Какая польза от МЧД для бизнес-процессов, рассказал руководитель практики внедрения CSP, ELMA, Раис Ахкямов.
Санкции и МЧД. Что это — выгода или дополнительные риски
Понятие машиночитаемой доверенности (МЧД) появилось сравнительно недавно. Этот электронный документ подтверждает правомочность сотрудников представлять компанию в ФНС, СФР, ЦБ и прочих учреждениях, а также заверять документы в системах электронного документооборота. В то же время МЧД позволяет ограничивать полномочия на подписание конкретных документов конкретными людьми.
Преимущества подписанного документа очевидны:
проверять функционал можно автоматически, без участия людей;
скорость бизнес-процессов увеличивается;
стоимость процессов снижается.
Правда, воспользоваться преимуществами МЧД фирмам, которые оказались под санкциями, практически невозможно. Для того, чтобы сведения в МЧД были опубликованы в централизованной платформе распределенного реестра ФНС, они должны быть проверены в ЕГРЮЛ.
Но организации, попавшие под санкции, свои данные в ЕГРЮЛ скрывают. Из-за этого они не могут опубликовать МЧД в централизованной платформе распределенного реестра.
Из сложившейся ситуации можно выйти с помощью нескольких вариантов, которые позволят ощутить на себе преимущества МЧД. Стоит сразу отметить, что часть их них сопряжена с рисками и финансовыми вложениями.
Однако игнорировать нововведения с электронным вариантом бумажной доверенности, подписанной квалифицированной электронной подписью руководителя,не получится, поскольку ее использование стало обязательным, поэтому компаниям, оказавшимся под санкциями, придется выбрать тот способ, который для них наиболее приемлем.
Четыре способа получить преимущества от МЧД
1. Воспользоваться услугами нотариуса
Если доверенность публикуется через нотариуса, то данные в ней проверяются именно им и дополнительную проверку в централизованной платформе распределенного реестра уже можно не делать. На первый взгляд кажется, что это удобный вариант, однако у него есть недостатки:
невозможность автоматизации, что становится проблемой для организаций, которые выпускают большое количество МЧД;
большие финансовые затраты — каждую доверенность нужно заверить у нотариуса и оплатить его услуги;
временные потери — в бизнес-процессах бывают ситуации, когда поставить подпись нужно сегодня, а доверенности на руках нет. Изготовить ее у нотариуса в нужный день не всегда бывает возможным.
2. Открыть на время данные из ЕГРЮЛ
Компания, оказавшаяся под санкциями, на короткое время может открыть сведения в ЕГРЮЛ, опубликовать доверенности и опять их скрыть.
Такой путь вполне возможен, однако он сопряжен с довольно серьезным риском — утечкой данных.
Некоторые компании осознанно открывали сведения в качестве эксперимента, однако если это приобретет массовый характер, то риск значительно возрастает. В теории могут появиться сервисы, которые станут отслеживать публикацию сведений в ЕГРЮЛ и их появление в открытом доступе.
3. Создание собственного реестра доверенности
Самый дорогой, трудоемкий, но и самый безопасный способ работы с МЧД для оказавшихся под санкциями компаний — создание собственного реестра доверенности.
Сегодня нет четкого регламента, как выпускать доверенности, где и в каком формате их хранить. Унифицированные форматы, которые представлены в Минцифры и ФНС, предназначены для обмена с контрагентами, эти данные можно публиковать у себя на площадке. Закон это позволяет. При этом сведения о доверенности должны быть опубликованы в ЕСИА.
Установка собственной системы МЧД позволит предоставлять клиентам доступ на проверку и скачивание доверенностей. На платформе получится также поставить защиту через авторизацию и проверку.
Они защитят сведения в МЧД от тех, кто хочет к ним получить доступ, не имея на это права.
Такой вариант выхода из ситуации позволит автоматизировать работу с МЧД. Однако компаниям придется потратиться, поскольку для этого необходима собственная платформа, которую нужно обслуживать, развивать, поддерживать и интегрировать с ЕСИА и другими площадками.
4. Ручное прикладывание МЧД
Для фирм, у которых небольшой документооборот, есть еще один способ воспользоваться преимуществами МЧД — пересылать ее с каждым документом как еще один документ. Но и этот способ сопряжен с рисками и неудобствами:
проверка на соответствие МЧД операции, которую нужно совершить;
проверка на действие доверенности (не отозвана ли она).
Это отнимает время, поскольку на практике компании сталкиваются с тем, что в МЧД нет машиночитаемых ограничений, поэтому проверять все данные приходится людям, а это не всегда удобно.
Дело в том, что в одной доверенности может быть прописано множество функций. Например, сотрудник компании имеет право подписывать акты на сумму до 100 тысяч рублей. Технически ничто не мешает ему приложить эту доверенность абсолютно к любому документу, подписанному электронной подписью, в том числе договор до 100 тысяч рублей.
Обязательства по проверке полномочий находятся у контрагента, и если он не проверил, то вся ответственность лежит на нем. В озвученном примере не совпадает только тип документа, но обычно МЧД содержит более детальную информацию. Например, сотрудник может подписывать документы от юридического лица в одном из филиалов определенного региона и на определенную сумму. Здесь проверяемых пунктов будет больше, а соответственно и времени уйдет больше.
Как лучше использовать МЧД: краткий вывод
Переждать процесс налаживания работы с МЧД вряд ли удастся. Реализацией проекта нужно заниматься уже сейчас.
Чтобы бизнес, оказавшийся под санкциями, почувствовал реальную выгоду от нововведения, нужно создать единый универсальный формат, в котором будут работать фирмы, а также понять, что машинной проверке можно доверять.
Это все возможно ощутить в перспективе через 5–7 лет, когда машиночитаемая доверенность станет инструментом, позволяющим экономить время, деньги и нервы, а главное, снижать риски организациям.
Сегодня бизнесу стоит понять, что в МЧД придется вкладывать финансовые ресурсы, чтобы в будущем получить обещанные преимущества. Тот, кто сейчас проинвестирует, выгоду получит раньше, чем конкуренты. Правда, есть важный нюанс — так как система еще не отлажена, размер вложений будет больше.
Начать дискуссию