ЭДО

Четыре ошибки при внедрении системы ЭДО в бизнесе

СЭД – система, которая экономит бизнесу средства и значительно ускоряет работу. Однако при неправильном внедрении можно наделать ошибок, чреватых для компании увеличением сроков работ и дополнительными затратами, а в некоторых случаях проект автоматизации может и вовсе провалиться.
Четыре ошибки при внедрении системы ЭДО в бизнесе
Иллюстрация: Alan W/unsplash

Звучит страшно. Но если учесть все ошибки, о которых мы расскажем ниже, внедрение системы пройдет гладко и станет одной из выгодных инвестиций в ваш бизнес.

Ошибка № 1: не обращать внимание на возможность масштабировать систему

Часто бизнес окунается в безбумажный документооборот постепенно. Начинают с оцифровки документов, которыми обмениваются с контрагентами. Для этого выбирают любой подходящий сервис.

Компания начинает видеть результат – договоры подписываются быстрее, затраты на печать и курьеров уменьшаются. Появляется желание перевести в электронный формат и другие бумаги.

Но вот проблема: оказывается, выбранный сервис электронного документооборота не поддерживает больший объем документов или требует чрезмерных расходов.

При выборе системы важно хорошо изучить потребности компании. В противном случае уже после внедрения может оказаться, что функционал совершенно не соответствует потребностям бизнеса и не согласуется с нужными сценариями работы.

Совет

При выборе системы обращайте внимание на ее «грузоподъемность». Она должна быть адаптирована к нагрузке.

Можно, конечно, выбрать вариант дешевле, но в случае расширения бизнеса придется внедрять систему заново.

Также выбранное решение должно адаптироваться под бизнес-процессы и легко интегрироваться с используемыми ранее системами.

Ошибка № 2: не ставить конкретные цели

Постановка целей – основа проекта. Исходя из них составляется техническое задание для разработчиков системы.

От формулировки целей и задач зависит, какой бюджет вы потратите на проект и как быстро все будет внедряться.

Правильно описать цели автоматизации, помогут вопросы:

  1. Что будет результатом работы сотрудников во внедряемой системе.

  2. Какие отчеты с помощью системы будут составлять и какие решения будут принимать на их основании.

  3. Какая информация, в каком виде и от кого будет необходима для работы в системе.

Следует избегать общих и расплывчатых формулировок.

Пример некорректно сформулированной цели:

«С помощью внедрения системы топ-менеджмент рассчитывает повысить стоимость бизнеса».

Пример хорошей формулировки:

«С помощью внедрения системы мы планируем повысить отдачу от управления свободными финансовыми ресурсами предприятия на 25%»

Цели нужно ставить как на весь проект автоматизации, так на отдельные этапы внедрения.

Четкое целеполагание дает понимание, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, а также мотивирует подразделение – заказчика системы и IT-службу на достижение задач проекта. Во-вторых, более эффективно контролировать работу в процессе и после внедрения системы.

Ошибка № 3: выбирать неоптимальный функционал системы

Снизить риски автоматизации можно, если заранее определить необходимый функционал и решить, насколько оперативно в информационной системе должны отражаться данные.

Например, отражение остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в бухучете может растянуться на 2–3 дня. Такой срок недопустим для управления складскими запасами.

Перед тем, как заключить договор с подрядчиком и начать проект, нужно задуматься – что подходит именно вашей компании.

Например, в некоторых организациях будет эффективным внедрение комплексной ERP-системы, которая охватывает все бизнес-процессы и направления деятельности предприятия.

Для других компаний самый оптимальный вариант – использовать отдельные модули или несколько различных систем.

Рекомендую делать выбор в соответствии с целями компании, бюджетом и спецификой бизнес-процессов.

Ошибка № 4: не вовлекать в процесс внутренних специалистов компании

Последняя ошибка связана с организацией процесса перехода.

Проблемы могут возникнуть из-за отсутствия внутренней проектной команды и неверного распределения задач – кто за что отвечает в проекте.

Как реализовать проект в кратчайшие сроки и не затратить бюджет больше запланированного? Четко определить задачи консультантов и сотрудников.

Однако часто при внедрении СЭД руководители не вовлекают в процесс собственных специалистов компании и отдают реализацию проекта полностью в руки консультантам, полагая, что у них больше опыта.

Это правда, однако ни один подрядчик не знает бизнес лучше, чем сами сотрудники. Работники компании быстрее и точнее формализуют и опишут основные бизнес-процессы, протестируют работу системы.

Совет

Еще до начала процесса автоматизации стоит создать проектную команду и разработать систему мотивации для ее участников.

К примеру, работники организации смогут формализовать и описать основные бизнес-процессы, протестировать работу системы.

Такое решение поможет избежать конфликтных ситуаций и сделает переход сотрудников на новый безбумажный формат работы «безболезненным».

Пару слов об организации проектной команды

Пред внедрением СЭД стоит распределить задачи между сотрудниками так, чтобы максимально сократить время на их исполнение.

Например, с введением новой номенклатуры в систему гораздо быстрее справиться работник, у которого в распоряжении полная информацией о ней: наименование, сроки хранения, сертификаты и прочие показатели.

К слову, бухгалтер на эту же задачу потратит больше времени. Главное правило – в проектной команде у каждого сотрудника должна быть своя зона ответственности.

Система электронного документооборота позволяет бизнесу сократить издержки и повысить экономическую эффективность.

Зная эти ошибки, вы сможете легко внедрить СЭД в свою компанию.

Начать дискуссию

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

1

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

При определении ставки НДФЛ хотят учитывать выплаты по ипотеке

Для семей с двумя и более детьми могут сохранить ставку 13% при доходе до 5 млн рублей, а ветеринарному бизнесу предложили установить нулевую ставку НДС.

❗ ФНС сократит отчетность обособленных подразделений

На июль 2026 года Федеральная налоговая служба запланировала сокращение отчетности обособленных подразделений.

Лучшие спикеры, новый каждый день

«Вы не сдали декларацию, которую и не должны были сдавать» и еще четыре причины, по которым вам «заморозят» деньги на счете: как разблокировать средства

Узнайте, нет ли риска, что вашу компанию/ИП лишат возможности свободно распоряжаться денежными средствами на своем счете. Причем причины, по которым сейчас могут приостановить операции на счете, довольно оригинальны. Например, если компания не сдала декларацию, которую и не должна была сдавать. Как обезопасить бизнес от «заморозки» средств и что делать, если это все-таки произошло, узнайте из нашей статьи.

«Вы не сдали декларацию, которую и не должны были сдавать» и еще четыре причины, по которым вам «заморозят» деньги на счете: как разблокировать средства

Собственникам сносимых помещений предоставят жилье, их круг расширят

Если дом снесут или отправят на реконструкцию, власти предоставят малоимущим муниципальное жилье. Причем право на квартиру от государства будет и у бывших членов семьи.

ФНС будет сокращать количество своих онлайн-сервисов

Налоговики будут сокращаться количество мелких электронных сервисов, чтобы создать крупный продукт для налогового администрирования. Например, такой как приложение «Мой налог» для самозанятых.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Суд не арестовал директоров по делу об отравлении готовой едой

Под стражу взяли только повара компании «Савон-К», который не соблюдал санитарные требования во время приготовления еды.

Кадровый учет

Справка о доходах сотрудника: по какой форме выдавать в 2024 году

В 2024 году справку о доходах и суммах налога физлицам выдавайте по новой форме. Рассказываем, когда и как оформлять такую справку.

Справка о доходах сотрудника: по какой форме выдавать в 2024 году

ЕФС-1 подают на членов совета директоров, даже если нет выплат

Закон о персонифицированном учете обязывает подавать сведения не о факте заключения гражданско-правового договора (ГПД, ГПХ), а о дате его заключения и прекращения.

Отпуска

Чтобы отправить сотрудника в отпуск, нужен график, уведомление и приказ: таблица с перечнем документов

Лето – традиционно пора отпусков. В общем случае в отпуск сотрудники должны ходить по графику, который на текущий год утверждают в конце прошлого года. Но если работодатель не против, можно дать отпуск и вне графика.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

💥 ФНС откажется от декларации 3-НДФЛ. Но полного упразднения самостоятельного декларирования дохода пока не будет — налоговый консультант

Налоговики автоматически рассчитают НДФЛ на основании данных, которые они получат в процессе межведомственного взаимодействия. Подавать декларации будет не нужно.

Брокеры просят Минфин внести поправки к налоговой реформе

Участники фондового рынка не согласны, что инвесторы должны платить налоги при продаже акций, которые они держали в портфеле больше пяти лет.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Индивидуальный предприниматель

Какие отчеты может сдавать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС. Мини-курс

Какие формы отчетности может сдать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС и как это сделать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Какие отчеты может сдавать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС. Мини-курс
Бесплатно с УСН

По УСН не будет повышенных ставок и будет НДС: обзор поправок в НК-2025

Лимит дохода по УСН вырастет до 450 млн рублей, но при доходах от 60 млн не получится избежать НДС.

По УСН не будет повышенных ставок и будет НДС: обзор поправок в НК-2025

Шесть аргументов для ФНС: не дробление, а структурирование

Результат проверки на дробление зависит от обоснованности доказательств для налоговой. В определенных случаях бизнес, даже состоящий из отдельных компаний, нельзя обвинить в дроблении. Разберем положительную для налогоплательщиков судебную практику.

Шесть аргументов для ФНС: не дробление, а структурирование

Как запатентовать дизайн быстро сменяющейся линейки одежды

Многие говорят, что все свои дизайны нужно патентовать, чтобы их не украли. Так ли это и возможно ли запатентовать то, что быстро меняется?  

Как запатентовать дизайн быстро сменяющейся линейки одежды
6-НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ отражают в строке 180 формы 6-НДФЛ

Сотрудник может подать заявление на стандартный вычет в середине года, но предоставляют его с начала года за все месяцы. Поэтому может быть ситуация, когда налог излишне удержан.

ВЭД

Предприниматели нашли способ рассчитаться с поставщиками из Китая

Российские бизнесмены договорились с небольшими банками в Китае и решили проблему с платежами по внешнеэкономическим контрактам.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Сервисы для работы с самозанятыми: обзор лучших платформ в 2024 году

В нашем обзоре мы собрали сервисы, которые помогают бизнесу и самозанятым решать все задачи – поиск исполнителей, расчеты, обмен документами, проверка партнеров и т. д. Кроме того, многие из таких площадок работают с обычными физиками и ИП. Так что можно закрыть вопросы сотрудничества с любыми исполнителями.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1

Интересные материалы

УСН

Налоговики выявляют упрощенцев, которые не сдают уведомления по ЕНП

По УСН надо платить не только годовой налог, но и авансовые платежи. Некоторые бизнесмены эту обязанность игнорируют. Но налоговики на чеку.