ЭДО

Четыре ошибки при внедрении системы ЭДО в бизнесе

СЭД – система, которая экономит бизнесу средства и значительно ускоряет работу. Однако при неправильном внедрении можно наделать ошибок, чреватых для компании увеличением сроков работ и дополнительными затратами, а в некоторых случаях проект автоматизации может и вовсе провалиться.
831 137
Четыре ошибки при внедрении системы ЭДО в бизнесе
Иллюстрация: Alan W/unsplash

Звучит страшно. Но если учесть все ошибки, о которых мы расскажем ниже, внедрение системы пройдет гладко и станет одной из выгодных инвестиций в ваш бизнес.

Ошибка № 1: не обращать внимание на возможность масштабировать систему

Часто бизнес окунается в безбумажный документооборот постепенно. Начинают с оцифровки документов, которыми обмениваются с контрагентами. Для этого выбирают любой подходящий сервис.

Компания начинает видеть результат – договоры подписываются быстрее, затраты на печать и курьеров уменьшаются. Появляется желание перевести в электронный формат и другие бумаги.

Но вот проблема: оказывается, выбранный сервис электронного документооборота не поддерживает больший объем документов или требует чрезмерных расходов.

При выборе системы важно хорошо изучить потребности компании. В противном случае уже после внедрения может оказаться, что функционал совершенно не соответствует потребностям бизнеса и не согласуется с нужными сценариями работы.

Совет

При выборе системы обращайте внимание на ее «грузоподъемность». Она должна быть адаптирована к нагрузке.

Можно, конечно, выбрать вариант дешевле, но в случае расширения бизнеса придется внедрять систему заново.

Также выбранное решение должно адаптироваться под бизнес-процессы и легко интегрироваться с используемыми ранее системами.

Ошибка № 2: не ставить конкретные цели

Постановка целей – основа проекта. Исходя из них составляется техническое задание для разработчиков системы.

От формулировки целей и задач зависит, какой бюджет вы потратите на проект и как быстро все будет внедряться.

Правильно описать цели автоматизации, помогут вопросы:

  1. Что будет результатом работы сотрудников во внедряемой системе.

  2. Какие отчеты с помощью системы будут составлять и какие решения будут принимать на их основании.

  3. Какая информация, в каком виде и от кого будет необходима для работы в системе.

Следует избегать общих и расплывчатых формулировок.

Пример некорректно сформулированной цели:

«С помощью внедрения системы топ-менеджмент рассчитывает повысить стоимость бизнеса».

Пример хорошей формулировки:

«С помощью внедрения системы мы планируем повысить отдачу от управления свободными финансовыми ресурсами предприятия на 25%»

Цели нужно ставить как на весь проект автоматизации, так на отдельные этапы внедрения.

Четкое целеполагание дает понимание, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, а также мотивирует подразделение – заказчика системы и IT-службу на достижение задач проекта. Во-вторых, более эффективно контролировать работу в процессе и после внедрения системы.

Ошибка № 3: выбирать неоптимальный функционал системы

Снизить риски автоматизации можно, если заранее определить необходимый функционал и решить, насколько оперативно в информационной системе должны отражаться данные.

Например, отражение остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в бухучете может растянуться на 2–3 дня. Такой срок недопустим для управления складскими запасами.

Перед тем, как заключить договор с подрядчиком и начать проект, нужно задуматься – что подходит именно вашей компании.

Например, в некоторых организациях будет эффективным внедрение комплексной ERP-системы, которая охватывает все бизнес-процессы и направления деятельности предприятия.

Для других компаний самый оптимальный вариант – использовать отдельные модули или несколько различных систем.

Рекомендую делать выбор в соответствии с целями компании, бюджетом и спецификой бизнес-процессов.

Ошибка № 4: не вовлекать в процесс внутренних специалистов компании

Последняя ошибка связана с организацией процесса перехода.

Проблемы могут возникнуть из-за отсутствия внутренней проектной команды и неверного распределения задач – кто за что отвечает в проекте.

Как реализовать проект в кратчайшие сроки и не затратить бюджет больше запланированного? Четко определить задачи консультантов и сотрудников.

Однако часто при внедрении СЭД руководители не вовлекают в процесс собственных специалистов компании и отдают реализацию проекта полностью в руки консультантам, полагая, что у них больше опыта.

Это правда, однако ни один подрядчик не знает бизнес лучше, чем сами сотрудники. Работники компании быстрее и точнее формализуют и опишут основные бизнес-процессы, протестируют работу системы.

Совет

Еще до начала процесса автоматизации стоит создать проектную команду и разработать систему мотивации для ее участников.

К примеру, работники организации смогут формализовать и описать основные бизнес-процессы, протестировать работу системы.

Такое решение поможет избежать конфликтных ситуаций и сделает переход сотрудников на новый безбумажный формат работы «безболезненным».

Пару слов об организации проектной команды

Пред внедрением СЭД стоит распределить задачи между сотрудниками так, чтобы максимально сократить время на их исполнение.

Например, с введением новой номенклатуры в систему гораздо быстрее справиться работник, у которого в распоряжении полная информацией о ней: наименование, сроки хранения, сертификаты и прочие показатели.

К слову, бухгалтер на эту же задачу потратит больше времени. Главное правило – в проектной команде у каждого сотрудника должна быть своя зона ответственности.

Система электронного документооборота позволяет бизнесу сократить издержки и повысить экономическую эффективность.

Зная эти ошибки, вы сможете легко внедрить СЭД в свою компанию.

Начать дискуссию

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Отпуска

Сотрудник вправе взять накопленный за прошлые годы дополнительный отпуск

Дополнительные отпуска за прошлые годы не сгорают. Сотрудник, у которого накопились дни, может уйти в дополнительный отпуск и взять сразу все дни.

28
Общество

Какой дом выбрать: панельный, кирпичный или монолитный

При выборе недвижимости чаще всего смотрят на планировку квартир и район застройки. Однако соотношение цена–качество напрямую зависит и от вида строительства. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Иллюстрация: m2.ru
42
Лучшие спикеры, новый каждый день
3-НДФЛ

Если ошиблись в 3-НДФЛ, сдайте уточненку

Бывают случаи, когда человек сдал декларацию 3-НДФЛ с ошибкой, в результате которой неправомерно претендует на возврат или, наоборот, начисляет себе налог к уплате.

ООО «КСК АУДИТ» включено в реестр аудиторских компаний

ООО «КСК АУДИТ» — в реестре компаний, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям (ОЗО).

Пятое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Учитывай то, что люди делают, а не только то, что говорят, ибо деяниями выявляется ложь.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

9 тысяч клиентов банка «Киви» получили страховое возмещение от Агентства по страхованию вкладов

Около 20 000 вкладчиков банка «Киви» должны получить свои средства после отзыва лицензии у кредитной организации. АСВ выплатила уже 85% страховой ответственности.

Иностранные компании потеряли больше 107 млрд долларов от ухода с российского рынка

Предприятия, которые перестали работать в России, несут убытки от списания активов и недополучают доходы.

9 ключевых правил оформления статьи. Как оформить статью, чтобы ее дочитали

Контент — инструмент для получения заявок на юридические услуги. Однако он не будет работать, если статья неправильно оформлена и ее сложно воспринимать. Как создавать тексты не только полезные по содержанию, но и читабельные? Делюсь основными правилами.

1
10

Не открывайте бизнес с нуля. Купите готовый

❗️Покупая готовый бизнес, вы минимизируете риски потери денег и времени. Покупая готовый бизнес, вы приобретаете платформу, которая генерирует деньги уже с 1 дня, + вы можете внедрить множество полезных фишек, тем самым увеличить прибыль и капитализацию бизнеса.

🚖 У работодателей будет новая обязанность. Возможно придется оплачивать сотрудникам такси + опрос

Оплату такси в ночное время могут признать производственной необходимостью, поскольку сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом.

Узнай звезду! Бухгалтер, оторвись от работы, перегрузи мозги

Время послеобеденного отдыха! Давайте на 10 минут дадим себе отдохнуть и поиграем. Перезагрузка тоже важна.

Создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина, Клерк
236
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Мошенники выдают себя за сотрудников ФНС и требуют прислать налоговые декларации

Сотрудники ФНС не рассылают электронные сообщения о задолженности и не требуют оплатить ее онлайн. Такие схемы применяют только мошенники. Декларации физлица и компании должны подавать самостоятельно.

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

В статье даем пошаговую инструкцию по регистрации кабинета в ЕГИСЗ и подсистемах ФРМР и ФРМО для медорганизаций.

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

«Тинькофф» стал оператором по выпуску цифровых финансовых активов

Теперь банк «Тинькофф» может обеспечивать заключение сделок с ЦФА по купле-продаже активов, их обмену и другим операциям.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?

Раннее я указал, что только найдя ключевую разовую проблему низкой производительности интеллектуального труда, мы сможем разработать действенный способ по её преодолению.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?
54

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Опубликован официальный ежегодный рейтинг операторов фискальных данных России.

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Стало известно, на сколько выросла выручка ИТ-компаний в России

По предварительным данным Минцифры выручка ИТ-компаний составила 5,5 трлн рублей и увеличилась на 43% за 2023 год.

Акцизы

В декларации по акцизам появятся новые коды для алкоголя

Для заполнения декларации по акцизам с 1 мая нужно указывать новые коды для алкогольной продукции с содержанием спирта.

Интересные материалы

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Предприниматели часто по незнанию допускают бухгалтерские ошибки, которые ведут к печальным последствиям: штрафам, доначислениям, пеням и даже закрытию бизнеса. Рассказали в статье о четырех самых актуальных правилах, которых следует придерживаться в сегодняшних реалиях и что предпринять, если их нарушили.

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой