Звучит страшно. Но если учесть все ошибки, о которых мы расскажем ниже, внедрение системы пройдет гладко и станет одной из выгодных инвестиций в ваш бизнес.
Ошибка № 1: не обращать внимание на возможность масштабировать систему
Часто бизнес окунается в безбумажный документооборот постепенно. Начинают с оцифровки документов, которыми обмениваются с контрагентами. Для этого выбирают любой подходящий сервис.
Компания начинает видеть результат – договоры подписываются быстрее, затраты на печать и курьеров уменьшаются. Появляется желание перевести в электронный формат и другие бумаги.
Но вот проблема: оказывается, выбранный сервис электронного документооборота не поддерживает больший объем документов или требует чрезмерных расходов.
При выборе системы важно хорошо изучить потребности компании. В противном случае уже после внедрения может оказаться, что функционал совершенно не соответствует потребностям бизнеса и не согласуется с нужными сценариями работы.
Совет
При выборе системы обращайте внимание на ее «грузоподъемность». Она должна быть адаптирована к нагрузке.
Можно, конечно, выбрать вариант дешевле, но в случае расширения бизнеса придется внедрять систему заново.
Также выбранное решение должно адаптироваться под бизнес-процессы и легко интегрироваться с используемыми ранее системами.
Ошибка № 2: не ставить конкретные цели
Постановка целей – основа проекта. Исходя из них составляется техническое задание для разработчиков системы.
От формулировки целей и задач зависит, какой бюджет вы потратите на проект и как быстро все будет внедряться.
Правильно описать цели автоматизации, помогут вопросы:
Что будет результатом работы сотрудников во внедряемой системе.
Какие отчеты с помощью системы будут составлять и какие решения будут принимать на их основании.
Какая информация, в каком виде и от кого будет необходима для работы в системе.
Следует избегать общих и расплывчатых формулировок.
Пример некорректно сформулированной цели:
«С помощью внедрения системы топ-менеджмент рассчитывает повысить стоимость бизнеса».
Пример хорошей формулировки:
«С помощью внедрения системы мы планируем повысить отдачу от управления свободными финансовыми ресурсами предприятия на 25%»
Цели нужно ставить как на весь проект автоматизации, так на отдельные этапы внедрения.
Четкое целеполагание дает понимание, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, а также мотивирует подразделение – заказчика системы и IT-службу на достижение задач проекта. Во-вторых, более эффективно контролировать работу в процессе и после внедрения системы.
Ошибка № 3: выбирать неоптимальный функционал системы
Снизить риски автоматизации можно, если заранее определить необходимый функционал и решить, насколько оперативно в информационной системе должны отражаться данные.
Например, отражение остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в бухучете может растянуться на 2–3 дня. Такой срок недопустим для управления складскими запасами.
Перед тем, как заключить договор с подрядчиком и начать проект, нужно задуматься – что подходит именно вашей компании.
Например, в некоторых организациях будет эффективным внедрение комплексной ERP-системы, которая охватывает все бизнес-процессы и направления деятельности предприятия.
Для других компаний самый оптимальный вариант – использовать отдельные модули или несколько различных систем.
Рекомендую делать выбор в соответствии с целями компании, бюджетом и спецификой бизнес-процессов.
Ошибка № 4: не вовлекать в процесс внутренних специалистов компании
Последняя ошибка связана с организацией процесса перехода.
Проблемы могут возникнуть из-за отсутствия внутренней проектной команды и неверного распределения задач – кто за что отвечает в проекте.
Как реализовать проект в кратчайшие сроки и не затратить бюджет больше запланированного? Четко определить задачи консультантов и сотрудников.
Однако часто при внедрении СЭД руководители не вовлекают в процесс собственных специалистов компании и отдают реализацию проекта полностью в руки консультантам, полагая, что у них больше опыта.
Это правда, однако ни один подрядчик не знает бизнес лучше, чем сами сотрудники. Работники компании быстрее и точнее формализуют и опишут основные бизнес-процессы, протестируют работу системы.
Совет
Еще до начала процесса автоматизации стоит создать проектную команду и разработать систему мотивации для ее участников.
К примеру, работники организации смогут формализовать и описать основные бизнес-процессы, протестировать работу системы.
Такое решение поможет избежать конфликтных ситуаций и сделает переход сотрудников на новый безбумажный формат работы «безболезненным».
Пару слов об организации проектной команды
Пред внедрением СЭД стоит распределить задачи между сотрудниками так, чтобы максимально сократить время на их исполнение.
Например, с введением новой номенклатуры в систему гораздо быстрее справиться работник, у которого в распоряжении полная информацией о ней: наименование, сроки хранения, сертификаты и прочие показатели.
К слову, бухгалтер на эту же задачу потратит больше времени. Главное правило – в проектной команде у каждого сотрудника должна быть своя зона ответственности.
Система электронного документооборота позволяет бизнесу сократить издержки и повысить экономическую эффективность.
Зная эти ошибки, вы сможете легко внедрить СЭД в свою компанию.
Начать дискуссию