тратится на банальный сбор документов - бухгалтер будет видеть все электронные документы на портале
  2. Отпадает необходимость в большом количестве операций при работе с бумажными документами: в закупке бумаги, обслуживании оргтехники, хранении документов и т.д. Все эти вопросы ЭДО снимает.
  3. Отсутствие физического контакта при передаче информации. Для бизнеса это экономит время и расширяет географию контрагентов.

Вот такие размышления на тему электронного документооборота. Если вам есть, что сказать, поделиться своими соображениями - будем рады :-)

Комментарии

71
  • AleSam

    Думаю, что для начала можно сделать следующее:

    1. Ввести единый он-лайн классификатор материалов, товаров, работ, услуг с едиными требованиями к заполнению и наименованиям, тем самым уйдёт проблема множественности наименований и путаница в них.
    2. Ввести единый электронный УПД, который заполнятся только из единого классификатора и может быть загружен в бухгалтерскую программу, кроме того может быть автоматически сформирована декларация по НДС (если подгружать ещё авансы).
    3. Ввести единый виртуальный склад предприятия, на котором бы эти материалы и товары учитывались в режиме он-лайн с оформлением электронных документов (подписание может быть через смартфон (NFC) или чип-карты непосредственно в месте совершения операций, в том числе у сторонних предприятий и организаций, документы из которого могут быть также выгружены в бухгалтерскую программу, тут же может решиться проблема со статистически сбором данных по реализации и товародвижению вообще.

    Сейчас что-то подобное хотят сделать в Казахстане.

    При этом статистика может формироваться автоматически, реализация будет реальной ("однодневки" по товарам вообще не смогут "надувать" систему и т.п.) не нужно дополнительно кого-то "кормить" обязательной маркировкой, так как всё будет и так "прозрачно", и да - этим должно заниматься государство, причём на безвозмездной основе, так как оно будет являться основным выгодоприобретателем этой системы.

    • Илья_Бирюлин

      Вот еще единого классификатора товаров и услуг не хватало! А если я придумал новый товар или услугу, то мне бегать по инстанциям и их регистрировать?! Я еще могу понять классификатор вроде ТНВЭД, но прописывать абсолютно все товары и услуги это очень ресурсоемко и глупо.

      • yp

        Но именно так и будет.

        Самое неприятно, что всю информацию о виртуальном складе могут слить конкурентам

  • Надежда Камышева
    Ввести единый он-лайн классификатор материалов, товаров, работ, услуг

    Вы серьезно? Вы себе как это представляете, особенно по услугам?

    Ввести единый электронный УПД, который заполнятся только из единого классификатора

    А если в классификаторе товара нет, то его не продавать и/или не покупать?

    • stichh

      Согласна, а с запчастями по vin номеру это вабще не представляется возможным!

Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

309

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
572
Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

Что такое прогрессивное налогообложение, к которому хотят прийти власти

Прогрессивное налогообложение — это система, построенная на принципе увеличения налоговых ставок в зависимости от роста уровня облагаемого дохода налогоплательщика. Чем больше доход получаем, тем больше налога платим.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Охрана труда

Что должен знать сотрудник об охране труда. Какая ответственность грозит за ее нарушение

Для многих «охрана труда» — это всего лишь ежегодное посещение кабинета СОТ (службы охраны труда), чтобы поставить подпись в журнале прохождения инструктажа. На самом же деле это сложная система нормативов и мероприятий, которую контролирует государство. Знать все нюансы от рядового сотрудника не требуется, но ему стоит изучить свои права и обязанности в этой области — ведь речь идет в том числе о его личной безопасности.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: цены на пиво вырастут, IT-специалисты стали чаще брать займы «до зарплаты», каждый 3-й россиянин в группе риска по инсульту

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

214

Контент-маркетинг для чайников. Как использовать посты для увеличения продаж

Бизнесу важно найти своего клиента. Но как зацепить и завоевать его доверие, не вкладывая деньги в рекламу? Чтобы оставаться на плаву, компании необходимо постоянно искать новые способы привлечения клиентов. Один из таких способов — контент-маркетинг. В этой статье разберемся, что из себя представляет контент-маркетинг и какую пользу он может принести.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Сотрудник должен выйти на работу на следующий день после заключения договора

Если в условиях трудового не указана точная дата, с которой работник должен приступить к выполнению своих задач, он обязан выйти на работу на следующий день.

47% работодателей оплачивают для сотрудников курсы повышения квалификации

Большинство компаний тратят на образование сотрудников не менее 10% от своих ежемесячных расходов. Работодателям важно, чтобы персонал умел пользоваться современными инструментами и быстро адаптироваться к изменениям.

УК РФ

Будут судить ИП за кражу земельных участков на 530+ млн рублей

В Московской области перед судом предстанет местный предприниматель, обвиняемый в организации преступного сообщества для хищения земельных участков.

НДС

Обновлены данные о безопасной доле вычетов НДС

ФНС обновила сводные статистические данные по НДС по регионам. На сайте службы опубликована форма 1-НДС по состоянию на 1 января 2024 года. Плательщикам НДС их следует использовать для самоконтроля.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кейс. Переход с 1C:УПП на 1C:ERP с внедрением механизма расчёта себестоимости и учетом продукции «в пути»

Как учитывать товары и комплектующие в пути. Технология быстрого внедрения.

Кейс. Переход с 1C:УПП на 1C:ERP с внедрением механизма расчёта себестоимости и учетом продукции «в пути»

Интересные материалы

Метод GTD: как делать дела сделанными

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Да ладно?!

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру